Optimiser et personnaliser vos contacts

Enregistrer une activité sur un contact

Pour enregistrer une information sur un contact, utilisez l’option Enregistrer une activité. Cette option vous permet d’inscrire les détails d’une réunion ou d’un appel, par exemple, et de saisir des informations importantes consultables à tout moment. Quel que soit le forfait, trois types d’activités peuvent être ajoutés :

• Note
• Réunion
• Appel

Sur les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, vous avez la possibilité de configurer vos propres types d'activité personnalisés pour vous aider à catégoriser davantage vos activités.

Ces types d’activité figurent ensuite dans les rapports consacrés aux types d’activité, qui vous donnent un aperçu des activités par utilisateur et par type. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les Données métier.

Lorsque vous enregistrez une activité, vous pouvez utiliser l’option permettant de lier une note au projet/à l’opportunité - les informations s’affichent alors sur le contact lui-même et sur le projet ou l’opportunité sélectionné(e). Cette fonction est extrêmement utile si vous travaillez sur plusieurs projets ou opportunités pour un client particulier et que vous avez besoin de regrouper les données dans les fiches correspondantes.

Optimiser vos contacts

Pour tirer le meilleur parti de vos contacts, vous pouvez ajouter des informations personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour ajouter des informations :

• Champs personnalisés - il s’agit de champs prédéfinis qui vous invitent à saisir des informations.

• Étiquettes - elles vous permettent d’ajouter une catégorie à un contact. Celles-ci peuvent être prédéfinies ou ajoutées au niveau du contact si nécessaire. Par exemple, vous pouvez ajouter une étiquette pour les fournisseurs, les clients et les prospects. Elles s’affichent sur la fiche du contact et vous pouvez les utiliser dans le cadre des rapports que vous créez sur les contacts, en choisissant d’inclure ou non une étiquette en particulier.

• DataTags - les DataTags (étiquettes de données) présentent l’avantage supplémentaire de catégoriser vos données à l’aide d’une étiquette et par ailleurs de compléter l’étiquette avec des champs personnalisés. Par exemple, vous pouvez associer à la fiche d’une personne l’étiquette « Client ». Lorsque vous associez cette étiquette, vous êtes invité à renseigner des champs personnalisés prédéfinis, notamment des cases à cocher pour sélectionner les produits achetés.

En configurant dès le départ ces paramètres, vous avez la garantie de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin.

Appliquer et supprimer des étiquettes sur vos contacts

Les étiquettes sont des mots-clés dont vous pouvez vous servir pour classer vos contacts. Par exemple, vous pouvez étiqueter vos contacts en fonction des relations qu’ils entretiennent avec vos utilisateurs : Prospect, Client, Fournisseur, Partenaire, etc. Vous pouvez également créer des étiquettes basées sur le secteur d’activité, les domaines de produits, les lieux, etc. Les étiquettes sont plus polyvalentes qu’une simple catégorie car vous pouvez associer plusieurs étiquettes à un seul contact, par exemple Prospect et Principal.

Les étiquettes peuvent être appliquées à une seule fiche contact ou à toute une liste de contacts simultanément. Par la suite, vous pouvez vous servir de l’étiquette pour afficher un groupe, par exemple. Grâce aux étiquettes, vous pouvez afficher une liste de contacts, ou encore envoyer des e-mails à un groupe spécifique de contacts.

Ajouter des étiquettes à un contact unique

Lorsque vous ajoutez une première étiquette à un contact :

1. Sélectionnez Ajouter des étiquettes (bouton situé sous l’image de profil).
2. Saisissez le nom de l’étiquette. Si l’étiquette existe déjà, vous aurez la possibilité de la sélectionner.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter pour appliquer l’étiquette au contact.

Si le contact comporte déjà des étiquettes, il suffit de passer la souris sur les étiquettes existantes. L’option Modifier les étiquettes vous est alors proposée.

Ajouter des étiquettes à une liste de contacts

Vous pouvez appliquer une étiquette à plusieurs contacts à la fois à partir de la page Personnes et entreprises. Pour ce faire, filtrez les contacts auxquels vous souhaitez appliquer une étiquette ou utilisez les cases à cocher pour les sélectionner. Lorsque la liste vous convient, cliquez sur le bouton Étiquette pour associer une étiquette à tous les contacts de la liste.

Supprimer des étiquettes appliquées aux contacts

Il existe plusieurs façons de supprimer les étiquettes appliquées aux contacts. Vous pouvez :

• Supprimer une étiquette appliquée à la fiche d’un contact - Pour ce faire, ouvrez le contact concerné, puis passez la souris sur les étiquettes existantes. Sélectionnez Modifier les étiquettes, puis cliquez sur la croix x à côté du nom de l’étiquette pour la supprimer de ce contact.

• Supprimer une étiquette pour tous les contacts - Les administrateurs peuvent effectuer cette opération depuis la section Paramètres du compte, Étiquettes, en cliquant sur Supprimer pour supprimer l’étiquette concernée. Cette option supprime définitivement l’étiquette de tous les contacts, il est donc préférable de vous assurer que vous n’aurez plus besoin de l’étiquette.

• Supprimer une étiquette d’une liste de contacts sélectionnés - Capsule ne propose pas d’option permettant de supprimer une étiquette d’une liste de contacts. Toutefois, si vous disposez d’un moyen de filtrer la liste des contacts concernés, vous pouvez utiliser cette procédure :

Supposons que vous souhaitiez supprimer l’étiquette nommée Étiquette d’origine de certains de vos contacts :

1. Filtrez les contacts auxquels vous souhaitez retirer l’étiquette. Il peut s’agir de la partie la plus difficile. En fonction de la situation, vous pouvez appliquer les filtres qui suivent : [Étiquette][est] [Étiquette d’origine] > cliquez sur « Plus de filtres » et appliquez [Mise à jour le][est] [date du jour]. Seuls les contacts auxquels vous souhaitez retirer l’étiquette devraient figurer parmi les résultats.

2. Attribuez-leur une toute nouvelle étiquette intitulée Étiquette X.

3. Créez une nouvelle liste que vous filtrez grâce à [Étiquette][est] [Étiquette d’origine] et ajoutez une autre condition pour [Étiquette][n’est pas] [Étiquette X]. Vous obtiendrez ainsi la liste de tous les contacts pour lesquels vous souhaitez conserver l’Étiquette d’origine.

4. Appliquez à tous ces contacts une étiquette intitulée Étiquette d’origine 2.

5. Rejoignez la page Paramètres du compteÉtiquettes (pour les personnes et les entreprises) et cliquez sur le lien « Supprimer » à côté de l’Étiquette d’origine. Cette procédure supprime l’étiquette de tous les contacts auxquels elle était appliquée. Il reste alors deux types de contacts. Une liste de contacts avec l’Étiquette d’origine 2 et une autre avec l’Étiquette X. Vous pouvez supprimer l’Étiquette X de vos paramètres d’étiquettes de la même manière, ce qui aura pour effet de laisser ces contacts sans étiquette (l’objectif initial).

6. Il vous reste à renommer l’Étiquette d’origine 2 en Étiquette d’origine, tout revient alors à la normale, et les contacts auxquels vous souhaitiez retirer une étiquette se trouvent désormais sans ladite étiquette.

Champs personnalisés sur vos contacts

Les champs personnalisés vous permettent d’enregistrer des informations sur vos contacts, projets ou opportunités de vente. Les champs personnalisés ont déjà été créés par vos administrateurs.

L’avantage des champs personnalisés par rapport aux étiquettes réside dans le fait qu’ils permettent de structurer ce qui est collecté, en particulier dans le cas de sélections à partir de listes. Ces champs peuvent également être utilisés pour catégoriser des éléments au sein des rapports.

Les types de champs personnalisés suivants peuvent avoir été préalablement configurés :

• Le champ texte permet de saisir librement n’importe quelle information - des mots et/ou chiffres. Ces champs peuvent être marqués comme pouvant faire l’objet d’une recherche, ainsi vous pouvez les inclure lorsque vous recherchez une fiche.

• Le champ dates permet de saisir ou de sélectionner une date et peut être utilisé pour organiser des événements spéciaux (anniversaires, dates de lancement, etc.). En savoir plus sur l’enregistrement des anniversaires à l’aide des champs personnalisés.

• La case à cocher permet une sélection de type oui/non.

• La liste permet la sélection d’une liste de valeurs. Elle est utile lorsque la saisie est contrôlée à des fins de création de rapports, par rapport aux champs de texte libre.

• Le champ nombre vous permet de saisir un nombre qui peut ensuite être utilisé pour filtrer des listes au moyen de conditions telles que « est supérieur à » ou « est inférieur à » par exemple.

• Le champ lien généré vous permet de créer un lien vers une autre URL en dehors de votre compte Capsule.

Enregistrer les anniversaires

Bien que vous puissiez configurer un champ de date personnalisé pour vos contacts afin d’enregistrer leur anniversaire, il n’existe aucun moyen d’afficher cette date dans le calendrier. En outre, tous les champs de date personnalisés incluent l’année. Il est important d’en tenir compte, car si vous souhaitez filtrer une liste de contacts en fonction de leur date d’anniversaire, vous devrez spécifier l’année. Généralement, on ne se préoccupe pas de l’année, on veut simplement savoir qui fête son anniversaire en juillet par exemple ou dans la semaine qui suit, quel que soit l’âge de la personne.

C’est pourquoi nous vous recommandons de créer un champ de liste personnalisé supplémentaire pour le « mois d’anniversaire », par exemple. Vous pourrez ainsi filtrer tous les contacts dont la date d’anniversaire se situe dans un mois en particulier et, si besoin, consulter le contact pour connaître la date exacte.

Pour configurer vos champs d’anniversaire personnalisés, rendez-vous dans la section Paramètres du compteChamps personnalisésAjouter nouveau. Créez ensuite deux champs : un champ de date pour la « Date d’anniversaire » et un champ de liste pour le « Mois d’anniversaire ». Une fois ajoutés à un contact, voici ce que vous obtenez :

DataTags sur vos contacts

Les DataTags sont des étiquettes auxquelles sont ajoutées des informations au sein de champs personnalisés. Lorsque vous ajoutez une étiquette, vous êtes invité à ajouter des informations supplémentaires au sein de champs personnalisés. La DataTag permet de regrouper les informations des champs personnalisés. C’est votre administrateur qui ajoute ces DataTags. Par ailleurs, une étiquette peut à tout moment être convertie en DataTag.

Par exemple, votre administrateur peut avoir configuré une DataTag qui permet d’enregistrer le numéro de membre et le niveau d’adhésion lorsque vous associez à un contact l’étiquette Membre. Capsule vous invite à ajouter les informations supplémentaires lorsque vous appliquez l’étiquette à un contact.

Pour ajouter une DataTag à un contact, procédez de la même manière que vous ajouteriez une étiquette. Dès que l’étiquette est appliquée, une fenêtre contextuelle affiche les champs personnalisés correspondants.

Ajouter des titres personnalisés à vos contacts

Capsule vous propose les titres de civilité standards, mais si besoin, vous pouvez ajouter vos propres titres. Pour ce faire, utilisez les titres personnalisés.

Afficher les informations de facturation de vos contacts

Si votre compte Capsule est compatible avec votre logiciel de comptabilité, l’intégration permet de synchroniser les données de vos clients et vous donne un aperçu instantané de leurs factures et devis sans quitter Capsule.

Ainsi, vous pouvez identifier facilement si le compte d’un contact est à jour ou si une action supplémentaire est nécessaire pour les paiements en suspens.