Como enriquecer e personalizar seus contatos

Como registrar atividades em contatos

Para qualquer comunicação que você queira registrar em um Contato, você pode usar a opção Registrar atividade. Isso permite anotar detalhes de uma reunião ou ligação, por exemplo, registrando informações importantes que podem ser consultadas a qualquer momento. Em todos os planos, há três tipos de Atividades que você pode adicionar:

• Nota
• Reunião
• Ligar

Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, você tem a possibilidade de configurar seus próprios tipos de atividade personalizados para ajudar a categorizar ainda mais suas atividades.

Esses tipos de atividade serão usados, por sua vez, no relatório de Tipo de Atividade, que ajuda você a ver uma divisão das atividades por usuário e tipo. Temos mais detalhes sobre isso em nosso artigo Business Insights.

Ao registrar uma Atividade, você pode usar a opção para também vincular a nota ao Projeto/Oportunidade - isso exibirá as informações tanto no próprio contato quanto no Projeto ou Oportunidade selecionado. Isso é extremamente útil se você trabalha em vários Projetos ou Oportunidades para um determinado cliente e precisa que os dados fiquem agrupados nos registros relevantes.

Como comentar em uma atividade

Os comentários são uma ótima maneira de ter uma discussão interna com seus colegas de trabalho sobre, por exemplo, um e‑mail ou uma nota. Nos comentários, você pode mencionar outros usuários e equipes do Capsule usando @ para notificá‑los sobre o que você disse e ajudar a fazer a conversa avançar.

Em cada registro de Atividade você verá um link para Adicionar comentário se ainda não houver uma discussão sobre ele, ou poderá ver quantos comentários um registro tem se ela já tiver começado.

Quando você tiver clicado em Adicionar comentário, o painel de comentários no lado direito será aberto e você poderá começar a adicionar seus comentários. Use o símbolo @ para mencionar um Usuário ou Equipe, ou comece a digitar @ e o nome do Usuário/Equipe e você verá que ele começará a aparecer em um menu suspenso.

Se você selecionar parte do seu texto, poderá usar a formatação básica para deixá-lo em negrito, itálico etc.

É possível fazer comentários em registros de Contatos, Oportunidades e Projetos.

Na página inicial do Capsule, você pode ver os comentários recentes em uma guia dedicada.

Notificações de comentários

Quando um Usuário ou Equipe é mencionada com @, eles recebem uma notificação por e-mail sobre o comentário, com um link para visualizar o comentário diretamente no Capsule. Dentro do Capsule também há um centro de notificações, que você pode acessar usando o ícone @ na barra de menu superior. Ele mostrará todos os comentários em que você, ou uma Equipe à qual você pertence, foi mencionada.

Como fixar atividade

O recurso Fixar permite destacar e acessar facilmente atividades registradas específicas nos seus Contatos, Oportunidades ou Projetos. É uma ótima maneira de evidenciar informações importantes para todos os usuários que visualizam o registro.

Para fixar a atividade:

1. Encontre a atividade registrada que você deseja fixar
2. Passe o cursor sobre o canto superior direito do item
3. Selecione o ícone de Fixar

Todas as atividades fixadas podem ser encontradas na aba Fixados do Contato, Oportunidade ou Projeto. A atividade fixada mais recente é destacada no topo tanto do histórico de atividades quanto da aba Fixados.

Como Enriquecer Contatos

Para tirar o máximo proveito de Contacts, você pode adicionar informações personalizadas para atender às necessidades específicas do seu negócio. As informações podem ser adicionadas usando:

• Campos Personalizados - estes são campos predefinidos que solicitam o registro de informações.
• Etiquetas - permitem adicionar uma categoria a um Contato. Elas podem ser predefinidas ou adicionadas diretamente no nível do Contato quando necessário. Por exemplo, você pode adicionar uma Etiqueta para fornecedores, clientes e potenciais clientes. Elas serão exibidas no registro do Contato e você pode usá-las para gerar relatórios sobre Contatos com ou sem uma determinada Etiqueta.
• DataTags - estes têm a vantagem adicional de permitir a categorização usando uma Tag e complementando essa Tag com Campos Personalizados. Por exemplo, você pode querer marcar um registro de Pessoa com “Cliente”. Ao aplicar essa Tag, será solicitado que você preencha Campos Personalizados predefinidos, como campos de caixa de seleção para selecionar os produtos que essa pessoa comprou.

Colocar esses alicerces no lugar desde o início garante que você tenha todas as informações de que precisa, quando precisar.

Como aplicar e remover tags nos seus contatos

Tags são palavras‑chave que você pode usar para categorizar seus Contatos. Por exemplo, você pode marcar seus Contatos com Tags com base no tipo de relacionamento que eles têm com seus usuários, como Lead, Cliente, Fornecedor, Parceiro etc. Você também pode criar Tags com base no setor de atuação, áreas de produto, localizações etc. Tags são mais versáteis do que uma simples categoria, pois você pode aplicar várias tags a um mesmo Contato, como Lead e Principal.

As tags podem ser aplicadas a um único registro de Contato ou, com uma única ação, a uma lista de Contatos. Uma tag pode então ser usada para coisas como visualizar um grupo. Isso pode ajudar você a ver rapidamente uma lista de Contatos ou ser usada para enviar e‑mails a um grupo específico de Contatos.

Adicionar tags a um contato individual

Ao adicionar a primeira Tag a um Contato:

1. Selecione Adicionar tags (localizado abaixo da foto do perfil).
2. Insira o nome da Tag. Se a Tag já existir, você verá a opção de selecioná-la.
3. Clique no botão Adicionar para aplicar a Tag ao Contato.

Se já houver algumas Tags registradas no Contato, basta passar o mouse sobre as Tags atuais. Aqui você verá a opção de Editar tags.

Adicionando tags a uma lista de contatos

Você pode aplicar uma Tag a vários Contatos na página Pessoas e Organizações. Para fazer isso, filtre os Contatos que deseja marcar com a Tag ou use as caixas de seleção para escolhê-los. Quando estiver satisfeito com a lista, clique no Adicionar Tag para aplicar a Tag a todos os Contatos da lista.

Excluindo tags aplicadas a contatos

Existem várias maneiras diferentes de remover tags de contatos.

• Remover uma única Tag de um registro de Contato - Isso é feito abrindo o Contato em questão e passando o mouse sobre as Tags existentes. Selecione Editar Tags, depois clique no x ao lado do nome da Tag para removê-la desse Contato.
• Remover uma Tag de todos os Contatos- Os administradores podem fazer isso em Configurações da Conta, em Tags, e depois clicar em Excluir na Tag relevante. Essa opção removerá permanentemente a Tag de todos os Contatos, portanto é melhor ter certeza de que você não precisa mais dessa Tag.
• Remover uma tag de uma lista selecionada de contatos - No Capsule não há opção para remover tags em massa de uma lista de contatos. No entanto, se você tiver uma forma de filtrar a lista de contatos que deseja remover a tag, poderá usar este processo:

Digamos que você queira remover a tag Tag original de alguns dos seus contatos:

1. Filtre os contatos que você quer remover a tag. Às vezes, essa pode ser a parte mais difícil. Dependendo da sua situação, o que pode funcionar é filtrar por:[Tag][é] [Tag Original] > clique em ‘Mais filtros’ e filtre por [Atualizado em][é] [data de hoje]. Isso deve, com sorte, conter apenas os contatos dos quais você quer remover a tag.
2. Marcar tudo isso com uma nova tag – Tag X.
3. Crie uma nova lista em que você filtre por [Tag][is] [Original Tag] e adicione outra condição para [Tag][isn't] [Tag X]. Isso lhe dará uma lista de todos os contatos que você deseja manter.
4. Aplicar em massa esta tag a Tag Original 2.
5. Agora você pode ir para o Account SettingsTags (for People & Organizations) e clicar no link “excluir” ao lado de Original Tag. Isso irá removê-la de todos os contatos que a tinham anteriormente. O que resta são dois tipos de contatos. Uma lista com Original Tag 2 e outra com Tag X. Você pode removê-las nas configurações de tags da mesma forma, o que deixará esses contatos sem tag (o objetivo desse processo).
6. Agora você pode renomear a Tag Original 2 de volta para apenas Tag Original e tudo voltará ao normal, mas com a lista de contatos que você queria remover a marcação já desmarcada.

Campos personalizados nos seus contatos

Campos Personalizados permitem registrar informações sobre seus Contatos, Projetos ou Oportunidades de Vendas. Os Campos Personalizados já terão sido criados pelos seus Administradores.

A vantagem dos Campos Personalizados em relação às Tags é quando você deseja estruturar o que é coletado, especialmente em casos como seleções em listas. Esses campos também podem ser usados para categorização em relatórios.

Os seguintes tipos de campos personalizados podem ter sido configurados:

• Textopermite a entrada em formato livre de qualquer informação – palavras e/ou números. Esses dados podem ser marcados como pesquisáveis, para que você possa incluir este campo ao procurar por um registro.
• Datas permitem inserir ou selecionar uma data e podem ser usadas para registrar eventos especiais – aniversários, datas de início e semelhantes. Saiba mais sobre como registrar aniversários usando Campos Personalizados.
• Caixa de seleção permite uma escolha de sim/não.
• Lista permite a seleção a partir de uma lista de valores. É útil quando a inserção de dados precisa ser controlada para fins de relatório, em comparação com campos de texto livre.
• Númeropermite inserir um número que, por sua vez, pode ser usado para filtrar listas usando condições como “é maior que” ou “é menor que”, por exemplo.
• Link geradopermite que você crie um link para outro URL fora da sua conta Capsule.

Como registrar aniversários

Embora você possa configurar um campo de data personalizado para seus contatos a fim de registrar o aniversário deles, não há uma forma de fazer com que essa data seja exibida no calendário. Além disso, todos os campos de data personalizados incluem um ano. Isso é importante de considerar porque, se algum dia você quiser filtrar uma lista de contatos com base nos aniversários, também precisará especificar o ano. Normalmente isso não é algo com que você se preocuparia em relação a aniversários; você só gostaria de saber, por exemplo, quem faz aniversário em julho ou na próxima semana, independentemente da idade dessas pessoas.

Tendo isso em mente, recomendamos que você configure um campo de lista personalizado adicional para, por exemplo, “Mês de aniversário”. Dessa forma, você pode filtrar todos os contatos que fazem aniversário em um determinado mês e, se necessário, acessar o contato para ver a data exata.

Para configurar seus campos personalizados de aniversário, vá para Account SettingsCustom FieldsAdd New. Em seguida, crie dois campos: um campo de data para a 'Data de Aniversário' e um campo de lista para o 'Mês de Aniversário'. Depois de adicionados a um contato, ficará assim:

DataTags nos seus contatos

Os DataTags são tags que permitem adicionar informações extras por meio de Campos Personalizados. Ao adicionar uma Tag, você será solicitado a preencher essas informações adicionais de Campos Personalizados. O DataTag conecta todas as informações dos Campos Personalizados entre si. O seu administrador adiciona esses DataTags, e uma Tag pode ser convertida em um DataTag a qualquer momento.

Por exemplo, o seu administrador pode ter configurado uma DataTag para registrar o número de associado e o nível de associação quando você marca alguém como Membro. O Capsule solicita que você adicione as informações adicionais ao aplicar a Tag a um Contato.

Adicione um Datatag a um Contato da mesma forma que você adicionaria uma Tag. Assim que a Tag for aplicada, uma janela pop-up exibirá os Campos Personalizados relacionados.

Adicionando títulos personalizados aos seus contatos

O Capsule já inclui alguns dos títulos padrão que você usaria para seus contatos, mas talvez você também queira adicionar seus próprios títulos. Você pode fazer isso usando Títulos personalizados.

Como visualizar as informações de fatura nos seus contatos

Se a sua conta do Capsule estiver integrada ao seu software de contabilidade, a integração manterá os dados dos seus clientes sincronizados e lhe dará uma visão instantânea de suas faturas e orçamentos, sem que você precise sair do Capsule.

Isso permite identificar facilmente se a conta de um Contato está em dia ou se é necessária alguma ação adicional para pagamentos pendentes.