Application mobile Capsule

Qu’est-ce que c’est et comment ça marche

L’application mobile Capsule comprend de nombreuses fonctionnalités utiles lors de vos déplacements : consultez et ajoutez des données, passez des appels et effectuez des tâches. Utilisez l’application hors ligne : vos modifications seront synchronisées avec Capsule dès que vous serez de nouveau en ligne.

Comment obtenir l’application :

• App Store
• Google Play

L’application mobile Capsule peut être utilisée par tout utilisateur et est disponible sur iPhone et Android avec :

• iOS 15+
• Android 8+

Comment se connecter

Lorsque vous ouvrirez l’application pour la première fois, vous serez invité à connecter votre compte Capsule. Vous devrez saisir le nom de votre site avant d’entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Comment utiliser les contacts dans l’application mobile

Vous pouvez gérer vos contacts existants, en ajouter de nouveaux et consulter les notes, opportunités, projets et tâches associés à chaque contact. Vous pourrez accéder à vos contacts, que votre appareil soit connecté ou non.

Comment créer des contacts depuis votre téléphone

1. Commencez par appuyer sur l’icône « Contacts » dans la barre de menus.
2. Sélectionnez l’Add newicône située dans le coin supérieur droit de l’écran.
3. Sélectionnez le type de contact à ajouter : une personne ou une organisation.
4. Saisissez les coordonnées de votre contact
5. Appuyez sur « Enregistrer » en haut à droite de l’écran.

Importer les contacts de votre téléphone dans l’application

Vous pouvez importer les contacts de votre téléphone dans Capsule Mobile. Pour importer un nouveau contact :

1. Accédez à Contacts
2. Appuyez sur Add new et sélectionnez Importer un contact.
3. Les possibilités d’importation sont soumises à certaines restrictions, car certaines informations doivent obligatoirement être renseignées. Par exemple, une personne doit avoir un prénom et/ou un nom de famille, tandis qu’une organisation doit avoir un nom.

Le processus d’importation fonctionne de pair avec une application permettant de numériser des cartes de visite sur votre appareil. Grâce à cette application, vous pouvez enregistrer le contact sur votre appareil, puis l’importer dans votre compte à l’aide de l’application mobile Capsule.

Voici quelques exemples d’applications populaires de numérisation de cartes de visite :

• iOS : CamCard ou Contacts+ | Carnet d’adresses
• Android CamCard

Comment modifier un contact

Si vous constatez que vous devez mettre à jour les informations de vos contacts, vous pouvez les modifier individuellement.

1. Appuyez sur l’icône « Contact », puis sur les trois points en haut à droite de l’écran
2. Choisir Modifier une personne/organisation
3. Saisissez vos nouvelles informations et enregistrez vos modifications.

Comment filtrer les contacts

Si vous devez rechercher une liste de contacts associés à un tag spécifique, vous pourrez les retrouver en effectuant une recherche parmi les tags précédemment appliqués :

1. Depuis l’écran ou l’écran Contacts, appuyez sur l’icône Filtrer située en haut à droite
2. Sélectionnez votre type de contact
3. Choisissez vos tags
4. Appuyez sur Appliquer

Comment consigner une activité

1. Commencez par accéder au contact pour lequel vous souhaitez enregistrer une activité.
2. Appuyez sur les trois points en haut à droite de l’écran
3. Appuyez sur Enregistrer une activité, puis choisissez le type d’activité dans le menu déroulant et saisissez vos notes
4. Enregistrer vos modifications

Journalisation des appels

Si vous souhaitez garder une trace des informations échangées au cours d’une conversation, Capsule vous aidera à les consigner.

Identification de l’appelant

Qu’un contact soit enregistré dans le carnet d’adresses de votre téléphone ou uniquement dans la section Contacts de Capsule, la fonction d’identification de l’appelant affichera son nom afin que vous sachiez toujours qui vous appelle.

1. Mettez à jour votre application mobile Capsule et connectez-vous
2. Accédez aux Réglages d’iOS, puis touchez Téléphone. Ensuite, touchez Blocage d’appels et identification et activez l’interrupteur Capsule en le plaçant sur Activé
3. Revenez à l’application mobile Capsule et sélectionnez Paramètres (icône en forme d’engrenage), puis appuyez sur Identification de l’appelant.
4. Appuyez pour accéder à un nouvel écran proposant plusieurs options.
5. Choisissez un pays dont l’indicatif sera utilisé par défaut pour les numéros de téléphone de vos contacts Capsule qui n’en comportent pas. Par exemple, si vos numéros de téléphone sont britanniques, sélectionnez Royaume-Uni (+44).
6. Une fois que vous avez sélectionné un pays, appuyez sur le bouton pour activer l’identification de l’appelant.

Joindre des fichiers

Comme l’application web Capsule, l’application mobile vous permet de joindre des fichiers aux fiches. Lorsque vous utilisez l’application, vous pouvez sélectionner ces fichiers directement depuis votre appareil et les enregistrer dans la fiche correspondante.

1. Commencez par accéder au contact, à l’opportunité ou au projet

2. Appuyez directement sur l’entrée d’activité à laquelle vous souhaitez joindre le fichier. Il peut s’agir d’une note, par exemple.

3. Cliquez sur l’icône en forme de trombone dans le coin supérieur droit de l’écran

4. Choisissez l’emplacement depuis lequel vous souhaitez importer votre fichier (Photos et vidéos, iCloud)

5. Sélectionnez votre fichier, puis appuyez sur Téléverser

6. Une fois le fichier téléversé avec succès, vous le verrez apparaître dans la section Pièces jointes située vers le bas de l’écran

Ouvrir les contacts dans Plans

Vous rendez visite à un client dans ses bureaux ? Appuyez sur le champ d’adresse du contact dans votre application Capsule pour ouvrir votre application de navigation et obtenir l’itinéraire.

Calendrier et tâches

Capsule Mobile comprend un écran de calendrier qui vous permet de consulter vos tâches comme sur le site web. Les tâches arrivant à échéance un jour donné sont signalées par un point vert juste sous la date. Appuyez sur un jour pour afficher le détail des tâches à effectuer ce jour-là. Vous pouvez afficher toutes vos tâches à venir dans une seule liste en appuyant sur l’icône de liste des tâches dans la barre de navigation supérieure de l’écran Calendrier.

• Tâches en retard Sont signalées par un point rouge à côté de l’icône Tâches, dans le coin supérieur droit de l’écran.
• Vues En appuyant sur l’icône des tâches en retard, vous serez redirigé vers une liste de tâches plutôt que vers une vue calendrier. Pour revenir à la vue calendrier, sélectionnez la petite icône de calendrier située en haut à droite de l’écran
• Filtres cette section vous permet de filtrer les tâches attribuées à certains utilisateurs et/ou appartenant à une catégorie de tâches donnée. Lorsque vous appuyez sur Appliquer, vous êtes redirigé vers la liste des tâches affichant les résultats correspondants.
• Modifier/terminer des tâches Pour marquer une tâche comme terminée, ouvrez-la, puis sélectionnez les trois points en haut à droite de l’écran. Choisissez Terminer la tâche

Comment ajouter des opportunités et des projets

L’application mobile Capsule vous permet de créer de nouvelles opportunités où que vous soyez, lors de vos rendez-vous avec des clients.

Opportunités :

1. Commencez par accéder à la section Opportunités
2. Pour ajouter une nouvelle opportunité, cliquez sur l’icône « + » en haut à droite de l’écran, puis saisissez vos informations
3. Enregistrer vos modifications

Projets :

1. Accédez aux sections Projects sections
2. Appuyez sur l’icône [+] en haut à droite de l’écran
3. Saisissez vos informations, puis appuyez sur Enregistrer.

Paramètres de l’application mobile :

La section Paramètres vous permet de définir le comportement de l’application sur votre téléphone. Elle est indépendante des paramètres de compte que vous avez éventuellement configurés auparavant dans votre compte Capsule.

• Quels navigateurs web utiliser lorsque vous cliquez sur des liens
• Application cartographique pour sélectionner des adresses
• E-mail à utiliser pour rédiger des e-mails
• Applications avec lesquelles vous souhaitez passer des appels