Enriquecimiento de datos

Campos personalizados

Cada empresa es diferente, con flujos de trabajo y datos particulares a los que es necesario darles seguimiento. Capsule te permite guardar un registro de todos estos datos por medio de los campos personalizados. No hay límite en la cantidad de campos personalizados que puedes crear, así que es sencillo crear una configuración a la medida de tu negocio.

Hay una gran variedad de diferentes campos personalizados disponibles para todos los tipos de datos. Este es un desglose de los tipos de campos que puedes elegir:

Texto: para cualquier tipo de información, ya sea texto o números. Estos campos pueden señalizarse para fines de búsqueda, de modo que puedas incluir este campo cuando busques un registro. El límite de caracteres de los campos de texto es de 250.

Fecha: registra fechas útiles en tus registros y crea listas con base en estas fechas. Es útil para dar seguimiento a fechas de renovación, ya que te permite crear fácilmente una lista de personas u organizaciones con las que necesitas comunicarte para negociar una renovación. Aprende a capturar los cumpleaños de tus contactos usando el Campo de fecha

Casilla de verificación: una casilla que marcas con valores de “sí” y “no”. Esto es muy útil para cosas como los registros del consentimiento de envío de materiales de marketing a los contactos o dar seguimiento a los contactos que son miembros premium. De nuevo, los registros pueden filtrarse de acuerdo con el valor de la casilla de verificación.

Lista: un menú desplegable para elegir una opción en tus registros con una lista de valores predefinidos a escoger. Esto es útil cuando, por ejemplo, quieres segmentar a tus contactos en diferentes tipos, y puedes usarla como alternativa a las etiquetas para evitar problemas de posibles errores de redacción de tus usuarios.

Número: guarda en tus registros datos numéricos que pueden usarse para filtrar las listas usando condiciones como “es más que” o “es menos que”. Esto puede usarse para crear puntuaciones de los contactos o hacer un seguimiento de cuántas unidades le interesa comprar a un cliente.

Vínculos generados: es una forma sencilla de crear vínculos a sitios o servicios externos mientras se pasan detalles de los registros de Capsule a ese sitio o servicio.

¿Qué es un vínculo generado?

Como se dijo antes, un vínculo generado es un tipo de campo personalizado en el que tú defines cómo el vínculo utiliza campos del registro de Capsule y pasa los datos en la URL. Tú formas la estructura de estas URL y obtienes los datos de tus contactos en Capsule en forma dinámica.

Por ejemplo, si quieres buscar la dirección de Gmail de un contacto, puedes copiar la URL de una búsqueda de Gmail y después agregar un parámetro dinámico para añadir tus datos de Capsule del registro actual a la URL, de esta forma:

Puedes reemplazar la URL https://mail.google.com/mail#search/{email}, {email} con la dirección de correo electrónico del contacto que estás viendo en ese momento. Hacer clic en el vínculo te llevará directamente a la búsqueda de esa dirección en tu cuenta de Gmail y te mostrará todos los correos que has enviado y recibido de ese contacto. No importa qué vínculo de contacto selecciones, la {email} parte del vínculo se sustituirá con la dirección de correo electrónico de ese contacto específico.

Otro ejemplo de cómo se usan es con Quotient. Ellos han creado su servicio de modo que te permita crear una cita de una URL donde los valores que pases en la URL llenen los campos a partir de dicha cita. Así, con solo hacer clic en un vínculo en Capsule, creas directamente una nueva cita en Quotient con el nombre y dirección de correo electrónico del contacto que tienes en Capsule y los datos se llenan automáticamente. Tenemos más detalles sobre cómo se configura esto en nuestro artículo sobre la integración con Quotient.

Este es sólo uno de los casos de uso de los vínculos generados, pero hay muchas otras formas de usarlos como ayuda para vincular otros servicios. Los siguientes son los parámetros que pueden usarse en tus vínculos para alimentar los datos de tus contactos

• {id}: ID del contacto
• {name}: nombre completo del contacto
• {firstName}: nombre
• {lastName}: apellido
• {organizationName}: nombre de la organización a la que pertenece la persona
• {email}: primera dirección de correo electrónico del contacto
• {phone}: primer número de teléfono del contacto, {phone[Móvil]} primer número de teléfono móvil
• {custom[Nombre del campo personalizado]}: valor de un campo personalizado del contacto
• {user}: el nombre de usuario del usuario que está en sesión actualmente

Cómo agregar campos personalizados

Para crear un nuevo campo personalizado:

1. Ve a los campos personalizados de la configuración de la cuenta
2. Aquí puedes usar las pestañas para seleccionar si los campos personalizados serán para personas y organizaciones, para oportunidades o para proyectos
3. Haz clic en Agregar nuevo campo personalizado
4. Selecciona el tipo de campo que quieres agregar
5. Pon una etiqueta al campo personalizado y guárdalo

Etiquetas

Las etiquetas son una forma sencilla de agregar contexto rápidamente a tus contactos, oportunidades y proyectos. Puedes agregar etiquetas a todo lo que quieras, como tu relación con un contacto, la fuente de una oportunidad de venta o el tipo de trabajo que entregarás en un proyecto.

Puedes filtrar todos tus registros por etiquetas en cualquier punto para segmentar a tus contactos, proyectos u oportunidades. Esto puede ser realmente útil para ayudarte a concentrarte en los registros que necesitan tu atención o para ubicar registros de un determinado tipo con facilidad.

Para un contacto que no tiene ninguna etiqueta, verás un vínculo bajo su foto de perfil que dice Editar etiquetas. Haz clic en ese vínculo y agrega la etiqueta que quieras, después usa el botón “Agregar etiqueta” para guardarla. Si la etiqueta no existe aún, se creará como nueva.

Si ya hay etiquetas en el registro, entonces puedes pasar el cursor sobre ellas y verás el mismo vínculo para Editar etiquetas.

También se pueden agregar etiquetas en masa en la vista de lista de las secciones Personas y organizaciones, Flujos de ventas o Proyectos filtrando los registros que quieres etiquetar y seleccionando la opción Etiquetas que está en la parte superior derecha de la pantalla.

Etiquetas de datos

Las etiquetas de datos son una función útil que te ayuda a organizar tus datos agrupando los campos personalizados. Cuando marques un registro con una etiqueta de datos, el sistema te pedirá que llenes los campos personalizados relacionados por única vez. Además, los campos personalizados dentro de la etiqueta de datos se agruparán cómodamente en la pantalla para ayudarte a verlas con más facilidad. Son una excelente forma de mantener organizados tus datos al mostrar toda la información.

Puedes configurar etiquetas de datos como sigue:

1. Ve a Configuración de la cuenta > Etiquetas
2. Selecciona convertir a etiqueta de datos en la etiqueta que quieras cambiar a etiqueta de datos
3. Haz clic en el nombre de la etiqueta para abrir la etiqueta de datos y agregarla a tus campos personalizados

Aplicar una etiqueta de datos es exactamente igual que aplicar una etiqueta regular. Cuando hagas esto, aparecerá una ventana emergente en la que podrás introducir tus campos personalizados. Puedes editar los valores de la etiqueta de datos en un registro en cualquier momento haciendo clic en el botón Editar de tu contacto, oportunidad o proyecto.

Campos importantes

Función disponible en los planes Growth, Advanced y Ultimate

Para mantener tus datos correctos y completos, es importante que te asegures de que no te falta ninguna información esencial en tus registros. Para facilitar esto, puedes marcar tus campos personalizados como importantes. Cuando un campo personalizado se distingue como importante, se ampliará y se resaltará automáticamente al agregar o editar un registro. Esto facilita que tus usuarios vean los campos que necesitan completar. Asimismo, cualquier registro al que le falten valores en cualquier campo importante mostrará un pequeño indicador para avisarte que necesita actualizarse. El indicador se muestra en el mismo registro, en la vista de lista y en la vista Kanban del flujo de ventas.

Al editar un registro, tus campos importantes se ampliarán automáticamente en la sección de campos personalizados y se resaltarán en amarillo para que no los pierdas de vista. Si haces clic en la flecha, el resto de tus campos personalizados se ampliarán y tus campos importantes volverán a su posición dentro de la lista de campos personalizados con base en el orden establecido por el administrador en tu configuración de la cuenta.

Cómo marcar un campo personalizado como importante

Para crear un campo importante, agrega un campo personalizado en forma normal y simplemente marca la casilla que dice “Importante” antes de guardar el campo. Esto marcará el campo como importante en Capsule. También puedes marcar los campos existentes como importantes si vas a Configuración de la cuenta > Campos personalizados, haz clic en el nombre del campo que quieres marcar como importante; después marca la casilla que dice Importante y haz clic en Guardar. Puedes agregar campos importantes a tus contactos, oportunidades y proyectos.

También tienes la opción de agregar una descripción a tus campos importantes, misma que se mostrará cuando agregues o edites un registro al pasar el cursor sobre el icono de los campos importantes.

Cómo usar los campos importantes con etiquetas de datos

También puedes agregar campos importantes a tus etiquetas de datos. Para hacer esto, sigue los pasos normales para configurar una etiqueta de datos, después agrega tus campos personalizados dentro de esta función y recuerda marcar la casilla Importante para que el campo quede como tal.

Títulos personalizados

Capsule tiene varios títulos predeterminados para tus contactos, como Sr., Sra., Srta., Mtro., Dr., Lic., y Prof. Al igual que estos, también puedes agregar tus propios títulos personalizados para poder dirigirte a tus contactos de la forma más apropiada.

Puedes configurar los títulos personalizados como sigue:

1. Ve a Configuración de la cuenta > Títulos personalizados
2. Haz clic en Agregar título personalizado
3. Introduce el nuevo título y haz clic en Guardar

El nuevo título ahora aparecerá como opción al crear o editar contactos en la lista desplegable de opciones de Título.

Tipos de actividad

Seguir el hilo de tus mensajes con tus contactos es fundamental para mantenerte organizado. Para hacer esto, puedes registrar una actividad en tus contactos, oportunidades o proyectos. De manera predeterminada, hay 3 tipos de actividades: notas, reuniones y llamadas; puedes usarlas para seguir el hilo de los diversos tipos de comunicación que hayas tenido con tus contactos. Puedes agregar la actividad en cualquier registro al hacer clic en el botón Registrar actividad.

Tus actividades se guardan en la sección de Historial del registro.

Los correos electrónicos que se envíen al buzón Dropbox del correo también se guardarán en el historial del registro correspondiente como correo electrónico.

En los reportes de actividad de la pestaña de Informes, puedes ver un desglose de las actividades registradas que se han llevado a cabo, clasificadas por tipo.

Para guardar los archivos

Cuando agregues o edites una actividad, puedes incluir archivos como material de referencia. Usa el vínculo de “Explorar” para adjuntar un archivo o simplemente arrastra y suelta el archivo al área designada para adjuntarlo al registro de la actividad que estés creando o actualizando.

En cada contacto, proyecto y oportunidad, también hay una pestaña especial para “Archivos” donde puedes ver todas las actividades de ese registro que contiene archivos específicamente.

Todos los archivos adjuntos a las entradas de actividad y correos electrónicos se consideran como parte del almacenamiento que corresponde a los límites de tu cuenta:

Tipos de actividad personalizados

Función disponible en los planes Growth, Advanced y Ultimate

En los planes Growth, Advanced y Ultimate, puedes agregar los tipos de actividad personalizados relevantes para tu negocio, como “visita al sitio” o “pago recibido”. Éstos también se incluyen en los informes para que tengas una visión más detallada del tipo de trabajo que se ha llevado a cabo. Para crear un nuevo tipo de actividad:

1. Ve a Configuración de la cuentaTipos de actividad

2. Haz clic en el botón Agregar tipo de actividad.

3. Pon un nombre al tipo de actividad y elige un icono que lo identifique.

4. En forma predeterminada, el tipo de actividad actualizará la “Fecha de contacto más reciente” cuando se cree una entrada con este tipo; sin embargo, puedes quitar la marca a esa opción si prefieres que no la tenga.

Una vez creado, el tipo de actividad estará listo para usarse de inmediato y estará visible en los informes de actividad del usuario.

Hilos

Al dar seguimiento a las ventas o gestionar proyectos, es común tener un conjunto de pasos repetibles para seguir los pasos de cada venta o proyecto. En vez de agregar el mismo conjunto de tareas cada vez, la función de Hilos te permite definir un conjunto lineal de tareas una sola vez y aplicarlo de nuevo cada vez que lo necesites.

Para configurar tu primer Hilo, ve a:

1. Configuración de la cuenta > Hilos
2. Selecciona si el hilo será para oportunidades o para proyectos usando las pestañas
3. Haz clic en Agregar nuevo hilo

El hilo debe recibir un nombre que lo identifique al instante ante el resto de tu equipo cuando quieran agregar un hilo.

En la casilla de Etiquetas, puedes agregar una etiqueta que se aplique a la oportunidad o proyecto cada vez que se agregue el hilo. Esto significa que puedes filtrar tus oportunidades o proyectos por los hilos que tengan en ellos. Esto es particularmente útil cuando tienes varios hilos para diferentes propósitos, ya que la etiqueta puede usarse como filtro.

Después, puedes agregar si deseas que las fechas límite de las tareas de un hilo se basen en la fecha en que se agregó el hilo o elegir una fecha de finalización cuando se agregue el hilo.

Lo que sigue es configurar la secuencia de las tareas.

Crear un hilo con base en la fecha de inicio

Empieza por agregar una descripción de tu primera tarea, la categoría y el responsable. La fecha de inicio de la primera tarea del hilo tiene que programarse cierta cantidad de días, semanas o días de la semana después del inicio del hilo y esto puedes definirlo al seleccionar una cantidad y el marco de tiempo en el menú de Vencimiento.

Para agregar otra tarea a la secuencia, haz clic en el botón Agregar tarea, en la parte inferior de la página. Puedes definir cuándo quieres que esta tarea se active al programarla para que se active después de cierta cantidad de días, semanas o días de la semana después de que se active el hilo o que se termine la tarea anterior de la secuencia.

Crear un hilo con base en la fecha de finalización

Si tu proyecto o tu proceso de ventas está programado para una fecha de finalización específica, puede ser útil que programes la secuencia de tareas de tu hilo con base en esa fecha en vez de depender de que se terminen las tareas anteriores o del inicio del hilo.

Para hacer esto, cuando configures un hilo, haz clic en el menú desplegable y cambia la selección a Selección de una fecha de finalización al agregar el hilo.

Al agregar este hilo a un proyecto o una oportunidad, el sistema te pedirá que selecciones la fecha de finalización.

Categorías de tareas personalizadas

Entender el tipo de trabajo que necesita hacerse es fundamental para tu productividad. La categorización de tareas te ayuda a lograrlo al desglosar tu tarea en tus propias categorías personalizadas. Cuando creas tu cuenta de Capsule, hay un puñado de categorías configuradas para ti que creemos que cubren la mayoría de los tipos de tareas comunes. Para personalizarlas de acuerdo con tu negocio, puedes editar las tareas existentes o crear categorías totalmente nuevas. Para ello:

1. Ve a la Configuración de la cuenta > Categorías de tareas
2. Haz clic en Agregar nueva categoría
3. Después, puedes ponerle nombre a la categoría y seleccionar un color que la distinga.

Las tareas de tu calendario tendrán un indicador de color que muestre a qué categoría pertenecen para que puedas identificar con facilidad el tipo de tareas en las que necesitas trabajar.

Cómo personalizar las etapas de un flujo de ventas

En forma predeterminada, tienes una configuración de flujo de ventas. En los planes Growth, Advanced y Ultimate, tienes la opción de crear más flujos.

Cada columna del flujo de ventas representa una meta parcial diferente dentro de tu proceso de ventas. Capsule rellenará tu flujo de ventas con metas parciales predeterminadas para ayudarte a empezar, pero puedes personalizarlas en el flujo de ventas para que se ajusten al flujo de trabajo de tu empresa.

Personalización de metas parciales

Para crear una nueva meta parcial:

1. Ve a Configuración de la cuentaFlujos de ventas
2. Selecciona el flujo de ventas donde quieres agregar la meta parcial
3. Haz clic en el botón Agregar nueva meta parcial
4. Introduce el nombre de la meta parcial y el porcentaje de probabilidad de lograrla. Como opción, puedes introducir un valor en “Días antes de que se estanque.”
5. Haz clic en Guardar

Para editar una meta parcial existente:

1. Ve a Configuración de la cuentaFlujos de ventas
2. Selecciona el flujo de ventas donde está la meta parcial que quieres editar
3. Haz clic en el nombre de la meta parcial
4. Cambia los detalles que necesitas
5. Haz clic en Guardar.

Personalización de las razones de pérdida

Las oportunidades pueden perderse por un sinfín de razones y puede ser importante para tu negocio hacer un seguimiento de exactamente por qué se perdió una oportunidad. Puedes crear razones de pérdida de oportunidades como sigue:

1. Ve a Configuración de la cuentaFlujos de ventas
2. Después, haz clic en la pestaña Razones de pérdida

Una vez configurada, cuando marques una oportunidad como perdida, puedes decidir qué razón de pérdida corresponde.

Esta información alimenta el Informe de oportunidades perdidas, el cual puede filtrarse por usuario o por equipo. Este informe puede verse al seguir la secuencia InformesVentas

Impacto en la tasa de conversión

Al crear las razones de pérdida, puedes decidir si las oportunidades marcadas con esta razón se incluirán en la tasa de conversión del flujo de ventas. Esto se hace usando la casilla de selección.

Tal vez prefieras evitar incluir oportunidades con esta razón de pérdida en las mediciones de conversión si las negociaciones solo se pausaron por un tiempo en vez de perderse definitivamente, por ejemplo.

Cómo personalizar las etapas de un tablero de proyectos

En forma predeterminada, tienes un tablero por configurar. En los planes Growth, Advanced y Ultimate, tienes la opción de crear más tableros de proyectos.

Cada columna del tablero de proyectos es una etapa diferente dentro de tu proceso, el cual puedes adaptar para que coincida con tu flujo de trabajo. Encuentra más detalles sobre cómo gestionar proyectos usando tableros aquí.

Para crear una nueva etapa:

1. Ve a Configuración de la cuentaTableros de proyectos
2. Selecciona el tablero de proyectos donde quieres agregar la etapa
3. Haz clic en el botón Agregar etapa
4. Introduce un nombre de la etapa y su descripción
5. Haz clic en Guardar

Para cambiar el orden de tus etapas, usa la función de arrastrar y soltar haciendo clic en el nombre de la etapa y sosteniéndolo mientras lo arrastras a su nuevo lugar.

Para editar una etapa existente:

1. Ve a Configuración de la cuentaTableros de proyectos
2. Selecciona el tablero que incluye la etapa que quieres editar
3. Haz clic en el nombre de la etapa
4. Haz todos los cambios que quieras en el nombre y la descripción
5. Haz clic en Guardar.