Uma boa ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) pode ser utilizada pelas equipes da sua empresa. Ela deve facilitar o trabalho diário por toda a empresa: desde a qualificação de potenciais clientes e o acompanhamento de clientes em potencial até a integração de novos clientes e a prestação de um serviço de qualidade.
O seu CRM é o sistema mais centralizado de dados de clientes e de registro de interações. E com tantas partes interessadas na empresa que dependem do sistema, faz sentido continuar a conversa sem sair do seu CRM.
Apresentando Comentários no Capsule CRM. Você pode adicionar comentários a registros específicos como chamadas ou e-mails, responder na mesma conversa e notificar colegas sobre ações ou atualizações mencionando seus nomes ao comentar.
Então, como você pode usar esse recurso para melhorar a colaboração interna na sua organização? Vamos examinar alguns casos de uso para aproveitar ao máximo a funcionalidade de Comentários.
Como você pode melhorar a comunicação interna?
Apoie seus funcionários com feedback
Seja você um novo funcionário ou simplesmente procurando melhorar suas habilidades, você pode usar um comentário para solicitar feedback do seu gerente sobre sua ligação de vendas ou e-mail para o cliente.
O seu gerente pode instantaneamente revisar interações históricas com o potencial cliente ou consumidor e imediatamente contextualizar a conversa a partir do restante do registro de contato antes de responder em uma sequência.
Não é mais necessário copiar e colar ou tirar print da tela para pedir ou fornecer feedback.
Destaque as tarefas acionáveis
Isso é típico em qualquer ambiente onde você colabora ou se comunica com outros membros da equipe. Vamos imaginar que você trabalhe em uma agência: pode haver várias pessoas com quem você trabalha na mesma conta, como um analista de dados, redator de conteúdo e especialista em SEO, por exemplo.
Se você é o gerente da conta, pode usar o recurso de comentários para atualizar sua equipe sobre o último contato com o cliente, destacando as tarefas necessárias de diferentes pessoas ao marcá-las com o símbolo ‘@’.
Esta funcionalidade também é útil para os vendedores quando se trata de passar um novo cliente potencial para a equipe pós-venda.
Cada pessoa é notificada quando é marcada para que não perca a sua mensagem.
Colabore com colegas
Digamos que você trabalha com vendas e sua oportunidade está na fase de negociações. Se você acabou de falar com o contato e registrou a ligação ou e-mail no Capsule, você pode então adicionar um comentário. A partir daí, você pode @mencionar os colegas relevantes para mantê-los informados. A função de thread entra aqui, permitindo que seus colegas de trabalho respondam da mesma forma para discutir os próximos passos.
Com uma colaboração mais rápida e eficiente, você pode mover suas Oportunidades pelo pipeline de vendas de forma rápida e suave.
Quais são os benefícios de um CRM colaborativo?
Reduza a troca de contextos, melhore a produtividade
Já ouviu falar de alternância de contexto? É o que acontece quando passamos de uma tarefa para outra, ou simplesmente de uma interface para a próxima, mesmo que seja parte da mesma tarefa. Pode não parecer significativo, mas a mera tarefa de passar, digamos, de uma planilha para o seu canal de comunicação exige que os usuários se readaptem à aplicação, ao seu layout e ao seu propósito. E isso afeta nossa concentração, produtividade e fadiga mental.
Harvard Business Review explica que “a troca excessiva [de conteúdo] aumenta a produção de cortisol (o principal hormônio do estresse) no cérebro, nos atrasa e dificulta a concentração.” Suas pesquisas descobriram que cada troca ‘custa’ ao usuário pouco mais de dois segundos, 1.200 vezes por dia. Cada semana isso totaliza quase quatro horas, ou 9% do seu tempo anual de trabalho. Não são números para serem ignorados.
Ao manter apenas uma das suas atividades diárias em uma única plataforma, você elimina dezenas, senão centenas de alternâncias todos os dias.
Mantenha seus dados e conversas centralizados
Suas conversas sobre um potencial cliente ou cliente muitas vezes contêm informações importantes. Embora você já possa anotar isso ao registrar sua atividade, marcar os interessados nos comentários associados ajuda a manter tudo em um espaço centralizado.
E se a sua conversa ocorrer ali mesmo em uma sequência no registro, você nunca mais terá que vasculhar documentos, revirar suas anotações escritas ou correr atrás de um colega para obter informações adicionais.
Maior visibilidade
Não se trata apenas de comunicação. Como administrador ou líder de equipe, você também pode acompanhar as atividades individuais da sua equipe para garantir que os processos sejam seguidos e a produtividade atenda às suas expectativas.
Por exemplo, como líder da equipe de sucesso do cliente, você pode usar esse recurso para garantir que seus funcionários estejam acompanhando seus clientes e compartilhando internamente os próximos passos.
Por outro lado, revisar os comentários que sua equipe deixa para você, uns para os outros ou até mesmo para si próprios, pode oferecer insights sobre melhores formas de fazer o CRM funcionar para a sua equipe e fazer ajustes de acordo.
Além disso, se você estiver pesquisando um contato ou oportunidade específica, não precisará mais correr atrás dos seus colegas por informações adicionais. Sejam pontos de dados padrão ou notas de reuniões internas ou externas, tudo o que você precisa está lá no registro.
Conclusão
Os comentários permitem que você continue a conversa no Capsule sem alternar aplicativos e sistemas.
Uma comunicação interna eficaz previne confusões e erros evitáveis, além de melhorar ativamente o feedback e a eficiência das transições.
Utilize comentários e tópicos para aconselhar colegas, incentivar o desenvolvimento de habilidades e alcançar uma comunicação eficaz no Capsule CRM.
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