Cuando inicias un negocio conoces a muchas personas nuevas y mantienes un estrecho seguimiento de tus relaciones. Por lo general, una hoja de cálculo funciona bastante bien para mantenerte organizado, pero a medida que creces, comienzas a pensar en algo más sofisticado para mantenerte en el camino.
Así es como Sue Keogh, Directora y fundadora de Sookio, una agencia digital galardonada, con sede en Cambridge, Reino Unido, descubrió Capsule hace exactamente cinco años hoy.
“Comencé con una hoja de cálculo. Era realmente sencilla, enumeraba los distintos contactos que tenía y dónde estaban ubicados, así que la próxima vez que estuviera en la zona, tomaría nota para ponerme en contacto.”Sue Keogh Director en Sookio
Sookio desarrolla estrategias digitales, campañas, crea contenido y además capacita habilidades digitales a través de una variedad de talleres internos y en línea. A medida que el negocio comenzó a crecer, Sue era muy consciente de los riesgos de mantener toda la información detallada sobre sus clientes y prospectos en su cabeza. Pero implementar herramientas de negocio en esta etapa temprana parecía un paso demasiado lejos.
“Como pequeña empresa pensé, ¿realmente necesito estas herramientas? Todo parecía un poco demasiado maduro. Realmente es una tontería porque cuanto antes las incorpores, mejor, ya que realmente te ayudan a crecer.”
Sue eligió inicialmente Capsule para almacenar toda su información de contacto y llevar un seguimiento de sus relaciones con clientes, pero cuanto más lo utilizaba, más descubría lo que podía hacer.
“Lo que me gusta de Capsule es que cuando empecé a aprender a usarlo, cada vez que pensaba, me pregunto si hará esto, siempre lo hacía.”
Nada se escapa por las grietas
En los primeros días, Sue utilizaba Capsule principalmente como una base de datos de clientes para organizar su información y registrar actividades. Crearon etiquetas para cada contacto de modo que pudieran ver rápidamente información importante como el origen de un posible cliente. De repente, fue mucho más fácil entender a sus clientes y segmentar su audiencia.
También fue increíblemente útil para Sue tener un sistema que la recordara cuándo debía contactar a un cliente nuevamente, para asegurarse de que nada se pasara por alto.
“Enviaría una propuesta y pensaría, genial, trabajo hecho. Pero no es así, tienes que hacer seguimiento. Necesitaba un empujón que me recordara hacer eso unos días después y lo consigo con Capsule.”
Capsule ayuda a demostrar a los clientes que nos importa
Puedes dar por hecho un buen servicio al cliente, pero requiere mucho trabajo duro y organización. Un CRM como Capsule puede ayudarte a mantenerte organizado y al tanto de tus comunicaciones con clientes.
“Nos comunicamos proactivamente con nuestros clientes de manera regular. Capsule es bueno para activar esa actividad, así que cuando un proyecto llega a su fin, ponemos una nota en Capsule para recordarnos en dos o tres meses, enviar un artículo interesante y útil para mantenernos presentes en la mente de ellos. Esto asegura que la relación no se desvanezca.”
De manera similar, cuando un proyecto se pausa por un par de meses, es mucho más fácil para Capsule recordar hacer un seguimiento en lugar de depender de uno mismo.
“Capsule nos mantiene organizados entre bastidores. Si un proyecto está en pausa y un cliente no quiere comprometerse con una fecha de seguimiento, aún podemos anotar esa fecha en la agenda para refrescar su memoria y el cliente no se siente presionado. Esto ayuda a nuestras relaciones con los clientes ya que entienden que nos importa porque siempre estamos en contacto.”
Este enfoque claramente funciona para Sookio, es un negocio bien establecido y en crecimiento, donde la retención de clientes es alta y si alguna vez se van, rápidamente regresan.
Reuniones de ventas enfocadas con una única fuente de verdad
Hoy, el equipo ha crecido al doble, incluyendo más roles enfocados en ventas y Capsule es el punto central de sus reuniones semanales.
“Cada semana tenemos ahora un punto focal muy claro y preciso para nuestra reunión de ventas, en medio de las muchas conversaciones que todos mantenemos. Capsule nos ayuda a ver todo en blanco y negro, somos conscientes de las oportunidades realistas para así nunca perderlas de vista.”
Sue admite que no es suficiente con tener las herramientas, también hay que capacitar a las personas para usarlas correctamente y de manera consistente o los datos se vuelven inexactos.
“Cuando revisé nuestro embudo de ventas, había estado agregando oportunidades pero nunca las cerraba, ¡así que parecía que teníamos millones aterrizando en cualquier momento!”
Esto se ordenó rápidamente para que ahora tengan una única fuente de verdad precisa. Aunque el equipo esté fuera y se mueva mucho, no impide mantener Capsule actualizado.
“Utilizo la aplicación móvil, es útil cuando estoy fuera en muchas reuniones, puedo actualizar Capsule en el tren.”
Sookio fue fundada en 2008 por Sue Keogh después de una carrera como editora de sitios web para la BBC, ITV.com, Magic FM, Yahoo y AOL. Se convirtió en freelance mientras equilibraba la llegada de un nuevo bebé, Sue se convirtió en una experta en redes sociales y la gente se ponía en contacto regularmente para pedir ayuda para hacer crecer sus marcas en línea. Antes de que se diera cuenta, había comenzado su propio negocio. A menudo, la gente encontraba difícil pronunciar el nombre 'Sue Keogh', así que siempre lo escribía fonéticamente. Cuando necesitaba un nombre para su negocio, le pareció correcto usar el que escribía regularmente - Sookio.
Hay un futuro emocionante por delante para Sookio, recientemente han contratado a un Jefe de Producción para que puedan hacer más trabajo de video y podcasting, han lanzado Sookio School, una nueva serie de cursos en formato breve y han estado ganando muchos premios. Mientras su nueva administradora Naomi, ayuda a liberar tiempo de Sue, ella está deseando hablar en más eventos, hacer networking y hacer crecer el negocio, puedes mantenerte al tanto de su progreso siguiendo a @sookio en Twitter.
