L’onglet Calendrier et tâches de Capsule vous donne une aperçu de ce qui se passe actuellement au sein de votre entreprise, vous permettant de vous concentrer sur les choses à mener dans l’immédiat et les choses à venir. Ajoutez des tâches rapidement grâce à Capsule et utilisez-les pour suivre vos appels et vos réunions. Les catégories de tâches personnalisées vous permettent de créer des tâches spécifiques à votre entreprise.
Ajouter une tâche
Ajoutez des tâches à vos contacts, projets ou opportunités lorsque vous consultez la fiche dans Capsule. Si votre tâche n’est pas directement liée à une fiche dans Capsule, vous pouvez ajouter des tâches à part entière depuis la page Calendrier.
- Lorsque vous consultez une fiche - Utilisez le bouton Ajouter une tâche en haut à droite de n’importe quelle fiche dans Capsule. Cette tâche est alors liée à la fiche consultée et est également visible depuis l’onglet Calendrier et tâches.
- Lorsque vous consultez la page Calendrier et tâches - Utilisez le bouton Ajouter une tâche en haut de l’onglet Calendrier et tâches ou survolez une date et utilisez l’option Ajouter une tâche. Vous pouvez lier la tâche à un contact, un projet ou une opportunité existant(e).
Lorsque vous créez une tâche :
- Saisissez une description, une date d’échéance (et éventuellement une heure d’échéance), ajoutez une catégorie et les éventuels détails supplémentaires.
- Sélectionnez l’utilisateur à qui l’attribuer.
- Si vous ajoutez une tâche à partir de la page Calendrier et tâches, vous pouvez choisir de lier la tâche à un contact, une opportunité ou un projet. Pour ce faire, cliquez sur lier une tâche à un contact, une opportunité ou un projet et cherchez la fiche à laquelle vous souhaitez la relier.
- Cliquez sur Enregistrer, la procédure est terminée.
Une fois enregistrée, la tâche sera visible dans l’affichage Calendrier et, si elle est liée à une fiche, elle sera affichée dans le panneau Tâche de cette fiche.
Ajouter des détails supplémentaires à vos tâches
S’il est nécessaire d’ajouter des données sur le contexte ou des informations supplémentaires à une tâche, il vous suffit de cliquer sur le lien Ajouter plus de détails et de saisir les informations dans la grande zone de texte. Cette zone est tout à fait adaptée pour enregistrer des notes sur un événement ou le script d’un appel téléphonique. Pour consulter les détails de votre tâche, ouvrez la tâche.
Configurer des tâches répétitives
Dans certaines situations, vous pouvez être amené à accomplir régulièrement la même tâche. Il peut s’agir par exemple d’un appel hebdomadaire à un fournisseur ou d’un rapport à préparer en fin de mois. Au lieu de recréer à chaque fois la même tâche, vous pouvez créer une tâche répétitive. Les tâches peuvent être répétées durant un certain nombre de semaines, de mois ou d’années. Cela vous permet de ne manquer aucune tâche, suivi régulier ou anniversaire. Lorsque vous marquez une tâche répétitive comme étant terminée, la prochaine occurrence de la tâche sera créée automatiquement selon le calendrier défini. Pour répéter une tâche, il suffit de cliquer sur le lien Répéter au-dessus de la date d’échéance et de sélectionner la fréquence à laquelle la tâche doit être répétée.
Catégoriser les tâches
Vous pouvez classer vos tâches dans des catégories par défaut ou créer vos propres catégories en fonction de vos processus. Vous pouvez filtrer vos tâches par catégorie dans l’onglet Calendrier et tâches afin de voir toutes les tâches à échéance dans une catégorie spécifique. Cette fonction est très utile pour visualiser tous les appels qui doivent être passés, par exemple. Il existe une liste de catégories déjà configurées dans Capsule, telles que Appel, E-mail et Suivi. Vous pouvez sélectionner une catégorie à l’aide du menu déroulant Catégorie de la fenêtre Ajouter une tâche qui s’affiche.
Pour en savoir plus sur la manière de configurer vos propres catégories de tâches, reportez-vous à l’article Pour commencer.
Mettre à jour les tâches
Vous pouvez modifier la date d’échéance d’une tâche, changer le destinataire ou simplement ajouter des notes. Pour ce faire :
- Cliquez sur le nom de la tâche, ce qui déclenche l’affichage d’une fenêtre permettant de modifier la tâche.
- Modifiez les détails voulus.
- Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour la tâche.
Créer des tâches à partir d’un e-mail
Vous pouvez utiliser un e-mail pour créer une tâche sans quitter votre boîte de réception : modifiez l’adresse de votre boîte de dépôt d’e-mails de dropbox@... à todo@... La tâche sera liée au contact auquel l’e-mail est destiné et vous la verrez immédiatement sur votre tableau de bord Capsule. En savoir plus sur l’utilisation de la boîte de dépôt d’e-mails pour créer une tâche de suivi.