Ajouter un seul contact
Tous les utilisateurs peuvent ajouter des contacts dans Capsule. Il existe plusieurs façons de procéder. Cette liste vous aidera à comprendre les différentes façons d’ajouter des contacts, un à la fois.
- Grâce à la fonction Ajouter nouveau dans la barre de menu supérieure.
- Sur la page Personnes et entreprises, vous trouverez un bouton ayant pour fonction d’ajouter une personne ou d’ajouter une entreprise.
- Grâce à la boîte de dépôt d’e-mails, pour créer automatiquement un contact lors de l’envoi/du transfert d’un e-mail. Découvrez comment procéder dans notre guide de démarrage. L’utilisateur qui transfère l’e-mail initial sera marqué par défaut comme le propriétaire du nouveau contact.
- Depuis l’application mobile Capsule. Lorsque vous créez un contact dans l’application, vous pouvez sélectionner un propriétaire dans le champ Attribuer à avant de remplir le formulaire de nouveau contact.
- Avec une intégration de formulaire Web qui permet de créer des contacts dans Capsule grâce à la soumission d’un formulaire sur un site Web. Par défaut, les nouveaux contacts ajoutés via l’intégration d’un formulaire de contact Capsule sur un site web ou l’intégration Wufoo sont attribués au Super Administrateur de votre compte Capsule. Il est possible de modifier ce paramètre pour les deux intégrations et d’attribuer les contacts à un autre utilisateur. Les nouvelles soumissions via les formulaires seront ajoutées à l’équipe de l’utilisateur par défaut. - Paramétrez REVIEW_ID pour les soumissions de formulaire Web Capsule. - Paramétrez task:ID pour les soumissions de formulaire Wufoo.
- Avec la synchronisation des contacts via des intégrations de comptabilité, par exemple QuickBooks, Xero, FreeAgent, FreshBooks, KashFlow ou Sage Business Cloud Accounting UK.
Il est important de noter qu’avec une intégration de solution de comptabilité, les nouveaux contacts créés par l’intégration sont ajoutés à Capsule en tant que contacts non attribués et sont donc visibles par tous les utilisateurs du compte à l’exception des utilisateurs dont le rôle est restreint. Si vous avez besoin de contrôler l’accès aux contacts créés par une intégration de comptabilité, vous devez attribuer les contacts à une équipe lorsqu’ils sont ajoutés à Capsule.
Ajouter des listes de contacts
- Lorsque vous utilisez plusieurs feuilles de calcul pour gérer différents ensembles de contacts ou de données qui ont été exportées depuis un autre système CRM. Ces listes peuvent toutes être ajoutées à Capsule à l’aide de l’outil d’importation.
- Vous pouvez synchroniser des contacts via des intégrations de comptabilité, par exemple si vous utilisez un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks, Xero, FreeAgent, FreshBooks, KashFlow ou Sage Business Cloud Accounting UK. Les intégrations avec ces plateformes sont disponibles dans le cadre des forfaits Growth, Advanced et Ultimate.
Créer des contacts via la boîte de dépôt d’e-mails
Lorsque vous envoyez/transférez des e-mails à l’aide de la boîte de dépôt d’e-mails, il est facile de créer un nouveau contact Capsule. Lorsque vous mettez en copie cachée (CCI) la boîte de dépôt d’e-mails pour enregistrer un e-mail dans votre compte, Capsule effectue une recherche parmi les adresses e-mail des contacts existants afin d’identifier une correspondance. Si aucune adresse e-mail ne correspond, Capsule crée un nouveau contact.
En plus du nouveau contact, une tâche sera automatiquement générée pour vous rappeler de vérifier ce nouveau contact. En effet, vous pourriez vouloir saisir des informations complémentaires à partir de sa signature d’e-mail par exemple.