Como usar projetos

Como otimizar projetos usando tarefas e trilhas

Dependendo do que precisa ser feito, você pode adicionar tarefas independentes ou usar um conjunto predefinido de tarefas em uma trilha para fluxos de trabalho mais padronizados.

Gerencie suas tarefas pendentes para projetos ou eventos, como o envio de uma fatura ou o pedido de materiais, usando as Tarefas. As tarefas também podem ser repetidas, portanto, se isso for algo que você faz mensalmente, poderá configurar sua tarefa para ser repetida todos os meses.

As tarefas podem ser adicionadas em tempo real clicando no botão Adicionar tarefa no lado direito de um projeto.

As trilhas são um conjunto predefinido de tarefas exclusivas de sua empresa. Elas podem ser aplicadas rapidamente a um projeto e permitem que você veja todas as tarefas relevantes a serem concluídas para cumprir seus prazos.

Você pode aplicar uma trilha existente a um projeto:

• Selecionando-a na caixa suspensa Trilha ao criar um projeto pela primeira vez.
• Ao visualizar um registro de projeto, você verá a opção Adicionar trilha.

Ao adicionar uma trilha a um projeto, você pode ser solicitado a selecionar uma data de término para a conclusão da lista de tarefas. As tarefas dentro dessa trilha terão datas de entrega com base na data selecionada para atingir suas metas.

Tarefas inativas em um projeto

Ao fechar um projeto, todas as tarefas e trilhas abertas se tornarão inativas. Elas serão removidas de sua próxima lista de tarefas e de seu calendário. Se você reabrir o projeto, as tarefas ficarão ativas novamente.

Se uma tarefa ou trilha for adicionada a um projeto depois que ele tiver sido fechado, as tarefas serão aplicadas e ficarão ativas.

Como armazenar e-mails em projetos

Centralize todas as comunicações de um projeto ou evento usando o Dropbox de mensagens. O Dropbox de mensagens permite que você armazene facilmente e-mails em projetos existentes ou até mesmo crie novos projetos.

Se quiser anexar um e-mail a um projeto que já existe, você só precisará colocar um BCC no endereço exclusivo do Dropbox de mensagens ao enviar/encaminhar e-mails.

Você pode encontrar o endereço exclusivo do Dropbox no corpo principal do projeto, caso ele ainda não tenha nenhuma nota ou e-mail registrado.

Se o projeto já tiver atividades registradas, você poderá encontrar o endereço no Dropbox de mensagens clicando no menu AçõesAnexar um e-mail.

Como registrar sua atividade nos projetos

Os projetos permitem que você mantenha todas as suas notas de reuniões e chamadas em um só lugar, apresentando uma visão geral de todo o projeto ou evento. Ideal para lembrar o resultado de suas próprias reuniões e para manter seus colegas alinhados quando várias pessoas estão colaborando em um projeto.

Você pode começar a registrar suas notas e chamadas em um projeto usando o botão Registrar atividade. Aqui você selecionará o tipo de atividade realizada e deixará quaisquer comentários relevantes. As atividades registradas também são marcadas com data e hora, fornecendo uma linha do tempo clara das ações realizadas.

Se você tiver arquivos para complementar suas notas e chamadas, eles poderão ser armazenados no Capsule durante o registro de atividades, arrastando-os para a área de arquivos ou usando o botão Procurar. Leia mais sobre isso aqui.

Como enviar por e-mail uma lista de contatos vinculados a um projeto

Se você tiver vários contatos vinculados a um projeto, talvez queira realizar atividades em massa para esses contatos. Por exemplo, se você estiver usando um projeto para uma campanha de marketing, poderá enviar um e-mail a todos os contatos que demonstraram interesse e estão vinculados ao projeto. Ou talvez você queira marcar todos os contatos que estão vinculados ao projeto para categorizá-los.

Para qualquer ação em massa, primeiro você precisará visualizar os contatos em uma lista. Para fazer isso, clique em Abrir como lista. Uma vez apresentado em uma lista, você pode usar as opções à direita para exportar os contatos, enviar um e-mail, adicionar uma nota ou aplicar uma etiqueta.

Como anexar arquivos a projetos

Como os projetos foram criados como uma área para gerenciar o trabalho, é provável que você anexe arquivos a eles. Você pode anexar arquivos a um projeto:

1. Abrir o registro do projeto e clicar na guia Arquivos > Anexar.
2. Arraste o arquivo para a área de arquivos ou clique no botão Procurar para selecionar um arquivo ao registrar uma nova atividade ou editar uma existente no projeto.

Esses anexos podem ser encontrados listados na guia Arquivos.

Vinculação de projetos a oportunidades

Ganhar um negócio de vendas pode, muitas vezes, ser o início de um projeto. O uso de projetos permite que você gerencie a próxima etapa do processo. Você pode vincular um projeto a uma oportunidade para preencher a lacuna entre as atividades de pré e pós-venda.

Para fazer isso:

1. Clique no menu Ações ao lado do nome do projeto
2. Selecione Vincular oportunidade
3. No campo de pesquisa, digite o nome da Oportunidade ou o contato principal de uma Oportunidade
4. Depois de selecionado, clique em Vincular.

Agora, ao visualizar o Projeto, os detalhes da Oportunidade vinculada podem ser encontrados no lado esquerdo. Ofereça à sua equipe uma visão geral completa do projeto em que estão trabalhando.

É possível vincular vários projetos a uma oportunidade. Ao examinar uma Oportunidade, todos os Projetos vinculados serão listados na guia Projetos.

Filtragem de projetos

A exibição de lista de projetos permite filtrar apenas as informações de que você precisa. Como padrão, o Capsule tem várias listas de projetos que você pode usar. Elas podem ser encontradas em Projetos > Listas salvas.

Você decide como gostaria de usar essa lista. Por exemplo, você pode querer exportar a lista ou marcar todos os projetos da lista.

Além das listas padrão, você pode querer criar suas próprias listas personalizadas. Por exemplo, filtrar todos os projetos que tenham uma determinada etiqueta aplicada.

Você pode salvar as listas personalizadas selecionando Salvar lista abaixo dos filtros de lista. Você pode decidir se essa lista estará disponível apenas para você ou para todos os usuários do Capsule.

Essa lista fica disponível no menu suspenso de Listas salvas.

Para exportar uma lista de projetos:

1. Navegue até Projetos
2. Selecione uma lista existente ou crie uma nova usando seus próprios filtros.
3. Selecione o botão Exportar no lado superior direito da lista
4. Na caixa de luz que aparece, selecione o modelo de coluna e o tipo de arquivo:

• CSV - Os arquivos CSV são úteis se você quiser usar o arquivo para fazer uma mala direta ou se estiver importando-o para outra ferramenta.
• Excel - Os arquivos do Excel são mais adequados se você deseja apenas visualizar, editar ou compartilhar o arquivo com outras pessoas.

5. Por fim, selecione Exportar.