Les startups sont une partie importante et dynamique du paysage commercial, connues pour leurs environnements rapides et créatifs. Malheureusement, ces mêmes facteurs peuvent également rendre cela difficile.
Les équipes de startups se retrouvent souvent submergées par des priorités qui changent rapidement et des ressources minimales, ce qui rend difficile la gestion efficace des projets. Cela peut conduire à l'épuisement professionnel et compromettre la qualité du travail, menaçant ainsi la croissance et même la survie de la startup.
La bonne nouvelle, c'est qu'avec de la planification et de la préparation, la gestion stratégique de projet permet aux startups de maximiser leurs ressources et de développer leur entreprise — sans compromettre la rapidité et la créativité qui les rendent uniques.
Dans cet article, nous examinerons les différents défis auxquels les startups sont confrontées dans la gestion de projets. Nous vous montrerons ensuite comment surmonter ces défis avec les bonnes compétences, logiciels et meilleures pratiques.
Défis de la gestion de projet dans les startups
Lorsque vous commencez à partir de zéro, vous allez devoir faire face à des ressources limitées. Une enquête a révélé que 78% des petites entreprises en démarrage comptent sur des fonds personnels et des revenus d'un autre emploi. En plus du financement, les startups ont souvent des ressources humaines et technologiques limitées.
Cette rareté rend difficile l'allocation efficace des ressources à travers les projets, surtout lorsque vous êtes encore en train de tester différentes idées. Équilibrer le besoin d'innover avec la nécessité de maintenir les opérations quotidiennes exige une gestion habile des ressources et une planification stratégique.
Les startups doivent également être prêtes à pivoter en fonction des retours du marché, des contributions des investisseurs ou d'autres changements. Cet environnement dynamique exige une approche extrêmement adaptable et flexible, y compris dans la manière de gérer les projets. Les méthodologies traditionnelles de gestion de projet peuvent être trop rigides pour suivre le rythme constant de l'évolution des objectifs et des stratégies de votre startup, aboutissant à des projets qui sont déjà dépassés avant même leur achèvement.
À mesure que votre start-up commence à se développer, vous serez confronté à de nouveaux défis. Les petits projets simples deviennent progressivement plus complexes et plus difficiles à superviser à mesure que vous développez votre entreprise. En plus de gérer des équipes plus importantes, vous devrez probablement aussi introduire de nouveaux processus, outils et technologies pour soutenir votre croissance. S'attaquer à des projets plus importants tout en maintenant la qualité et l'efficacité peut être délicat, surtout si vous n'avez pas encore mis en place des processus commerciaux bien définis ou des cadres de gestion de projet.
Compétences clés pour une gestion de projet efficace
Bien qu'il y ait de nombreux défis, les compétences adéquates peuvent vous aider à les affronter avec confiance. Voici certaines des compétences clés pouvant améliorer la gestion de projet au sein des startups :
1. Agilité et flexibilité
Lorsque tout autour de vous peut changer du jour au lendemain, la capacité à s'adapter et à pivoter rapidement est cruciale dans les startups. Pour les chefs de projet, cela signifie accepter que le projet minutieusement préparé la veille puisse ne plus être pertinent.
Bien que cela puisse sembler difficile, vous devez être prêt à réévaluer et ajuster les trajectoires de projet à mesure que de nouvelles informations et opportunités se présentent. Cette compétence garantit que votre startup reste compétitive et peut tirer parti des opportunités inattendues ou contourner les obstacles soudains.
2. Gestion des risques
Les startups sont intrinsèquement confrontées à de hauts niveaux d'incertitude et de risque. Aux États-Unis, seulement 76,8 % des entreprises ouvertes en mars 2022 étaient encore présentes après 12 mois. Pour vous assurer de ne pas faire partie de cette statistique, vous devez savoir comment gérer les défis lorsqu'ils se présentent.
Bien qu'il soit impossible de prévoir toutes les éventualités, les chefs de projet devraient anticiper autant que possible pour identifier les risques potentiels à l'avance, évaluer leur impact et élaborer une stratégie pour les gérer. Cette approche proactive de la gestion des risques aide les startups à traverser ces premiers jours précaires et augmente les chances qu'elles puissent se développer.
3. Communication efficace
Les équipes réduites sont courantes dans les startups, ce qui signifie que les membres de l'équipe doivent assumer plusieurs rôles. Les chefs de projet doivent être capables de communiquer clairement et de manière concise avec leurs équipes, en expliquant les objectifs du projet, les attentes, les changements et les retours à tous les niveaux de l'organisation.
Une bonne communication favorise une culture de transparence et de collaboration, essentielle pour la résolution rapide de problèmes et l'innovation. Elle aide également les chefs de projet à motiver les membres de l'équipe et à mener les projets à terme en fournissant régulièrement des retours pertinents.
4. Débrouillardise
Avec des ressources limitées étant l'un des plus grands défis, il ne devrait pas être surprenant que la débrouillardise soit une compétence essentielle pour les chefs de projet dans les startups. Vous devez être à l'aise pour obtenir le maximum de valeur de ce que vous avez, ce qui signifie parfois faire preuve de créativité pour trouver différentes manières d'atteindre vos objectifs.
Par exemple, alors que vous pourriez avoir des vues sur un gros logiciel coûteux, existe-t-il des alternatives gratuites qui seraient tout aussi efficaces ? Si vous essayez de créer une campagne marketing, trouver des idées uniques pour le marketing de guérilla est probablement plus rentable que d'essayer de créer une publicité télévisée en prime-time que vous ne pouvez pas vous permettre de diffuser.
Recommandations de logiciels de gestion de projet
Même lorsque vous n'avez qu'une petite équipe avec laquelle travailler, cela ne signifie pas que vous devez faire toute votre planification au dos d'une serviette. La gestion de projet est beaucoup plus facile avec un logiciel dédié, vous permettant de partager rapidement des idées, de revoir les progrès et d'augmenter vos plans à mesure que l'entreprise se développe. Voici quelques-uns des meilleurs outils de gestion de projet pour les startups.
Outils de gestion des tâches
Chaque projet est constitué de petites tâches. Ces outils aident à organiser, prioriser et suivre la progression de ces tâches. En rationalisant le processus de création des tâches et en vous offrant un moyen facile de les gérer, vous êtes bien plus susceptible de mener le projet à terme.
Outils principaux de gestion des tâches :
Plateformes de collaboration et de communication
La communication est l'une des compétences clés pour les chefs de projet, et disposer des outils appropriés garantit que vos paroles soient toujours entendues. Ces applications facilitent une collaboration sans faille entre les membres de l'équipe, indépendamment de leur emplacement physique, et assurent que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
Principales plateformes de collaboration et de communication :
Logiciel de suivi du temps
Le temps est l'une de vos ressources les plus précieuses, donc gérer et optimiser la manière dont vous le dépensez est essentiel. Les outils de suivi du temps vous permettent de surveiller combien de temps est consacré à différentes tâches, aidant dans la gestion de la charge de travail et la facturation des projets.
Logiciels de suivi du temps de premier plan :
Logiciel de planification et d'ordonnancement de projets
Bien sûr, on ne peut pas parler d'outils de gestion de projet sans prendre en compte ces solutions dédiées. Ces outils sont conçus pour planifier les projets en détail, programmer les tâches et définir les échéanciers. Avec des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les chronologies de projet et les vues de charge de travail, vous serez en mesure de gérer chaque aspect de votre projet en utilisant ces applications.
Logiciels de planification et d'ordonnancement de projets de premier plan :
Systèmes de gestion de la relation client
Peu importe le type de startup dans laquelle vous travaillez, vous devez toujours garder vos clients à l'esprit. La gestion de la relation client (CRM) le logiciel vous aide à vous concentrer sur tous vos contacts, vous permettant de suivre toutes vos interactions et de cultiver ces relations.
Les meilleurs systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour la gestion de projets se fondent sur ces relations et organisent vos projets tout en prenant en compte vos clients. Vous bénéficierez également de nombreuses fonctionnalités importantes dont nous avons déjà parlé, vous permettant de gérer vos projets depuis une plateforme rentable.
Par exemple, Capsule CRM aide les startups avec :
- Gestion des tâches améliorée
- Collaboration d'équipe
- Gestion des flux de travail
- Tableaux de bord visuels
- Analytique et perspectives.
Capsule est accompagné d'une application mobile afin que vous puissiez effectuer des tâches de CRM et gérer vos projets depuis n'importe quel endroit, que vous soyez dans votre bureau ou en déplacement. Vous pouvez également utiliser les intégrations de Capsule pour connecter vos outils logiciels préférés afin de rassembler toutes vos données importantes en un seul endroit.
Découvrez comment un CRM pour startups peut aider votre entreprise dès aujourd'hui.
Bonnes pratiques pour la gestion de projet dans les startups
Vous pouvez posséder toutes les compétences et outils nécessaires pour la gestion de projet, mais si vous ne savez pas comment les utiliser et les mettre en œuvre correctement, vous aurez quand même des difficultés. Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour la gestion de projet afin d'augmenter les chances de réussite.
A utilisé un processus de gestion de projet défini
Nous avons parlé de l'importance de la flexibilité, donc l'idée d'utiliser un type quelconque de processus structuré peut sembler contre-intuitive. Cependant, certains processus de gestion de projet sont spécifiquement conçus pour des environnements dynamiques.
Par exemple, les méthodologies de gestion de projet Agile (telles que Scrum et Kanban) permettent une flexibilité, un retour continu et des itérations rapides. Elles soulignent l'importance de livrer de la valeur tôt et fréquemment, en favorisant une culture de collaboration et d'amélioration continue. C'est idéal pour les startups, rendant plus facile l'adaptation aux changements et la capacité à pivoter lorsque nécessaire.
Tirez parti de l'automatisation
Lorsque vous essayez d'adapter et d'ajuster votre projet, tout ce que vous pouvez faire pour réduire votre charge de travail et libérer du temps est à prendre en compte. L'automatisation est particulièrement utile, vous permettant de déléguer de nombreuses tâches administratives répétitives telles que la saisie de données et l'envoi de rapports d'avancement.
Passez en revue les tâches de votre projet et cherchez toutes les activités de base qui pourraient être gérées par l'automatisation des flux de travail. Par exemple, Capsule’s Growth plan vous permet d'assigner automatiquement des tâches aux membres de l'équipe, d'envoyer des e-mails modèles, de mettre à jour les statuts des tâches et plus encore.
Mais n'automatisez pas tout
Avec les nouvelles technologies et les progrès en IA, davantage de tâches peuvent être automatisées sans compromettre la qualité. Par exemple, l'assistant de contenu IA de Capsule aide les utilisateurs à obtenir rapidement un premier brouillon de texte d'email, idéal lorsque vous êtes bloqué devant un écran vide.
Cependant, même si vous pouvez techniquement automatiser une tâche, cela ne signifie pas nécessairement que vous devriez le faire. Bien qu'il soit logique de déléguer le travail répétitif, certaines tâches sont toujours mieux réalisées par une personne. Cela inclut la mise en place de projets et le suivi des progrès.
« Les automatisations de flux de travail sont excellentes car elles standardisent votre administration », explique Keith Weir, responsable de l'équipe de réussite client chez Capsule. « Mais parfois, les gens veulent tout automatiser. Ils vont créer des tonnes de projets automatisés, puis ils ne peuvent plus tous les gérer. Vous voulez toujours être au courant du travail que vous générez et en assumer la responsabilité. »
Un guide étape par étape pour une meilleure gestion de projet
Que vous soyez dans les premières étapes de la planification d'un grand projet ou que vous souhaitiez optimiser vos projets existants, ces étapes vous aideront à aborder votre travail de manière structurée tout en conservant une flexibilité pour les meilleurs résultats.
Étape 1 : Définissez le périmètre et les objectifs de votre projet
Avant de commencer tout projet de démarrage, prenez le temps de clarifier la portée et les objectifs du projet. Si vous ne savez pas par où commencer, le cadre de définition d'objectifs SMART couvre tous les aspects clés :
- Précis. Quels sont les résultats exacts ou les améliorations que vous souhaitez obtenir ?
- Mesurable. Comment les progrès et le succès seront-ils mesurés de manière quantitative ?
- Réaliste. Votre startup peut-elle atteindre ces objectifs de manière réaliste avec les ressources disponibles ?
- Pertinent. Le projet est-il en accord avec les objectifs stratégiques et le positionnement sur le marché de votre startup ?
- Limité dans le temps. Quels sont les délais pour chaque phase du projet ?
Impliquez votre équipe dans le processus de planification, en tirant parti de leurs différentes expériences et domaines d'expertise pour garantir que le périmètre est précis et que vous avez pris en compte tous les obstacles potentiels.
Étape 2 : Élaborer un plan de projet
Transformez les projets accablants en tâches gérables. Décomposez le projet en composants clés, en attribuant des tâches et des sous-tâches aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur charge de travail. Fixez des jalons et des échéances pour chaque segment afin de garantir une progression constante.
L'équilibre est essentiel ; chaque tâche doit être suffisamment détaillée pour éviter toute ambiguïté, mais évitez de tout microgérer, ce qui peut entraver la progression et submerger votre équipe.
Étape 3 : Surveiller et ajuster si nécessaire
Même les projets les plus méticuleusement planifiés peuvent rencontrer des changements inattendus, surtout dans le monde des startups. Restez agile — examinez régulièrement l'état de votre projet et adaptez-vous au besoin tout en gardant vos objectifs principaux en vue.
Planifiez des sessions de révision régulières et utilisez un logiciel de gestion de projet pour des mises à jour en temps réel. Les outils offrant différentes vues (par exemple, des listes de contrôle, des tableaux Kanban) peuvent fournir de nouvelles perspectives et aider à suivre efficacement les progrès.
Étape 4 : Maintenir une communication claire et continue
Des canaux de communication ouverts contribuent au succès d'un projet. Bien que les petites équipes courantes dans les startups facilitent la mise à jour de tous les membres, vous ne devriez toujours pas compter uniquement sur les conversations informelles pour partager des informations importantes.
Mettez en place des protocoles clairs pour partager les mises à jour et les préoccupations. Par exemple, qui doit être informé en cas de retard potentiel ? Quels membres de l'équipe sont responsables de la publication des mises à jour ? Utilisez les outils de votre startup, comme votre CRM, pour automatiser la communication et garantir que tous les intervenants sont rapidement informés des jalons et des transitions du projet.
Étape 5 : Clôturer le projet et réfléchir
Une fois le projet terminé, prenez un moment avec votre équipe pour réfléchir. Le projet a-t-il été un succès ? Si oui, quels facteurs ont contribué à ce succès ? Sinon, que pourriez-vous faire différemment pour obtenir un meilleur résultat ?
Il ne s'agit pas d'attribuer des responsabilités ou d'essayer de s'attribuer le mérite ; l'objectif est d'examiner de manière objective votre projet et les résultats pour voir ce que vous pouvez apprendre pour les projets futurs. Documenter ces aperçus favorise une culture d'apprentissage continu, affinant les stratégies de gestion de projet de votre startup et améliorant les performances globales.
Des projets réussis pour des startups prospères
La gestion de projet dans les startups peut être stressante, surtout lorsque vos plans changent en raison de circonstances imprévues. Cependant, en cultivant des compétences essentielles, en adoptant des outils de gestion de projet innovants et en adhérant aux meilleures pratiques, votre startup peut surmonter ces obstacles et continuer à se développer.
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