Préparation de réunion avec IA

La fonctionnalité de préparation de réunion par IA de Capsule permet de gagner un temps précieux en générant un brief facile à utiliser pour vos événements Google ou Outlook Calendar. Elle analyse l’historique, vérifie l’engagement et repère les signaux importants, en effectuant pour vous tout le travail fastidieux de préparation de réunion.

Comment utiliser la préparation de réunion avec l’IA

1. Trouver un événement de calendrier qui a lieu aujourd’hui ou dans les 7 prochains jours.
   
   Vous pouvez consulter les événements prévus sur le tableau de bord d’accueil, le calendrier Capsule ou lors de l’affichage d’un contact individuel.
2. À côté de l’événement pour lequel vous voulez un brief, utilisez le bouton Préparer

4. Cela générera les principales informations dont vous avez besoin pour préparer votre réunion, notamment :

• Description de la réunion - La description de l’événement du calendrier.
• Résumé de la relation - Un résumé de votre relation avec le participant à la réunion jusqu’à présent.
• Signaux - Des indicateurs codés par couleur pour vous aider à rester informé. Vous pourrez consulter :
  Signaux verts -> Points forts
  Signaux ambre -> Points à considérer
  Signaux rouges -> Risques

Pour plus de détails sur la façon dont le résumé est généré, consultez Fonctionnement de la préparation de réunion par IA.

Comment fonctionne la préparation de réunion avec l’IA ?

Pour générer la préparation de réunion IA pour un événement, Capsule utilise les 50 activités les plus récentes concernant le contact ainsi que toutes les opportunités et tous les projets associés. Il inclut également jusqu’à 10 tâches ouvertes par enregistrement associé (par exemple, chaque opportunité ou projet, etc.). Si des données d’enrichissement sont disponibles, elles seront également incluses.

Tous les participants qui ne sont pas dans Capsule seront exclus du récapitulatif.

Travailler avec des événements à plusieurs participants

S’il y a plusieurs participants à la réunion (personnes) appartenant à la même organisation, Capsule examinera à la place les 50 dernières activités enregistrées sur la fiche de cette organisation liée.

Si les participants appartiennent à différentes organisations, seules les données Capsule de la plus grande organisation seront prises en compte.

Comment mes données Capsule sont-elles utilisées pour la préparation de réunions avec l’IA ?

Pour générer des préparations de réunions avec l’IA, Capsule partagera vos données en toute sécurité avec OpenAI, notre sous-traitant de confiance.

Quelles sont les limites de quota pour la préparation de réunions avec l’IA ?

Actuellement, chaque compte Capsule dispose d’un total de 20 préparations de réunion IA par utilisateur. Découvrez comment utiliser cette fonctionnalité dans cette section.

Les administrateurs peuvent également suivre l’utilisation des préparations de réunion par IA dans Paramètres du compte > Compte et offre > Utilisation.

FAQ sur la préparation de réunions avec l’IA

Vous avez des questions ? Nous avons rassemblé ci-dessous les questions les plus fréquemment posées pour vous aider à trouver rapidement des réponses et des informations supplémentaires.

Quels événements prennent en charge la préparation de réunion par IA ?

• Événements à venir prévus dans les 7 prochains jours
• Événements à durée limitée
• Événements comptant au moins un participant externe, par exemple au moins un utilisateur non Capsule

Quels types d’événements ne prennent pas en charge la préparation de réunion par IA ?

• Événements sur la journée entière
• Événements passés
• Événements où tous les participants utilisent le domaine de l’entreprise de votre compte Capsule

Les briefs sont-ils partagés ?

Non, chaque utilisateur de Capsule reçoit son propre brief pour chaque événement. Par exemple, si un utilisateur utilise AI Meeting Prep, cela n’empêche pas un autre utilisateur de Capsule de l’utiliser sur le même événement.

Pour plus de détails sur le nombre de fois où il peut être utilisé, consultez notre section Quotas de préparation de réunion IA.

Puis-je régénérer un résumé ?

Vous ne pouvez utiliser la préparation de réunion par IA qu’une seule fois par événement. Le brief ne peut pas être régénéré.

Comment désactiver la préparation de réunion par IA

Les administrateurs peuvent choisir de désactiver la préparation de réunion par IA si nécessaire. Pour ce faire :

1. Dans Capsule, allez dans Paramètres du compte
2. Cliquez sur Capsule AI
3. Sous la rubrique Préparation de réunion par IA , décochez la case « Activer la préparation de réunion par IA »
4. Enregistrer vos modifications