Enriquecimento de dados

Campos personalizados

Cada empresa é diferente, com fluxos de trabalho e dados únicos que precisam ser rastreados. O Capsule permite que você mantenha um registro de todos esses dados usando Campos Personalizados. Não há limite para o número de campos personalizados que você pode criar, portanto, é simples criar uma configuração sob medida para sua empresa.

Há diferentes campos personalizados disponíveis para atender a todos os tipos de dados. Veja abaixo alguns tipos de campo disponíveis:

Texto - insira qualquer tipo de informação, seja palavras e/ou números. Esses campos podem ser marcados como pesquisáveis de modo que possa incluir esse campo ao pesquisar um registro. O limite de caracteres dos campos de texto é de 250.

Data - registra datas úteis nos seus registros e cria listas com base nessas datas. Esse campo é útil para acompanhar as datas de renovação, pois permite criar facilmente uma lista de pessoas ou organizações com as quais precisa entrar em contato para discutir a renovação. Saiba como capturar a data de aniversário de um contato usando um Campo de data

Caixa de seleção - uma caixa de seleção simples com valores “sim” e “não”. Esse campo é realmente útil para registrar o consentimento de envio de materiais de marketing a um contato ou rastrear os contatos que são membros premium. Novamente, os registros podem ser filtrados de acordo com o valor da caixa de seleção.

Lista - um menu suspenso de uma única seleção em seus registros com uma lista predefinida de valores para sua escolha. Esse campo é útil quando você quer segmentar seus contatos em diferentes tipos, por exemplo, e pode ser usado como uma alternativa às Etiquetas e evita o problema de possíveis erros de ortografia por parte dos usuários.

Número - armazena dados numéricos em seus registros que, por sua vez, podem ser usados para filtrar listas usando condições como "é maior que" ou "é menor que". Esse campo pode ser usado para criar pontuações de contato ou rastrear as unidades que um cliente tem interesse em comprar.

Links gerados - uma forma simples de criar links para sites ou serviços externos enquanto transmite informações dos registros do Capsule para esse site ou serviço.

O que é um link gerado?

Como mencionado acima, um link gerado é um tipo de campo personalizado definido por você, no qual o link usa campos do registro do Capsule e transmite os dados no URL. Forme a estrutura desses URLs e extraia dinamicamente os dados dos seus contatos no Capsule.

Por exemplo, se você quiser pesquisar o e-mail de um contato no Gmail, copie o URL de uma pesquisa do Gmail e adicione um parâmetro dinâmico para acrescentar os dados do Capsule do registro atual ao URL, da seguinte forma:

Para o URL https://mail.google.com/mail#search/{email}, {email} será substituído pelo endereço de e-mail do contato atualmente visualizado. Ao clicar no link, você será direcionado diretamente para uma pesquisa na sua conta do Gmail para esse endereço de e-mail, mostrando todos os e-mails enviados para/de esse contato. Não importa o contato em que você clicar no link, a {email} parte do link será preenchida com o endereço de e-mail desse contato específico.

Outro exemplo de como são usados é com o Quotient. Eles criaram o serviço para que você crie uma cotação a partir de um URL em que os valores que você passa no URL são preenchidos nos campos da própria cotação. Dessa forma, com o clique de um link no Capsule, crie diretamente uma nova cotação no Quotient com o nome e o endereço de e-mail do contato no Capsule e os dados são preenchidos automaticamente. Veja mais detalhes sobre como é feita a configuração no nosso artigo sobre a integração com o Quotient.

Esse é apenas um dos casos de uso dos links gerados, mas há várias outras formas de usá-los como ajuda a se conectar a outros serviços. Veja aqui os parâmetros que podem ser usados em seus links para alimentar dados de seus contatos

• {id} - id do contato
• {name} - nome do contato
• {firstName} - primeiro nome
• {lastName} - sobrenome
• {organizationName} - nome da organização à qual a pessoa pertence
• {email} - principal endereço de e-mail do contato
• {phone} - principal telefone do contato, {phone[Celular]} principal número de celular
• {custom[nome do campo personalizado]} - valor de um campo personalizado do contato
• {user} - o nome de usuário do usuário conectado no momento

Como adicionar campos personalizados

Para criar um novo campo personalizado:

1. Navegue até a seção Configurações da contaCampos personalizados
2. Use aqui as guias para selecionar se os campos personalizados serão para pessoas e organizações, oportunidades ou projetos
3. Clique em Adicionar novo campo personalizado
4. Selecione o tipo de campo que gostaria de adicionar
5. Insira um rótulo no campo personalizado e Salvar

Etiquetas

As etiquetas são uma forma simples de adicionar rapidamente contexto aos seus contatos, oportunidades e projetos. Você pode adicionar etiquetas ao que quiser, como, por exemplo, sua relação com o contato, a origem de uma oportunidade de vendas ou o tipo de trabalho que está sendo realizado com os projetos.

Filtre todos os seus registros por etiquetas a qualquer momento para segmentar seus contatos, projetos ou oportunidades. Essa função pode ser muito útil para ajudar você a se concentrar nos registros que precisam de sua atenção ou para localizar registros de um tipo específico com facilidade.

Para um contato que não tenha nenhuma etiqueta, aparece um link abaixo da sua foto do perfil escrito Editar etiquetas. Clique no link e adicione a etiqueta desejada e, em seguida, use o botão "Adicionar etiqueta" para adicioná-la. Se a etiqueta ainda não existir ainda, será criada como nova.

Se já houver etiquetas no registro, passe o mouse sobre elas e aparecerá o mesmo link para Editar etiquetas.

As etiquetas também podem ser adicionadas em massa no modo de exibição de lista da guia Pessoas e organizações, Funil de vendas ou Projetos, filtrando os registros que deseja marcar e selecionando a opção Etiqueta no canto superior direito da tela.

Etiquetas de dados

As Etiquetas de dados são um recurso útil que ajuda você a organizar seus dados agrupando campos personalizados. Somente quando você marcar um registro com uma Etiqueta de dados é que será necessário preencher os Campos personalizados vinculados. Além disso, os Campos personalizados dentro da Etiqueta de dados serão agrupados na tela para facilitar a visualização. São uma excelente forma de manter seus registros limpos e organizados e, ao mesmo tempo, mostrar todas as informações.

Configure as etiquetas de dados acessando:

1. Configurações da conta > Etiquetas
2. Selecione converter em Etiqueta de dados qualquer etiqueta que deseja transformar em Etiqueta de dados
3. Clique no nome da etiqueta para abrir a etiqueta de dados e adicionar seus campos personalizados

Aplicar uma Etiqueta de dados é exatamente igual a aplicar uma etiqueta normal. Dessa forma, aparecerá uma janela pop-up na qual é possível inserir seus campos personalizados. É possível editar os valores da etiqueta de dados em um registro a qualquer momento, clicando no botão Editar do seu contato, oportunidade ou projeto.

Campos importantes

Recurso disponível nos planos Growth, Advanced e Ultimate

Para manter seus dados precisos e completos, é importante garantir de nenhuma informação essencial esteja faltando em seus registros. Para facilitar o processo, marque os Campos personalizados como Importantes. Quando marcado como importante, um campo personalizado é automaticamente expandido e destacado ao adicionar ou editar um registro. Isso facilita a visualização dos campos que os usuários devem preencher. Além disso, todos os registros com valores faltando em qualquer campo importante terão um pequeno indicador para informar que precisam ser atualizados. O código é mostrado no próprio registro, na exibição de lista e na exibição Kanban do funil de vendas.

Ao editar um registro, os Campos importantes serão automaticamente expandidos na seção Campos personalizados e destacados com um marcador amarelo para que você não os perca de vista. Ao clicar na seta, o restante dos Campos personalizados é expandido, e os Campos importantes são movidos para a respectiva posição na lista Campos personalizados com base na ordem definida em Configurações da conta por um administrador.

Como marcar um campo personalizado como importante

Para criar um campo importante, basta add a Custom field normalmente e marcar a caixa Importante antes de salvar o campo. Isso marcará o campo como Importante em todo o Capsule. Também é possível marcar os campos existentes como importantes acessando Configurações da conta > Campos personalizados e clicando no nome do campo que deseja marcar como importante, marcando a caixa de seleção Importante e clicando em Salvar. Campos importantes podem ser adicionados a seus contatos, oportunidades e projetos.

Há também a opção de adicionar uma descrição aos campos importantes, que será exibida ao adicionar/editar um registro, passando o mouse sobre o ícone Campos importantes.

Uso de campos importantes com Etiqueta de dados

Também é possível adicionar Campos importantes às Etiqueta de dados. Para isso, siga as etapas normais para setup a DataTag e, em seguida, adicione seus campos personalizados dentro dela, lembrando-se de selecionar a opção Importante para marcar o campo como Importante.

Títulos personalizados

O Capsule tem vários títulos-padrão para seus contatos, incluindo Sr., Mestre, Sra., Srta., Dr. e Prof. Além desses, também é possível adicionar seus próprios títulos personalizados para se referir aos seus contatos da forma mais apropriada.

Configure os títulos personalizados da seguinte forma:

1. Configurações da conta > Títulos personalizados
2. Clique em Adicionar título personalizado
3. Insira seu novo título e clique em Salvar

O novo título agora aparecerá como opção ao criar ou editar contatos no menu suspenso Título.

Tipos de atividade

Manter o controle da comunicação com seus contatos é fundamental para se manter organizado. Para isso, registre uma atividade em seus contatos, oportunidades ou projetos. Por padrão, há três tipos de atividade: Nota, Reunião e Chamada, que podem ser usados para acompanhar os vários tipos de comunicação que possa ter com seus contatos. É possível registrar a atividade em qualquer registro clicando no botão Registrar atividade.

Suas atividades são registradas na seção Histórico do registro.

Os e-mails enviados para o Dropbox de mensagens também serão registrados no histórico do registro pertinente como um e-mail.

Nos relatórios de atividade na guia Relatórios, é possível ver a análise das atividades registradas concluídas por tipo.

Armazenamento de arquivos

Sempre que adicionar ou editar uma atividade, é possível incluir arquivos como material de referência. Use o link "Navegar" em um arquivo para anexar ou simplesmente arraste e solte o arquivo na área designada para anexá-lo ao registro de atividade que está sendo criado ou atualizado.

Em cada contato, projeto e oportunidade, há também uma guia específica "Arquivos" na qual é possível ver todas as atividades desse registro que contêm arquivos especificamente.

Todos os arquivos anexados a entradas de atividades e e-mails fazem parte da cota total de armazenamento da sua conta:

Tipos de atividade personalizados

Recurso disponível nos planos Growth, Advanced e Ultimate

Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, é possível adicionar tipos de atividades personalizadas que sejam importantes para sua empresa, como "visita ao site" ou "pagamento recebido". Eles também estão incluídos na guia relatórios para que você possa ter uma visão mais detalhada do tipo de trabalho realizado. Para criar um novo tipo de atividade:

1. Vá em Configurações da contaTipos de atividade

2. Clique no botão Adicionar tipo de atividade.

3. Dê um nome ao tipo de atividade e escolha um ícone que o identifique.

4. Por padrão, o tipo de atividade atualizará a data do "Último contato em" quando uma entrada for criada com esse tipo. No entanto, é possível desmarcar a opção, se preferir.

Uma vez criado, o tipo de atividade estará imediatamente pronto para ser usado e ficará visível nos relatórios de atividade do usuário.

Trilhas

Ao acompanhar as vendas ou gerenciar projetos, é comum ter um conjunto de etapas repetidas a serem seguidas para cada venda ou projeto. Em vez de adicionar o mesmo conjunto de tarefas todas as vezes, a função Trilhas permite definir um conjunto linear de tarefas apenas uma vez e, em seguida, aplicar esse conjunto de tarefas sempre que for necessário.

Para configurar sua primeira trilha, acesse:

1. Configurações da conta > Trilhas
2. Selecione se a Trilha será para oportunidades ou projetos usando as guias
3. Clique em Adicionar nova trilha

A trilha deve receber um nome que seja imediatamente identificável pelo restante da sua equipe quando quiserem adicionar uma trilha.

Na caixa Etiquetas, é possível optar por adicionar uma Etiqueta que se aplique à oportunidade ou ao projeto toda vez que a trilha for adicionada. Dessa forma, é possível filtrar suas oportunidades ou projetos de acordo com as trilhas que tenham. É particularmente útil quando há várias trilhas para finalidades diferentes, já que a etiqueta pode ser usada como um filtro.

Em seguida, escolha se deseja que as datas de vencimento das tarefas em uma trilha sejam baseadas na data de início em que a trilha foi adicionada ou escolha uma data final quando a trilha for adicionada.

Em seguida, configure a sequência de tarefas.

Criação de uma trilha com base em uma data de início

Comece adicionando a descrição, a categoria e o responsável de sua primeira tarefa. A primeira tarefa na trilha deve ser definida a partir de alguns dias, dias da semana ou semanas após o início da trilha e é possível definir a data selecionando um número e um período de tempo no menu Vencimento.

Para adicionar outra tarefa à sequência, clique no botão Adicionar tarefa na parte inferior da página. É possível definir quando deseja que essa tarefa se torne ativa, alterando-a para que se torne ativa depois de um determinado número de dias, semanas ou dias da semana que a trilha se tornar ativa, ou que se torne ativa depois de concluída a tarefa anterior na sequência.

Criação de uma trilha com base em uma data final

Se o seu projeto ou processo de vendas estiver programado com uma data final específica, pode ser útil programar a sequência de tarefas de sua trilha com base nessa data, em vez de depender da conclusão de tarefas anteriores ou de quando for aplicada a trilha.

Para isso, ao configurar uma trilha, clique no menu suspenso e altere a seleção para Seleção de uma data final ao adicionar a trilha.

Ao adicionar essa trilha a um projeto ou oportunidade, o sistema solicitará a escolha de uma data final.

Categorias de tarefas personalizadas

Entender o tipo de trabalho que precisa ser feito é fundamental para sua produtividade. A categorização de tarefas ajuda você, dividindo sua lista de tarefas em suas próprias categorias personalizadas. Ao criar sua conta no Capsule, há várias categorias definidas, que, em nossa opinião, abrangem os tipos de tarefas mais comuns. Para personalizá-las de acordo com sua empresa, é possível editar as tarefas existentes ou criar categorias completamente novas. Para fazer isso:

1. Acesse Configurações da conta > Categorias de tarefas
2. Clique em Adicionar nova categoria
3. Em seguida, é possível dar um nome à categoria e selecionar uma cor de categoria no seletor de cores.

As tarefas em seu calendário terão um indicador colorido que mostra a que categoria pertencem e assim identificar facilmente o tipo de tarefa em que precisa trabalhar.

Como personalizar as etapas de um funil de vendas

Por padrão, você tem uma configuração de funil de vendas. Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, há a opção de criar mais funis de vendas.

Cada coluna do funil de vendas representa uma meta diferente em seu processo de vendas. O Capsule preencherá seu funil de vendas com metas-padrão para ajudar a começar, mas também é possível personalizar as metas no funil de vendas para que correspondam ao fluxo de trabalho da sua empresa.

Personalização de metas

Para criar uma nova meta:

1. Vá para Configurações da contaFunis de vendas
2. Selecione o funil de vendas de onde deseja adicionar a meta
3. Clique no botão para Adicionar nova meta
4. Insira o nome da meta e a porcentagem da probabilidade de vitória. Como opção, é possível inserir um valor para “Dias até o vencimento”
5. Clique em Salvar.

Para editar uma meta existente:

1. Vá para Configurações da contaFunis de vendas
2. Selecione o funil de vendas onde está a meta que deseja editar
3. Clique no nome da meta
4. Altere os detalhes necessários
5. Clique em Salvar.

Personalização de motivos para perda

As oportunidades podem ser perdidas por vários motivos, e pode ser importante para a sua empresa acompanhar exatamente por que uma oportunidade foi perdida. É possível criar motivos de oportunidades para perda acessando:

1. Configurações da contaFunil de vendas
2. Em seguida, clique na guia Motivos para perda

Uma vez configurada, ao marcar uma oportunidade como perdida, é possível decidir qual motivo de perda se aplica melhor.

Essas informações alimentam o Relatório de oportunidades perdidas, que pode ser filtrado por usuário ou por equipe. Esse relatório pode ser visualizado em RelatóriosVendas

Impacto na taxa de conversão

Ao criar Motivos para perda, é possível decidir se as oportunidades marcadas com esse motivo serão incluídas na taxa de conversão do funil de vendas. Isso é feito usando a caixa de seleção.

Talvez queira evitar a inclusão de oportunidades com esse motivo para perda nas métricas de conversão se o negócio tiver sido colocado em pausa por um tempo, em vez de ter sido completamente perdido, por exemplo.

Como personalizar as etapas de um Quadro do projeto

Por padrão, há 1 quadro para configurar. Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, há a opção de criar mais quadros de projeto.

Cada coluna do quadro do projeto é uma etapa diferente do seu processo, que pode ser personalizado para que atenda o seu fluxo de trabalho. Saiba mais sobre como Gerenciar projetos usando quadros aqui.

Para criar uma nova etapa:

1. Acesse Configurações da contaQuadros do projetos
2. Selecione o quadros do projeto onde deseja adicionar a etapa
3. Clique no botão para Adicionar etapa
4. Insira um nome e uma descrição da etapa
5. Clique em Salvar.

Para alterar a ordem das etapas, use “arrastar e soltar” clicando no nome da etapa e segurando até o nome da etapa.

Para editar uma etapa existente:

1. Acesse Configurações da contaQuadros de projetos
2. Selecione o quadro que inclui a etapa que deseja editar
3. Clique no nome da etapa
4. Faça todas as alterações no nome ou na descrição
5. Clique em Salvar.