Como adicionar um projeto
Todos os usuários podem adicionar projetos ao Capsule e há várias maneiras diferentes de fazer isso.
- Usando o botão Adicionar novo encontrado na barra de menu superior
- Na página Lista de projetos, você encontrará um botão dedicado para Adicionar projeto
- Usando o Ações em um contato, você encontrará a opção Adicionar um projeto para esse contato específico.
- Usar o Dropbox de mensagens para criar automaticamente um projeto ao enviar/encaminhar um e-mail.
- No quadro do projeto, use o botão para adicionar um novo projeto diretamente ao quadro e à etapa relevantes.
- A partir de uma Oportunidade existente, usando a opção Adicionar um projeto vinculado.
Os projetos criados pelo Dropbox de mensagens não serão atribuídos a um Quadro ou Etapa; em vez disso, eles precisarão ser preenchidos manualmente.
Como criar projetos por meio do Dropbox de mensagens
Talvez você queira criar um novo projeto assim que enviar um e-mail ou receber uma consulta inicial sobre um trabalho. O Capsule facilita a criação de um novo projeto diretamente de sua caixa de entrada de e-mail usando o Dropbox de mensagens.
O Capsule criará um novo projeto vinculado ao contato para o qual o e-mail foi enviado/recebido, usando o assunto do e-mail como o nome do projeto, e o e-mail será automaticamente anexado a esse novo projeto. Ao encaminhar um e-mail para sua conta do Capsule, você pode criar um projeto totalmente novo substituindo dropbox@ por project@.
Ele terá a seguinte aparência: project@12345678.examplecompany.capsulecrm.com
Se o contato ainda não existir, o Capsule criará um novo.
O usuário do Capsule que encaminhar o e-mail será definido como o responsável pelo projeto.
Quem é responsável por um projeto?
Por padrão, quando você adiciona um novo projeto, ele é atribuído a você (responsável pelo projeto). Você pode reatribuí-lo a qualquer momento a outro usuário. O Proprietário é responsável pelo Projeto e, por padrão, receberá a atribuição de todas as Tarefas e Trilhas criadas.
Em planos com recursos de controle de acesso, é possível atribuir a propriedade de um projeto a:
- Somente usuário - Todas as tarefas são padrão para esse usuário.
- Somente equipe - Todas as tarefas são padrão para o usuário que as adiciona.
- Usuário dentro de uma equipe - Todas as tarefas são padrão para esse usuário.
Ao usar 'Atribuir a um responsável' - Se o responsável escolhido pertencer a várias equipes, você poderá escolher quais equipes deseja incluir.
Como atribuir vários projetos a um usuário ou equipe
Os administradores podem reatribuir projetos a outro usuário/equipe em massa na página Projetos. Para fazer isso:
- Vá para a página Projetos e selecione a Exibição de lista de projetos
- Filtre ou use as caixas de seleção para selecionar os projetos que você gostaria de reatribuir
- Quando estiver satisfeito com a seleção, clique no botão "Atribuir".
- Selecione para atribuir o projeto a outro responsável ou equipe.
Não há como desfazer a atribuição de projetos em massa. É importante verificar o número de projetos que estão sendo reatribuídos e fazer a alteração com cuidado.
Como adicionar contatos a um projeto
Para cada projeto, será necessário selecionar um contato principal. Qualquer atividade de nota ou e-mail registrada no projeto também será exibida no registro do contato. Leia mais sobre o registro de atividades em seus projetos aqui.
Além do contato principal, você pode optar por vincular outros contatos ao projeto. Esses contatos serão detalhados no lado esquerdo do projeto e podem ser facilmente acessados como uma lista. O projeto também será listado na guia "Projetos" no registro do contato. Qualquer atividade registrada no projeto, como e-mails ou notas, não será exibida nos registros de contatos adicionais.
Todos os contatos vinculados podem ser visualizados em uma lista clicando em Abrir como lista no lado esquerdo do projeto.
Como adicionar projetos a um quadro
Adicionar um novo projeto a um quadro
Ao criar um novo projeto, há campos dedicados para selecionar o quadro e a etapa aos quais o projeto será adicionado.
Como alternativa, você pode adicionar projetos diretamente ao quadro e à etapa relevantes usando o botão do no canto superior de cada etapa.
Como adicionar um projeto existente a um quadro
Você também pode adicionar um projeto existente a um quadro e atribuir-lhe uma etapa. Isso pode ser feito individualmente ou em massa.
Para fazer isso em um registro de projeto individual:
- Abra o registro do projeto que você gostaria de adicionar a um quadro
- Clique no botão Adicionar a um quadro na parte superior da página
- Aqui você pode preencher os campos "Quadro" e "Etapa" para mover o projeto para uma visualização de quadro.
Para adicionar vários projetos a um quadro:
- Ir para a exibição de lista de projetos
- Aplique filtros para reunir uma lista dos projetos que você gostaria de adicionar a um quadro
- Clique no botão Mover no lado direito
- Aqui você pode preencher os campos "Quadro" e "Etapa" para mover a lista de projetos para uma visualização de quadro em massa.
Essa opção é útil se você tiver usado anteriormente etiquetas ou Campos personalizados para atribuir um estágio aos projetos. Na visualização da lista de projetos, filtre os projetos com uma determinada etiqueta/campo personalizado e use a opção "Mover" para fazer a transição deles para um quadro e um estágio específicos em massa.