Como enriquecer e personalizar seus contatos

Como registrar a atividade nos contatos

Para qualquer comunicação que deseje registrar em um contato, use a opção Registrar atividade. Isso permite anotar detalhes de uma reunião ou chamada, por exemplo, coletando informações importantes que podem ser consultadas a qualquer momento. Em todos os planos, há três tipos de atividades que se pode adicionar:

• Nota
• Reunião
• Chamada

Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, é possível setup your own custom activity types para ajudar a categorizar ainda mais suas atividades.

Por sua vez, esses tipos de atividade serão usados no relatório de Tipo de atividade, que ajuda a ver um detalhamento das atividades por usuário e tipo. Para obter mais detalhes sobre isso, confira nosso Business Insights article.

Ao registrar uma atividade, use a opção de também vincular a nota ao Projeto/Oportunidade; isso exibirá as informações sobre o próprio contato e o Projeto ou Oportunidade selecionado. Isso é extremamente útil quando se trabalha em vários projetos ou oportunidades para determinado cliente e precisa que os dados sejam agrupados nos registros relevantes.

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Como enriquecer os contatos

Para obter o máximo dos contatos, adicione informações sob medida para atender às suas necessidades comerciais específicas. As informações podem ser adicionadas usando-se:

• Campos personalizados - campos predefinidos que solicitam a coleta de informações.
• Etiquetas - permitem que se adicione uma categoria a um contato. Quando necessário, elas podem ser predefinidas ou adicionadas no nível do contato. Por exemplo, é possível adicionar uma etiqueta para fornecedores, clientes e interessados. Elas serão exibidas no registro do contato e poderão ser usadas para report on Contacts com ou sem determinada etiqueta.
• Etiqueta de dados - têm o benefício adicional de categorizar dados usando uma etiqueta e complementando-a com Campos personalizados. Por exemplo, pode ser útil marcar um registro de pessoa como "Cliente". Ao aplicar essa etiqueta, será preciso preencher Campos personalizados predefinidos, como campos de caixa de seleção para selecionar os produtos comprados.

Estabelecer essas bases desde o início garante todas as informações necessárias.

Como aplicar e excluir etiquetas em seus contatos

Etiquetas são palavras-chave que se pode usar para categorizar contatos. Por exemplo, é possível marcar contatos com base nos relacionamentos que eles têm com os usuários, como Cliente potencial, Cliente, Fornecedor, Parceiro etc. Também é possível criar etiquetas com base no setor de negócios, áreas de produtos, locais etc. Elas são mais versáteis do que uma simples categoria, pois é possível aplicar várias etiquetas a contatos individuais, como Cliente potencial e Principal.

As etiquetas podem ser aplicadas a um único registro de contato ou aplicadas com uma ação a uma lista de contatos. Uma etiqueta pode então ser usada para ver um grupo por exemplo. Isso pode ajudar ver uma lista de contatos rapidamente ou ser usado para enviar e-mails a um grupo específico de contatos.

Como adicionar etiquetas a um contato individual

Ao adicionar a primeira etiqueta a um contato:

1. Selecione Adicionar etiquetas, localizado abaixo da foto do perfil.
2. Digite o nome da etiqueta. Se ela já existir, será possível selecioná-la.
3. Para aplicar a etiqueta ao contato, clique no botão Adicionar.

Caso já haja algumas etiquetas registradas no contato, basta passar o mouse sobre elas. Veja aqui a opção de Editar etiquetas.

Como adicionar etiquetas a uma lista de contatos

Na página Pessoas e organizações, é possível aplicar uma etiqueta a vários contatos. Para isso, filtre os contatos que deseja marcar ou use as caixas de seleção para selecionar. Quando estiver satisfeito com a lista, clique no botão Marcar para marcar todos os contatos da lista.

Como excluir etiquetas aplicadas a contatos

Há várias maneiras diferentes de se remover etiquetas dos contatos.

• Remover uma única etiqueta de um registro de contato - Isso é feito abrindo-se o contato em questão e, em seguida, passando-se o mouse sobre as etiquetas existentes. Para remover uma etiqueta do contato, selecione Editar etiquetas e clique no x ao lado do nome dela.
• Remover uma etiqueta de todos os contatos - Os administradores podem fazer isso na seção Configurações da conta, Etiquetas e, em seguida, clicar em Excluir a etiqueta em questão. Essa opção removerá permanentemente a etiqueta de todos os contatos, portanto tenha certeza de que não precisa mais dela.
• Remover uma etiqueta de uma lista selecionada de contatos - Com o Capsule, não há opção de remover a etiqueta de uma lista de contatos em massa. No entanto, caso consiga filtrar uma lista dos contatos dos quais deseja remover a etiqueta, poderá aplicar o seguinte processo:

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Como registrar a atividade nos contatosComo enriquecer os contatosComo aplicar e excluir etiquetas em seus contatosCampos personalizados em seus contatosEtiquetas de dados em seus contatosComo adicionar títulos personalizados aos seus contatosComo visualizar as informações da fatura em seus contatos

Como enriquecer e personalizar seus contatos

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Como registrar a atividade nos contatos

Para qualquer comunicação que deseje registrar em um contato, use a opção Registrar atividade. Isso permite anotar detalhes de uma reunião ou chamada, por exemplo, coletando informações importantes que podem ser consultadas a qualquer momento. Em todos os planos, há três tipos de atividades que se pode adicionar:

• Nota
• Reunião
• Chamada

Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, é possível setup your own custom activity types para ajudar a categorizar ainda mais suas atividades.

Por sua vez, esses tipos de atividade serão usados no relatório de Tipo de atividade, que ajuda a ver um detalhamento das atividades por usuário e tipo. Para obter mais detalhes sobre isso, confira nosso Business Insights article.

Ao registrar uma atividade, use a opção de também vincular a nota ao Projeto/Oportunidade; isso exibirá as informações sobre o próprio contato e o Projeto ou Oportunidade selecionado. Isso é extremamente útil quando se trabalha em vários projetos ou oportunidades para determinado cliente e precisa que os dados sejam agrupados nos registros relevantes.

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Como enriquecer os contatos

Para obter o máximo dos contatos, adicione informações sob medida para atender às suas necessidades comerciais específicas. As informações podem ser adicionadas usando-se:

• Campos personalizados - campos predefinidos que solicitam a coleta de informações.
• Etiquetas - permitem que se adicione uma categoria a um contato. Quando necessário, elas podem ser predefinidas ou adicionadas no nível do contato. Por exemplo, é possível adicionar uma etiqueta para fornecedores, clientes e interessados. Elas serão exibidas no registro do contato e poderão ser usadas para report on Contacts com ou sem determinada etiqueta.
• Etiqueta de dados - têm o benefício adicional de categorizar dados usando uma etiqueta e complementando-a com Campos personalizados. Por exemplo, pode ser útil marcar um registro de pessoa como "Cliente". Ao aplicar essa etiqueta, será preciso preencher Campos personalizados predefinidos, como campos de caixa de seleção para selecionar os produtos comprados.

Estabelecer essas bases desde o início garante todas as informações necessárias.

Os Custom Fields e DataTags podem apenas ser configurados pelos Administradores na conta. Caso haja uma Etiqueta de dados ou Campo personalizado que possa ajudar com o gerenciamento de dados em sua conta, peça ao administrador para configurá-lo para você.

Quando ficar claro que uma etiqueta pode ter valor adicional ao adicionar mais detalhes, os administradores poderão converter as etiquetas existentes em Etiquetas de dados.

Como aplicar e excluir etiquetas em seus contatos

Etiquetas são palavras-chave que se pode usar para categorizar contatos. Por exemplo, é possível marcar contatos com base nos relacionamentos que eles têm com os usuários, como Cliente potencial, Cliente, Fornecedor, Parceiro etc. Também é possível criar etiquetas com base no setor de negócios, áreas de produtos, locais etc. Elas são mais versáteis do que uma simples categoria, pois é possível aplicar várias etiquetas a contatos individuais, como Cliente potencial e Principal.

As etiquetas podem ser aplicadas a um único registro de contato ou aplicadas com uma ação a uma lista de contatos. Uma etiqueta pode então ser usada para ver um grupo por exemplo. Isso pode ajudar ver uma lista de contatos rapidamente ou ser usado para enviar e-mails a um grupo específico de contatos.

Em ambos os métodos abaixo, se a etiqueta ainda não existir, será criada como nova. Por predefinição, a adição de novas etiquetas desta forma está limitada a Apenas administradores. Leia mais nesta secção.

Como adicionar etiquetas a um contato individual

Ao adicionar a primeira etiqueta a um contato:

1. Selecione Adicionar etiquetas, localizado abaixo da foto do perfil.
2. Digite o nome da etiqueta. Se ela já existir, será possível selecioná-la.
3. Para aplicar a etiqueta ao contato, clique no botão Adicionar.

Caso seja o primeiro uso, a etiqueta será criada como uma nova etiqueta para ser usada novamente.

Caso já haja algumas etiquetas registradas no contato, basta passar o mouse sobre elas. Veja aqui a opção de Editar etiquetas.

Os administradores podem predefinir e gerenciar as etiquetas em Configurações de conta > Etiquetas > Pessoas e organizações.

Como adicionar etiquetas a uma lista de contatos

Na página Pessoas e organizações, é possível aplicar uma etiqueta a vários contatos. Para isso, filtre os contatos que deseja marcar ou use as caixas de seleção para selecionar. Quando estiver satisfeito com a lista, clique no botão Marcar para marcar todos os contatos da lista.

Não há uma maneira direta de desfazer uma marcação em massa, embora tenhamos um processo para ajudar. Antes de confirmar a alteração, é importante verificar se o número de contatos que estão sendo marcados está correto.

Como excluir etiquetas aplicadas a contatos

Há várias maneiras diferentes de se remover etiquetas dos contatos.

• Remover uma única etiqueta de um registro de contato - Isso é feito abrindo-se o contato em questão e, em seguida, passando-se o mouse sobre as etiquetas existentes. Para remover uma etiqueta do contato, selecione Editar etiquetas e clique no x ao lado do nome dela.
• Remover uma etiqueta de todos os contatos - Os administradores podem fazer isso na seção Configurações da conta, Etiquetas e, em seguida, clicar em Excluir a etiqueta em questão. Essa opção removerá permanentemente a etiqueta de todos os contatos, portanto tenha certeza de que não precisa mais dela.
• Remover uma etiqueta de uma lista selecionada de contatos - Com o Capsule, não há opção de remover a etiqueta de uma lista de contatos em massa. No entanto, caso consiga filtrar uma lista dos contatos dos quais deseja remover a etiqueta, poderá aplicar o seguinte processo:

Digamos que deseje remover a etiqueta Etiqueta original de alguns de seus contatos:

1. Filtre os contatos que deseja desmarcar. Às vezes, essa pode ser a parte mais difícil. Dependendo de sua situação, o que pode funcionar é filtrar por: [Etiqueta][é] [Etiqueta original] > clicar em “Mais filtros” e filtrar por [Atualizado em][é] [data de hoje]. A ideia é que apareçam apenas os contatos dos quais deseja remover a etiqueta.
2. Marque-os em massa com uma nova etiqueta - Etiqueta X.
3. Crie uma nova lista para filtrar por [Etiqueta][é] [Etiqueta original] e adicione outra condição para [Etiqueta][não é] [Etiqueta X]. Isso gerará uma lista de todos os contatos nos quais deseja manter a Etiqueta original.
4. Marque-os em massa com a Etiqueta original 2.
5. Agora, acesse Configurações da contaEtiquetas (para Pessoas e organizações) e clique no link para "excluir", ao lado da Etiqueta original. Isso a removerá de todos os contatos que a tinham. Restarão apenas dois tipos de contatos. Uma lista com a Etiqueta original 2 e outra com a Etiqueta X. É possível remover a Etiqueta X das configurações de etiqueta da mesma forma, o que deixará esses contatos sem etiquetas (o objetivo desse processo).
6. Agora, renomeie a Etiqueta original 2 como apenas Etiqueta original, e tudo voltará ao normal, mas com a lista de contatos que desejava desmarcar desmarcada.

Campos personalizados em seus contatos

Os Campos personalizados permitem registrar informações sobre seus Contatos, Projetos ou Oportunidades de vendas. Os Campos personalizados já terão sido criados por seus administradores.

A vantagem dos Campos personalizados em relação às etiquetas é quando se deseja estruturar o que é coletado, especialmente em itens como seleções de listas. Esses campos também podem ser usados para categorização em relatórios.

Os seguintes tipos de Campos personalizados podem ter sido configurados:

• Texto: permite a entrada em formato livre de qualquer informação (palavras e/ou números). Podem ser marcados como pesquisáveis para que seja possível incluir esse campo ao pesquisar um registro.
• Datas: permite a entrada ou a seleção de uma data e pode ser usado para a realização de eventos especiais (aniversários, datas de início e similares). Saiba mais sobre como registrar aniversários usando Campos personalizados.
• Caixa de seleção: permite uma seleção do tipo sim/não.
• Lista: permite uma seleção em uma lista de valores. Bom para onde a entrada é controlada para relatórios em comparação aos campos de texto aberto.
• Número: permite a entrada de um número que, por sua vez, pode ser usado para filtrar listas usando-se condições como "superior a" ou "inferior a".
• Link gerado: permite a criação de um link para outro URL fora da sua conta do Capsule.

Como registrar aniversários

Embora seja possível configurar um campo de data personalizado para que seus contatos registrem a data de aniversário, não é possível fazer com que essa data seja exibida no calendário. Além disso, todos os campos de data personalizados incluem um ano. É importante considerar isso porque, caso deseje filtrar uma lista de contatos com base em seus aniversários, será preciso especificar o ano também. Normalmente, isso não é algo com que se preocupar em relação a aniversários; você só quer saber quem faz aniversário em julho, por exemplo, ou na próxima semana, independentemente da idade.

Portanto, com isso em mente, recomendamos a configuração de um campo de lista personalizado adicional para "Mês de aniversário" por exemplo. Dessa forma, é possível filtrar todos os contatos que fazem aniversário em um mês específico e, se necessário, entrar no contato para ver a data exata.

Para configurar seus campos de aniversário personalizados, acesse Configurações da contaCampos personalizadosAdicionar novo. Em seguida, crie dois campos: um campo de data para "Data de aniversário" e um campo de lista para "Mês de aniversário". Depois de adicionado a um contato, ele terá a seguinte aparência:

Etiquetas de dados em seus contatos

Etiquetas de dados são etiquetas com os benefícios de acrescentar informações adicionais em Campos personalizados. Ao adicionar uma etiqueta, será preciso incluir as informações adicionais do Campo personalizado. O Etiqueta de dados vincula todas as informações do Campo personalizado. Seu administrador adiciona essas Etiquetas de dados, e uma etiqueta pode ser convertida em Etiqueta de dados a qualquer momento.

Por exemplo, seu administrador pode ter configurado uma Etiqueta de dados para registrar o número e o nível de associação de um membro ao marcar alguém como membro. Ao se aplicar a etiqueta a um contato, o Capsule solicita a inclusão das informações adicionais.

Adicione uma Etiqueta de dados a um contato da mesma forma que adicionaria uma etiqueta. Assim que a etiqueta é aplicada, uma janela pop-up mostra os Campos personalizados relacionados.

Como adicionar títulos personalizados aos seus contatos

O Capsule tem alguns dos títulos-padrão que você usaria para seus contatos já incorporados, mas também é possível adicionar seus próprios títulos. Faça isso usando os Custom Titles.

Como visualizar as informações da fatura em seus contatos

Caso a sua conta do Capsule esteja integrada ao seu pacote de contabilidade, a integração manterá os dados do cliente sincronizados e lhe dará uma visão geral instantânea das faturas e orçamentos sem precisar sair do Capsule.

Isso permite identificar facilmente se a conta de um contato está atualizada ou se é necessária uma ação adicional para pagamentos pendentes.