Ann Wright est la cofondatrice et propriétaire de Rough House Media, une agence de communication médiatique qui forme les gens à gérer les relations avec les médias. En tant qu'ancienne journaliste, Ann utilise ses compétences pour aider et soutenir les clients avec une variété de compétences en communication.
Au cours des 15 dernières années, son entreprise a enseigné aux clients tout ce qui concerne la manière de parler avec les journalistes et les organisations médiatiques, la gestion de la communication de crise et la formation à la présentation.
Il est crucial pour Rough House Media de suivre les communications avec les clients. Ils devaient donc investir dans un CRM qui les aiderait à rationaliser leur approche et à augmenter leur productivité grâce à une meilleure gestion des contacts.
Identifier les goulots d'étranglement
Comme beaucoup d'autres petites entreprises, Ann utilisait des feuilles de calcul Excel pour gérer ses interactions avec les clients. Mais à mesure que son entreprise se développait, il est devenu évident que ce n'était pas la meilleure méthode.
Ils avaient besoin d'une meilleure méthode pour suivre tous leurs dossiers clients afin de pouvoir revoir toutes leurs communications antérieures. Avec ces informations, Ann souhaitait entretenir de meilleures relations avec ses clients pour établir de meilleures relations commerciales.
Ann a dit : « Les choses étaient constamment négligées. Je n'avais pas de méthode adéquate pour suivre les personnes à contacter et les moments opportuns, donc je manquais des opportunités. »
Capsule a aidé Ann à prendre des notes sur le moment exact où elle devait contacter les clients, que ce soit pour faire un suivi après un cours de formation ou pour entretenir des prospects.
Trouver une solution qui leur convenait
Ann a découvert Capsule pour la première fois en aidant un client avec leurs relations publiques. Le client utilisait Capsule pour les aider à gérer leurs projets et tâches. Ann a réalisé le potentiel du CRM et a commencé à utiliser le logiciel également.
« Chaque fois que je cherchais quelque chose, un membre de leur équipe me disait que c'était dans Capsule.
“Au début, cela m'agaçait, mais une fois que j'ai utilisé le logiciel, j'ai trouvé ça incroyable et je me suis demandé pourquoi je ne l'utilisais pas. Une fois que j'ai réalisé les avantages, j'étais totalement convaincu.”
Depuis la mise en place de Capsule, Ann a remarqué une amélioration dans ses activités quotidiennes, allant du suivi des communications avec les clients potentiels à la prise de notes de sa liste de tâches dans les fonctionnalités du calendrier.
Elle ajoute : « Capsule est devenu une partie tout à fait normale de nos activités commerciales au point que je l'utilise comme un verbe - capsuler. Quand je parle à un client ou à un prospect et qu'il me dit ‘rappelle-moi dans un mois’, je peux prendre une note pour ne pas oublier de faire le suivi. Ces relances sont listées comme des « capsules » dans ma liste de tâches quotidiennes. »
Ann s'assure de ne jamais perdre une opportunité en tenant un registre complet de toutes les interactions avec les clients. Elle peut suivre quelles formations les clients ont déjà suivies pour les aider à progresser dans leurs compétences.
Ann dit : « Avec Capsule, nous avons un enregistrement complet de nos formations, ce qui nous permet de savoir qui nous avons formé, quand et combien ils ont dépensé, et avec l'application mobile, je peux accéder à ces informations n'importe où, n'importe quand. »
Exploration des fonctionnalités et des intégrations
Round House Media est une petite équipe composée uniquement d'Ann et de son mari, donc le déploiement du système a été simple. Elle a trouvé l'interface facile à utiliser et a pris plaisir à découvrir de nouvelles façons d'utiliser le système pour aider à simplifier ses processus commerciaux actuels.
Ann a commencé avec le système gratuit et a rapidement compris l'avantage d'investir dans un forfait payant. Ann explique : « Avoir Capsule a tellement simplifié ma vie, nous avons commencé avec la version gratuite et après environ deux semaines, il était évident que nous avions besoin de la version payante. »
“Il y a tellement de fonctionnalités que je sais que je n’utilise pas toutes celles que je devrais. Ça m'a pris pas mal de temps pour commencer à utiliser le pipeline, mais je l’ai trouvé utile pour rassembler et stocker des données sur les clients potentiels.
« J'ai même ajouté mon identifiant Government Gateway et d'autres identifiants à mon profil afin de pouvoir y accéder chaque fois que j'en ai besoin. »
Des fonctionnalités telles que la gestion des contacts, l'organisation des contacts et l'intégration de l'agenda, sont largement utilisées par leur équipe. Mais la fonctionnalité la plus appréciée est l'intégration transparente entre Capsule et leur système téléphonique Circle Loop qui aide à gérer leurs demandes téléphoniques.
“Les intégrations sont excellentes pour gérer notre flux de travail, en particulier lors de l'organisation des documents et des e-mails des clients. En général, elles facilitent nos opérations quotidiennes en rationalisant nos processus de communication et de documentation.”
Ann recherche constamment de nouvelles manières d'implémenter les fonctionnalités de Capsule dans son travail quotidien. Sa prochaine étape est d'explorer les fonctionnalités de projet de Capsule et comment utiliser les projets pour suivre l'avancement du travail client.
Points clés
- Stockage de données sans égal: Ann adore que Capsule lui permette de visualiser tous ses fichiers dans un espace facile d'accès.
- Une meilleure gestion des opportunités: En programmant des rappels pour contacter les clients et les prospects, rien n'est laissé au hasard, ce qui signifie un meilleur potentiel pour cultiver les opportunités commerciales.
- Intégration complète: Avec Capsule, Ann peut intégrer les services dont elle a besoin afin de ne jamais avoir à se soucier du transfert de données importantes.
Conclusion
Capsule a aidé Rough House Media à transformer ses pratiques commerciales en servant d'outil complet pour gérer efficacement le temps et les relations avec les clients.
Avec une intégration transparente et un support client inégalé, cela a énormément aidé Ann et son équipe. Capsule est devenu un atout indispensable dans leurs opérations quotidiennes, offrant un stockage de données sans pareil, une meilleure gestion des opportunités et des capacités d'intégration transparente.
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