Rôles d’utilisateur
Les rôles d’utilisateur vous permettent de déterminer quels utilisateurs peuvent apporter des modifications au niveau du compte, telles que l'ajout de nouveaux utilisateurs et la création de champs personnalisés. Sur les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, les rôles d'utilisateur peuvent également être utilisés pour restreindre l'accès aux enregistrements au sein du compte. Pour en savoir plus sur les différents rôles d'utilisateur, voir ci-dessous.
Utilisateur restreint
Les utilisateurs restreints n'ont accès qu'aux enregistrements qui leur sont attribués. Ils peuvent consulter, modifier et supprimer tout enregistrement qui leur a été attribué. Les utilisateurs restreints ne verront jamais que les tâches qui leur sont attribuées. Ils n'ont pas accès aux enregistrements non attribués.
Utilisateur standard
Les utilisateurs standard ont accès à tous les enregistrements non attribués, ainsi qu'à tous les enregistrements attribués à l'équipe ou aux équipes auxquelles ils appartiennent.
Si les enregistrements ne sont pas attribués dans Capsule ou s'ils ne sont attribués qu'à un propriétaire et non à une équipe, ils seront visibles par tous les utilisateurs standard. Vous devrez attribuer les enregistrements à une équipe si vous souhaitez restreindre la visibilité de ces enregistrements.
Les utilisateurs standard et les administrateurs verront toutes les tâches dans Capsule. Si un utilisateur n'a pas accès à l'enregistrement auquel une tâche est liée, il ne verra que la description de la tâche.
Toutes les autorisations relatives aux attributions à des utilisateurs et à des équipes sont limitées aux forfaits Growth, Advanced et Ultimate.
Administrateur
Les administrateurs ont accès à tous les enregistrements d'un compte. Ils peuvent également :
- Configurer les paramètres du compte, y compris la modification des étiquettes, l'ajout de champs personnalisés, les jalons d'opportunité et les modèles de suivi.
- Ajouter, modifier et supprimer d'autres utilisateurs.
- Supprimer des contacts en masse.
- Gérer les automatisations de flux de travail.
Super administrateur
Le super administrateur a le même niveau d'accès qu'un administrateur. En outre, le super administrateur est chargé de :
- S'assurer que les utilisateurs respectent les conditions d'utilisation.
- Payer l'abonnement mensuel si vous utilisez un forfait payant.
- Restaurer les enregistrements qui ont été accidentellement supprimés.
- Capsule attribue automatiquement le rôle de super administrateur à la personne qui ouvre votre compte.
En savoir plus sur les responsabilités du super administrateur.
Outre les niveaux d'autorisation, le droit d'exporter des données peut être accordé ou refusé à des utilisateurs individuels.
Comment contrôler l'accès des utilisateurs
Les différents rôles d'utilisateur disponibles dans les forfaits Growth, Advanced et Ultimate vous permettent de contrôler facilement l'accès des utilisateurs aux enregistrements de votre compte.
Par exemple, vous pourriez souhaiter qu'un utilisateur ait un accès complet à toutes les parties de Capsule, et qu'un autre utilisateur n'ait accès qu'aux enregistrements qui lui sont directement attribués. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une combinaison de rôles d'utilisateur et d'équipe.
En quoi les contrôles d'accès peuvent vous être utiles
Voici quelques idées sur la manière dont vous pouvez utiliser les contrôles d'accès dans votre entreprise.
Externalisation : Les entreprises confient souvent des travaux à des sous-traitants qui ont besoin d'accéder à certaines parties d'un compte, mais pas à toutes. Le fait de définir les contractants comme des utilisateurs restreints signifie qu'ils n'auront accès qu'aux enregistrements qui leur sont directement attribués.
Services : Les entreprises qui ont plusieurs services constatent souvent que les contacts et les pistes sont importants pour un service, mais qu'ils ne le sont pas pour un autre. Utilisez les équipes pour regrouper vos utilisateurs et attribuer les enregistrements directement à leur service. Les utilisateurs standard ont accès aux enregistrements attribués à l'équipe dont ils font partie, ainsi qu'à tous les enregistrements non attribués du compte.
Ventes : Les vendeurs ne veulent souvent accéder qu'à leurs propres enregistrements, et c’est tout de dont ils ont besoin. Si le rôle d'utilisateur restreint leur est attribué, ils ne verront que les enregistrements dont ils sont propriétaires.
Direction : La direction peut avoir des contacts confidentiels qu'elle souhaite garder à l'écart des autres utilisateurs de Capsule. Attribuez ces enregistrement confidentiels à une équipe de gestion spécialisée. La configuration des membres de l'équipe de gestion en tant qu'administrateurs leur donne également un accès complet à toutes les parties du compte, y compris les paramètres du compte.
Comment ajouter un nouvel utilisateur
Si vous souhaitez inviter un nouvel utilisateur à rejoindre votre compte, vous pouvez le faire en allant sur :
- Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Ajouter un nouvel utilisateur
Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur, vous devez :
- Saisir les détails de l'utilisateur, y compris l'adresse électronique et le nom d'utilisateur.
- Préciser le rôle de l'utilisateur et ses droits d'exportation.
- Si vous disposez d'un forfait avec des fonctions de contrôle d'accès, vous pouvez ajouter l'utilisateur directement à une équipe, à ce stade.
- Terminer en cliquant sur le bouton Inviter l'utilisateur.
Le nouvel utilisateur recevra alors une invitation à rejoindre Capsule par e-mail. L’e-mail lui fournira son nom d'utilisateur et l’invitera à créer son propre mot de passe. Le nouvel utilisateur recevra également un lien pour accéder au compte.
Une fois le nouvel utilisateur ajouté, Capsule enverra un e-mail automatique notifiant le super administrateur que l'abonnement mensuel sera augmenté.
Les utilisateurs en attente sont inclus dans le coût de l'abonnement mensuel. Vous pouvez voir quels utilisateurs n'ont pas accédé au compte en allant sur Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.
Droits d'exportation des utilisateurs
Les utilisateurs standard disposant d'autorisations d'exportation peuvent exporter des listes de contacts, de projets et d'opportunités. Les administrateurs disposant d'autorisations d'exportation peuvent également exporter un compte pour le sauvegarder.
Les autorisations d'exportation peuvent être définies lors de l'ajout ou de la modification d'un utilisateur. Pour ce faire :
- Allez dans Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
- Cochez ou décochez la case Autorisé à exporter les enregistrements au format CSV, Excel ou vCard.
Si le droit d'exporter est retiré à un administrateur, celui-ci ne pourra pas attribuer ce droit à d'autres utilisateurs.
Comment changer un utilisateur
Si une personne quitte l'entreprise et qu'une autre l’intègre, vous pourriez souhaiter changer l'utilisateur qui est configuré dans Capsule. Plutôt que de modifier le nom d'utilisateur et l'adresse électronique de l'utilisateur existant, il est préférable d'ajouter d'abord le nouvel utilisateur au compte, puis de supprimer l'ancien. Cela permet de s'assurer que l'historique dans Capsule reste exact et qu'il est attribué au bon utilisateur.
Lorsque vous supprimez l’employé quittant l’entreprise, vous êtes invité(e) à réattribuer ses tâches, contacts, projets et opportunités à quelqu'un d'autre. En ajoutant d'abord le nouvel utilisateur, vous pouvez facilement lui réattribuer tout travail en cours.
L'historique des notes et des e-mails de la personne quittant l’entreprise est conservé dans le compte, de sorte qu'il n'y a pas lieu de s'inquiéter de la perte de données.
Tant que l'utilisateur quittant l’entreprise est supprimé du compte avant la date de facturation suivante, il n'y aura pas de frais supplémentaires liés à la présence d'un utilisateur supplémentaire sur le compte.
Comment supprimer un utilisateur
Vous pouvez supprimer un utilisateur du compte en procédant comme suit :
- Allez dans Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.
- Cliquez sur la flèche du menu à côté du menu « Modifier les coordonnées », puis sélectionnez l’option Supprimer.
Le super administrateur ne peut pas être supprimé. Le rôle doit être réattribué à quelqu'un d'autre avant qu'il ne puisse être supprimé du compte.
La suppression d'un utilisateur réduit le coût de l'abonnement. Lorsqu'un utilisateur est supprimé, tout l'historique des informations qu'il a saisies, comme les e-mails et les notes, est conservé. Les contacts, les tâches, les projets et les opportunités ouverts attribués alors à l'utilisateur seront tous réattribués à un utilisateur de votre choix.
Comment suspendre un utilisateur
Lorsque vous suspendez un utilisateur, l'utilisateur et ses tâches associées resteront dans Capsule mais l’utilisateur ne pourra pas se connecter.
Pour suspendre un utilisateur, procédez comme suit :
- Allez dans Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.
- Cliquez sur la flèche du menu à côté du menu « Modifier les coordonnées », puis sélectionnez l’option Suspendre.
Pour annuler la suspension, suivez la même procédure, mais cette fois-ci, sélectionnez Restaurer l'utilisateur.
La suspension d'un utilisateur est une mesure temporaire qui ne modifie pas le coût de l'abonnement. Les utilisateurs suspendus seront toujours inclus dans la facturation mensuelle.
Comment modifier le rôle d'un utilisateur
Au fil du temps, il peut s'avérer nécessaire de modifier le rôle d'un utilisateur au sein du compte Capsule. Pour modifier le rôle d'un utilisateur :
- Allez sur Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle.
- Sous Rôle, sélectionnez le rôle approprié > Enregistrer.