Rapports sur les contacts

Créer des listes

Capsule utilise le terme Liste pour les rapports sur les contacts. Cette section explique comment créer des listes et les utiliser.

Créer une liste de contacts se fait en deux étapes :

1. Filtrer pour obtenir les contacts souhaités dans la liste
2. Trier et ordonner les informations de votre liste

Une fois la liste créée, elle peut être enregistrée et le même rapport peut être exécuté ultérieurement avec les mêmes filtres et la même structure.

Filtrer pour obtenir les contacts que vous souhaitez dans votre rapport

Pour sélectionner les contacts que vous souhaitez inclure dans votre rapport, vous pouvez ajouter un certain nombre de filtres qui réduisent vos contacts à la liste souhaitée :

1. Naviguez jusqu’à la section Personnes et entreprises.
2. Cliquez sur Étiquette ou Nom pour filtrer vos contacts en fonction des étiquettes qui leur sont appliquées ou de leur nom.
3. Pour ajouter d’autres filtres, cliquez sur l’option Plus de filtres. Ajoutez autant de filtres que nécessaire pour obtenir la liste de contacts souhaitée.
   Vous pouvez ajouter un filtre portant sur tout ce qui est enregistré au sein de vos contacts, notamment l’adresse e-mail, les champs personnalisés ou la date de la dernière mise à jour des contacts.

   Chaque filtre ajouté génère un « ET » implicite entre ledit filtre et tout autre filtre appliqué.
4. Chaque condition de filtrage possède son propre ensemble d’« opérateurs ». Par exemple, pour filtrer un champ de texte, vous pouvez utiliser « est » ou « contient ». Pour filtrer un champ de date, vous pouvez utiliser « date de plus de » ou « est après ».
   
5. Cliquez sur Appliquer et tous les contacts correspondant à vos filtres s’affichent.

Filtrer les personnes en fonction des entreprises auxquelles elles sont liées

Pour certains champs tels que le nom, les étiquettes et les champs personnalisés, vous pouvez filtrer une liste de personnes en fonction des informations que vous avez enregistrées dans les entreprises qui leur sont liées. Cette fonction est utile lorsque vous travaillez avec des entreprises que vous avez classées par secteur d’activité et que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter une liste de toutes les personnes qui travaillent pour ces entreprises.

Pour utiliser ces filtres :

1. Cliquez sur Plus de filtres.
2. Cliquez sur la flèche située à côté de « Plus d’options ».
3. Cochez la case Filtrer selon les propriétés de l’entreprise liée.
   

Filtrer des contacts ayant des tâches, des projets et des opportunités liés

Lorsque vous avez besoin de trouver tous les contacts liés à des tâches ouvertes ou les contacts qui sont liés à au moins une opportunité, vous pouvez procéder comme suit :

1. Naviguez jusqu’à la section Personnes et entreprises.
2. Cliquez sur Plus de filtres et filtrez sur [A des tâches en cours], [A des projets] ou [A des opportunités].
   
3. Si vous avez sélectionné [A des projets] ou [A des opportunités], vous pouvez choisir de restreindre la liste à Ouvert(e)s, Clôturé(e)s et Remporté(e)s ou Perdu(e)s pour les opportunités.
4. Cliquez sur Appliquer pour afficher tous les contacts correspondant au filtre que vous avez sélectionné.

Comme toujours, vous pouvez combiner ce filtre avec n’importe lequel des autres filtres disponibles.

Filtrer des contacts à l’aide de valeurs multiples

Parfois, il vous faut trouver des contacts en fonction de certaines valeurs ; par exemple, grâce à une série de tags différents. Vous pourriez rechercher les contacts qui sont associés à l’étiquette Client OU Membre OU Fournisseur. Pour ce faire, vous devez utiliser les cases à cocher situées à côté de chaque étiquette en un seul filtre. Ci-dessous la procédure qu’il faudrait suivre :

1. Naviguez jusqu’à la section Personnes et entreprises.
2. Cliquez sur le filtre Étiquette.
3. Cochez la case à côté de chaque étiquette que vous souhaitez utiliser au sein du filtre et cliquez sur Appliquer.
4. Vous obtenez alors une liste de tous les contacts qui sont associés à l’étiquette Client, Membre ou Fournisseur, ou à toute combinaison de ces étiquettes.
5. Vous pouvez procéder de la même manière pour d’autres champs.

Filtrer des contacts par équipe

Si vous utilisez Capsule dans le cadre des forfaits Growth, Advanced ou Ultimate, vous pouvez filtrer votre liste de contacts par équipe.

1. Naviguez jusqu’à la section Personnes et entreprises.
2. Cliquez sur Plus de filtres et sélectionnez Équipe.
3. Cochez la case correspondant aux contacts de/des (l’)équipe(s) que vous souhaitez afficher et cliquez sur Appliquer.

Trier et réorganiser les colonnes de votre rapport

Trier :

Lorsque vous consultez une liste de contacts, vous pouvez modifier l’ordre dans lequel ces contacts sont triés. Pour ce faire :

1. Cliquez sur **Trier par **en haut de la liste.
   
2. Cliquez tout simplement sur l’option correspondant au tri souhaité.

Une fois la liste triée, cliquez sur les en-têtes de colonne pour modifier le « sens du tri ». Par exemple, si vous triez par « Prénom », un clic sur l’en-tête de colonne « Prénom » fait basculer le sens du tri de A-Z à Z-A.

Ajouter et supprimer des colonnes

Lorsque vous affichez vos contacts dans la liste, vous pouvez choisir les informations à afficher ou non :

1. Cliquez sur le bouton Colonne en haut à droite.
   
2. Cochez ou décochez les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez afficher ou ne pas afficher.

Réorganiser les colonnes

Pour modifier l’ordre des colonnes, cliquez sur l’en-tête de la colonne et maintenez-le enfoncé, puis faites-le glisser jusqu’à la position souhaitée.

Utiliser une liste de contacts

Plusieurs actions sont réalisables en bloc sur une liste de contacts :

• Exporter un groupe de contacts
• Envoyer un e-mail à un groupe de contacts
• Ajouter une étiquette à un groupe de contacts
• Ajouter une note à un groupe de contacts
• Supprimer un groupe de contacts

Cochez la case à côté de chaque contact en vue d’une action en bloc. Ou, si vous souhaitez effectuer une action sur l’intégralité de la liste, il vous suffit de laisser tous les contacts désélectionnés : toutes les actions effectuées en bloc porteront sur l’intégralité de la liste.

Envoyer un e-mail à une liste de contacts

Lorsque vous devez envoyer un e-mail à une liste de contacts, vous avez la possibilité de filtrer les contacts dans Capsule, puis d’utiliser le bouton E-mail qui se trouve en haut de la liste et de choisir l’option Envoyer un e-mail à cette liste.

Capsule ne permet pas d’envoyer des e-mails, toutefois, il est possible de générer une liste de destinataires qui pourra être utilisée dans votre propre client de messagerie. Vous pouvez cliquer sur le lien dans Capsule pour accéder directement à votre client de messagerie par défaut.

Pour des résultats optimums, nous vous conseillons d’utiliser un service de marketing par e-mail. Ce type de service comprend généralement :

• Un concepteur d’e-mails permettant de créer des newsletters à l’allure professionnelle.
• Un outil qui permet de vérifier que votre newsletter s’affiche correctement dans une série de systèmes de messagerie électronique tels que Outlook, Gmail, etc.
• Un système de gestion des abonnés qui permet aux destinataires de se désabonner (obligation légale dans la plupart des pays).
• Des outils de reporting sur l’ouverture des e-mails, le nombre de clics, etc.

Capsule est tout à fait compatible avec Transpond, l’un des services de marketing par e-mail les plus populaires.

Si vous utilisez un autre service de marketing par e-mail, vous pouvez alors exporter vos contacts dans un fichier CSV et l’importer dans ce service ou envisager d’utiliser Zapier pour automatiser le processus d’ajout de contacts depuis Capsule vers le service de marketing par e-mail de votre choix.

Attribuer des contacts en bloc à une équipe

En plus des actions en bloc décrites ci-dessus, les clients des forfaits Growth, Advanced et Ultimate ont la possibilité d’attribuer des contacts en bloc à un propriétaire et/ou à une équipe.

Lorsque vous attribuez des contacts à un propriétaire et/ou à une équipe, une invite vous demande si vous souhaitez attribuer ou non des fiches connexes à ces contacts. Les fiches connexes sont toutes les opportunités ou projets ouverts liés aux contacts.

Enregistrer un rapport sur les contacts

Si vous avez créé une liste à laquelle vous souhaitez revenir, vous pouvez facilement l’enregistrer.

1. Cliquez sur le menu déroulant Listes enregistrées.
2. À partir de là, utilisez l’option Enregistrer la liste sous.
3. Donnez un nom à la liste et choisissez si vous souhaitez la partager avec les autres utilisateurs Capsule ou la garder pour vous seul.
   Lorsque vous enregistrez une liste dans Capsule, vous enregistrez les filtres de la liste. La liste sauvegardée est dynamique, ce qui signifie que les nouveaux contacts ou les contacts mis à jour qui correspondent aux filtres d’une liste enregistrée s’afficheront lors de la prochaine consultation de ladite liste.

Pour afficher une liste enregistrée, retournez dans Personnes et entreprises et utilisez le menu déroulant Listes enregistrées pour la retrouver.

Modifier un rapport sur les contacts

Si vous disposez déjà d’une liste enregistrée que vous souhaitez modifier :

1. Accédez à la section Personnes et entreprises, Listes enregistrées, puis sélectionnez la liste enregistrée souhaitée.
2. Lorsque vous consultez la liste, vous pouvez mettre à jour les filtres en fonction de vos besoins.
3. Lorsque tout est prêt, cliquez à nouveau sur le menu déroulant Listes enregistrées et, cette fois, sélectionnez l’option permettant d’Enregistrer les modifications.

Annuler des modifications apportées aux filtres de liste

Si vous avez apporté une modification sur la liste et avez commis une erreur, vous pouvez utiliser le lien Annuler les modifications pour annuler ce que vous avez effectué.

Renommer une liste

Pour le moment, aucun moyen direct ne vous permet de renommer une liste. Au lieu de cela, vous devez utiliser l’option qui vous permet de modifier la liste, la réenregistrer en utilisant le nouveau nom et supprimer l’ancienne liste.

Supprimer un rapport sur les contacts

Si parmi les listes enregistrées, l’une est devenue obsolète, il vous suffit de la supprimer.

1. Accédez à la section Personnes et entreprises, puis sélectionnez la liste enregistrée depuis le menu déroulant.
2. Dans ce même menu déroulant, utilisez l’option Supprimer cette liste.
3. Confirmez la suppression.
   Pour supprimer une liste, vous devez avoir un rôle d’administrateur sur votre compte Capsule.