Cuando preguntamos a nuestros clientes qué necesitan al integrar QuickBooks con su CRM es que tanto el CRM como la integración deben ser rápidos de configurar y fáciles de usar, la sincronización debe ser fluida y esto debe ahorrar tiempo y dar más claridad al negocio.
Muchos CRM afirman tener una integración con QuickBooks. Pero ten cuidado, no todas las integraciones son fáciles de configurar ni tienen las funciones que necesitas. Muchos sólo se integran a través de una aplicación de terceros, lo que implica costos adicionales. Querrás elegir uno que sea fácil de configurar y de usar, pero que también haga todo lo que necesitas.
Primero, veamos los beneficios de integrar QuickBooks con un CRM, y luego veremos algunos de los mejores CRM que se integran con QuickBooks y QuickBooks Online, y cómo los calificaron los clientes.
Ventajas de integrar QuickBooks con un CRM
QuickBooks organiza las finanzas de tu empresa al ayudarte a hacer un seguimiento de las compras y los pagos, así como de la situación financiera de tu negocio. Pero no te ayuda activamente a gestionar a tus clientes potenciales y clientes actuales. Por lo tanto, cuando quieras empezar a aumentar las ventas y ofrecer un servicio personalizado a tus clientes, es importante conectar QuickBooks con un CRM.
QuickBooks Online no está optimizado para las relaciones con los clientes
QuickBooks organiza las finanzas de tu empresa al ayudarte a hacer un seguimiento de las compras y los pagos, así como de la situación financiera de tu negocio. Pero no hace mucho para ayudarte a gestionar a tus clientes potenciales y clientes actuales. Por lo tanto, cuando quieras empezar a aumentar las ventas y ofrecer un servicio personalizado a tus clientes, es importante conectar QuickBooks con un CRM.
Cuando lo hagas, lo que sabes de tus clientes cobrará vida. Sabrás en qué punto del proceso de compra se encuentran. Podrás registrar las preferencias de comunicación y elaborar un historial de conversaciones. Podrás asegurarte de que alguien de tu equipo se responsabiliza de esa relación. Y se trata de una vista de 360 grados a la que todos los miembros de tu equipo podrán tener acceso.
Tu ciclo de ventas será más corto
QuickBooks puede resultar complicado cuando hay demasiadas personas implicadas. Incluso puede causar cuellos de botella durante la fase de facturación y estimación. Cuando no estás cumpliendo con las exigencias de tu ciclo de ventas, es señal de que necesitas un CRM especializado. Al integrar QuickBooks con un CRM, podrás cotizar y hacer un seguimiento de los prospectos de inmediato. Esto acelerará el ciclo de ventas y fidelizará a los nuevos clientes antes de que se vayan a otro sitio.
Puedes omitir varias entradas de datos
Limitar la cantidad de datos introducidos es imperativo para cualquier operación empresarial. Cuando integras un CRM, puede introducir información de clientes actuales, clientes potenciales y vendedores una sola vez al sincronizarla con tu cuenta de QuickBooks.
Introducir estos datos una sola vez no sólo es cómodo, sino que reduce la posibilidad de errores en la introducción de datos.
Incluir sólo a clientes de pago en los libros
Gestionar un puñado de clientes potenciales en QuickBooks puede resultar complicado. Convertir a todos los clientes potenciales es una bonita idea, pero no es una realidad. Si mantienes a tus clientes potenciales por separado de tu negocio actual, tu productividad aumentará y tu contable lo agradecerá.
Los CRM ayudan a los empresarios a tener una visión de conjunto
Un software de CRM integrado ofrecerá una vista completa de los datos de los clientes que QuickBooks no puede proporcionar. La mayoría de las plataformas incluyen una vista de 360 grados de los presupuestos abiertos, saldos, reembolsos, pagos, pedidos, recibos y otra información pertinente. Cuando tienes acceso a toda esta información en una sola aplicación, puedes utilizarla para agilizar las negociaciones, evitar retrasos en los pagos y atender necesidades futuras.
Todos tendrán acceso seguro
Algunas organizaciones tienen sus razones para no querer que todos los miembros del equipo tengan acceso a sus datos contables. El uso de un CRM integrado permite a los equipos acceder a la información de los clientes potenciales y compartir listas sin que todo el mundo tenga acceso a QuickBooks. Los miembros del equipo pueden utilizar un CRM integrado para crear y enviar estimados a los clientes, acelerar todos los aspectos del ciclo de ventas y mejorar la experiencia general del cliente.
Las plataformas de CRM pueden incluso reflejar estos datos en QuickBooks y crear reglas para potenciar o limitar los permisos individuales. La facilidad de acceso puede permitir a los empresarios delegar tareas, mantener el control y ahorrar tiempo.
7 CRM que se integran con QuickBooks
Ahora que hemos mencionado lo que obtendrá al elegir un CRM que se conecte con QuickBooks, echemos un vistazo a los CRM mejor calificados.
1. Capsule
Capsule es un CRM inteligente, sencillo, fácil de usar y también muy adaptable a las necesidades de cada empresa. La integración de QuickBooks Online que ofrece Capsule es sencilla, rápida de instalar y fácil de usar. Los últimos comentarios son positivos y elogian a Capsule por lo fácil que es configurar y sincronizar la integración.
“Capsule realmente te hace la vida más fácil y es una forma estupenda y eficaz de gestionar a los clientes. También garantiza que no omitas ni un paso a la hora de gestionar a los clientes y tu flujo de trabajo. El uso de la aplicación es sencillo e intuitivo, lo que significa que puedes ponerte a hacer las cosas que te gustan.
”
Si ya tienes clientes y proveedores en QuickBooks Online y deseas empezar rápidamente con un CRM, esta integración importará automáticamente esos contactos en unos cuantos clics. Una vez conectados, podrás añadir oportunidades de venta a esos contactos, seguir el hilo de las comunicaciones y cultivar esas relaciones.
Una vez que esté en funcionamiento, puedes elegir qué contactos sincronizar para que QuickBooks Online no se llene de clientes potenciales y contactos de marketing por correo electrónico. Capsule actualizará automáticamente los registros en QuickBooks Online.
A medida que esas ventas empiecen a llegar, podrás crear fácilmente una factura una vez que la venta se haya concretado. Un vínculo fluido desde Capsule llena automáticamente el formulario de la factura en QuickBooks Online.
¿Qué información financiera puedes ver exactamente en Capsule? Podrás ver estimaciones y cotizaciones, así como el valor del tiempo de vida del cliente (LTV), el historial de facturas y el valor de los importes atrasados o pendientes, junto con los datos de contacto y el historial de comunicaciones. Esto te facilita obtener una vista completa de tus clientes y sus cuentas.
Más adecuado para: Usuarios de QuickBooks que buscan empezar de forma rápida y sencilla con un CRM asequible y equipos de ventas que buscan un CRM menos complejo y flexible que se integre a la perfección con soluciones de contabilidad como QuickBooks.
Calificación de la tienda de QuickBooks: 4,5/5 (53 valoraciones)
¿Listo para empezar una prueba gratuita de 14 días de Capsule?
Visite QuickBooks Marketplace y utilice el botón "Obtener aplicación ahora" para empezar hoy mismo.
2. Método
Method está estrechamente integrado con QuickBooks y funciona con todas las versiones de QuickBooks, incluso con las versiones de QuickBooks Desktop. Method sincroniza la mayoría de los registros de QuickBooks con el CRM, como los de clientes, facturas y pagos. Los presupuestos y las facturas pueden crearse fácilmente con Method.
Los comentarios más recientes mencionan la excelente atención al cliente de Method.
“Su equipo conoce muy bien su solución y es muy práctico y rápido a la hora de brindar asistencia técnica. ¡Gran aplicación!
”
Si necesitas este nivel de integración con QuickBooks, es una buena opción, pero la complejidad tiene un costo, ya que es uno de los CRM más complejos de dominar y personalizar, y también es una de las opciones más caras de esta lista.
Más adecuado para: Empresas que utilizan mucho QuickBooks y están dispuestas a invertir tiempo y dinero en las posibilidades de personalización.
Calificación de la tienda de QuickBooks: 4,8/5 (1607 valoraciones)
Capterra: clasificado en 2022 como Favorito emergente en la lista corta de software de CRM de Capterra con una puntuación global de 74.
3. Insightly
El flujo de registro de Insightly no es tan fluido como el de Capsule o Method. Con las otras dos integraciones puedes registrarte rápidamente en la tienda de aplicaciones de QuickBooks, pero con Insightly, primero tienes que registrarte para obtener una cuenta Insightly y luego instalar y conectar la integración de QuickBooks dentro de Insightly.
Las reseñas recientes suelen ser negativas y muchas se centran en el costo, la asistencia técnica y la falta de integración real.
“No había asistencia técnica, a menos que pagara el doble del precio de lista. La aplicación no tiene una verdadera integración con QBO. Introduces manualmente los contactos en Insightly.
”
Una vez conectada la integración, hay que vincular manualmente los contactos entre Insightly y QuickBooks Online, no es automático. Cuando dispongas de datos vinculados, podrás ver información financiera sobre los clientes, como el LTV, el historial de facturas, las estimaciones y el valor de los importes atrasados o pendientes. El problema es que, una vez establecido este vínculo, los datos no se mantienen sincronizados. No es lo único que falta: tampoco hay una forma sencilla de crear facturas. Si tener una integración que sea fácil de configurar y que se mantenga sincronizada es esencial para tu negocio, entonces tal vez sea mejor buscar otro CRM.
Al igual que los demás CRM de nuestra lista, Insightly te proporcionará el historial completo de un cliente para que tu equipo pueda conocer mejor con quién está tratando y ofrece un conjunto de herramientas de marketing y gestión de proyectos (con costo).
Más adecuado para: Empresas que desean funciones de gestión de proyectos en su plataforma CRM y en las que el presupuesto no es tan importante.
Calificación de la tienda de QuickBooks: 4,4/5 (232 valoraciones)
Capterra: clasificado en 2022 como Jugador establecido en la lista corta de software de CRM de Capterra con una puntuación global de 77.
4. Salesforce
Intuit ha lanzado recientemente su propia integración de Salesforce y QuickBooks. La integración se centra en la creación automática de facturas cuando se obtiene una oportunidad de venta. Se trata de un enfoque limitado y, como resultado, se pierde la funcionalidad que ofrecen otros CRM, como la sincronización de los datos del cliente y una vista de 360 grados del registro del cliente en el CRM. Esta funcionalidad limitada ya se ha señalado en la primera revisión en el mercado.
“El conector funciona según lo previsto y hace bien su trabajo. Será una herramienta muy útil cuando se amplíen sus funciones.
”
Más adecuado para: Empresas con mucho dinero que desean la complejidad de Salesforce y no les importa la funcionalidad limitada de la integración con QuickBooks.
Calificación de la tienda de QuickBooks: 2,6 (9 valoraciones)
Capterra: clasificado en 2022 como Mejor desempeño en la lista corta de software de CRM de Capterra con una puntuación global de 96.
5. Copper
Aunque la integración de Copper no aparece en la tienda en línea de QuickBooks, parece bastante fácil de configurar, con algunas opciones de personalización sobre la cantidad de información que se muestra. Sin embargo, lo que no hace es extraer los datos de los contactos de QuickBooks, así que, a menos que ya hayas decidido utilizar Copper como tu CRM y tengas contactos en él, la integración no servirá de mucho.
La propia integración muestra información similar a la de otros CRM que hemos mencionado. Las facturas de QuickBooks asociadas a un cliente potencial, persona, empresa u oportunidad en una sección junto a ese registro. Puede sorprender entonces que no haya forma de crear fácilmente una factura o un presupuesto.
Más adecuado para: Empresas a las que no les importa hacer el esfuerzo adicional de mantener manualmente actualizados los registros de clientes en ambos sistemas.
Calificación de la tienda de QuickBooks: No aparece en la tienda.
Capterra: clasificado en 2022 como Favorito emergente en la lista corta de software de CRM de Capterra con una puntuación global de 81.
6. HubSpot
La integración de HubSpot aparece en la tienda en línea de QuickBooks, pero se ha creado a través de un tercero. Eso no significa necesariamente que sea malo o que no sea tan bueno como una integración nativa, pero sí significa que tendrás que pagar más por la integración (los precios de SyncQ van desde 29 USD POR de QucikBooks al mes). Y a menos que ya hayas decidido que es la combinación adecuada para ti, no te da mucho margen para probarla antes de comprar. Es difícil evaluar esta integración basándose en testimonios, ya que hasta ahora sólo ha recibido una reseña.
Dicho esto, la integración ofrece una funcionalidad similar a la que obtienes de Capsule y Method: aporta estimaciones y cotizaciones, puedes crear fácilmente una factura una vez finalizada la venta, aporta datos contables como el valor del tiempo de vida del cliente y el estado de la factura, y sincroniza los contactos. Con Capsule y Method, no tienes que pagar extra para beneficiarte del uso de la integración, mientras que con HubSpot sí.
Más adecuado para: Empresas que no necesariamente quieren conectar todo con su cuenta de QuickBooks Online de inmediato y quieren un tiempo para jugar con un CRM por su cuenta antes de decidir si es adecuado para ellos.
Calificación de la tienda de QuickBooks: 3,6/5 (17 valoraciones)
Capterra:clasificado en 2022 como Favorito emergente en la lista corta de software de CRM de Capterra con una puntuación global de 83.
7. Pipedrive
La integración de Pipedrive es muy similar a la de HubSpot y está creada por el mismo desarrollador externo. Así que, de nuevo, tendrás que pagar, no sólo por tu suscripción al CRM, sino también por la integración (los precios de SyncQ van desde 15 USD por usuario al mes).
Una vez más, la funcionalidad es similar a lo que cabría esperar: aporta estimaciones y cotizaciones, se puede crear una factura una vez finalizada la venta, aporta datos contables como el valor del tiempo de vida del cliente y el estado de la factura, y sincroniza los contactos. Sin embargo, hay un poco de instalación y configuración manual y probablemente esta sea la razón por la que la integración recibe comentarios positivos en la asistencia técnica, ya que esto es necesario para que la integración se configure correctamente.
Más adecuado para: Empresas centradas en las ventas que ya han trabajado con Pipedrive y no se asustan ante la perspectiva de configurar manualmente una integración.
Calificación de la tienda de QuickBooks: 4,1/5 (35 valoraciones)
Capterra: clasificado en 2022 como Mejor desempeño en la lista corta de software de CRM de Capterra con una puntuación global de 85.
Elige primero el CRM más adecuado para tu empresa
Integrar tu programa de contabilidad con tu CRM es importante para obtener una imagen completa de tus clientes. Es por eso que tantos CRM hoy en día tienen una integración contable y, de alguna manera, muchos están ofreciendo una integración con QuickBooks Online.
Y si utilizas QuickBooks, no sólo es importante que el CRM que elijas tenga una integración, sino que esta integración haga lo que tú necesitas: ofrecer más información sobre tus clientes y cuentas, ahorrar tiempo al crear facturas y ahorrar tiempo en la introducción de datos. Si tienes esto en cuenta, encontrarás el CRM con las funciones adecuadas para tu empresa y que tu equipo utilice realmente.
