Roles de usuario
Los roles de usuario te permiten determinar qué usuarios pueden realizar cambios a nivel de cuenta, como añadir nuevos usuarios y crear campos personalizados. En los planes Growth, Advanced y Ultimate, los roles de usuario también pueden utilizarse para restringir el acceso a los registros de la cuenta. Obtén más información sobre los distintos roles de usuario a continuación.
Usuario restringido
Los usuarios restringidos solo tienen acceso a los registros que tienen asignados. Pueden ver, editar y eliminar cualquier registro que se les haya asignado. Los usuarios restringidos solo verán las tareas que tengan asignadas. No tienen acceso a los registros sin asignar. También pueden crear y gestionar sus propios objetivos.
Usuario estándar
Los usuarios estándar tienen acceso a todos los registros sin asignar, así como a cualquier registro asignado a los equipos a los que pertenecen.
Si los registros no están asignados en Capsule o solo están asignados a un propietario y no a un equipo, serán visibles para todos los usuarios estándar. Deberás asignar los registros a un equipo para restringir su visibilidad.
Los usuarios estándar y los administradores verán todas las tareas en Capsule. Si un usuario no tiene acceso al registro al que está vinculada una tarea, solo verá la descripción de la tarea.
También pueden crear y gestionar sus propios objetivos.
Los permisos relacionados con la asignación de usuarios y equipos están limitados a los planes Growth, Advanced y Ultimate.
Administrador
Los administradores tienen acceso a todos los registros de una cuenta. También pueden:
- Configura los ajustes de la cuenta, como la edición de etiquetas, la adición de campos personalizados, los hitos de oportunidades y las plantillas de seguimiento.
- Añade, edita y elimina otros usuarios.
- Eliminar contactos en masa.
- Gestionar automatizaciones de flujos de trabajo.
- Crea y gestiona todos los objetivos.
Superadministrador
El superadministrador tiene el mismo nivel de acceso que un administrador. Además, el superadministrador es responsable de:
- Garantizar que los usuarios cumplan las Condiciones del Cliente.
- Pagar la suscripción mensual si tienes un plan de pago.
- Restauración de registros eliminados accidentalmente.
- Capsule asigna automáticamente el rol de superadministrador a la persona que abre tu cuenta.
Obtén más información sobre las responsabilidades del superadministrador.
Además de los niveles de permisos, el derecho a exportar datos puede concederse o denegarse a usuarios individuales.
Cómo controlar el acceso de los usuarios
Los diferentes roles de usuario disponibles en los planes Growth, Advanced y Ultimate te permiten controlar fácilmente el acceso de los usuarios a los registros de tu cuenta.
Por ejemplo, puede que quieras que un usuario tenga acceso completo a todas las áreas de Capsule y que otro usuario solo tenga acceso a los registros que se le hayan asignado directamente. Puedes conseguirlo mediante una combinación de roles de usuario y equipos.
Cómo pueden ayudarte los controles de acceso
Estas son algunas ideas sobre cómo puede utilizar los controles de acceso en su empresa.
Externalización - Las empresas suelen externalizar tareas a contratistas que necesitan acceder a algunas áreas de una cuenta, pero no a todas. Al configurar a los contratistas como usuarios restringidos, solo tendrán acceso a los registros que se les asignen directamente.
Departamentos - Las empresas que tienen varios departamentos suelen descubrir que los contactos y clientes potenciales son importantes para un departamento, pero no son relevantes para otro. Usa Equipos para agrupar a tus Usuarios y asignar registros directamente a su departamento. Los Usuarios estándar tendrán acceso a los registros asignados a un Equipo del que formen parte, así como a cualquier registro sin asignar de la cuenta.
Ventas - A menudo, los vendedores solo quieren y necesitan acceder a sus propios registros. Al elegir el rol de Usuario restringido, solo verán los registros de su propiedad.
Dirección - Es posible que la dirección tenga contactos confidenciales que desee mantener ocultos para otros usuarios de Capsule. Asigne estos registros confidenciales a un equipo de dirección específico. Configurar a los miembros del equipo de dirección como administradores también les dará acceso completo a todas las áreas de la cuenta, incluida la configuración de la cuenta.
Cómo añadir un nuevo usuario
Si quieres invitar a un nuevo usuario a unirse a tu cuenta, puedes hacerlo desde:
- Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Añadir nuevo usuario
Al añadir un nuevo usuario:
- Introduce los datos del usuario, incluidos la dirección de correo electrónico y el nombre de usuario.
- Especifique el rol del usuario y los permisos de exportación.
- Si tienes un plan con funciones de control de acceso, en esta etapa puedes añadir al usuario directamente a un equipo.
- Para terminar, haz clic en el botón para Invitar al usuario.
El nuevo usuario recibirá por correo electrónico una invitación para unirse a Capsule. En ella se le proporcionará su nombre de usuario y se le pedirá que cree su propia contraseña. También recibirá un enlace para acceder a la cuenta.
Una vez que se haya añadido al nuevo usuario, Capsule enviará un correo electrónico automático para notificar al superadministrador que la suscripción mensual aumentará.
Los usuarios pendientes están incluidos en el coste de la suscripción mensual. Puedes ver qué usuarios aún no han accedido a la cuenta en Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.
Derechos de exportación de los usuarios
Los usuarios estándar con permisos de exportación pueden exportar listas de contactos, proyectos y oportunidades. Los administradores con permisos de exportación también pueden exportar una cuenta como copia de seguridad.
Los permisos de exportación se pueden configurar al añadir o editar un usuario. Para ello:
- Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Haz clic en el nombre del usuario que quieres editar
- Marque o desmarque la casilla «Permitir exportar registros a CSV, Excel o vCard».
Si se revoca a un administrador el derecho de exportación, dicho administrador no podrá asignárselo a otros usuarios.
Cómo cambiar de usuario
Si una persona deja la empresa y otra ocupa su puesto, quizá quieras cambiar el usuario configurado en Capsule. En lugar de cambiar el nombre de usuario y la dirección de correo electrónico del usuario existente, es mejor añadir primero al nuevo usuario a la cuenta y, después, eliminar al usuario que se marcha. De este modo, el historial de Capsule se mantiene preciso y asignado al usuario correcto.
Al eliminar al usuario que deja la organización, se te pedirá que reasignes sus tareas, contactos, proyectos y oportunidades pendientes a otra persona. Si añades primero al nuevo usuario, podrás reasignarle fácilmente cualquier trabajo en curso.
La nota y el historial de correos electrónicos de la persona que deja la empresa se conservarán en la cuenta, por lo que no hay que preocuparse por perder ningún dato.
Siempre que se elimine de la cuenta al usuario que se marcha antes de la próxima fecha de facturación, no se aplicarán cargos adicionales por tener un usuario extra en la cuenta.
Cómo eliminar un usuario
Puedes eliminar a un usuario de la cuenta de la siguiente manera:
- Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Haz clic en el menú de flecha situado junto al menú «Editar datos de contacto» y, a continuación, selecciona la opción Eliminar
No se puede eliminar al superadministrador. Antes de poder eliminarlo de la cuenta, se debe reasignar el rol a otra persona.
Eliminar un usuario reduce el coste de la suscripción. Cuando se elimina un usuario, se conserva todo el historial que haya introducido, como correos electrónicos y notas. Todas las tareas, proyectos, oportunidades y contactos abiertos que estén asignados al usuario se reasignarán a otro usuario de su elección.
Cómo suspender a un usuario
Cuando suspendas a un usuario, tanto el usuario como sus tareas asociadas permanecerán en Capsule, pero el usuario no podrá iniciar sesión.
Puedes suspender a un usuario de la siguiente manera:
- Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Haz clic en el menú de flecha situado junto al menú «Editar datos de contacto» y, a continuación, selecciona la opción Suspender
Para revertir la suspensión, sigue el mismo proceso, pero esta vez selecciona Restaurar usuario en su lugar.
La suspensión de un usuario es una medida temporal y no modifica el coste de la suscripción. Los usuarios suspendidos seguirán incluyéndose en la facturación mensual.
Cómo cambiar el rol de un usuario
Con el tiempo, puede que necesites cambiar el rol de un usuario en la cuenta de Capsule. Para cambiar el rol de un usuario:
- Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Haz clic en el nombre del usuario cuyo rol deseas cambiar.
- En Rol, selecciona el rol correspondiente > Guardar.
Cómo cambiar un nombre de usuario
Un administrador puede cambiar el nombre de usuario en nombre de un usuario siguiendo unos sencillos pasos:
- Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Haz clic en el nombre del usuario cuyo nombre de usuario deseas cambiar.
- En Nombre de usuario puedes introducir el nombre de usuario correspondiente > Guardar.
Si deseas cambiar tu nombre de usuario, sigue estos pasos:
- Ve a Mis preferencias > Preferencias
- En Nombre de usuario puedes introducir el nombre de usuario correspondiente > Guardar.
Si inicias sesión en Capsule mediante el inicio de sesión único (por ejemplo, con Microsoft, Google o Intuit), no podrás cambiar tu nombre de usuario.