Exporter et supprimer des contacts

Exporter des fiches de contacts individuels

Si vous souhaitez partager un contact avec un utilisateur qui n’utilise pas Capsule, ou créer une fiche pour ce contact dans un système tiers, vous pouvez exporter un contact spécifique en suivant ces étapes :

1. Commencez par vous rendre dans la section Personnes et entreprises.
2. Cliquez sur le contact que vous souhaitez exporter.
3. Sélectionnez la à côté du bouton Modifier.
4. Choisissez l’option Exporter en tant que vCard.

Exporter un groupe de contacts

Lorsque vous exportez une liste de contacts, vous pouvez choisir de l’exporter sous forme de fichier CSV, Excel ou vCard. Veuillez noter que cette fonction n’est disponible que pour les utilisateurs dont la case Possibilité d’exporter les enregistrements au format CSV, Excel ou vCard a été cochée dans leur profil.

Pour exporter une liste de contacts à partir de Capsule, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez jusqu’à la section Personnes et entreprises.
2. Choisissez une liste existante ou créez une nouvelle liste en utilisant vos propres filtres.
3. Sélectionnez le bouton [Exporter] en haut à droite de la liste.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le modèle de colonne et le type de fichier :

• CSV - Les fichiers CSV sont utiles si vous avez l’intention d’effectuer un publipostage ou d’importer le fichier dans un autre outil.
• Excel - Les fichiers Excel sont davantage adaptés si votre intention est uniquement de visualiser, de modifier ou de partager le fichier avec d’autres personnes.
• vCard - Le fichier vCard peut être utile si vous avez l’intention d’importer les contacts dans l’application Contacts sur Mac.

5. Enfin, sélectionnez Exporter.

Supprimer un contact unique

Pour supprimer un seul contact :

1. Ouvrez le contact que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur la à côté du bouton Modifier.
3. Choisissez l’option Supprimer.

Lorsque le contact est supprimé, les informations le concernant, l’historique et les opportunités et projets qui y sont rattachés sont supprimés. Les contacts supprimés peuvent être restaurés dans un délai de 30 jours par le super administrateur. Si vous avez besoin de conserver des opportunités ou des projets qui étaient rattachés au contact, veillez à les attribuer à un nouveau contact avant la suppression.

Supprimer une liste de contacts

Les administrateurs peuvent supprimer plusieurs contacts en même temps. Pour ce faire :

1. Commencez par vous rendre dans la section Personnes et entreprises.
2. Appliquez les filtres nécessaires pour obtenir les contacts que vous souhaitez supprimer.
3. Utilisez l’icône de la corbeille à droite de l’écran pour supprimer tous les contacts de cette liste.

Restaurer un contact supprimé accidentellement

Si vous ou un autre utilisateur avez accidentellement supprimé une fiche, vous avez 30 jours pour demander à votre super administrateur de la restaurer avant qu’elle ne soit définitivement supprimée.