Ann Wright é a Co-Fundadora e proprietária da Rough House Media, uma agência de comunicações de mídia que treina pessoas em como gerenciar relações com a mídia. Como ex-jornalista, Ann utiliza suas habilidades para ajudar a apoiar clientes com uma variedade de habilidades de comunicação.
Nos últimos 15 anos, a empresa dela ensinou aos clientes sobre tudo, desde como falar com jornalistas e organizações de mídia, até gestão de comunicação de crise e treinamento de apresentação.
Manter o registro das comunicações com clientes é crucial para o negócio da Rough House Media. Por isso, eles precisavam investir em um CRM que ajudasse a otimizar sua abordagem e ajudasse a aumentar a produtividade por meio de um melhor gerenciamento de contatos.
Identificando gargalos
Como muitos outros pequenos negócios, Ann usava planilhas do Excel para gerenciar suas interações com clientes. Mas à medida que seu negócio crescia, tornou-se óbvio que esse não era o melhor método.
Eles precisavam de uma maneira melhor para acompanhar todos os registros de seus clientes para que pudessem revisar todas as suas comunicações anteriores. Com essas informações, Ann queria promover melhores relacionamentos com seus clientes para construir melhores relações comerciais.
Ann disse: “As coisas sempre acabavam passando despercebidas. Eu não tinha um método adequado para rastrear quem eu precisava contatar e quando, então eu perdia oportunidades.”
O Capsule ajudou a Ann a manter notas de exatamente quando ela deveria contatar os clientes, seja para dar seguimento após um curso de treinamento ou para nutrir prospectos.
Encontrar uma solução que funcionasse para eles
Ann encontrou o Capsule pela primeira vez enquanto ajudava um cliente com o seu RP. O cliente usava o Capsule para ajudar a gerir seus projetos e tarefas. Ann percebeu o potencial do CRM e começou a usar o software também.
“Sempre que eu estava procurando por algo, um membro da equipe me dizia que estava na Cápsula.
“No início, eu achava irritante, mas depois que usei o software, achei incrível e me perguntei por que não estava usando antes. Assim que percebi os benefícios, me tornei um convertido total.”
Desde que implementou o Capsule, Ann notou uma melhoria em suas atividades diárias, desde o acompanhamento de comunicações com clientes em potencial até a anotação de sua lista de tarefas nas funcionalidades do calendário.
Ela acrescenta: “Capsule se tornou apenas uma parte normal das nossas atividades comerciais que eu até uso como um verbo - capsular. Quando falo com um cliente ou um possível cliente e eles dizem ‘me ligue em um mês’, eu posso fazer uma anotação para não esquecer de dar seguimento. Esses acompanhamentos são listados como ‘cápsulas’ na minha lista de tarefas diárias.”
Ann garante que nunca perde uma oportunidade mantendo um registro completo de todas as interações com clientes. Ela pode acompanhar quais treinamentos os clientes já realizaram para ajudá-los a avançar suas habilidades.
Ann diz: “Com o Capsule temos um registro completo dos nossos cursos de treinamento, então sabemos quem treinamos, quando e quanto gastaram, e com o aplicativo móvel posso acessar essas informações em qualquer lugar, a qualquer hora.”
Explorando recursos e integrações
A Round House Media é uma pequena equipe formada apenas por Ann e seu marido, então a implementação do sistema foi simples. Ela achou a interface fácil de usar e gostou de encontrar novas maneiras de utilizar o sistema para ajudar a simplificar seus processos de negócios atuais.
Ann começou com o sistema gratuito e rapidamente percebeu os benefícios de investir em um pacote pago. Ann explica: “Ter o Capsule tornou minha vida muito mais fácil, começamos com a versão gratuita e após cerca de duas semanas, ficou claro que precisávamos da versão paga.”
“Existem tantos recursos que sei que não uso todos os que deveria. Demorei um bom tempo para começar a usar o pipeline, mas achei útil para coletar e armazenar dados sobre clientes em potencial.
“Eu até adicionei o meu ID do Government Gateway e outros logins ao meu perfil para que eu possa acessá-lo sempre que precisar.”
Funcionalidades como gestão de contatos, organização de contatos e integração com calendário, são amplamente utilizadas pela equipe deles. Mas o recurso mais comum de que eles gostam é a integração perfeita entre o Capsule e o sistema telefônico Circle Loop que ajuda a gerenciar as consultas por telefone.
“As integrações são ótimas para gerenciar nosso fluxo de trabalho, especialmente ao organizar documentos e e-mails de clientes. No geral, elas ajudam nossas operações diárias ao otimizar nossos processos de comunicação e documentação.”
Ann está constantemente à procura de novas maneiras de implementar recursos do Capsule em seu trabalho diário. O próximo passo dela é explorar os recursos de projeto do Capsule e como usar projetos para acompanhar o progresso no trabalho com clientes.
Principais conclusões
- Armazenamento de dados sem paralelo: Ann adora que o Capsule permite que ela visualize todos os seus arquivos em um espaço de fácil acesso.
- Melhor gestão de oportunidades: Ao definir lembretes para contatar clientes e potenciais clientes, nada é esquecido, o que significa um melhor potencial para cultivar oportunidades de negócios.
- Integração completa: Com o Capsule, a Ann pode integrar os serviços de que precisa para nunca ter que se preocupar em transferir dados importantes.
Conclusão
A Capsule ajudou a Rough House Media a transformar suas práticas comerciais, servindo como uma ferramenta abrangente para ajudar a gerenciar o tempo e os relacionamentos com clientes de maneira eficaz.
Com integração perfeita e suporte ao cliente incomparável, isso ajudou muito a Ann e sua equipe. O Capsule tornou-se um ativo indispensável em suas operações diárias, oferecendo armazenamento de dados sem igual, melhor gerenciamento de oportunidades e capacidades de integração contínua.
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