Comprendre ce que sont les contacts
Les contacts dans Capsule sont plus qu’une simple page dans votre carnet d’adresses. Outre la saisie d’adresses et de numéros de téléphone, ils contiennent et gèrent également des informations telles que des notes, des e-mails, des fichiers et des tâches. Capsule sépare les contacts en deux types : les personnes et les entreprises.
- Les fiches de personnes peuvent être indépendantes ou être liées à une entreprise. Au sein de ces fiches, vous pouvez saisir les informations personnelles de l’individu telles que les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les fonctions grâce aux champs standards de Capsule. Des champs personnalisés peuvent être configurés pour saisir des caractéristiques uniques. L’onglet Historique fournit une vue chronologique de vos communications avec le contact grâce aux notes et aux e-mails que vous envoyez et recevez.
- Les fiches d’entreprises peuvent être indépendantes ou être liées à une ou plusieurs fiches de personnes. Elles sont le plus souvent utilisées par les sociétés, groupes ou clubs. Là encore, les informations standards, telles que les adresses et les numéros de téléphone, peuvent être étoffées. Vous pouvez personnaliser les fiches en saisissant des informations uniques.
Une personne ne peut appartenir qu’à une seule entreprise, en revanche, une entreprise peut être liée à plusieurs fiches de personnes.
L’historique des fiches des personnes est également affiché dans l’entreprise à laquelle elles sont liées. Cela permet d’avoir en un endroit unique une vue d’ensemble des conversations entre les différentes personnes et les différents départements d’une entreprise.
Lorsque des contacts de personnes et d’entreprises sont liés de cette manière, cela vous permet par ailleurs de créer des rapports sur les personnes en fonction des propriétés de leur entreprise.
Si vous ajoutez au sein de votre compte une personne et l’entreprise qui lui est liée, les deux seront considérées comme deux fiches distinctes et seront comptabilisées dans le nombre limite de contacts de votre forfait.
Qui est responsable des contacts ?
Par défaut, lorsque vous ajoutez une nouvelle fiche de contact dans Capsule, elle vous est attribuée. Si vous ne faites pas partie d’une équipe par défaut, la fiche vous est attribuée, en votre qualité de propriétaire du contact.
Lorsque vous ajoutez manuellement un nouveau contact, vous avez la possibilité de l’attribuer à un autre propriétaire. Sélectionnez le menu déroulant en bas à droite de l’écran pour l’attribuer à un propriétaire. Si aucun propriétaire n’est sélectionné, la personne qui a créé le contact est définie comme propriétaire par défaut.
Vous pouvez attribuer la propriété d’un contact à un seul utilisateur, à une équipe ou à un utilisateur au sein d’une équipe.
Lorsque vous utilisez l’option « Attribuer à un propriétaire », si le propriétaire que vous choisissez appartient à plusieurs équipes, vous pouvez choisir les équipes que vous souhaitez inclure.
Mettre à jour le propriétaire d’un contact
Modifier le propriétaire d’un contact
Pour modifier l’utilisateur auquel ou l’équipe à laquelle un contact spécifique est attribué :
- Accédez à la fiche du contact.
- Sélectionnez Modifier.
- Dans le menu déroulant Propriétaire et équipe, sélectionnez le nom du nouveau propriétaire.
Attribuer plusieurs contacts à un utilisateur ou à une équipe
Les administrateurs peuvent réattribuer plusieurs contacts à un(e) autre utilisateur/équipe à partir de la page Personnes et entreprises. Pour ce faire :
- Accédez à la page Personnes et entreprises
- Filtrez ou utilisez les cases à cocher pour sélectionner les contacts que vous souhaitez réattribuer.
- Lorsque votre sélection vous convient, cliquez sur le bouton « Attribuer ».
- Attribuez le contact à un autre propriétaire ou à une autre équipe.
- Lorsque vous réattribuez des contacts, vous avez également la possibilité de réattribuer les opportunités et les projets qui leur sont liés en utilisant la case à cocher prévue à cet effet.
Sélectionner des contacts et attribuer un propriétaire
Il n’est pas possible d’annuler l’attribution de contacts en bloc. Il est important de bien vérifier le nombre de contacts réattribués et d’effectuer les changements avec précaution.