Como construir seu primeiro pipeline de vendas com o Capsule

Se você está na liderança de vendas, entende que uma equipe de vendas forte é o coração da sua organização.

Eles são os que habilmente conduzem potenciais clientes pelo funil de vendas, fechando negócios e impulsionando a receita.

Mas aqui está o problema – sem um processo estruturado e repetível, toda a operação de vendas pode se tornar caótica e imprevisível. É aí que um pipeline de vendas bem planejado, alimentado por um software de CRM como o Capsule, é incrivelmente útil.

Neste guia, vamos orientá-lo através dos passos para criar um pipeline de vendas que não só ajuda a sua equipe a navegar pelos obstáculos comuns, mas também simplifica o processo de vendas, tornando mais fácil adicionar novos prospects e aumentar suas taxas de conversão.

Por que um pipeline de vendas é importante

Toda a sua equipe de vendas tem um único objetivo em mente, que é realizar a venda. No entanto, com cada oportunidade surgem desafios. O pipeline de vendas atua como um guia sobre como mover essa venda para mais perto do objetivo da maneira mais eficaz.

Funis de vendas:

• Visualize o processo de vendas: Divida seu processo de vendas em fases lógicas, facilitando para que seus representantes de vendas vejam o panorama geral.
• Forneça orientação: Defina claramente a posição de cada potencial cliente dentro do funil de vendas, oferecendo à sua equipe de vendas um roteiro para suas ações.
• Descobrir gargalos: Identifique imediatamente quaisquer obstáculos no processo, permitindo que você os resolva prontamente.
• Equilibrar cargas de trabalho: Garanta que o trabalho seja distribuído uniformemente entre sua equipe com uma visão clara de quem está encarregado de quê.
• Prever a probabilidade de vendas: Permitir a previsão precisa de vendas concluídas, garantindo uma forte taxa de conversão.

Agora, vamos identificar os passos para criar seu primeiro funil de vendas usando o Capsule.

Passo 1: Configure o seu CRM

Embora você possa acompanhar seu pipeline de vendas em uma planilha, um CRM como o Capsule oferece automação e otimização de fluxo de trabalho que aprimoram significativamente a gestão de suas vendas.

O Capsule CRM oferece valiosas funcionalidades de gestão de pipeline de vendas tais como:

• Múltiplos pipelines: Segmente seu público-alvo em grupos lógicos e crie pipelines personalizados com etapas correspondentes para cada um.
• Funcionalidade de arrastar e soltar: Mova facilmente os prospects entre as etapas do seu pipeline de vendas com um simples clique.
• Visibilidade em tempo real: Identifique instantaneamente problemas de produtividade ou cotas não atingidas dentro do seu pipeline de vendas.
• Gestão de cronograma: Defina cronogramas específicos para cada etapa para garantir que sua equipe trabalhe para manter os negócios ativos.
• Controle de velocidade: Visualize seu pipeline, permitindo que você tome decisões informadas sobre a adição de novas oportunidades de vendas.
• Relatórios ágeis: Acesse relatórios detalhados e filtráveis para aumentar a agilidade da sua organização.

Assista ao nosso vídeo para ver como você pode gerenciar seu pipeline de vendas no Capsule.

Passo 2: Definir etapas-chave

A documentação convencional de fluxo de trabalho pode fazer com que um processo de vendas pareça avassalador. Nosso pipeline de vendas simplifica qualquer processo, dividindo-o em etapas lógicas que chamamos de Marcos.

Os marcos dentro do Pipeline de Vendas servem como etapas distintas no seu processo de vendas, e cada um está associado a uma 'Probabilidade de Ganho', indicando a possibilidade de fechar com sucesso uma Oportunidade. Por padrão, o Capsule fornece marcos iniciais para iniciar sua jornada de vendas, mas você tem a flexibilidade de personalizá-los para alinhar com o fluxo de trabalho da sua empresa.

À medida que as Oportunidades progridem, você pode atualizar os Marcos para refletir o status em evolução delas, normalmente avançando para etapas com maiores probabilidades de sucesso até que a Oportunidade seja ganha ou perdida.

Esta porcentagem de marco, em conjunto com os valores esperados e datas de fechamento para Oportunidades ativas, permite que você projete suas vendas potenciais ao longo do tempo.

Você poderia personalizar suas Metas para algo como:

1. Prospecção: Primeiro você precisa identificar seus potenciais clientes. Sua equipe de vendas deve buscar ativamente por prospectos, seja através da colaboração com sua equipe de marketing ou por iniciativas próprias.
2. Qualificação: Após compilar uma lista de potenciais compradores, sua equipe deve priorizar os leads com base na probabilidade de conversão, na rapidez da possível realização da venda e no valor do negócio. Este passo crucial evita que seus representantes gastem tempo valioso com prospects que podem não estar ativamente buscando sua solução. Vale ressaltar que o estágio de qualificação não necessariamente termina após uma única interação; pode ser necessário várias conversas para compreender completamente a posição de um prospect.
3. Proposta: Nesta fase, seus representantes de vendas devem entender os pontos problemáticos do comprador, permitindo que eles alinhem efetivamente esses desafios com a sua solução e criem uma proposta adequada.
4. Negociação: Após a apresentação da proposta, os representantes de vendas não devem esperar uma venda imediata. Em vez disso, eles podem precisar negociar com vários interessados, responder a uma série de perguntas e discutir objeções.
5. Fechado: O prospecto aceita sua proposta e prossegue para integração ou é deixado de lado para acompanhamento futuro.

Etapa 3: Determinar os comprimentos dos estágios

Not all stages in your sales pipeline will take the same amount of time. Setting a target timeline for each stage helps your sales reps know when to engage with prospects throughout the process. To help with this, when setting up your sales pipeline milestones, you can determine how many days until the opportunity has gone stale. This encourages your team to act on the opportunity before that happens and will highlight when the opportunity has passed that point.

Etapa 4: Identificar taxas de conclusão de etapas

To ensure your sales team has enough to do and is working toward their goals, you should identify average stage completion rates.

This will help you know how many prospects you need in each stage to guarantee a specific number of sales at the end of a period.

For example:

• For every 30 proposals sent, 15 prospects ask to negotiate, and five immediately approve.

You can use Capsule’s win probability percentage tool to set these rates, motivating your reps to keep opportunities moving through the pipeline.

How to customize your sales pipeline Milestones in Capsule

Your sales pipeline may vary depending on your organization, but the key is to simplify the process into manageable stages.

Each column in the Sales Pipeline represents a distinct Milestone within your sales process. Capsule initially populates your Sales Pipeline with default Milestones, but you can easily tailor these Milestones to align with your company's unique workflow. (Note: you’ll need to be an admin on your account to edit your Sales Pipeline and Milestones.)

To customize Milestones, follow these steps:

1. Go to the Account Settings > Sales Pipelines
2. Select the Pipeline where you want to add the Milestone
3. Click the button to Add New Milestone
4. Enter a Milestone name and the percentage for the Probability of winning. Aditionally, you can enter a value for ‘Days Until Stale’
5. Click Save

Step 5: Add relevant tasks and automation

One of the key elements that can significantly enhance your sales process is the addition of relevant tasks and automation.With Capsule, you have a powerful called "Tracks" at your disposal, which can be added to the Milestones in your sales pipeline.

Tracks are essentially a set of tasks that need to be completed at a particular stage before a sales opportunity can progress further. These tasks typically consist of repeatable steps that occur again and again during the sales cycle.

The beauty of incorporating Tracks and automation into your sales pipeline lies in their ability to streamline your workflow and reduce manual intervention.

Here's how they can work together:

• Automated progression: You can set up rules that automatically move a sales opportunity along the pipeline once the associated Track has been completed. This ensures that your sales reps don't need to manually advance each opportunity, reducing the risk of human error and saving valuable time.
• Auto-assignment: Automation can also be used to assign a sales opportunity to the right team member when it reaches a particular stage in the pipeline. This not only optimizes resource allocation but also ensures that the opportunity is in the hands of the most qualified person to carry it forward.

The combination of Tracks and Workflow Automation in Capsule empowers your team to work more efficiently, ensuring that critical tasks are consistently addressed and that sales opportunities move through the pipeline in a structured and predictable manner. This not only boosts productivity but also improves the overall customer experience, as prospects receive more timely and targeted interactions from your team.

By implementing this step, you aren’t only simplifying the sales process but also increasing the likelihood of successfully converting prospects into satisfied customers. Automation, when used right, can be a game-changer for your sales pipeline, freeing up your team's time to focus on what they do best – building relationships and closing deals.

Step 6: Establish a routine for pipeline management and reporting

Now that you have your sales pipeline structured and running smoothly, it's essential to establish a routine for pipeline management.

A well-organized routine ensures that your sales team can effectively navigate the pipeline, and you, as a sales leader, can make informed decisions. Capsule provides a host of features and insightful reports to help you achieve this:

• Activity reports: These reports reveal how your team is performing, including the number of calls made and comparisons of sales activity types and volumes side by side.
• Sales pipeline forecasting: With Capsule, you can quickly gauge the health of your sales pipeline using various pipeline reports, such as Pipeline Forecast, Pipeline by Owner, Pipeline by Team, and Pipeline Growth. These reports offer a bird's-eye view of your sales prospects, helping you anticipate future trends and make strategic decisions.
• Sales performance: Capsule's sales analytics tool helps you to track where time is being spent and compare it to the number of sales generated. You can even identify sales activities that are performing exceptionally well, providing insights into individual performance and valuable information about which strategies are most effective.

You should also encourage your team to check the pipeline daily, ensuring stages are filled and opportunities are on the right track. A well-maintained pipeline benefits both your team and your organization.

Your roadmap to success

Building your first sales pipeline may seem like a daunting task, but with the right CRM, like Capsule, and a well-structured approach, you can improve your sales management process, forecast sales accurately, and set your team up for long-term success.

The modern world of data and technology has made sales management more accessible and less stressful than ever before. Embrace the power of a robust data set, a well-designed sales pipeline, and an efficient CRM to ensure your organization's success. Try Capsule free for 14 days.