Box Factura es un proveedor de gestión de facturas electrónicas con sede en México. Se especializa en ayudar a las empresas a navegar las complejidades regulatorias de emitir y pagar facturas en el mercado mexicano.
Son una organización pequeña, pero en rápido crecimiento. Sus soluciones de almacenamiento en la nube seguras son confiadas por muchas empresas que buscan un proceso transparente y rastreable para todos sus pagos digitales.
Para apoyar los planes de crecimiento de Box Factura, el equipo de liderazgo se dio cuenta de que necesitaban un CRM para respaldar sus operaciones comerciales fundamentales.
El crecimiento sofocado frena a Box Factura
El equipo de Box Factura enfrentó desafíos fundamentales a medida que comenzaron a crecer. Con cientos de clientes a los que atender, el equipo experimentó dificultades para gestionar sus comunicaciones con los clientes.
Rafael Soto, CEO de Box Factura, detalla los problemas de comunicación con sus clientes: "Antes de empezar a trabajar con Capsule, era muy difícil hacer seguimiento a todas nuestras comunicaciones con los clientes.
"No pudimos entender, de un vistazo, cuál era el estado de su cuenta.
Añade: "En lugar de eso, rastreamos las comunicaciones a través de sistemas dispares basados en papel y sistemas electrónicos arbitrarios.
“Esto llevó a dificultades para cumplir con las expectativas de los clientes, crear actividades de seguimiento y, en general, nos llevó a no brindar el servicio de la más alta calidad que exigimos de nosotros mismos.”
Además de los problemas de comunicación con los clientes, Box Factura tuvo dificultades con su proceso de ventas. Un proceso de ventas típico debería tomar entre tres y cuatro meses para Box Factura.
"Pero debido a que este proceso se dividía entre tres personas, Excel y otros sistemas, cerrar tratos tomaba mucho más tiempo."
Esto estaba afectando la capacidad del proveedor de facturación electrónica para prever ingresos y realizar ventas rápidamente.
Buscando el CRM adecuado
Rafael y su equipo sabían que necesitaban un CRM, pero elegir el adecuado era crucial para el especialista en facturación electrónica. Según Soto, cualquier CRM que eligieran debía ser ‘fácil de usar’, ‘rentable’ y tener ‘un conjunto de características amplio para satisfacer las necesidades en evolución de Box Factura.’
Soto identificó que sin un CRM, tenían dificultades para tomar decisiones basadas en datos sobre sus actividades de ventas ya que les resultaba difícil pronosticar su pipeline con precisión. Además, dada la complejidad multicanal de la comunicación con clientes en el negocio moderno, su enfoque existente no lograba centralizar esta información en un único lugar.
Por último, Box Factura es una empresa de cobertura nacional en México, por lo que Rafael y su equipo tenían que ser capaces de realizar actividades comerciales clave en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Desempaquetado de Cápsula
Después de investigar y probar productos, Rafael y su equipo descubrieron Capsule, un CRM fácil de usar, con precios competitivos y un conjunto de características enriquecido que está bien alineado con la estrategia de crecimiento de Box Factura.
Un gran atractivo para Soto fue lo fácil que es implementar y comenzar a usar Capsule.
Él dice: “Fue muy fácil empezar con Capsule. Realizamos nuestra incorporación por nuestra cuenta con la sección de soporte bien surtida del sitio.
"Luego organicé una breve sesión de entrenamiento con el equipo y empezamos casi de inmediato."
“La interfaz fácil de usar hizo que fuera sencillo para el equipo ponerse en marcha.”
Muchas operaciones comerciales ahora son manejadas por Capsule. Las ventas son manejadas por la gestión de la tubería de ventas, una de las muchas características de Capsule. Esto permite a Box Factura rastrear el estado de los prospectos a lo largo del ciclo de ventas, desde el momento en que un prospecto entra o sale de su proceso de ventas.
Ha hecho las ventas más eficientes para el equipo. Todos en el departamento de ventas ahora pueden ver el estado activo de los prospectos en un tablero de fácil acceso. Box Factura también ha aumentado la eficiencia operativa ya que todo el equipo sabe en qué punto se encuentra cada prospecto, y diferentes representantes pueden entrar y salir sin problemas de cualquier proceso de ventas.
Por último, este proceso de ventas mejorado ha dado a Box Factura control y visibilidad de su tubería de ventas, lo cual ha sido crucial para Soto y su equipo para trazar su trayectoria de crecimiento.
Gestión de tareas lista para usar
Mientras que el embudo de ventas ha sido importante para ayudar a trazar los planes de crecimiento de Box Factura, Tareas ha ayudado con su ejecución.
Rafael detalla su uso de la función de Tareas de Capsule aquí:
“Mientras que Sales Pipeline nos ha ayudado a visualizar y prever mejor nuestro flujo de ventas, Tasks nos ha ayudado a ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes.”
"Nuestro equipo programa trabajos, en Tareas, tanto durante como después del proceso de ventas. Por ejemplo, si necesitamos que alguien haga un seguimiento después de no tener noticias del posible cliente durante un par de semanas, estableceremos un recordatorio en tareas para hacerlo.
"Es lo mismo con el envío y la recepción de contratos, estableceremos una tarea para enviar un contrato y la asignaremos al empleado correspondiente para que la ejecute."
Implementación rápida; rápido retorno de valor
Darse cuenta de que el tiempo para obtener valor es esencial al comprar e implementar cualquier nueva herramienta de negocio, y es lo mismo al implementar un CRM. Afortunadamente, Box Factura no solo implementó Capsule rápidamente, sino que también vieron sus objetivos de crecimiento superados, gracias a la ventaja que nuestra tecnología les ha brindado.
En 2022, Box Factura estableció una meta de crecimiento para aumentar sus ingresos en un 48%. No solo alcanzaron esa meta, la superaron. Soto piensa que esto se debe a varias cosas. Primero, a que el equipo está trabajando más eficientemente que nunca, gracias a ser 'más receptivos' a las consultas de posibles clientes y clientes actuales.
También piensa que, en general, el hecho de que Capsule sea fácil de usar y de implementar ha dado a Box Factura una ventaja competitiva en sus operaciones diarias. Las actividades de ventas y postventa se completan más rápido que antes de Capsule.
Por qué elegir Capsule frente a la competencia
Cuando preguntamos por qué Box Factura eligió a Capsule por encima de sus competidores, Rafael dijo lo siguiente: “Me sorprendió gratamente descubrir que su organización, incluso entre competidores bien conocidos, está específicamente dedicada a ayudar a pequeñas empresas con presupuestos limitados.”
“Tus competidores se centran en organizaciones más grandes. Y tu enfoque hacia los clientes es mucho más personalizado y detallado que otros proveedores de CRM. Esto distingue a Capsule y fue un gran atractivo para el equipo y para mí.”
Concluyendo
Al adoptar Capsule, Box Factura no solo ha mejorado su eficiencia operativa, sino que también ha experimentado un significativo crecimiento en sus ingresos año tras año.
- Desafíos de comunicación: Box Factura tuvo dificultades para gestionar las comunicaciones con clientes y los procesos de ventas, lo que llevó a ineficiencias y ciclos de ventas prolongados.
- Solución CRM: El CEO Rafael Soto buscaba un CRM fácil de usar, rentable y con amplias funcionalidades, lo que llevó a la elección de Capsule.
- Implementación eficiente: Capsule se desplegó rápidamente, mejorando la eficiencia de ventas y la gestión de tareas, proporcionando un mejor control y visibilidad.
- El crecimiento superó las expectativas: La adopción de Capsule llevó a superar el objetivo de crecimiento de 2022 en un 48%, gracias a la mayor eficiencia del equipo y la facilidad de uso del CRM.
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