Envoi d'e-mails et modèles d'e-mails

En plus de stocker vos e-mails dans Capsule, vous pouvez également connecter votre propre compte e-mail et commencer à envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis Capsule, ce qui vous évite de passer à votre client de messagerie et rend votre flux de travail encore plus fluide. Capsule prend actuellement en charge l'envoi d'e-mails depuis les comptes Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 et Outlook.

Connecter votre boîte aux lettres personnelle

Chaque utilisateur du compte doit connecter son propre compte de messagerie à Capsule. Pour cela, vous devrez suivre les étapes ci-dessous en fonction de l'hébergement de votre boîte aux lettres. Cela peut être soit un compte Google ou Microsoft, ou si c'est hébergé ailleurs - via SMTP. Nous avons couvert les deux méthodes ci-dessous.

Configurer une boîte aux lettres hébergée par Microsoft ou Google

1. Allez à My PreferencesMy Mailbox Connections
2. Sélectionnez si vous souhaitez connecter un compte Google ou Microsoft
3. Suivez les étapes pour sélectionner le compte de messagerie que vous souhaitez connecter et accorder les autorisations pour permettre l'envoi d'emails via Capsule
4. Some Google accounts may show a checkbox to allow Capsule to "send email on your behalf". If this is shown, you need to check this checkbox before clicking Continue in order to send emails through Capsule.

Configuration d'une boîte mail via SMTP

Fonctionnalité disponible sur tous les abonnements payants

Si votre boîte aux lettres n'est pas hébergée par Microsoft ou Google, vous pouvez quand même la configurer pour envoyer des e-mails via Capsule. Cela se fait via une connexion SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

1. Allez à My PreferencesMy Mailbox Connections

2. Sélectionnez l'option pour Envoyer des e-mails avec un autre fournisseur de messagerie en utilisant SMTP

3. Saisissez les informations pour la boîte aux lettres que vous souhaitez connecter

• Courriel : L'adresse e-mail à partir de laquelle vous souhaitez envoyer des courriels
• Mot de passe : Le mot de passe pour se connecter à l'adresse e-mail
• Nom d'utilisateur : Ceci est le nom d'utilisateur pour votre boîte mail et dépend de votre fournisseur de messagerie/configuration. Il s'agit généralement de l'adresse e-mail elle-même, donc si c'est le cas, vous pouvez laisser ce champ vide.
• Hôte & Port : Ces détails se trouvent généralement dans les paramètres de votre boîte mail. L'emplacement exact varie selon votre fournisseur d'email - nous vous recommandons donc de consulter d'abord leur documentation d'assistance.
  
  Vos informations pourraient correspondre au serveur Sortant dans leur documentation.
  
  Parfois, votre numéro de port est combiné avec le domaine de l'hôte. Par exemple, dans smtp.example.com:556 - l'Hôte est smtp.example.com et le numéro de Port est 556. Vous n'avez pas besoin du deux-points.
  
  Si vous rencontrez toujours des difficultés pour trouver ces informations, vous pouvez également nous envoyer un courriel à support@capsulecrm.com.

4. Une fois que vous avez ajouté tous les détails de la boîte aux lettres, cliquez sur Enregistrer pour terminer la connexion.

Envoyer un e-mail

Une fois votre compte e-mail connecté, vous pourrez désormais envoyer des e-mails directement depuis un enregistrement de Contact. Pour cela, ouvrez l'enregistrement de Contact auquel votre e-mail se rapporte et cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail en haut de la section d'activité. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de rédaction.

L'adresse de l'expéditeur sera automatiquement définie comme le compte de messagerie auquel vous êtes connecté. L'adresse du destinataire sera automatiquement remplie avec la première adresse e-mail du dossier de contact. Si le contact a plusieurs adresses e-mail dans son dossier, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant des adresses e-mail dans le champ Destinataire et sélectionner une adresse e-mail différente.

Si vous souhaitez ajouter d'autres destinataires à votre e-mail, cliquez sur le lien Cc Cci situé à droite du champ À pour afficher les champs Cc et Cci. Cliquez sur l'un de ces champs et recherchez les contacts que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le contact dans les résultats de recherche pour l'ajouter en tant que destinataire. Lorsque vous commencez à rédiger votre e-mail, les champs Cc et Cci seront à nouveau masqués mais vous pouvez les réafficher en utilisant la même option ci-dessus ou en cliquant sur la pastille affichée dans le champ À. Si vous souhaitez supprimer un contact, cliquez simplement sur le x à côté de son adresse e-mail.

Ajoutez votre Sujet et Message et utilisez les boutons de formatage en bas de l'éditeur pour ajouter du formatage à votre message.

Vos e-mails envoyés seront sauvegardés comme d'habitude dans leur dossier d'envoi respectif sur Gmail ou Outlook, afin que vous puissiez toujours vérifier ce qui a été envoyé en consultant directement vos éléments envoyés.

The maximum number of emails you can send per day is based on the limits set by Google and Microsoft. You can read more about the Google Workspace sending limits here and the Microsoft 365 sending limits here.

Envoi d'e-mails depuis les Opportunités et Projets

En plus de pouvoir envoyer des e-mails à partir des fiches Contact, vous pouvez également envoyer des e-mails directement depuis les fiches Opportunité et Projet de la même manière. Si vous envoyez un e-mail à partir d'une Opportunité ou d'un Projet, l'adresse e-mail par défaut pour le champ À : sera la première adresse e-mail disponible pour le contact principal sur cette fiche. Vous pouvez modifier cela pour n'importe laquelle des autres adresses e-mail du contact principal en cliquant sur l'adresse dans le champ À : et en sélectionnant une autre adresse.

Insertion de champs

Vous pouvez insérer des champs dans vos e-mails qui extrairont les données de l'enregistrement sur lequel vous vous trouvez et rempliront votre e-mail avec ces champs. Vous pouvez ajouter des champs dans le champ Objet et le champ Message. Pour ce faire, placez simplement votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter le champ, puis cliquez sur le menu Insérer des champs en bas de la page et sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter. Vous verrez un aperçu du texte qui sera ajouté à partir du profil. Cela est utile pour personnaliser davantage les e-mails en ajoutant des détails tels que le nom de l'Organisation.

En plus de pouvoir ajouter des champs attachés au contact, vous pouvez également ajouter des champs Expéditeur qui récupèrent des informations de votre propre profil Capsule. Cela peut être particulièrement utile pour les Administrateurs lors de la création de modèles d'e-mails, car le modèle ajoutera alors les informations pertinentes de chaque expéditeur. Cela pourrait être utilisé comme partie de la signature d'e-mail de chaque utilisateur par exemple, en ajoutant dynamiquement le nom et le titre professionnel de l'expéditeur.

Des champs peuvent être ajoutés aux e-mails envoyés depuis les fiches Contact, les Opportunités et les Projets. Les champs disponibles sont les suivants :

Champs de contact

• Prénom
• Nom de famille
• Nom (nom complet)
• Intitulé du poste
• Nom de l'organisation

Champs de l'expéditeur

• Prénom de l'expéditeur
• Nom de l'expéditeur
• Intitulé du poste de l'expéditeur
• Numéro de téléphone de l'expéditeur

Champs d'opportunité

• Nom de l'opportunité
• Date de clôture prévue
• Date de clôture

Champs du projet

• Nom du projet
• Date de clôture

Une fois votre e-mail prêt à être envoyé, vous pouvez cliquer sur l'option Aperçu en bas à droite de l'éditeur pour voir à quoi ressemblera votre e-mail avec les données de tous les champs ajoutés.

Une fois que vous êtes prêt à envoyer, cliquez sur Envoyer et l'e-mail sera envoyé.

Comment utiliser l'assistance par e-mail IA

Lors de l'envoi d'e-mails, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'assistance par e-mail IA pour vous aider à rédiger des e-mails pertinents en quelques secondes, en appuyant simplement sur un bouton.

Dites à notre assistant ce sur quoi vous souhaitez écrire, et il s'occupera du reste pour vous. Il générera du contenu que vos clients voudront ouvrir.

Pour utiliser l'assistance par e-mail IA :

1. Cliquez pour Envoyer un e-mail concernant un contact, un projet ou une opportunité.
2. Dans la fenêtre de composition, utilisez l'icône Écrire avec l'IA située dans le coin inférieur droit pour démarrer l'assistance par e-mail IA.
3. À ce stade, la fenêtre de composition affichera une barre d'invite dédiée en haut de la zone de texte. Utilisez cet espace pour saisir une instruction pour le contenu souhaité de l'e-mail.
4. Cliquez sur le bouton pour Générer et notre assistant de contenu IA créera un e-mail basé sur votre consigne. Modifiez le contenu généré ou la consigne selon les besoins dans la fenêtre de composition.

Quels sont les quotas pour l'Assistance par e-mail IA ?

Il existe une limite au nombre de fois où vous pouvez générer du contenu en utilisant l'assistance de contenu IA, selon votre abonnement Capsule :

Comment désactiver l'assistance par courriel IA

La fonctionnalité d'assistance par courriel IA est activée par défaut, mais les Administrateurs peuvent choisir de la désactiver si nécessaire. Pour ce faire :

1. Dans Capsule, allez dans Paramètres du compte
2. Cliquez sur Capsule AI
3. Dans la section AI Email Assist, décochez la case pour Activer l'assistance par e-mail IA
4. Enregistrez vos modifications

Ajout de signatures

Vous pouvez créer une signature pour chaque compte de messagerie que vous connectez à Capsule afin de vous éviter de l'ajouter manuellement à chaque fois. Pour ce faire, allez dans Mes Préférences > Mes Connexions Mailbox et cliquez sur Ajouter Signature sur votre Mailbox connectée. Dans la fenêtre de rédaction, créez votre signature d'e-mail. Vous pouvez coller des images directement dans le compositeur et ajouter de la mise en forme en utilisant les options situées en bas de l'écran. Lorsque vous êtes satisfait de votre signature, cliquez sur Enregistrer.

Vous avez peut-être déjà une signature d'email configurée dans votre client ou service de messagerie, auquel cas vous pouvez copier/coller la signature complète dans Capsule au lieu de la recréer manuellement. Voici un exemple de ce que cela donne dans Gmail

Une fois que vous avez créé une signature, elle sera automatiquement ajoutée à chaque e-mail que vous envoyez depuis ce compte de messagerie via Capsule. Vous ne verrez pas la signature lorsque vous rédigerez votre e-mail, mais vous pouvez cliquer sur l'aperçu dans le compositeur pour voir à quoi ressemblera votre e-mail avec la signature.

Suppression des signatures

Si vous souhaitez supprimer votre signature, vous pouvez le faire en allant dans Mes Préférences > Mes Connexions de Messagerie et en cliquant sur Modifier la Signature de votre boîte mail connectée et en supprimant la signature du compositeur puis en cliquant sur Enregistrer.

Ajout de signatures aux boîtes aux lettres partagées

Les administrateurs du compte peuvent également configurer des signatures pour les boîtes aux lettres partagées. Pour ce faire, allez dans Paramètres du compte > Connexions de boîte aux lettres et cliquez sur Ajouter une signature pour la boîte aux lettres concernée. Encore une fois, cela ouvre une fenêtre de composition où vous pouvez créer votre signature. Les images peuvent être collées directement dans le compositeur et vous pouvez ajouter de la mise en forme en utilisant les options en bas de l'écran. Une fois satisfait de la signature, cliquez sur Enregistrer et la signature est prête à être utilisée.

Lorsqu'un utilisateur passe de son propre compte de messagerie à une boîte aux lettres partagée, la signature changera automatiquement en fonction du compte de messagerie à partir duquel il envoie.

Modèles d'e-mail

Les modèles d'e-mails sont uniquement disponibles pour les comptes payants.

Si vous envoyez des e-mails similaires à différents Contacts de manière fréquente, vous avez la possibilité de créer des Modèles pour accélérer votre processus. Ceux-ci vous permettent de sélectionner rapidement un modèle d'e-mail lors de la consultation d'un dossier de contact et d'intégrer tous les champs pertinents de ce dossier, rendant votre communication rapide et personnalisée.

Chaque forfait a sa propre limite du nombre de modèles d'e-mails que vous pouvez configurer :

Création de modèles d'e-mails

Les modèles ne peuvent être configurés que par les administrateurs. Pour créer un modèle d'e-mail, allez dans Paramètres du compte > Modèles d'e-mail et cliquez sur le bouton pour Ajouter un modèle.

Donnez un nom au modèle pour vous aider à identifier vos modèles lors de la sélection dans le compositeur d'e-mails. Choisissez un nom qui sera logique pour tous les utilisateurs du compte. Ensuite, tout comme pour la rédaction d'un e-mail individuel, ajoutez votre ligne d'objet et votre message et ajoutez toute mise en forme en utilisant les options de formatage en bas. Utilisez le bouton Insérer des champs pour ajouter des champs au modèle.

Outlook et certains autres clients de messagerie utilisent la ligne d'objet d'un e-mail pour identifier à quel fil de discussion il appartient. Cela peut entraîner le regroupement des e-mails ayant le même sujet, ce qui peut ensuite conduire à leur enregistrement contre le mauvais contact dans Capsule. Si vous rencontrez ce problème, vous pouvez le résoudre en rendant vos lignes d'objet uniques, peut-être en ajoutant le nom du contact dans le sujet également. Vous pouvez le faire en ajoutant un champ directement dans la ligne d'objet de votre modèle d'e-mail afin que chaque e-mail envoyé ait un sujet unique.

Utilisation de modèles d'e-mails

Lorsque vous ouvrez la fenêtre de rédaction d'un e-mail sur un enregistrement de contact, vous remarquerez un bouton Modèles en bas à droite de la fenêtre modale. Lorsque vous cliquez dessus, cela affichera une liste de modèles disponibles. Sélectionnez un modèle pour l'ajouter au compositeur. Tous les champs que vous avez ajoutés au modèle seront remplis avec les données de l'enregistrement de contact, vous permettant d'envoyer le même e-mail à différents contacts tout en le personnalisant à chaque fois.

Ajout de connexions aux boîtes aux lettres partagées

Les connexions aux boîtes aux lettres partagées sont uniquement disponibles pour les comptes payants.

Si votre équipe envoie des e-mails depuis une adresse e-mail partagée telle que support@ ou sales@, vous pouvez ajouter ce compte e-mail pour permettre à tous les utilisateurs de Capsule d'envoyer des e-mails depuis cette adresse. Comme cela affecte tous les utilisateurs, seuls les Administrateurs du compte peuvent configurer cela.

Si vous êtes un administrateur, vous pouvez ajouter une boîte aux lettres partagée en allant dans Account SettingsMailbox ConnectionsShared Mailbox Connections

Vous devrez ensuite configurer la connexion en fonction du type de boîte aux lettres que vous possédez. Le processus pour accorder les autorisations sera le même que lorsque vous configurez une boîte aux lettres hébergée par Microsoft ou Google ou configurez une boîte aux lettres en utilisant SMTP.

Une fois cela fait, les utilisateurs du compte pourront sélectionner cette adresse e-mail dans le champ De : pour tous les e-mails qu'ils envoient. S'ils n'ont pas de boîte aux lettres connectée, alors les e-mails seront envoyés par défaut depuis la boîte aux lettres partagée.

Chaque forfait a sa propre limite concernant le nombre de boîtes mail partagées que vous pouvez configurer :