Passer à l'informatique dématérialisée : Huit avantages pour les grandes entreprises

Votre entreprise hésite-t-elle encore à migrer vers l'informatique dématérialisée ?

Bien que l'informatique dématérialisée se soit généralisée, les grandes entreprises préfèrent souvent investir dans leur infrastructure informatique sur site.

Mais en utilisant la technologie dans le cloud, les entreprises peuvent gagner du temps et de l'argent, tout en renforçant la sécurité de leurs données. En optant pour des solutions flexibles dans le cloud, vous pourrez consacrer davantage de ressources à la croissance de votre entreprise.

Migrer vers l'informatique dématérialisée est une étape importante. C'est pourquoi il est essentiel de savoir pourquoi votre entreprise est prête pour l'informatique dématérialisée, quelles sont les caractéristiques à rechercher et quels sont les avantages de ce passage. Ce guide présente tout cela (et bien plus encore).

Qu'est-ce que l'informatique dématérialisée ?

L'informatique dématérialisée signifie simplement que la plupart des fonctions de votre entreprise utilisent des outils numériques. Il s'agit notamment de plateformes telles que :

• Logiciel à la demande (SaaS) : Outils dotés d'une application (basée sur le Web ou téléchargée sur un appareil) et fonctionnant à l'aide d'Internet. Dropbox, Zoom et les plateformes de gestion de la relation client (CRM) en sont des exemples.

• Plateforme à la demande (PaaS) : Outils sur lesquels les développeurs peuvent s'appuyer pour créer leurs propres logiciels personnalisés d'informatique dématérialisée. Microsoft Azure et Amazon Web Services en sont des exemples.

• Infrastructure à la demande (IaaS) : Dans ce cas, vous ne payez que l'infrastructure dont vous avez besoin pour faire des affaires en ligne. Rackspace et Google Compute Engine en sont des exemples.

À l'ère de la transformation numérique, de plus en plus d'entreprises passent des plateformes traditionnelles à des outils en ligne flexibles. C'est pourquoi le marché de l'informatique dématérialisée devrait atteindre 362 milliards de dollars en 2022.

Pourquoi les grandes entreprises hésitent-elles à passer à l'informatique dématérialisée ?

Auparavant, les employés de bureau exécutaient des programmes ou des applications à partir de logiciels téléchargés sur un ordinateur de bureau dans un bureau physique. Les entreprises géraient elles-mêmes tout ce qui concerne leur propre matériel, y compris les téléchargements, l'installation, les mises à jour et la sécurité.

Comme on dit « si ça fonctionne, pourquoi essayer de le réparer ?» La vérité, c'est qu'il ne devrait pas être nécessaire qu’un système informatique tombe en panne pour qu'une entreprise se décide à l'améliorer.

Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les grandes entreprises ne sont pas encore passées à l'informatique dématérialisée.

Les grandes entreprises utilisent traditionnellement des solutions sur site.

Certaines grandes entreprises préfèrent employer des techniciens internes et des responsables informatiques pour installer et entretenir le matériel. Cette solution est souvent perçue comme la meilleure solution globale, car les entreprises pensent qu'elles auront toujours à leur disposition des membres du personnel formés pour résoudre les problèmes informatiques.

L'externalisation est parfois associée à des coûts plus élevés et imprévisibles, ainsi qu'à des solutions peu fiables.

Les grandes entreprises dotées d'une infrastructure informatique traditionnelle peuvent également hésiter à effectuer la migration. Il est plus pratique de s'en tenir à leur solution informatique actuelle.

La plupart d'entre elles ont déjà réalisé des investissements importants dans des systèmes existants (si bien qu’il leur est plus difficile d’envisager d'autres options). Les grandes entreprises qui utilisent le même système depuis des années ne sont pas toujours à la recherche d'un changement. Par conséquent, elles ne connaissent pas les options offertes par l'informatique dématérialisée.

Les migrations de données sont perçues comme chronophages.

Le changement de système informatique n'est-il pas problématique et compliqué ? Lorsqu'elles envisagent de changer de système informatique, les entreprises s'inquiètent des répercussions sur la productivité.

Après tout, la productivité et le temps de fonctionnement ont un impact direct sur les résultats de l'entreprise. Les entreprises peuvent penser que l'exportation d'années de données est intrinsèquement risquée et ne vaut souvent pas la peine d'être effectuée.

Les processus d'intégration potentiellement compliqués qui nécessitent des heures de formation de l'équipe sont également des raisons de repousser la migration vers le cloud.

Les entreprises ne font pas confiance à la sécurité de l'informatique dématérialisée.

La gestion du matériel et de la sécurité informatique en interne donne aux entreprises le sentiment de contrôler la sécurité de leurs données.

Il suffit aux chefs d'entreprise d'entendre parler d'un important piratage de données pour susciter leur inquiétude. Ils craignent que la même chose arrive à leur entreprise s'ils stockent leurs données dans le cloud.

Les entreprises qui traitent des données sensibles peuvent également s'inquiéter du respect de la sécurité par les fournisseurs de services d'informatique dématérialisée. Par exemple, les organismes de soins de santé qui traitent les données des patients doivent être très vigilants quant à la sécurité de leurs données.

La grande variété d'options disponibles.

Compte tenu du grand nombre de solutions d'informatique dématérialisée disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire la différence entre les caractéristiques et les prix. Comment savoir à qui faire confiance et confier les informations les plus sensibles de votre entreprise ?

Les chefs d'entreprise qui manquent de temps ne savent souvent pas par où commencer leur recherche de solutions d'informatique dématérialisée. Ils abandonnent avant d'avoir commencé.

Les avantages de l'informatique dématérialisée pour les grandes entreprises

1. Accéder aux données lorsque l'on travaille à distance

Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises ont besoin de solutions de données flexibles.

Des études montrent que 44 % des salariés travaillent actuellement à domicile pendant cinq jours ou plus. Par ailleurs, 42 % du personnel disposant d'une option de travail à distance prévoit de travailler plus souvent à distance au cours des cinq prochaines années.

Les programmes téléchargeables ou le matériel physique ne peuvent tout simplement pas offrir la même flexibilité que l'informatique dématérialisée. Après tout, il serait quelque peu déraisonnable d'attendre de chaque employé qu'il installe du matériel chez lui et qu'il télécharge toutes les données de l'entreprise sur son ordinateur portable.

L'informatique dématérialisée permet à vos employés de ne pas avoir à travailler à partir d'un lieu spécifique. Lorsque toutes les données relatives à votre entreprise sont stockées dans le cloud, les membres de l'équipe peuvent travailler depuis n'importe où, tant qu'ils disposent d'une connexion Internet. Ils ne dépendent plus du matériel physique de l'entreprise.

2. Des processus d'intégration simples

La migration de vos données vers un nouveau service dématérialisé est simple. Une fois que vous aurez déterminé les données critiques de votre entreprise et la meilleure façon de les exporter, votre migration de données devrait se dérouler sans problème. La plupart des fournisseurs proposent même d'aider les personnes qui effectuent une migration à partir de systèmes existants.

Les applications basées sur l'informatique dématérialisée peuvent également refléter plus facilement l'expérience de proximité des acheteurs. À l'instar des logiciels grand public, les solutions dans le cloud n'impliquent généralement qu'un contact humain minimal au cours du processus d'intégration.

Recherchez toujours des systèmes d’informatique dématérialisée dotés de fonctions simples. Les plateformes dans le cloud faciles à utiliser sont souvent beaucoup plus simples que le matériel de bureau traditionnel et sont plus faciles à adopter pour votre équipe.

3. Protéger vos données

L'une des principales raisons de passer à la technologie dématérialisée est que les entreprises n'auront plus à gérer en interne la sécurité de leurs données.

Les attaques de cybersécurité se multiplient. Malheureusement, elles sont aussi de plus en plus sophistiquées. En 2020, 156 millions d'informations sensibles ont été révélées rien qu'aux États-Unis.

C'est là la supériorité des solutions d'informatique dématérialisées par rapport aux systèmes existants. Les entreprises ont souvent du mal à gérer la sécurité des données en interne. Il peut être difficile de trouver et d'embaucher des professionnels de la cybersécurité : on estime que 3,5 millions d'emplois dans le domaine de la cybersécurité resteront vacants cette année.

La bonne nouvelle, c'est que la plupart des fournisseurs de plateformes dans le cloud respectent les règles de sécurité et suivent des protocoles stricts en matière de sécurité des données. Lorsque vous étudiez les différentes solutions d’informatique dématérialisée, soyez attentif aux points suivants :

• Certifications PCI-DSS pour l'encaissement des paiements
• Conformité au RGPD de l'Union européenne
• Conformité HIPAA pour les entreprises du secteur de la santé
• Authentification à deux facteurs pour l'accès aux données
• Cryptage des données pris en charge par les dernières suites de chiffrement et les derniers protocoles sécurisés
• Contrôle d'accès vous permettant de contrôler qui peut être invité à accéder à votre compte dans le cloud
• Historique de faible temps d'arrêt avec des interruptions minimes
• Serveurs physiques basés dans plusieurs endroits sécurisés

Une fois que vos données sont stockées dans le cloud, elles sont toujours disponibles tant que vous disposez d'une connexion Internet, ce qui signifie qu'il n'est plus nécessaire de mettre en place des plans de sauvegarde. Votre fournisseur sauvegardera automatiquement vos données.

Vous n'aurez pas non plus à vous soucier des pertes d'ordinateurs portables de l'entreprise et des données sensibles auxquelles les voleurs pourraient avoir accès. Les données seront stockées en toute sécurité dans le cloud, et non sur l'appareil, ce qui élimine le problème du vol de données.

4. Économies de coûts

La création et l'exploitation d'un centre de données interne sont coûteuses. Que vous mettiez en place un nouveau système ou que vous répariez un problème, vous devrez engager des techniciens.

Mais que vous embauchiez des sous-traitants ou des employés à temps plein, le recrutement et l'intégration de talents informatiques sont coûteux et prennent beaucoup de temps. Conserver l'ensemble de vos technologies informatiques en interne peut rapidement s'avérer coûteux et grever le budget de votre entreprise.

Lorsque vous stockez les données de votre entreprise hors site et dans le cloud, vous libérez votre équipe informatique qui peut ainsi consacrer plus de temps à d'autres tâches urgentes. Par exemple, au lieu d'être constamment sollicités pour la récupération des données en cas de sinistre, ils pourraient consacrer du temps à la mise en œuvre de ces changements sur le nouveau site Web de votre entreprise.

En outre, compte tenu de la souplesse des solutions dématérialisées, votre entreprise économisera probablement de l'argent sur les logiciels et le matériel physique qu'elle n'utilisait pas vraiment.

Gartner rapporte qu' une grande entreprise de matériaux de construction a abandonné son ancien logiciel de stockage de données au profit d'une solution dématérialisée. Il estime que cela a permis à l'entreprise d'économiser plus d'un million de dollars par an.

Pourquoi ? Parce que les solutions dématérialisée évoluent en même temps que votre entreprise. Vous pouvez simplement mettre à niveau votre forfait auprès de votre fournisseur de services dématérialisées lorsque vous en avez besoin.

Les fournisseurs facturent généralement en fonction du nombre d'utilisateurs, des fonctionnalités et de l'espace de stockage. Il est facile d'adapter votre forfait à vos besoins exacts. L'accès complet au CRM de Capsule, par exemple, ne vous coûtera que 54 $ par utilisateur et par mois. C'est un petit prix à payer pour stocker vos données de vente dans le cloud.

5. Travailler plus efficacement en tant qu’équipe

Lorsque vous stockez toutes les données de votre entreprise en un seul endroit, il est beaucoup plus facile pour les membres de l'équipe de collaborer sur des projets et de partager facilement des données entre eux.

Les CRM dématérialisés, par exemple, sont dotés de fonctions de gestion d'équipe intégrées qui vous aident à recruter et à gérer des équipes. Grâce à la fonction de gestion d'équipe de Capsule CRM, vous pouvez facilement assigner des contacts à une personne ou un service particulier, déléguer des tâches et passer en revue l'activité récente.

Le fait de conserver toutes les données relatives aux clients et à l'entreprise en un seul endroit signifie également qu'il est plus facile pour les membres de l'équipe de reprendre le travail lorsque d'autres partent en vacances ou quittent l'entreprise.

Vous serez surpris de constater à quel point les opérations quotidiennes de votre entreprise sont rationalisées et mieux maîtrisées lorsque tout est centralisé (plutôt que sur un tableau blanc que tout le monde oublie de mettre à jour).

6. Mieux gérer votre flux de travail

Les solutions dématérialisées, en particulier les CRM, peuvent contribuer à optimiser le flux de travail de votre entreprise et à stimuler la productivité dans tous les domaines. Il est plus facile de partager des données entre différentes branches avec des membres d'équipes d'autres services.

Recherchez des systèmes dématérialisés qui vous permettent d'étiqueter vos données. Par exemple, dans votre CRM, vous pouvez ajouter différentes étiquettes pour vous aider à classer et à organiser toutes les données que vous téléversez.

Vous pourriez ajouter des étiquettes à :

• Opportunités
• Partenaires
• Clients
• Projets

…pour vous aider à les classer. Les fonctions de recherche vous permettent de segmenter les données et de créer des listes à partir des données étiquetées.

Les données étant partagées en temps réel, les mises à jour sont instantanément mises à la disposition du reste de l'équipe. Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer de multiples courriers électroniques pour réclamer certaines données.

Les outils d'analyse et les rapports peuvent également vous aider à suivre tous les aspects de votre cycle de vente. Essayez d'utiliser les rapports de vente pour obtenir des informations approfondies sur chaque élément des opportunités gagnées et perdues.

Une fois que vous aurez accès à un rapport détaillé, vous serez en mesure d'analyser toutes les données pertinentes afin de mieux armer votre équipe de vente pour les opportunités futures.

7. Réduire le temps consacré aux tâches répétitives grâce à l'automatisation

Les outils dématérialisés peuvent vous faire gagner du temps sur des tâches manuelles qui prennent des heures de temps productif pendant la semaine de travail.

Vous pouvez décider, dans le cadre de votre CRM, de mettre en place des événements automatiques lorsque des clients ou des membres de l'équipe accomplissent une action spécifique. Dans Capsule CRM, une piste est une séquence de tâches qui vous aide à construire des flux de travail intelligents.

En termes simples : vous pouvez suivre le même processus chaque fois qu'une action spécifique est accomplie.

Vous pourriez créer une piste pour chaque fois où :

• Vous intégrez un nouveau client
• Un client annule son plan
• Un membre de l'équipe réalise une vente

Le résultat final ? Votre activité est cohérente à tous les niveaux et vous offrez à vos clients la même expérience de qualité à chaque interaction.

8. Relier tous les systèmes

L'utilisation d'un CRM dans le cloud ne signifie pas que vous deviez revoir complètement vos systèmes actuels. Il doit au contraire vous faciliter la vie en reliant vos systèmes actuels afin de tout regrouper en un seul endroit.

Les CRM qui s'intègrent à différentes applications logicielles relient tous vos systèmes et vous évitent de passer d'une application à l'autre ou d'un onglet à l'autre sur Internet.

Par exemple, Capsule CRM s'intègre à des centaines d'applications dans le cloud différentes qui gèrent la facturation, l'inventaire et les points de vente. Vous avez une vue d'ensemble de tout ce que vous faites déjà, en un seul endroit.

Migrez vers l'informatique dématérialisée dès aujourd'hui

La migration vers l'informatique dématérialisée est un excellent moyen d'économiser des ressources et d'améliorer la productivité.

Lorsqu'elles sont mises en œuvre efficacement, les plateformes dans le cloud facilitent la gestion de toutes les données de votre entreprise. En fin de compte, elles apporteront à votre entreprise fonctionnalité et flexibilité, ce qui est plus important aujourd'hui que jamais.

Quatre entreprises sur cinq ont déclaré que leur résilience avait été mise à l'épreuve au cours des cinq dernières années. Le coronavirus ayant un impact majeur sur notre façon de travailler (et sur la façon dont les consommateurs achètent les produits), l'informatique dans le cloud est le moyen de renforcer cette résilience.

Contrairement au matériel physique, votre équipe pourra accéder aux données depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, tout en maintenant des niveaux de sécurité élevés.

Avant de vous engager dans une plateforme, réfléchissez aux fonctionnalités, aux intégrations et aux outils les plus importants pour votre entreprise. Trouvez une plateforme dans le cloud qui prenne en charge tous ces aspects, tout en démontrant son engagement à sécuriser vos données.

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