Gerenciamento de usuários

Funções do usuário

As funções do usuário permitem determinar quais usuários podem fazer alterações no nível da conta, como adicionar novos usuários e criar campos personalizados. Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, as funções do usuário também podem ser usadas para restringir o acesso a registros na conta. Saiba mais sobre as diferentes funções do usuário abaixo.

Usuário restrito

Os usuários restritos só têm acesso aos registros atribuídos a eles mesmos. Eles podem visualizar, editar e excluir qualquer registro que tenha sido atribuído a eles. Os usuários restritos só verão as tarefas que lhes forem atribuídas. Eles não têm acesso a registros não atribuídos.

Usuário-padrão

Os usuários-padrão têm acesso a todos os registros não atribuídos, bem como a todos os registros atribuídos à(s) equipe(s) à(s) qual(is) pertencem.

Se não forem atribuídos no Capsule ou forem atribuídos apenas a um responsável e não a uma equipe, os registros ficarão visíveis para todos os usuários-padrão. Será necessário atribuir os registros a uma equipe para restringir a visibilidade desses registros.

Os usuários-padrão e os administradores verão todas as tarefas no Capsule. Se não tiver acesso ao registro ao qual uma tarefa está vinculada, o usuário verá apenas a descrição da tarefa.

Administrador

Os administradores têm acesso a todos os registros de uma conta. Eles também podem:

• Definir as configurações da conta, incluindo a edição de etiquetas, adição de campos personalizados, modelos de metas e trilhas de oportunidades.
• Adicione, edite e remova outros usuários.
• Excluir contatos em massa.
• Gerenciar automações de fluxo de trabalho.

Superadministrador

O superadministrador tem o mesmo nível de acesso que um administrador. Além disso, o superadministrador é responsável por:

• Garantir que os usuários cumpram os Termos do cliente.
• Pagar a assinatura mensal, se você estiver em um plano pago.
• Restaurar registros que foram excluídos acidentalmente.
• O Capsule atribui automaticamente a função de superadministrador à pessoa que abre sua conta.

Saiba mais sobre as responsabilidades do superadministrador.

Como controlar o acesso do usuário

As diferentes funções do usuário, disponíveis nos planos Growth, Advanced e Ultimate, permitem controlar facilmente o acesso dos usuários aos registros da sua conta.

Por exemplo, talvez você queira que um usuário tenha acesso total a todas as áreas do Capsule e que outro usuário tenha acesso apenas aos registros atribuídos diretamente a ele. Isso pode ser feito por meio de uma combinação de funções do usuário e equipes.

Como os controles de acesso podem trabalhar para você

Aqui estão algumas ideias de como usar os controles de acesso na sua empresa.

Terceirização - As empresas geralmente terceirizam o trabalho com prestadores de serviços que precisam acessar algumas áreas de uma conta, mas não todas. Configurar os contratados como usuários restritos significa que eles só terão acesso aos registros atribuídos diretamente a eles.

Departamentos - As empresas que têm vários departamentos geralmente descobrem que os contatos e clientes potenciais são importantes para determinado departamento, mas não são relevantes para outro. Use o Teams para agrupar seus usuários e atribuir registros diretamente ao departamento deles. Usuários-padrão terão acesso aos registros atribuídos a uma equipe da qual fazem parte, bem como a todos os registros não atribuídos na conta.

Vendas - Os vendedores geralmente só querem e precisam de acesso aos seus próprios registros. Optar pela função de Usuário restrito significa que ele só verá os registros que lhe pertencem.

Gerência - A gerência pode ter contatos confidenciais para os quais queira impedir o acesso de outros usuários do Capsule. Atribua esses registros confidenciais a uma equipe de gerenciamento dedicada. A configuração de membros da equipe de gerenciamento como Administradores também dará a eles acesso total a todas as áreas da conta, inclusive às configurações da conta.

Como adicionar um novo usuário

Se quiser convidar um novo usuário a participar da sua conta, acesse:

1. Configurações da conta > Usuários e equipes
2. Adicionar novo usuário

Ao adicionar um novo usuário, você:

• Digitará os dados do usuário, incluindo o endereço de e-mail e o nome de usuário.
• Especifique a função do usuário e os direitos de exportação.
• Se você estiver em um plano com recursos de controle de acesso, poderá adicionar o usuário diretamente a uma equipe nessa etapa.
• Conclua clicando no botão para Convidar usuário.

O novo usuário receberá um convite para participar do Capsule por e-mail. Aqui, ele receberá seu nome de usuário e deverá criar sua própria senha. Ele também receberá um link para acessar a conta

Depois que o novo usuário for adicionado, o Capsule enviará um e-mail automático notificando o superadministrador de que a assinatura mensal será aumentada.

Direitos de exportação do usuário

Os usuários-padrão com permissões de exportação podem exportar listas de contatos, projetos e oportunidades. Os administradores com permissões de exportação também podem exportar uma conta reserva.

As permissões de exportação podem ser definidas ao adicionar ou editar um usuário. Para fazer isso:

1. Vá para Configurações da conta > Usuários e equipes
2. Clique no nome do usuário que deseja editar
3. Marque ou desmarque a caixa Permitido exportar registros para CSV, Excel ou vCard.

Como alterar um usuário

Se uma pessoa deixar a empresa e outra começar, talvez você queira alterar o usuário que está configurado no Capsule. Em vez de alterar o nome de usuário e o endereço de e-mail do usuário existente, é melhor adicionar o novo usuário à conta primeiro e, em seguida, remover o que está saindo. Isso garante que o histórico no Capsule permaneça preciso e atribuído ao usuário correto.

Ao remover a pessoa que está saindo, é preciso reatribuir as tarefas, os contatos, os projetos e as oportunidades em aberto para outra pessoa. Adicionar o novo usuário primeiro significa que você pode facilmente reatribuir qualquer trabalho em andamento a ele.

A nota de saída e o histórico de e-mail serão mantidos na conta. Portanto, não há necessidade de se preocupar com a perda de dados.

Como excluir um usuário

Você pode remover um usuário da conta:

1. Vá para Configurações da conta > Usuários e equipes

2. Clique no menu de seta ao lado do menu "Editar detalhes do contato" e selecione a opção Excluir

   

A exclusão de um usuário reduz o custo da assinatura. Quando um usuário é excluído, todo o histórico que ele inseriu, como e-mails e notas, será mantido. Todas as tarefas, projetos, oportunidades e contatos abertos atualmente atribuídos ao usuário serão reatribuídos a um usuário de sua escolha.

Como suspender um usuário

Quando você suspende um usuário, o usuário e suas tarefas associadas permanecerão no Capsule, mas ele não poderá fazer login.

Você pode suspender um usuário da seguinte forma:

1. Vá para Configurações da conta > Usuários e equipes

2. Clique no menu de seta ao lado do menu "Editar detalhes do contato" e selecione a opção Suspender

   

Para reverter a suspensão, siga o mesmo processo, mas, desta vez, selecione Restaurar usuário.

Como alterar uma função de usuário

Com o tempo, pode ser necessário alterar a função de um usuário na conta do Capsule. Para alterar a função de um usuário:

• Vá para Configurações da conta > Usuários e equipes
• Clique no nome do usuário cuja função deseje alterar.
• Em Função, selecione a função apropriada > Salvar.