Introdução à automação do fluxo de trabalho

O Capsule é uma ferramenta poderosa para gerenciar seu funil de vendas e facilita muito o controle e o gerenciamento de suas oportunidades de vendas e projetos. Com as automações de fluxo de trabalho, estamos conferindo mais poder ao funil de vendas e aos seus projetos. As automações podem ajudá-lo a adicionar trilhas, alterar usuários e equipes atribuídos ou até mesmo criar projetos vinculados às suas oportunidades. As automações economizam tempo para você e sua equipe, simplificam o processo de vendas, o gerenciamento de projetos e ajudam os usuários do Capsule a se concentrarem no que é importante.

As automações de fluxo de trabalho estão disponíveis para usuários dos planos Growth, Advanced e Ultimate.

O que são automações de fluxo de trabalho?

Uma automação de fluxo de trabalho permite que você configure diferentes ações para suas oportunidades de vendas ou projetos com base em quando avançam para uma meta/etapa ou se estão definidos como ganhos, perdidos ou fechados. Por exemplo, se você estabelecer uma meta para quando um contrato for elaborado para um cliente em potencial e um membro dedicado da equipe lidar com tudo relacionado a ele, a automação do fluxo de trabalho poderá reatribuir a oportunidade a esse usuário e aplicar uma trilha à oportunidade para todas as tarefas que esse usuário precisa concluir.

Se você sempre cria um novo projeto quando uma oportunidade é ganha, também pode incluir isso em seu fluxo de trabalho.

Quando um projeto é criado, você pode continuar com uma automação de fluxo de trabalho dedicada para projetos, certificando-se de que eles sejam atribuídos ao usuário e/ou à equipe certa e com a trilha certa aplicada imediatamente, pronta para que o trabalho do projeto comece sem demora.

Abaixo, segue um exemplo de como pode ser uma automação de fluxo de trabalho, para você ter uma ideia melhor do que pode ser feito.

Como criar uma automação de fluxo de trabalho

Embora as automações de fluxo de trabalho sejam usadas na conta como um todo, somente um administrador do Capsule pode criar e atualizar as automações de fluxo de trabalho. Elas podem ser configuradas tanto para oportunidades de vendas quanto para projetos.

Para criar uma nova automação de fluxo de trabalho:

1. Vá para Automações de fluxo de trabalho e mude para a guia Oportunidades ou Projetos, dependendo do que você deseja fazer.

2. Use o botão para Adicionar automação.

3. Nesse ponto, você tem novamente a opção de criar uma automação para oportunidades de vendas ou para projetos. Para este exemplo, vamos nos ater ao funil de vendas. Escolha o funil de vendas no qual deseja que a automação seja executada.

4. Agora, você está pronto para adicionar seus gatilhos. Os gatilhos ocorrem quando uma oportunidade atinge uma meta específica ou quando o status muda para "Ganha" ou "Perdida".

   
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5. Clique em + ao lado do gatilho que deseja adicionar.

   

6. Agora que tem um gatilho, você tem a opção de +Adicionar ação para o gatilho. As ações disponíveis são: Atribuir ao usuário, Atribuir à equipe. Adicionar trilha e criar um projeto vinculado.

   

7. Se você optar por adicionar uma trilha, poderá criar uma ação subsequente para quando a trilha estiver concluída. Ela pode alterar a meta ou fechar a oportunidade.

   

8. Repita as ações até que tudo o que deseja esteja configurado.

9. Continue adicionando gatilhos para cada meta em que deseja automatizar ações e também para qualquer status.

10. A automação é salva automaticamente ao ser configurada.

11. Se quiser testar a automação, você pode usar o botão Testar esta automação. Isso criará uma Oportunidade de teste que, por sua vez, você poderá usar para se deslocar entre as metas e ver as ações acontecendo.

12. Quando tiver feito todos os testes e estiver pronto para ativar a automação, dê um nome a ela usando a opção no canto superior esquerdo e, em seguida, alterne o botão de alternância no canto superior direito de DESLIGADO para LIGADO.

Agora, assim que uma oportunidade for criada ou movida para as metas em seu gatilho, as ações dentro dela serão executadas.

Como editar uma automação de fluxo de trabalho

Se você precisar atualizar suas Automações de fluxo de trabalho, um administrador do Capsule poderá fazê-lo seguindo estas etapas:

1. Vá para Automações de fluxo de trabalho > clique na guia Oportunidades ou projetos, dependendo do que estiver editando > clique na Automação que deseja editar na lista.
2. Antes de fazer qualquer alteração nas Ações, é preciso desativar a Automação deslizando o botão de alternância no canto superior direito de LIGADO para DESLIGADO.
3. Agora você pode fazer as alterações necessárias.
4. Quando terminar, certifique-se de definir a Automação como LIGADA novamente e está tudo pronto.

Como usar trilhas em uma automação de fluxo de trabalho

Se estiver usando a ação para adicionar uma trilha em sua automação, você terá uma opção extra para adicionar ações adicionais quando essa trilha for concluída. Essas ações podem ser para alterar a meta/etapa ou para fechar a oportunidade/projeto por completo. Seja qual for a sua escolha, é importante entender que essa ação só ocorrerá se a trilha for concluída enquanto ainda estiver na mesma meta/etapa.

Por exemplo, se na meta "Negociação" você tiver configurado uma ação para adicionar uma trilha e uma ação para fechar a oportunidade quando a trilha for concluída, se você mover a meta para "Contrato" antes de a trilha ser concluída, essa ação para fechar a oportunidade nunca será executada.

Como enviar um e-mail usando uma automação de fluxo de trabalho

As automações de fluxo de trabalho são uma ótima maneira de garantir que os e-mails certos sejam enviados aos seus contatos em tempo hábil.

Depois de adicionar seus gatilhos, você encontrará a ação Enviar um e-mail na lista de ações a serem selecionadas.

A ação "Enviar um e-mail" usa a configuração e os modelos deconexão de caixa de correio existentes para enviar e-mails que você já está acostumado a enviar, mas sem a sua intervenção manual.

Ao configurar a ação, você pode optar por enviar o e-mail do "Usuário que aciona a ação" ou de uma caixa de correio compartilhada na sua conta.

Depois de selecionar o modelo a ser usado, você pode visualizar o modelo clicando no pequeno ícone de "olho" ao lado do modelo selecionado.

Como testar uma automação de fluxo de trabalho

Depois de criar sua automação e antes de ativá-la, você pode testá-la.

1. Use o botão na parte superior da automação para Testar essa automação. Isso lhe dará um prompt para criar uma nova oportunidade/projeto de teste no funil de vendas/painel em que a Automação está.
2. Escolha a meta/etapa para a qual deseja que a Oportunidade/Projeto de teste vá e, em seguida, use o botão Criar oportunidade de teste.
3. Agora, você será levado diretamente para a oportunidade/projeto de teste.
4. Agora, você pode mover a oportunidade/projeto por suas metas/etapas para ver as ações de automação acontecerem conforme você as definiu.

Como desativar uma automação de fluxo de trabalho

Se você quiser interromper a execução de uma automação de fluxo de trabalho, siga estas etapas simples:

1. Vá para Automações de fluxo de trabalho > clique na guia Oportunidades ou projetos, dependendo de com o que estiver trabalhando.
2. Na exibição de lista, alterne o botão azul ao lado do nome da automação de LIGADO para DESLIGADO.

Como excluir uma automação de fluxo de trabalho

Se você não precisar mais de uma automação de fluxo de trabalho, siga estas etapas para excluí-la:

1. Vá para Automações de fluxo de trabalho > clique na guia Oportunidades ou projetos, dependendo do que você estiver excluindo.
2. No modo de exibição de lista, clique no botão da lixeira ao lado do fluxo de trabalho para excluí-lo.
3. Confirme a exclusão usando o botão vermelho Excluir e pronto.