Gérez des projets à l'aide de tableaux

Qu'est-ce qu'un tableau ?

Gérez vos projets et visualisez l'état d'avancement de chacun d'entre eux au sein de votre processus à l'aide de tableaux. Les tableaux vous donnent une vue de type « Kanban » de vos projets, chaque colonne du tableau représentant un produit livrable clé ou un point de contrôle, que nous appelons « étapes ».

Les étapes permettent de mieux comprendre où en est un projet dans votre processus et le travail qu'il reste à accomplir.

Les projets passent par les différentes étapes du tableau, de gauche à droite, au fur et à mesure que les résultats attendus sont atteints. Cela peut vous aider à identifier les goulets d'étranglement ou les domaines dans lesquels il est possible d'accepter davantage de travail, ce qui contribue à améliorer l'efficacité dans l'ensemble de votre entreprise.

Comment ajouter un tableau

Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble de l'état d'avancement des projets, vous devez d'abord créer un tableau. Pour ce faire :

1. Allez sur l'icône Projets en haut à gauche de Capsule et sélectionnez ensuite le tableau Projets
2. Nous avons ici la possibilité d'utiliser notre modèle de tableau qui créera un tableau de projet et remplira les étapes pour vous.

Les étapes du modèle de tableau suivent le cycle de vie de la gestion de projet. Les voici :

• Résumé du projet Définissez ce qui doit être fait
• Planifier Comment procéder
• Livraison Concrétisez le projet
• Surveiller Assurez le bon déroulement du projet
• Révision Temps consacré à l'évaluation des résultats du projet

Vous pouvez également créer votre propre tableau et vos propres étapes en vous rendant dans la section Paramètres du compteTableaux de projet > Ajouter un tableau.

Définir les étapes d'un projet

Les étapes d'un tableau reflètent les points de contrôle clés de votre processus et définissent exactement l'état d'avancement d'un travail. Vous pouvez personnaliser les étapes d'un tableau en fonction de votre propre processus.

Lorsque vous créez vos propres étapes personnalisées, il est important de prendre en compte les étapes clés qui doivent être franchies au sein de votre entreprise ou de votre service pour mener à bien un projet.

Pour créer vos propres étapes personnalisées :

1. Accédez à la page Paramètres du compteTableaux des projets
2. Cliquez sur le nom du tableau auquel vous souhaitez ajouter une étape.
3. Sélectionnez l'option Ajouter une étape
4. Vous pouvez ici ajouter une description à l’étape qui sera visible par tous les autres utilisateurs de Capsule.

Comment modifier l'ordre des étapes

Vous pouvez modifier l'ordre d'apparition des étapes dans le tableau du projet. Pour ce faire :

1. Accédez à la page Paramètres du compteTableaux des projets
2. Cliquez sur le nom du tableau pour lequel vous souhaitez mettre à jour l'ordre des étapes.
3. Cliquez sur le nom du tableau et maintenez-le enfoncé pour modifier l'ordre des étapes par glisser-déposer.

Comment utiliser plusieurs tableaux de projets ?

Fonctionnalité disponible avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate

Votre entreprise peut avoir plus d'un processus de livraison de projets en fonction des différents départements de l'entreprise ou des services offerts. La possibilité de gérer plusieurs processus permet à l'ensemble de l'équipe de travailler ensemble en un seul endroit.

• Dans une entreprise technologique, l'équipe de vente qui assure le suivi de l'achat d'un abonnement par le biais d'un service après-vente ou d'un service d'intégration aurait un processus très différent de celui de l'équipe de développement qui travaille à la mise en place d'une nouvelle fonctionnalité.
• Dans une agence de voyage, l'équipe chargée de l'organisation et de la mise en place des voyages aura un processus différent de celui de l'équipe marketing chargée de faire connaître ces voyages.

Comment ajouter plusieurs tableaux

Un administrateur peut créer plusieurs tableaux pour gérer différents processus. Pour ce faire :

1. Accédez à la page Paramètres du compteTableaux des projets
2. Sélectionnez l'option Ajouter un tableau
3. Une fois que le tableau a reçu un nom, vous êtes invité à créer des étapes pour le tableau.

Les limites des tableaux varient d'un forfait à l'autre :

Comment archiver un tableau

Si un tableau de projet n'est plus nécessaire, il peut être archivé. Pour ce faire :

1. Accédez à la page Paramètres du compteTableaux des projets
2. À côté du nom du tableau, vous verrez l'option d'archivage.
3. Les tableaux archivés peuvent alors être retrouvés et restaurés à partir de l'onglet « Archivé ».