Envio de e-mails e modelos de e-mail

Além de armazenar seus e-mails no Capsule, você também pode vincular sua própria conta de e-mail e começar a enviar e-mails para seus contatos diretamente dentro do Capsule, poupando a troca para o seu cliente de e-mail e tornando seu fluxo de trabalho ainda mais suave. Atualmente, o Capsule suporta o envio de e-mails a partir de contas do Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 e Outlook.

Conectando seu Correio Pessoal

Cada usuário na conta precisa conectar sua própria conta de e-mail ao Capsule. Para isso, você precisará seguir os passos abaixo dependendo de onde seu correio eletrônico está hospedado. Isso pode ser em uma conta Google ou Microsoft, ou se estiver hospedado em outro lugar - através de SMTP. Cobrimos ambos os métodos abaixo.

Configurando uma caixa de correio hospedada pela Microsoft ou Google

1. Vá para My PreferencesMy Mailbox Connections
2. Selecione se deseja conectar uma conta Google ou Microsoft
3. Siga os passos para selecionar a conta de e-mail que deseja conectar e conceda as permissões para permitir o envio de e-mails através do Capsule
4. Algumas contas do Google podem exibir uma caixa de seleção para permitir que o Capsule "envie e-mails em seu nome". Se isso for exibido, você precisa marcar esta caixa de seleção antes de clicar em Continuar para enviar e-mails através do Capsule.

Configurando uma caixa de correio usando SMTP

Recurso disponível em todos os planos pagos

If your mailbox is not hosted by either Microsoft or Google, you can still set it up to send emails through Capsule. This is done through a SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) connection.

1. Vá para My PreferencesMy Mailbox Connections

2. Selecione a opção para Enviar e-mails com outro provedor de e-mail usando SMTP

3. Insira as informações para a caixa de correio que deseja conectar

• E-mail: O endereço de e-mail do qual você deseja enviar e-mails
• Senha: A senha para acessar o endereço de e-mail
• Nome de usuário: Este é o nome de usuário para a sua caixa de correio e depende do seu provedor/configuração de e-mail. Geralmente é o próprio endereço de e-mail, então se for esse o caso, você pode deixar este campo em branco.
• Host & Porta: Esses detalhes são geralmente encontrados nas configurações da sua caixa de correio. O local exato varia dependendo do seu provedor de e-mail - por isso, recomendamos verificar primeiro a documentação de suporte deles.
  
  Seus detalhes podem ser o servidor de saída na documentação deles.
  
  Às vezes, o número da porta é combinado com o domínio do host. Por exemplo, em smtp.example.com:556 - o Host é smtp.example.com e o número da Porta é 556. Você não precisa do dois-pontos.
  
  Se ainda estiver com dificuldades para encontrar essa informação, você também pode nos enviar um e-mail para support@capsulecrm.com.

4. Depois de adicionar todos os detalhes da caixa de correio, clique em Salvar para completar a conexão.

Enviando um e-mail

Uma vez que sua conta de e-mail estiver conectada, você poderá enviar e-mails diretamente de um registro de Contato. Para fazer isso, abra o registro de Contato relacionado ao seu e-mail e clique no botão Enviar e-mail no topo da seção de atividades. Isso abrirá uma nova janela de composição.

O endereço De: será definido automaticamente como a conta de e-mail que você conectou. O endereço Para: será preenchido automaticamente com o primeiro endereço de e-mail no registro do contato. Se o contato tiver mais de um endereço de e-mail em seu registro, você pode clicar no menu suspenso de endereços de e-mail no campo Para: e selecionar um endereço de e-mail diferente.

Se você deseja adicionar mais destinatários ao seu e-mail, clique no link Cc Bcc à direita do campo Para para ativar os campos Cc e Bcc. Clique em qualquer um dos campos e procure pelos contatos que deseja adicionar, depois clique no contato nos resultados da pesquisa para adicioná-lo como destinatário. Quando começar a compor seu e-mail, os campos Cc e Bcc estarão ocultos novamente, mas você pode reativá-los usando a mesma opção acima ou clicando na pílula mostrada no campo Para. Se desejar remover um contato, basta clicar no x ao lado do endereço de e-mail dele.

Adicione o seu Assunto e Mensagem e utilize os botões de formatação na parte inferior do compositor para adicionar formatação à sua mensagem.

Os e-mails enviados serão salvos normalmente na respectiva pasta de enviados no Gmail ou Outlook, para que você possa sempre revisar o que foi enviado verificando diretamente seus itens enviados.

O número máximo de e-mails que você pode enviar por dia é baseado nos limites estabelecidos pelo Google e Microsoft. Você pode ler mais sobre os limites de envio do Google Workspace aqui e os limites de envio do Microsoft 365 aqui.

Enviando e-mails a partir de Oportunidades e Projetos

Além de poder enviar e-mails a partir dos registros de Contato, você também pode enviar e-mails diretamente dos registros de Oportunidade e Projeto da mesma forma. Se você enviar um e-mail a partir de uma Oportunidade ou Projeto, o endereço de e-mail padrão para o campo Para: será o primeiro endereço de e-mail disponível para o contato principal nesse registro. Você pode alterar isso para qualquer um dos outros endereços de e-mail do contato principal clicando no endereço no campo Para: e selecionando outro endereço.

Inserindo campos

Você pode inserir campos nos seus e-mails que irão buscar dados do registro em que você está e preencher seu e-mail com esses campos. Você pode adicionar campos no campo Assunto e no campo Mensagem. Para fazer isso, simplesmente posicione o cursor onde você deseja adicionar o campo e então clique no menu Inserir Campos na parte inferior da página e selecione o campo que gostaria de adicionar. Você verá uma prévia do texto que será adicionado a partir do perfil. Isso é útil para tornar os e-mails mais personalizados, adicionando detalhes como o nome da Organização.

Além de poder adicionar campos associados ao contato, você também pode adicionar campos do Remetente que puxam informações do seu próprio perfil no Capsule. Isso pode ser particularmente útil para Administradores ao criar modelos de e-mail, pois o modelo então adicionará as informações relevantes de cada remetente. Isso pode ser usado como parte da assinatura de e-mail de cada usuário, por exemplo, adicionando dinamicamente o nome e o cargo do remetente.

Campos podem ser adicionados a e-mails enviados a partir de registros de Contato, Oportunidades e Projetos. Os campos disponíveis são os seguintes:

Campos de contato

• Primeiro nome
• Sobrenome
• Nome completo
• Cargo
• Nome da Organização

Campos do remetente

• Nome do Remetente
• Sobrenome do Remetente
• Cargo do Remetente
• Número de Telefone do Remetente

Campos de oportunidade

• Nome da Oportunidade
• Data Prevista de Fechamento
• Data de Encerramento

Campos do projeto

• Nome do Projeto
• Data de Encerramento

Uma vez que seu e-mail estiver pronto para ser enviado, você pode clicar na opção Visualização localizada na parte inferior direita do editor para ver como seu e-mail ficará com os dados de todos os campos adicionados.

Uma vez que esteja pronto para enviar, clique em Enviar e o e-mail será enviado.

Como usar o Assistente de E-mail AI

Ao enviar e-mails, você pode usar o Assistente de Conteúdo AI para ajudá-lo a escrever e-mails relevantes em segundos, com o toque de um botão.

Diga ao nosso assistente sobre o que você quer escrever, selecione o tipo de e-mail, o tom e ele fará o resto por você. Ele gerará conteúdo que seus clientes vão querer abrir.

Para usar o Assistente de Conteúdo AI:

1. Clique para Enviar Email para um Contato, Projeto ou Oportunidade.
2. Na janela de composição, use o ícone da Caneta Mágica no canto inferior direito para iniciar o Assistente de Conteúdo AI.
3. Neste ponto, a janela de composição mudará de cor e serão exibidos um conjunto de menus suspensos e um prompt de texto.
4. Escolha o comprimento do e-mail e o tom (amigável, profissional etc.) que deseja usar e, em seguida, use a área de texto para digitar um comando para o que você gostaria que o e-mail dissesse.
5. Clique no botão para Gerar Conteúdo e nosso Assistente de Conteúdo AI criará um e-mail baseado nas suas opções selecionadas e no prompt.
6. Neste ponto, você pode ajustar o conteúdo gerado se desejar e então usar o botão para Inserir Conteúdo a fim de adicioná-lo ao seu e-mail.

Quais são as cotas para o Assistente de Conteúdo de IA?

Existe um limite para quantas vezes você pode gerar conteúdo usando o Assistente de Conteúdo AI, dependendo do plano em que você está:

Adicionando assinaturas

Você pode criar uma assinatura para cada conta de e-mail que conectar ao Capsule para evitar adicioná-la manualmente todas as vezes. Para fazer isso, vá até Minhas Preferências > Conexões da Minha Caixa de Correio e clique em Adicionar Assinatura na sua Caixa de Correio conectada. Na janela de composição, crie sua assinatura de e-mail. Você pode colar imagens diretamente no compositor e adicionar formatação usando as opções na parte inferior da tela. Quando estiver satisfeito com sua assinatura, clique em Salvar.

Você pode já ter uma assinatura de e-mail configurada no seu cliente ou serviço de e-mail, caso em que você pode copiar/colar a assinatura completa no Capsule em vez de recriá-la manualmente. Aqui está um exemplo de como isso é feito no Gmail

Uma vez que você tenha criado uma assinatura, ela será automaticamente adicionada a todos os e-mails que você enviar dessa conta de e-mail através do Capsule. Você não verá a assinatura ao compor seu e-mail, mas pode clicar em pré-visualização no compositor para ver como seu e-mail ficará com a assinatura aplicada.

Excluindo assinaturas

Se você deseja remover sua assinatura, pode fazer isso acessando Minhas Preferências > Minhas Conexões de Caixa de Correio e clicando em Editar Assinatura na sua Caixa de Correio conectada e excluindo a assinatura do compositor e clicando em Salvar.

Adicionando assinaturas a caixas de correio compartilhadas

Os administradores da conta também podem configurar assinaturas para caixas de correio compartilhadas. Isso é feito acessando Configurações da Conta > Conexões de Caixa de Correio e clicando em Adicionar Assinatura na caixa de correio relevante. Novamente, isso abre uma janela de composição onde você pode criar sua assinatura. Imagens podem ser coladas diretamente no compositor e você pode adicionar formatação usando as opções na parte inferior da tela. Uma vez satisfeito com a assinatura, clique em Salvar e a assinatura está pronta para ser usada.

Quando um usuário muda da sua própria conta de e-mail para uma caixa de correio compartilhada, a assinatura mudará automaticamente com base na conta de e-mail da qual estão enviando.

Modelos de E-mail

Modelos de e-mail estão disponíveis apenas para contas pagas.

Se você envia e-mails semelhantes para diferentes Contatos com frequência, tem a opção de criar Modelos para acelerar seu processo. Eles permitem que você selecione rapidamente um modelo de e-mail ao visualizar um registro de contato e importe todos os campos relevantes desse registro, tornando seu contato rápido e personalizado.

Cada plano tem seu próprio limite de quantos modelos de e-mail você pode configurar:

Criando Modelos de E-mail

Os modelos só podem ser configurados pelos Administradores. Para criar um modelo de e-mail, vá até Configurações da Conta > Modelos de Email e clique no botão para Adicionar Modelo.

Dê um nome ao modelo para ajudar a identificá-lo quando estiver selecionando-os no compositor de e-mails. Escolha um nome que faça sentido para todos os Usuários da conta. Em seguida, assim como ao compor um e-mail individual, adicione sua linha de Assunto e Mensagem e aplique qualquer formatação usando as opções de formatação na parte inferior. Use o botão Inserir campos para adicionar campos ao modelo.

O Outlook e alguns outros clientes de e-mail usam a linha de assunto de um e-mail para identificar a qual cadeia de mensagens ele pertence. Isso pode resultar em e-mails com o mesmo assunto sendo agrupados, o que por sua vez resulta em serem armazenados no contato errado no Capsule. Se você encontrar esse problema, pode resolvê-lo tornando suas linhas de assunto únicas, talvez adicionando o nome do contato como parte do assunto também. Você pode fazer isso adicionando um campo diretamente na linha de assunto do seu modelo de e-mail, para que cada e-mail enviado tenha um assunto único.

Usando Modelos de E-mail

Quando você abrir a janela de composição de e-mail em um registro de contato, notará um botão de Modelos no canto inferior direito da janela modal. Ao clicar nele, será exibida uma lista de modelos disponíveis. Selecione um modelo para adicioná-lo ao compositor. Quaisquer campos que você tenha adicionado ao modelo serão preenchidos com os dados do registro de contato, permitindo que você envie o mesmo e-mail para diferentes contatos, mas de forma personalizada cada vez.

Adicionando Conexões de Caixa de Correio Compartilhada

As Conexões de Caixa de Correio Compartilhada estão disponíveis apenas para contas pagas.

Se a sua equipe envia e-mails de um endereço de e-mail compartilhado, como support@ ou sales@, você pode adicionar esta conta de e-mail para permitir que todos os usuários do Capsule enviem e-mails a partir desse endereço. Como isso afeta todos os usuários, apenas os Administradores da conta podem configurar isso.

Se você é um Administrador, pode adicionar uma caixa de correio compartilhada acessando Account SettingsMailbox ConnectionsShared Mailbox Connections

Você precisará então configurar a conexão dependendo do tipo de caixa de correio que possui. O processo para conceder permissões será o mesmo de quando você configura uma caixa de correio hospedada pela Microsoft ou Google ou configura uma caixa de correio usando SMTP.

Uma vez feito isso, os usuários da conta poderão selecionar este endereço de e-mail no campo De: em qualquer e-mail que enviarem. Se eles não tiverem uma caixa de correio conectada, então os e-mails serão enviados do correio compartilhado por padrão.

Cada plano tem seu próprio limite de quantas caixas de correio compartilhadas você pode configurar: