Enrichissement des données

Champs personnalisés

Chaque entreprise est différente, avec des flux de travail et des données uniques qui doivent être suivis. Capsule vous permet de conserver une fiche de toutes ces données grâce aux champs personnalisés. Il n'y a pas de limite au nombre de champs personnalisés que vous pouvez créer, il est donc facile de créer une configuration sur mesure pour votre entreprise.

Il existe une grande variété de champs personnalisés pour répondre à tous les types de données. Voici un aperçu des types de champs disponibles :

Texte - saisissez n'importe quel type d'information - mots et/ou chiffres. Ces champs peuvent être marqués comme pouvant faire l'objet d'une recherche afin que vous puissiez inclure ce champ lors de la recherche d'une fiche. La limite de caractères pour les champs de texte est de 250 caractères.

Date - enregistrez les dates utiles dans vos fiches et créez des listes basées sur ces dates. Utile pour suivre les dates de renouvellement, ce qui vous permet de créer facilement une liste des personnes ou des entreprises que vous devez contacter pour discuter du renouvellement. Découvrez comment capturer la date d'anniversaire d'un contact à l'aide d'un champ Date

Case à cocher - une simple case à cocher pour les valeurs oui/non. Cette fonction est très utile pour enregistrer le consentement d’un contact à recevoir des contenus marketing ou pour déterminer quels contacts sont des membres Premium. Là encore, les fiches peuvent être filtrées en fonction de la valeur de la case à cocher.

Liste - un menu déroulant à sélection unique sur vos fiches avec une liste prédéfinie de valeurs à choisir. Cette fonction est utile lorsque vous souhaitez segmenter vos contacts en différents types, par exemple. Elle peut être utilisée comme alternative aux étiquettes et permet d'éviter le problème des éventuelles fautes d'orthographe commises par vos utilisateurs.

Nombre - stockez des données numériques de vos fiches qui peuvent être utilisées pour filtrer des listes à l'aide de conditions telles que « est supérieur à » ou « est inférieur à ». Cela peut être utilisé pour créer des scores de contact ou pour suivre le nombre d'unités qu'un client est intéressé à acheter.

Liens générés - une manière simple de créer des liens vers des sites ou des services externes tout en transmettant les détails des fiches de Capsule à ce site ou à ce service.

Qu'est-ce qu'un lien généré ?

Comme mentionné ci-dessus, un lien généré est un type de champ personnalisé que vous définissez où le lien utilise les champs de la fiche Capsule et transmet les données dans l'URL. Vous créez vous-même la structure de ces URL et extrayez dynamiquement les données de vos contacts dans Capsule.

Par exemple, si vous souhaitez rechercher l'adresse e-mail d'un contact dans Gmail, vous pouvez copier l'URL d'une recherche Gmail, puis ajouter un paramètre dynamique pour ajouter les données Capsule de la fiche actuelle à l'URL - comme ceci :

Pour l'URL https://mail.google.com/mail#search/{email}, {email} sera remplacé par l'adresse e-mail du contact que vous consultez actuellement. En cliquant sur le lien, vous accéderez directement à une recherche dans votre compte Gmail pour cette adresse e-mail, qui vous montrera tous les e-mails envoyés à ce contact ou provenant de celui-ci. Quel que soit le contact sur lequel vous cliquez, la partie du lien {email} sera remplie avec l'adresse e-mail de ce contact spécifique.

Un autre exemple d’utilisation : Quotient. Ils ont conçu leur service pour vous permettre de créer un devis à partir d'une URL où les valeurs que vous transmettez dans l'URL sont remplies dans les champs du devis lui-même. De cette manière, en cliquant sur un lien dans Capsule, vous êtes directement amené à créer un nouveau devis dans Quotient avec le nom et l'adresse e-mail du contact dans Capsule déjà renseignés dans le devis. Nous avons plus de détails sur la façon de procéder dans notre article sur l'intégration de Quotient.

Ce n'est là qu'un des cas d'utilisation des liens générés, mais il y a toutes sortes d'autres façons de les utiliser pour vous aider à vous relier à d'autres services. Voici les paramètres qui peuvent être utilisés dans vos liens pour alimenter les données de vos contacts

• {id} - identifiant du contact
• {name} - nom du contact
• {firstName} - prénom
• {lastName} - nom de famille
• {organizationName} - nom de l'entreprise à laquelle la personne appartient
• {email} - première adresse e-mail du contact
• {phone} - premier numéro de téléphone du contact, {phone[Mobile]} premier numéro de portable
• {custom[nom du champ personnalisé]} - valeur d'un champ personnalisé sur le contact
• {user} - nom d'utilisateur de l'utilisateur actuellement connecté

Comment ajouter des champs personnalisés

Pour créer un nouveau champ personnalisé :

1. Accédez à Paramètres du compteChamps personnalisés
2. Ici, vous pouvez utiliser les onglets pour choisir si les champs personnalisés concernent les personnes et les entreprises, les opportunités ou les projets.
3. Cliquez sur Ajouter un nouveau champ personnalisé
4. Sélectionnez le type de champ que vous souhaitez ajouter
5. Donnez une étiquette au champ personnalisé et enregistrez

Étiquettes

Les étiquettes sont un moyen simple d'ajouter rapidement du contexte à vos contacts, opportunités et projets. Vous pouvez ajouter des étiquettes pour tout ce que vous voulez, comme votre relation avec un contact, la source d'une opportunité de vente ou le type de travail que vous effectuez avec les projets.

Vous pouvez à tout moment filtrer toutes vos fiche par étiquettes pour segmenter vos contacts, projets ou opportunités. Cela peut s'avérer très utile pour vous aider à vous concentrer sur les documents qui nécessitent votre attention ou pour localiser facilement des documents d'un type spécifique.

Pour un contact qui n'a pas d’étiquettes, vous verrez un lien sous sa photo de profil indiquant Modifier les étiquettes. Cliquez sur le lien et ajoutez l’étiquette de votre choix, puis utilisez le bouton « Ajouter une étiquette » pour l'ajouter. Si l'étiquette n'existe pas encore, elle sera créée comme nouvelle.

Si la fiche comporte déjà des étiquettes, passez la souris dessus et vous verrez le même lien vers Modifier les étiquettes.

Des étiquettes peuvent également être ajoutées en masse dans la vue en liste de l'onglet Personnes et entreprises, Pipeline de vente ou Projets en filtrant les fiches que vous souhaitez étiqueter et en sélectionnant l'option Étiqueter en haut à droite de l'écran.

Étiquettes de données

Les DataTags sont une fonctionnalité utile qui vous aide à organiser vos données en regroupant les champs personnalisés. Ce n'est que lorsque vous marquez une fiche avec une étiquette de données que vous êtes invité à remplir les champs personnalisés liés. En outre, les champs personnalisés contenus dans le DataTag seront joliment regroupés à l'écran pour faciliter la visualisation. Ils constituent un excellent moyen de garder vos fiches propres et ordonnées tout en affichant toutes les informations.

Vous pouvez configurer les DataTags en allant sur :

1. Paramètres du compte > Étiquettes
2. Sélectionnez Convertir en DataTag sur n'importe quelle étiquette que vous souhaitez transformer en DataTag.
3. Cliquez sur le nom de l’étiquette pour ouvrir le DataTag et ajouter vos champs personnalisés.

L'application d'un DataTag est exactement la même que celle d'une étiquette normale. Une fenêtre contextuelle s'affiche alors, dans laquelle vous pouvez saisir vos champs personnalisés. Vous pouvez modifier les valeurs de DataTag d'une fiche à tout moment en cliquant sur le bouton Modifier de votre contact, opportunité ou projet.

Champs importants

Fonctionnalité disponible avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate

Pour que vos données soient exactes et complètes, il est important de vous assurer qu'aucune information essentielle ne manque dans vos fiches. Pour faciliter cette tâche, vous pouvez marquer vos champs personnalisés comme étant importants. Lorsqu'un champ personnalisé est marqué comme important, il est automatiquement développé et mis en évidence lors de l'ajout ou de la modification d'une fiche. Il est ainsi plus facile pour vos utilisateurs de voir les champs qu'ils doivent remplir. En outre, toutes les fiches pour lesquelles il manque des valeurs dans les champs importants sont accompagnées d'un petit indicateur pour vous signaler qu'elles doivent être mises à jour. L'indicateur est affiché sur la fiche elle-même, dans la vue en liste et dans la vue kanban du pipeline de vente.

Lorsque vous modifiez une fiche, vos champs importants sont automatiquement développés dans la section Champs personnalisés et sont mis en évidence par un marqueur jaune afin que vous ne les manquiez pas. Si vous cliquez sur la flèche, le reste de vos champs personnalisés sera développé et vos champs importants se déplaceront vers leur position dans la liste des champs personnalisés en fonction de l'ordre qui a été défini dans les paramètres de votre compte par un administrateur.

Comment marquer un champ personnalisé comme important

Pour créer un champ important, vous devez ajouter un champ personnalisé comme d'habitude et simplement cocher la case Important avant d'enregistrer le champ. Cela marquera le champ comme important dans Capsule. Vous pouvez également marquer des champs existants comme importants en allant dans Paramètres du compte > Champs personnalisés et en cliquant sur le nom du champ que vous voulez marquer comme important, puis en cochant la case Important et en cliquant sur Enregistrer. Des champs importants peuvent être ajoutés à vos contacts, opportunités et projets.

Vous avez également la possibilité d'ajouter une description à vos champs importants, qui s'affichera lors de l'ajout ou de la modification d'une fiche en survolant l'icône des champs importants.

Utilisation de champs importants avec des DataTags

Vous pouvez également ajouter des champs importants à vos DataTags. Pour ce faire, suivez les étapes normales pour configurer un DataTag, puis ajoutez vos champs personnalisés à l'intérieur, en n'oubliant pas de cocher la case Important pour marquer le champ comme étant important.

Titres personnalisés

Capsule propose plusieurs titres par défaut pour vos contacts intégrés, notamment M., Maître, Mme, Mlle, Melle, Dr et Prof. En plus de ces titres, vous pouvez également ajouter vos propres titres personnalisés, ce qui vous permet de vous adresser à vos contacts de la manière la plus appropriée.

Vous pouvez configurer des titres personnalisés en allant sur :

1. Paramètres du compte > Titres personnalisés
2. Cliquez sur Ajouter un titre personnalisé
3. Saisissez votre nouveau titre et cliquez sur Enregistrer

Votre nouveau titre sera désormais affiché en tant qu'option lors de la création ou de la modification de contacts dans le menu déroulant Titre.

Types d'activités

Pour rester organisé, il est essentiel de garder une trace de vos communications avec vos contacts. Pour ce faire, vous pouvez enregistrer une activité dans vos contacts, opportunités ou projets. Par défaut, il existe 3 types d'activités : Note, Réunion et Appel, que vous pouvez utiliser pour suivre les différents types de communication que vous pouvez avoir avec vos contacts. Vous pouvez enregistrer une activité de n'importe quelle fiche en cliquant sur le bouton Enregistrer une activité.

Vos activités sont enregistrées dans la section Historique de la fiche.

Les e-mails envoyés à la Boîte de dépôt d’e-mails seront également enregistrés dans l'historique de la fiche concernée en tant qu’e-mail.

Dans les rapports d'activité de l'onglet Rapports, vous obtenez une ventilation de l'activité enregistrée qui a été réalisée par type.

Stockage des fichiers

Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez une activité, vous pouvez inclure des fichiers comme matériel de référence. Utilisez le lien « Parcourir » pour trouver un fichier à joindre ou faites simplement glisser un fichier dans la zone désignée pour le joindre à l'entrée d'activité que vous créez ou mettez à jour.

Pour chaque contact, projet et opportunité, il existe également un onglet « Fichiers » dédié qui vous permet de voir toutes les activités de cette fiche qui contiennent spécifiquement des fichiers.

Tous les fichiers joints aux entrées d'activité et aux e-mails sont pris en compte dans le quota de stockage total de votre compte :

Types d'activité personnalisés

Fonctionnalité disponible avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate

Sur les plans Growth, Advanced et Ultimate, vous pouvez ajouter des types d'activité personnalisés pertinents pour votre entreprise, tels que « visite de site » ou « paiement reçu ». Ceux-ci sont également inclus dans l'onglet des rapports afin que vous puissiez obtenir une vue plus détaillée du type de travail qui a été effectué. Pour créer un nouveau type d'activité :

1. Accédez à Paramètres du compteTypes d'activité

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un type d'activité.

3. Donnez un nom au type d'activité et choisissez une icône qui lui correspond.

4. Par défaut, le type d'activité met à jour la date du dernier contact lorsqu'une entrée est créée avec ce type, mais vous pouvez décocher cette option si vous préférez faire autrement.

Une fois créé, le type d'activité sera immédiatement prêt à être utilisé et sera visible dans les rapports d'activité des utilisateurs.

Suivis

Lors du suivi des ventes ou de la gestion de projets, il est courant de disposer d'un ensemble d'étapes à suivre pour chaque vente ou projet. Plutôt que d'ajouter le même ensemble de tâches à chaque fois, les suivis vous permettent de définir un ensemble linéaire de tâches une seule fois, puis d'appliquer cet ensemble de tâches à plusieurs reprises en fonction des besoins.

Pour mettre en place votre premier suivi, rendez-vous à l'adresse suivante :

1. Paramètres du compte > Suivis
2. Sélectionnez si le suivi concerne les opportunités ou les projets à l'aide des onglets
3. Cliquez sur Ajouter un nouveau suivi

Le suivi doit ensuite recevoir un nom qui sera immédiatement identifiable par le reste de votre équipe lorsqu'elle voudra ajouter un suivi.

Dans la boîte Étiquettes, vous pouvez choisir d'ajouter une étiquette qui sera appliquée à l'opportunité ou au projet chaque fois que le suivi est ajouté. Cela signifie que vous pouvez filtrer vos opportunités ou vos projets en fonction des pistes qu'ils contiennent. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs suivis à des fins différentes, car l'étiquette peut être utilisée comme un filtre.

Vous pouvez ensuite choisir si vous souhaitez que les dates d'échéance des tâches d'un suivi soient basées sur la date de début de l'ajout du suivi ou si vous souhaitez choisir une date de fin lors de l'ajout du suivi.

L'étape suivante consiste à définir votre séquence de tâches.

Création d'un suivi basé sur une date de début

Commencez par ajouter la description de votre première tâche, sa catégorie et son propriétaire. La première tâche du suivi doit être programmée pour démarrer un certain nombre de jours, de jours ouvrables ou de semaines après le début du suivi, ce que vous pouvez définir en sélectionnant un nombre et un délai dans le menu Échéance.

Pour ajouter une autre tâche à la séquence, cliquez sur le bouton Ajouter une tâche en bas de la page. Vous pouvez définir le moment où vous souhaitez que cette tâche devienne active en la modifiant pour qu'elle devienne active un certain nombre de jours/semaines après l'activation du suivi, ou qu'elle devienne active après l'achèvement de la tâche précédente dans la séquence.

Création d'un suivi basé sur une date de fin

Si votre projet ou votre processus de vente se termine à une date précise, il peut être utile que la séquence de vos tâches de suivi soit basée sur cette date plutôt que sur l'achèvement d'une tâche précédente ou sur la date à laquelle le suivi a été appliqué.

Pour ce faire, lors de la configuration d'un suivi, cliquez sur le menu déroulant et changez la sélection en Une date de fin choisie lors de l'ajout du suivi.

Lorsque vous ajoutez ce suivi à un projet ou à une opportunité, vous êtes invité à sélectionner une date de fin pour ce suivi.

Catégories de tâches personnalisées

Comprendre le type de travail à effectuer est primordial pour votre productivité. La catégorisation des tâches vous aide à y parvenir en divisant votre liste de tâches en catégories personnalisées. Lorsque vous créez votre compte Capsule, vous disposez d'une poignée de catégories qui, selon nous, couvrent les types de tâches les plus courants. Pour les adapter à votre entreprise, vous pouvez modifier les catégories existantes ou en créer de nouvelles. Pour ce faire :

1. Allez dans Paramètres du compte > Catégories de tâches
2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie
3. Vous pouvez ensuite donner un nom à la catégorie et sélectionner une couleur de catégorie dans le sélecteur de couleurs.

Les tâches de votre calendrier seront accompagnées d'un indicateur coloré indiquant la catégorie à laquelle elles appartiennent, ce qui vous permettra d'identifier facilement le type de tâches sur lesquelles vous devez travailler.

Comment personnaliser les étapes d'un pipeline de vente ?

Par défaut, vous n'avez qu'une seule configuration de pipeline. Sur les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, vous pouvez avoir l'option de créer plus de Pipelines.

Chaque colonne du pipeline de vente représente un jalon différent de votre processus de vente. Capsule remplit votre Pipeline de vente avec des jalons par défaut pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez également personnaliser les jalons dans le Pipeline de vente pour qu'ils correspondent au flux de travail de votre entreprise.

Personnalisation des étapes

Pour créer un nouveau jalon :

1. Accédez à la page Paramètres du comptePipelines de vente
2. Sélectionnez le pipeline dans lequel vous souhaitez ajouter le jalon.
3. Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau jalon
4. Saisissez le nom d'un jalon et le pourcentage de la probabilité de gain. En option, vous pouvez saisir une valeur pour « Jours jusqu'à obsolescence ».
5. Cliquez sur Enregistrer

Pour modifier un jalon existant :

1. Accédez à la page Paramètres du comptePipelines de vente
2. Sélectionnez le pipeline dans lequel se trouve le jalon que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur le nom du jalon
4. Modifiez les détails dont vous avez besoin
5. Cliquez sur Enregistrer

Personnalisation des raisons pour la perte

Les opportunités peuvent être perdues pour diverses raisons et il peut être important pour votre entreprise de garder une trace de la raison exacte pour laquelle une opportunité a été perdue. Vous pouvez créer des raisons pour la perte d'opportunités de cette façon :

1. Paramètres du comptePipelines de vente
2. Cliquez ensuite sur l'onglet Raisons pour la perte

Une fois configuré, lorsque vous marquez une opportunité comme perdue, vous pouvez choisir la raison pour la perte qui s'applique le mieux.

Ces informations alimentent le rapport sur les opportunités perdues, qui peut être filtré par utilisateur ou par équipe. Ce rapport peut être consulté en allant sur RapportsVentes

Impact sur le taux de conversion

Lorsque vous créez des raisons pour la perte, vous pouvez décider si les opportunités marquées par cette raison seront prises en compte dans le taux de conversion du pipeline de vente. Cela se fait à l'aide de la case à cocher.

Vous pourriez éviter d'inclure les opportunités avec ce motif de perte dans les mesures de conversion si l'affaire a été mise en attente pour le moment plutôt que complètement perdue, par exemple.

Comment personnaliser les étapes d'un tableau de bord de projet

Par défaut, vous avez 1 tableau à configurer. Sur les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, vous pouvez avoir l'option de créer plus de tableaux de projets.

Chaque colonne du tableau de projet correspond à une étape différente de votre processus, que vous pouvez personnaliser pour qu'elle corresponde à votre flux de travail. Pour en savoir plus sur la gestion de projets à l'aide de tableaux, cliquez ici.

Pour créer une nouvelle étape :

1. Accédez à la page Paramètres du compteTableau des projets
2. Sélectionnez le tableau de projet dans lequel vous souhaitez ajouter l’étape
3. Cliquez sur le bouton pour ajouter une étape
4. Saisissez un nom d’étape et une description
5. Cliquez sur Enregistrer

Pour modifier l'ordre de vos étapes, utilisez la fonction « glisser-déposer » en cliquant sur le nom de l'étape et en le maintenant enfoncé.

Pour modifier une étape existante :

1. Accédez à la page Paramètres du compteTableaux des projets
2. Sélectionnez le tableau qui comprend l’étape que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur le nom de l’étape
4. Apportez toutes vos modifications au nom ou à la description
5. Cliquez sur Enregistrer