La synchronisation des e-mails est actuellement en version bêta. Certaines fonctionnalités peuvent changer au fur et à mesure que nous continuons d’améliorer cette fonctionnalité.
En plus de stocker les e‑mails à l’aide de la Drop Box, vous pouvez également connecter votre boîte de réception et enregistrer automatiquement les futurs e‑mails avec vos Contacts dans Capsule. Une fois la synchronisation des e‑mails activée pour un Contact, tous les nouveaux e‑mails que vous lui envoyez ou recevez de sa part seront enregistrés automatiquement, sans avoir besoin de transférer les e‑mails ou d’utiliser le champ Cci.
Configuration de la synchronisation des e-mails
Pour utiliser la synchronisation des e-mails, vous devez d’abord connecter votre boîte de réception à Capsule.
- Aller à Mes préférences.
- Connectez votre boîte mail si ce n’est pas déjà fait.
- Activez le synchronisation des e-mails.
Votre boîte aux lettres est maintenant prête à synchroniser les e-mails.
Chaque utilisateur de Capsule doit connecter sa propre boîte mail et activer la synchronisation des e-mails dans Mes préférences. Les e-mails sont uniquement synchronisés à partir de la boîte mail connectée à cet utilisateur. Cela permet de constituer un historique complet des échanges avec les clients dans Capsule.
Activer la synchronisation des e‑mails pour votre boîte aux lettres ne commence pas automatiquement à stocker les e‑mails. Vous devez également activer la synchronisation des e‑mails pour chaque contact pour lequel vous souhaitez conserver les e‑mails.
Activer la synchronisation des e-mails pour un contact
Pour commencer à enregistrer automatiquement les e-mails pour un contact :
- Ouvrir le contact dans Capsule
- Dans la tuile Synchronisation des e-mails sur le côté droit du contact, activez l’option Enregistrer automatiquement les e-mails pour ce contact.
- Si le contact possède plusieurs adresses e-mail, cliquez sur Gérer pour choisir les adresses e-mail que vous souhaitez synchroniser. Par défaut, toutes les adresses e-mail seront synchronisées.
À partir de ce moment, tous les nouveaux e‑mails que vous enverrez ou recevrez avec ce contact seront automatiquement enregistrés dans sa fiche dans Capsule.
Vous ne verrez Synchronisation des e-mails que lorsque vous consultez un contact si vous avez connecté votre boîte mail et activé la synchronisation des e-mails dans Mes préférences.
La synchronisation des e-mails enregistre les e-mails futurs uniquement. Les e-mails envoyés ou reçus avant l’activation de la synchronisation des e-mails ne seront pas ajoutés automatiquement. Vous pouvez utiliser le module complémentaire Gmail, le module complémentaire Outlook ou la Drop Box pour enregistrer les e-mails historiques.
Si la synchronisation des e-mails n’a pas encore été activée pour un contact, vous verrez également une option Envoyer et synchroniser lorsque vous lui envoyez un e-mail depuis Capsule. En sélectionnant cette option, l’e-mail est envoyé et la synchronisation des e-mails est activée pour ce contact en même temps.
Désactiver la synchronisation des e-mails
Vous pouvez arrêter de synchroniser les e‑mails pour un contact à tout moment. Il vous suffit d’ouvrir le contact et de désactiver l’option Synchronisation des e‑mails.
Tous les e-mails déjà enregistrés resteront dans Capsule. La désactivation de la synchronisation des e-mails empêche uniquement l’enregistrement automatique des e-mails futurs.
Répondre aux e-mails enregistrés
Une fois qu’un e‑mail a été enregistré dans Capsule, vous pouvez poursuivre la conversation sans quitter Capsule.
Il vous suffit de cliquer sur Répondre ou Répondre à tous dans l’e-mail archivé. Votre réponse sera envoyée depuis votre boîte aux lettres connectée, exactement comme si vous répondiez depuis Gmail ou Outlook, et la conversation continuera d’être enregistrée dans la fiche du contact dans Capsule.