Como gerenciar suas oportunidades

Depois de criar uma oportunidade de vendas, você deve certificar-se de usá-la em todo o seu potencial. O mais importante são coisas como manter o controle de toda a comunicação em torno de uma venda e garantir que tudo o que você precisa seja feito. A seção de histórico da Oportunidade é onde você pode adicionar notas e armazenar e-mails sobre a Oportunidade. As notas podem ser atas de uma reunião que você teve sobre a Oportunidade ou detalhes de uma ligação telefônica com o cliente potencial. No painel do lado direito, você pode configurar tarefas autônomas para qualquer ação que precise ser realizada. Acima do histórico, há a seção "Trilhas", onde todas as suas trilhas serão exibidas, ajudando-o a concluir todas as tarefas na ordem em que precisam ser feitas.

Como otimizar as oportunidades usando tarefas e trilhas

Dependendo do que precisa ser feito, você pode adicionar tarefas independentes ou usar um conjunto predefinido de tarefas em uma trilha para fluxos de trabalho mais padronizados.

Gerencie suas tarefas pendentes para as oportunidades, como o envio de uma cotação ou o acompanhamento de uma chamada, usando as Tarefas. As tarefas também podem ser repetidas, portanto, se isso for algo que você faz mensalmente, poderá configurar sua tarefa para ser repetida todos os meses.

As tarefas podem ser adicionadas em tempo real clicando no botão Adicionar tarefa no lado direito de uma oportunidade.

As trilhas são um conjunto predefinido de tarefas exclusivas de sua empresa. Elas podem ser aplicadas rapidamente a uma Oportunidade e permitem que você veja todas as tarefas relevantes a serem concluídas para cumprir seus prazos.

Você pode aplicar uma trilha existente a uma oportunidade:

• Selecionando-a na caixa suspensa Trilha ao criar uma oportunidade pela primeira vez.
• Ao visualizar um registro de Oportunidade, você verá a opção de Adicionar trilha.

Ao adicionar uma trilha a uma oportunidade, você pode ser solicitado a selecionar uma data final para a conclusão da lista de tarefas. As tarefas dentro dessa trilha terão datas de entrega com base na data selecionada para atingir suas metas.

Como editar uma Oportunidade individual

Durante a vida útil de uma Oportunidade, você pode descobrir que precisa atualizar detalhes como o valor esperado ou a data de encerramento prevista, ou pode precisar alterar o responsável pela oportunidade.

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Vá para o registro da oportunidade e clique no botão Editar ao lado do nome da oportunidade.

Atualização de várias oportunidades através de uma importação

Por vezes, pode querer fazer actualizações em várias Oportunidades de uma só vez, por exemplo: - Modificação do marco ou pipeline - Alterar o estatuto, por exemplo, para Ganhou/perdeu - Atualizar o valor num campo personalizado - Atualizar o contacto principal

Isso pode ser feito por meio de uma importação. O ficheiro importado tem de ter determinados campos que correspondam às Oportunidades existentes no Capsule para que a atualização funcione. A forma mais fácil de o fazer é exportar uma lista das suas Oportunidades, ajustar os valores que pretende alterar e voltar a importar o mesmo ficheiro. Isto garante que as Oportunidades corretas estão a ser actualizadas.

Passo 1: Exportar as suas oportunidades do Capsule

Em primeiro lugar, deve começar por reunir uma lista das suas Oportunidades:

1. Comece por navegar para a secção Pipeline de vendas e filtre a sua lista de Oportunidades para obter a lista que pretende atualizar.
2. Em seguida, selecione Exportar no lado direito da página.
3. Na janela pop-up, verifique se a opção Todas as colunas está selecionada. Escolha a opção CSV ou Excel e clique em Exportar.

Passo 2: Organizar o seu ficheiro CSV ou Excel

Quando tiver a sua lista de Oportunidades, pode editar o seu ficheiro CSV ou Excel. Abra o ficheiro descarregado numa folha de cálculo e será melhor eliminar a maior parte das colunas.

Por predefinição, o verificador de duplicados utiliza o ID da oportunidade para atualizar os campos. Só deve manter estas colunas: - ID da oportunidade - A(s) coluna(s) do campo que pretende atualizar

Passo 3: Importar de volta para o Capsule

Com as alterações feitas no arquivo, volte ao Capsule para a importação:

1. Selecione Importar oportunidades no Pipeline de vendas ficha

2. Clique em A partir de um ficheiro e escolha a opção Oportunidades. Clique para carregar ou arraste e largue o seu ficheiro na caixa

3. Agora, será preciso mapear cada coluna do arquivo para os campos relevantes no Capsule. Certifique-se de que a coluna ID é mapeada para ID da oportunidade.

4. Na próxima etapa, será possível visualizar uma amostra da importação. Quando estiver satisfeito, clique em Próximo.

5. Escolha a opção Importar e atualizar duplicidades usando os dados de seu arquivo. Se for o caso, marque também a caixa de verificação que diz substituir nome, etapa, pipeline, contacto e campos personalizados.

6. Por fim, clique em Importar agora. A importação será iniciada, e você será notificado por e-mail quando ela for concluída.

Como reabrir uma oportunidade fechada

Se você precisar reabrir uma oportunidade por qualquer motivo, vá até a lista de Oportunidades fechadas, clique no nome da oportunidade e, em seguida, clique no botão Reabrir oportunidade. A oportunidade será reaberta para a meta que tinha antes de ser fechada e ficará visível novamente no funil de vendas.

Como duplicar uma oportunidade

Se você cria frequentemente a mesma Oportunidade para um determinado Contato, pode usar a opção de duplicar a Oportunidade para economizar tempo ao inserir informações repetidamente. Para fazer isso, vá para a Oportunidade individualuse o menu AçõesDuplicar

Ao duplicar uma Oportunidade existente, o nome da Oportunidade, o Contato vinculado, o Funil de vendas, a Meta, o valor esperado e as condições de pagamento serão transferidos para a nova Oportunidade.

Eliminação de oportunidades

O Capsule tem a opção de eliminar uma única Oportunidade, ou um Administrador pode também eliminar uma lista de Oportunidades em massa. Em seguida, vão para a área do Lixo, onde ficam retidos durante 30 dias e podem ser restaurados pelo seu Super Administrador, se necessário. Abordamos as duas formas de eliminar Oportunidades nas secções seguintes.

Como eliminar uma Oportunidade individual

Se já não precisar de uma Oportunidade específica ou se esta tiver sido criada por engano, pode eliminá-la indo a A oportunidade individualMenu AcçõesEliminar

Como eliminar uma lista de Oportunidades

Os administradores podem eliminar um grupo de Oportunidades em massa. Para fazer isso:

1. Comece por ir à secção Pipeline de vendas de vendas
2. Aqui, pode filtrar as Oportunidades que pretende eliminar
3. Utilize o ícone do caixote do lixo no lado direito para eliminar todas as Oportunidades dessa lista

Como armazenar mensagens de correio eletrónico em Oportunidades

Uma parte do gerenciamento de uma oportunidade de vendas geralmente envolve conversas por e-mail. Para manter toda a comunicação sobre a oportunidade em um só lugar, você pode enviar e-mails com cópia oculta e encaminhá-los para o Dropbox do Capsule e, por sua vez, armazená-los na oportunidade de vendas a que se referem. Há algumas maneiras diferentes de fazer isso.

Ligar uma mensagem de correio eletrónico de um contacto

Você pode armazenar um e-mail normalmente usando o endereço normal do Dropbox do Capsule e, depois de armazenado, clicar para editar o e-mail no registro do contato e usar a opção de vinculá-lo a uma oportunidade existente para esse contato.

1. Localize o contato no qual o e-mail está armazenado
2. Clique na seta ao lado da data do e-mail > Editar
3. Use a opção para vincular a nota ao projeto/oportunidade
4. Em seguida, escolha a Oportunidade à qual você deseja vinculá-la e salve-a.

Armazenamento de um e-mail diretamente em uma oportunidade

Todas as oportunidades de vendas têm um endereço exclusivo do Dropbox que você pode usar para armazenar e-mails diretamente nele. Para encontrar o endereço, você deve fazer o seguinte:

1. Ir para a Oportunidade em questão
2. Clique no menu Acções junto ao nome da oportunidade e escolha a opção Anexar um e-mail.
3. Em seguida, copie o endereço de e-mail exibido e use-o para BCC ou para encaminhar e-mails. Esses ainda precisam ser conversas por e-mail entre um usuário do Capsule e um contato.
4. Esses e-mails serão armazenados diretamente na oportunidade.

Criar uma nova Oportunidade com um correio eletrónico

Se estiver enviando ou tiver recebido um e-mail que deseja usar como início de uma Oportunidade de vendas, você poderá enviar ou encaminhar o e-mail para um endereço dedicado do Dropbox para criar uma nova Oportunidade a partir da conversa. O assunto do e-mail será usado como o nome da Oportunidade e a Oportunidade será vinculada ao Contato para o qual a conversa por e-mail se destina. Se o contato ainda não existir, será criado um para ele no processo. Veja como fazer isso:

1. Clique em seu nome na barra de menu superior do Capsule > Minhas preferências
2. Ir para o Dropbox de mensagens
3. Copie o endereço Dropbox, mas substitua a palavra dropbox@ por opportunity@ e, em seguida, use-o para BCC ou encaminhe um e-mail.

Como registrar a atividade em uma oportunidade

Para qualquer comunicação ou detalhe que não esteja em um e-mail, você pode usar a opção Registrar atividade na oportunidade. Ela permite que você anote detalhes de uma reunião ou outras informações que sejam importantes para registrar na Oportunidade. Nos planos Gratuito e Starter, há três tipos de atividades que você pode adicionar:

• Nota
• Reunião
• Chamada

Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, é possível setup your own custom activity types para ajudar a categorizar ainda mais suas atividades.

Por sua vez, esses tipos de atividade serão usados no relatório de Tipo de atividade, que ajuda a ver um detalhamento das atividades por usuário e tipo. Para obter mais detalhes sobre isso, confira nosso Business Insights article.

Como vincular uma oportunidade a um projeto

Ganhar uma venda pode ser o início de seu processo. O uso de projetos permite que você gerencie as próximas etapas.

Dependendo do setor e do tamanho da sua empresa, você pode ter diferentes departamentos trabalhando em diferentes etapas de um negócio. Você pode vincular um projeto a uma oportunidade para preencher a lacuna entre as atividades de pré e pós-venda.

Para fazer isso:

1. Utilize o menu Acções junto ao nome da Oportunidade
2. Selecione 'Adicionar um projeto vinculado'.
3. Isso o levará a um formulário "Novo projeto", no qual você poderá preencher os detalhes do projeto que deseja criar para ele.
4. Depois de salvo, o projeto ficará visível na guia "Projetos" da oportunidade e, no próprio projeto, você o verá visível sob o título "Detalhes da oportunidade vinculada".

Se você quiser vincular um projeto existente a uma oportunidade, temos mais detalhes sobre isso em nosso artigo sobre Gerenciamento de projetos.

Como usar uma oportunidade com um serviço de terceiros

Depois que uma oportunidade for criada, você poderá usá-la para gerar conteúdo em um serviço de terceiros usando algo que chamamos de Links gerados. Um link gerado é um URL, geralmente para um serviço fora do Capsule, no qual é possível usar informações do registro do Capsule para criar o link.

Por exemplo, se você quiser criar uma cotação no Quotient, poderá adicionar o URL para a nova cotação do Quotient, que usa os detalhes da Oportunidade no Capsule e os preenche nos campos do Quotient. O link teria a seguinte aparência: https://go.quotientapp.com/new-001/quote?title={name}&email={email}

A parte {name} utilizará o nome da Oportunidade e o preencherá com o título do orçamento e a parte {email} parte pega no endereço de e-mail do contacto principal ligado à Oportunidade e preenche-o no endereço de e-mail do destinatário da cotação.

Links como esse dependem do serviço de terceiros (nesse caso, o Quotient) para dar suporte ao preenchimento de detalhes por meio do URL. Nem todos os serviços o fazem, portanto, verifique com seu provedor se essa é uma opção antes de configurar um.

Você pode ler mais sobre Links gerados na seção sobre aprimoramento do Capsule.