Responsabilités du compte et super administrateur

Qui est le super-administrateur ?

Le rôle de super-administrateur de votre compte est responsable de toutes les fonctions liées au compte. Les administrateurs peuvent aider à configurer le compte, mais ne peuvent pas intervenir concernant les paiements ou les décisions liées au compte.

Votre compte comporte toujours au moins un super-administrateur. La personne qui ouvre le compte se voit automatiquement attribuer ce rôle. Elle peut toutefois transférer ce rôle et les responsabilités associées à un autre utilisateur à tout moment.

Responsabilités du super-administrateur

Votre entreprise est cliente de Capsule et le ou les super-administrateurs sont responsables de l’ensemble du compte au nom de l’entreprise. Ils assument la responsabilité du comportement des utilisateurs et du contenu de votre compte.

Certaines fonctionnalités de Capsule sont visibles et modifiables uniquement par votre super-administrateur, notamment la modification du nom, de l’adresse et des informations de facturation de votre entreprise, ainsi que des destinataires en copie des factures, la résiliation du compte et l’accès aux enregistrements supprimés. Toutes ces fonctionnalités sont expliquées ci-dessous.

Changer votre super-administrateur

Votre super-administrateur actuel peut attribuer son rôle à un autre utilisateur en suivant ces étapes :

1. Allez à Account SettingsAccount and Plan
2. Cliquez sur le bouton pour Modifier sous l’intitulé « Super-administrateurs ».
3. Sélectionnez le nouveau super-administrateur dans la liste des utilisateurs à l’aide de l’option « ».
4. Le super-administrateur actuel devra cliquer sur l’icône « X » à côté de son nom pour supprimer ses droits de super-administrateur.
5. Confirmez les modifications en sélectionnant « Modifier les super-administrateurs ».
6. L’ancien et le nouveau super-administrateur devront se déconnecter de Capsule, puis se reconnecter pour voir le changement.

Dans des circonstances exceptionnelles où votre super-administrateur n’est pas en mesure d’effectuer cette modification, un représentant du client écrivant depuis une adresse e-mail associée au domaine de l’entreprise doit nous contacter, et nous suivrons avec vous les étapes nécessaires afin de vous aider à effectuer cette modification.

Comment ajouter d’autres super-administrateurs

Le super-administrateur actuel peut nommer d’autres super-administrateurs. Pour ce faire, il doit suivre les étapes suivantes :

1. Accédez à Account SettingsAccount and Plan
2. Cliquez sur le bouton Modifier sous l’intitulé « Super administrateurs ».
3. Sélectionnez le nouveau super-administrateur dans la liste des utilisateurs à l’aide de l’option « ».
4. Cela ajoutera l’utilisateur en tant que Super Administrateur supplémentaire.
5. Confirmez les modifications en sélectionnant « Modifier les super-administrateurs ».

Un super administrateur peut également ajouter plusieurs super administrateurs depuis la page des paramètres Utilisateurs et équipes. Pour ce faire :

1. Accédez à Account SettingsUsers and Teams.

2. Cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez nommer super-administrateur

3. Utilisez la liste déroulante « Rôle » et sélectionnez « Super administrateur ».

4. Vérifiez, puis confirmez les détails de la modification et cliquez sur le bouton « Ajouter un super-administrateur ».

Comment modifier le nom de votre entreprise et l’adresse de votre site

Il est facile de modifier le nom de votre entreprise ou l’adresse de votre site Capsule. Une fois les informations requises mises à jour, vous devez informer vos utilisateurs de ces changements, car ils modifieront l’URL utilisée pour accéder à Capsule ainsi que l’adresse de la boîte de dépôt des e-mails du compte. Pour modifier les informations de votre entreprise :

1. Allez à Account SettingsAccount and Plan
2. Cliquez sur le lien « modifier » sous l’intitulé « Adresse du site » ou « Nom de l’organisation ».
3. Saisissez le nouveau sous-domaine ou le nom de l’organisation, puis enregistrez les modifications.

Lorsque vous modifiez l’adresse du site, cela met également à jour automatiquement l’adresse e-mail de votre Mail Drop Box. Vous trouverez la nouvelle adresse de la Mail Drop Box en cliquant sur votre nom en haut à droite > Account SettingsMail Drop Box. Tous les utilisateurs devront être informés de cette nouvelle adresse afin de pouvoir continuer à enregistrer leurs e-mails.

Corbeille, suppression définitive et restauration des enregistrements

Tous les utilisateurs peuvent supprimer les enregistrements individuels auxquels ils ont accès. Les enregistrements supprimés sont conservés dans la « Corbeille » pendant 30 jours avant d’être définitivement supprimés. Un super-administrateur peut les supprimer définitivement avant l’expiration de ce délai de 30 jours ou restaurer un enregistrement depuis la Corbeille.

• Supprimer - supprime définitivement l’enregistrement, qui ne peut pas être restauré.
• Restaurer - restaure l’entrée complète. Cette opération peut parfois restaurer un grand nombre d’enregistrements, par exemple lorsqu’une suppression en masse a été effectuée.

Chaque action de suppression correspond à une ligne dans la corbeille. Il peut s’agir, par exemple, d’un seul e-mail ou de la suppression groupée de trois contacts.

Voici la liste des différents enregistrements qui peuvent être restaurés :

• Personnes et organisations ainsi que toutes les tâches, tous les projets et toutes les opportunités associés, de même que l’historique et les pièces jointes
• Opportunités et projets ainsi que toutes les tâches associées, l’historique et les pièces jointes
• Notes et e-mails ainsi que toutes les pièces jointes associées
• Fichiers joints à des entrées d’activité telles que des notes ou des e-mails

Pour supprimer définitivement ou restaurer un élément, accédez à la Account SettingsTrash — vous y verrez la liste de tous les éléments supprimés au cours des 30 derniers jours. Vous recevrez également un e-mail de confirmation une fois la restauration ou la suppression terminée.

Comment configurer l’authentification à deux facteurs obligatoire

Tous les utilisateurs peuvent activer l’authentification à deux facteurs (2FA) pour leur propre compte utilisateur, et cette fonctionnalité peut être activée ou désactivée à tout moment. Le super-administrateur peut toutefois imposer la 2FA à l’ensemble du compte grâce à l’authentification à deux facteurs obligatoire.

Une fois l’authentification à deux facteurs obligatoire activée sur le compte, tous les utilisateurs qui n’ont pas configuré la 2FA seront automatiquement déconnectés de Capsule. Lors de leur prochaine connexion, ils seront invités à configurer la 2FA et devront l’activer pour pouvoir accéder au compte par la suite.

Comment activer l’authentification à deux facteurs obligatoire

Pour activer l’authentification à deux facteurs obligatoire :

1. Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.

2. Cliquez sur « Activer » pour rendre l’authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les utilisateurs de votre compte.

3. Si vous n’avez pas encore activé l’authentification à deux facteurs (2FA) pour votre propre compte, vous serez invité à la configurer avant d’activer l’option « 2FA obligatoire ».

Lorsqu’ils se reconnecteront à Capsule, ces utilisateurs devront configurer l’authentification à deux facteurs avant de pouvoir accéder de nouveau au compte.

Comment désactiver l’authentification à deux facteurs obligatoire

Pour désactiver l’authentification à deux facteurs obligatoire :

1. Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
2. Cliquez sur le lien « Désactiver » pour désactiver l’authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les utilisateurs de votre compte.
3. Confirmez que vous souhaitez « Désactiver l’authentification à deux facteurs obligatoire ».