Augmentez vos ventes et votre productivité

Comment les rapports peuvent-ils vous être utiles

Capsule offre un certain nombre de fonctions de création de rapports qui vous permettent d’obtenir très facilement des informations détaillées sur votre activité, pour ensuite optimiser vos ventes et gagner en productivité. Les rapports peuvent être utilisés de différentes manières, notamment :

• **Pour obtenir des données sur un pipeline ** - Les rapports de ventes de Capsule vous permettent de prévoir avec précision les ventes à venir, d’identifier les éventuelles fuites dans votre processus de vente et de comparer quels utilisateurs/quelles équipes convertissent le plus de prospects.
• Pour gérer les performances - Utilisez les rapports d’activités pour mieux connaître les performances des utilisateurs et les domaines à améliorer, en bénéficiant d’un aperçu des activités réalisées par chaque utilisateur au cours d’une période donnée.
• Pour intégrer les nouvelles recrues - Suivez le nombre d’activités que les nouvelles recrues effectuent pour mieux comprendre les éventuelles difficultés qu’elles rencontrent en fonction des domaines. En gardant en œil sur les notes d’activité, vous savez comment chacun communique avec vos clients et si l’approche employée est en adéquation avec la philosophie de votre entreprise.

Les rapports d’activités et de ventes sont disponibles sur la page consacrée aux rapports .

Comprendre les rapports

Les rapports que propose Capsule vous présentent des données à propos de tous les utilisateurs de votre compte. Vous pouvez filtrer les rapports par utilisateur ou par équipe, au moyen des filtres disponibles en haut de l’écran.

Tous les rapports peuvent également être filtrés par date. Vous pouvez choisir parmi plusieurs filtres temporels standards, tels que la semaine, le mois ou le trimestre. Vous pouvez même définir une période personnalisée. Pour filtrer par date, cliquez sur le sélecteur de date en haut à droite de l’écran et sélectionnez la période de votre choix.

Chaque rapport de premier niveau peut être ventilé pour obtenir plus de détails sur les performances de votre entreprise. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les barres qui forment le diagramme pour obtenir l’analyse du rapport. Vous pouvez également cliquer sur des lignes en particulier du tableau des résultats pour obtenir une analyse de rapport.

Concernant le filtrage des analyses de rapport, il convient de noter que tous les filtres appliqués au moment où vous cliquez sur une barre du diagramme sont automatiquement appliqués à l’analyse de rapport. Cela signifie que l’analyse correspond aux données de la barre sélectionnée. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer et ajuster ces filtres à l’aide des options de filtrage situées en haut de la fenêtre d’analyse de rapport.

Filtrer par date les analyses de rapport

Lorsque vous consultez une analyse de rapport, le filtre de dates utilisé est celui appliqué au rapport de premier niveau. Si vous souhaitez ajuster la période appliquée à l’analyse de rapport :

1. Fermez la fenêtre montrant l’analyse de rapport.
2. Ajustez la période que vous souhaitez appliquer au rapport à l’aide des filtres de dates dans le coin en haut à droite. Vous pouvez utiliser les filtres existants, tels que Cette année et Ce trimestre, ou appliquer une plage de dates personnalisée. Cliquez sur « Appliquer ».
3. Ouvrez à nouveau l’analyse de rapport ; le nouveau filtre de dates est alors appliqué.

Les analyses de rapport basées sur des critères temporels, telles que les opportunités remportées/perdues au fil du temps, combinent le filtre de dates du premier niveau et le mois/trimestre sélectionné. Par exemple, lorsque le filtre de dates du premier niveau est défini sur « Cette année », si vous cliquez sur la barre correspondant au mois de janvier, seules les opportunités de janvier de cette année s’affichent.

Qui peut consulter les rapports ?

La page Rapports est visible pour tous les utilisateurs et chaque rapport peut être consulté par tous les utilisateurs de votre compte.

Pour les forfaits qui intègrent une fonction de contrôle d’accès des utilisateurs, tous les utilisateurs ont toujours accès aux rapports de premier niveau, mais les utilisateurs de statut restreint ne peuvent consulter que les rapports relatifs aux fiches qui leur ont été attribuées. En savoir plus sur la manière de contrôler l’accès des utilisateurs dans le cadre de ces forfaits.

Comprendre les analyses de rapport et les contrôles d’accès des utilisateurs

Lorsque vous consultez une analyse de rapport, cliquez sur une ligne pour accéder à la tâche/l’entrée correspondante du rapport d’activité et aux opportunités correspondantes du rapport de vente.

• Si vous n’avez pas accès à la fiche à laquelle l’activité se rapporte, aucune information ne s’affiche.
• Si vous avez accès à la personne à laquelle l’activité est associée mais pas à l’entreprise dont elle dépend, l’entreprise sera affichée comme étant « privée ».
• Si vous avez accès à une opportunité ou à un projet mais que vous n’avez pas accès au contact qui y est lié, le contact sera affiché comme étant « privé ».

Filtrer les listes d’opportunités

En plus des rapports de ventes pré-configurés, Capsule vous permet également de filtrer des listes d’opportunités grâce à différents filtres. Ainsi, vous avez la possibilité de visualiser uniquement les opportunités dont vous avez besoin. Pour créer une liste d’opportunités filtrée :

1. Accédez au pipeline de vente.
2. Cliquez sur l’icône représentant une liste.
3. Sur la page affichant la liste, utilisez l’un des filtres standards ou cliquez sur Plus de filtres pour utiliser l’une des nombreuses options.
   

Les filtres les plus courants sont les suivants :

• [Clôture prévue le] [se situe dans les] [30] jours
• [Ajouté le] [se situe dans les derniers] [7] jours
• [Est obsolète] [oui]
• [Valeur] [est supérieure à] [10 000]

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des rapports les plus populaires que vous pouvez consulter et créer.

Listes de ventes pré-configurées

Capsule dispose d’un certain nombre de listes standards auxquelles vous pouvez accéder en vous rendant dans Pipeline de vente > Liste enregistrée :

C’est à vous de décider comment vous utiliserez cette liste. Par exemple, vous pourriez exporter la liste ou étiqueter toutes les opportunités.

Trouver des opportunités inactives

Au lieu d’utiliser une liste standard, vous pourriez créer votre propre liste en ajoutant des filtres. Par exemple, vous pourriez créer une liste permettant de suivre les opportunités qui n’ont fait l’objet d’aucune action au cours des 30 derniers jours :

1. Accédez à votre pipeline de venteListe.

2. Cliquez sur Plus de filtres.

3. Filtrez pour obtenir les données correspondant à [Mise à jour le] [date de plus de] [30] jours.

Enregistrer une liste d’opportunités filtrée

Pour enregistrer une liste en vue d’une utilisation ultérieure :

1. Cliquez sur le menu déroulant Listes enregistrées.
2. Utilisez l’option Enregistrer la liste sous...
   
3. Donnez un nom à la liste, puis décidez si vous souhaitez que la liste enregistrée soit partagée avec le reste de l’équipe ou reste uniquement visible par vous-même.
   
4. Cliquez sur Enregistrer, la liste enregistrée s’affiche dans le menu déroulant.
   

Trouver des opportunités en fonction de leur valeur

Parfois, il peut être utile de localiser toutes les opportunités qui dépassent une certaine valeur. Pour utiliser cette fonction :

1. Accédez à votre pipeline de venteListe.
2. Cliquez sur Plus de filtres.
3. Filtrez pour obtenir les données correspondant à [Valeur][est supérieure à] [USD -\$][10 000].

Vous obtenez alors toutes les opportunités dont la valeur totale attendue dépasse les 10 000 $. Cela inclut les opportunités qui sont configurées avec des revenus récurrents, par exemple lorsque la valeur attendue s’élève à 3 000 $/mois pendant 4 mois.

Filtrer les opportunités en fonction de leur devise

Si vous travaillez avec plusieurs devises, il peut être utile de restreindre la liste à des opportunités exprimées dans une devise spécifique. Pour ce faire :

1. Accédez à votre pipeline de venteListe.
2. Cliquez sur Plus de filtres.
3. Filtrez pour obtenir les données correspondant à [Devise][est] [GBP -£].