Más de 10 plantillas prácticas de hojas de cálculo para pequeñas empresas

Dirigir una pequeña empresa implica desempeñar muchas funciones, pero cuando se trata de gestionar tus datos, no tienes que reinventar la rueda

Para mantenerte organizado y rendir al máximo, una simple hoja de cálculo puede marcar la diferencia.

Si diriges una pequeña empresa, estas 10 útiles plantillas de hojas de cálculo te ayudarán a que todo funcione mejor. Desde el seguimiento de gastos hasta la previsión de ventas, estas plantillas listas para usar están a punto de convertirse en tus nuevas mejores aliadas.

Echemos un vistazo y veamos qué maravillas puedes hacer con las hojas de cálculo.

¿Por qué usar hojas de cálculo para la gestión empresarial?

Muchas empresas no pueden imaginar sus operaciones diarias sin hojas de cálculo. Pero, dada la variedad de ventajas que ofrecen, no es de extrañar. Veámoslas con más detalle:

• Para empezar, son económicas. La mayoría de las empresas ya tienen acceso a programas de hojas de cálculo, así que no hace falta gastar dinero en herramientas nuevas y sofisticadas. Son bastante fáciles de usar. Con una formación mínima, cualquiera puede empezar a hacer cálculos y organizar datos.
• Colaborar también es pan comido. Con herramientas en la nube como Google Sheets, todos los miembros del equipo pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo. Además, no te olvides de la visualización de datos. Solo hacen falta unos pocos clics para convertir datos sin procesar en gráficos y diagramas interesantes.
• La personalización es más fácil con las hojas de cálculo. Ya sea que lleves un registro de los costes, gestiones el inventario o hagas previsiones de ventas, puedes adaptar las hojas a tus necesidades. Apps Script te permite configurar cualquier hoja de cálculo exactamente según tus requisitos. ¡Te sorprenderá la gran variedad de cosas que puedes hacer en Google Sheets con un poco de programación!

Las hojas de cálculo también son excelentes para elaborar registros financieros. Pueden ayudarte con todo, desde balances generales hasta estados de flujo de efectivo. Además, puedes encontrar una gran cantidad de plantillas en línea, por lo que no tienes que empezar desde cero.

Aunque no son la herramienta más llamativa, las hojas de cálculo siguen siendo una buena opción para las empresas que quieren mantenerse organizadas.

Dicho esto, hemos seleccionado una lista especial de más de 10 plantillas de hojas de cálculo diseñadas para hacer un seguimiento de información importante, como datos financieros o planes de marketing, para pequeñas y medianas empresas.

Más de 10 plantillas de hojas de cálculo para propietarios de pequeñas empresas

Hay muchísimas plantillas para elegir en Internet. ¡Hemos recopilado las que consideramos más importantes para las pequeñas empresas! Solo tienes que rellenar los datos y la hoja de cálculo calculará automáticamente todo lo que necesites.

Plantilla de balance general n.º 1

El balance general es una herramienta imprescindible para cualquier propietario de una pequeña empresa. Ofrece una visión clara de la salud financiera de tu empresa al detallar sus activos, pasivos y patrimonio neto. Esto es lo que obtendrás con esta plantilla:

• Activos: efectivo, inventario, equipos, inversiones y más.
• Pasivos: préstamos, cuentas por pagar, salarios devengados, ingresos diferidos y más.
• Patrimonio neto: capital invertido por el propietario y ganancias retenidas.

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Mantén tu balance general actualizado y siempre tendrás una visión clara de tus finanzas para tomar mejores decisiones empresariales. Es el documento de referencia para llevar un control de lo que posees y lo que debes.

#2 Plantilla de gastos empresariales

Como su nombre indica, una plantilla de gastos empresariales puede ayudarte a gestionar los costes relacionados con las operaciones de tu empresa. ¿Quieres hacer un seguimiento de tus gastos previstos y reales, así como de las desviaciones? Esta plantilla tiene todo lo que necesitas.

La plantilla de gastos empresariales también resulta útil para obtener una visión global de tus costes. Puedes hacer un seguimiento de muchos gastos, como:

• Empleado: Salarios y prestaciones.
• Marketing: Alojamiento y gestión del sitio web, preparación de material promocional, eventos y gastos varios.
• Oficina: alquiler, gas, electricidad, agua, acceso a internet, etc.
• Formación y viajes: Clases de formación y gastos de viaje relacionados con la formación.

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Solo tienes que introducir el nombre y el logotipo de tu empresa y, a continuación, completar los datos en las tablas de gastos previstos y reales. La plantilla actualiza automáticamente las variaciones de los gastos y genera gráficos en la hoja de análisis de gastos.

#3 Plantilla de hoja de ingresos y gastos

Todas las empresas necesitan controlar la relación entre sus ingresos y gastos. Esta plantilla ofrece un resumen mensual del presupuesto y desglosa sus ingresos y gastos de forma clara y organizada. Incluye elementos clave, como:

• Ingresos: Ventas netas, ingresos por intereses, ventas de activos e ingresos totales.
• Gastos de personal: Salarios, prestaciones para empleados, comisiones y costes totales de personal.
• Gastos operativos: publicidad, mantenimiento y reparaciones, suministros, alquiler o hipoteca, impuestos y más.

¿Cómo lograr el equilibrio? Al restar tus gastos totales de tus ingresos, obtienes una visión clara de tu salud financiera. Con esta plantilla, puedes identificar qué procesos empresariales podrías optimizar para reducir costes.

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#4 Plantilla de presupuesto para eventos

¿Estás organizando un evento de empresa? Por suerte, esta plantilla de presupuesto para eventos puede serte muy útil para llevar un control de todos los detalles.

Úsalo para desglosar los costes de servicios como el catering y los ponentes, así como los de publicidad y alquiler del recinto. Compara los costes estimados con los gastos e ingresos reales en distintas categorías, como:

• Estrategia del evento,
• planificación,
• diseño,
• logística,
• dotación de personal,
• evaluación.

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Con esta plantilla, puede realizar un seguimiento rápido y sencillo de los parámetros, los detalles y los totales del proyecto. Introduzca los datos en la tabla para actualizar automáticamente los gráficos de columnas. ¿Necesita añadir una fila? Seleccione la celda inferior derecha de la tabla y pulse Tab, o haga clic con el botón derecho para insertar una fila. No olvide eliminar las filas que no utilice para garantizar que los totales del proyecto sean correctos.

Con esta plantilla, siempre te mantendrás dentro del presupuesto de tu evento.

#5 Plantilla de informe de rendimiento

Para realizar un seguimiento preciso, puede utilizar una hoja de cálculo de Excel para crear un informe detallado sobre el rendimiento del proyecto.

Dentro encontrarás una hoja de definiciones que te servirá de guía sobre la terminología y las fórmulas.

Con esta plantilla, puedes registrar el estado general de varios proyectos y comparar fácilmente los costes presupuestados con los reales. El formato condicional te ayuda a estimar los costes con un alto nivel de detalle.

Las métricas clave incluyen:

• Presupuesto a la conclusión (B.A.C.): El coste de referencia del proyecto.
• Costo real (C.R.): Costos totales incurridos al completar el trabajo durante un período determinado.
• Valor ganado (E.V.): El trabajo físico completado durante un período determinado.
• Valor planificado (V.P.): El trabajo físico programado para completarse durante un período determinado.
• Índice de rendimiento de costes (C.P.I.): La relación de eficiencia de costes.

Solo tienes que introducir tus datos y dejar que esta plantilla se encargue del trabajo pesado. La plantilla de informe de rendimiento te ayudará a mantener tus proyectos bien encaminados.

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#6 Plantilla de previsión de capital

¿Quiere saber si el flujo de caja de su empresa puede hacer frente a sus obligaciones financieras? Una plantilla de previsión de capital en Excel puede ayudarle. Puede introducir fácilmente sus cifras de capital en esta plantilla, que realiza cálculos al instante e incluso genera un gráfico para mostrar sus saldos mensuales. Algunas de sus partes más importantes son:

• Efectivo inicial disponible: Lleva un registro de tu efectivo al comienzo del mes.
• Cobros en efectivo: Incluya las ventas en efectivo, los cobros de cuentas por cobrar y otros ingresos.
• Efectivo total disponible: Sume el efectivo inicial y los cobros en efectivo.
• Efectivo desembolsado: Detalla todos los gastos, desde publicidad hasta salarios.
• Saldo de caja final: Consulta el efectivo disponible al final de cada mes.
• Fondos del préstamo: Incluya todos los fondos recibidos de préstamos empresariales.
• Aportaciones del propietario: Registra los fondos adicionales aportados por el propietario.
• Otros datos operativos: Supervise el volumen de ventas, el saldo de las cuentas por cobrar y las existencias disponibles.

Todo lo que tiene que hacer es introducir el nombre de su empresa, el efectivo inicial disponible, la fecha de inicio y un aviso de saldo mínimo de efectivo. Introduzca el resto de sus datos y la hoja de cálculo hará lo demás. El resultado es un gráfico informativo de su flujo de caja.

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#7 Plantilla de gastos de itinerario de empresa

Sin una planificación presupuestaria adecuada, calcular los gastos relacionados con los viajes de trabajo puede ser un quebradero de cabeza. Esta plantilla de presupuesto para viajes de negocios le ayuda a planificar y registrar todos los costes de cualquier viaje de negocios, como billetes, hoteles, comidas, transporte y mucho más. Solo tiene que introducir los detalles del viaje en la tabla de datos y la plantilla calculará automáticamente el coste total del viaje y el saldo.

Algunos de los elementos clave de esta plantilla incluyen:

• Presupuesto objetivo del viaje: Establece tu presupuesto y contrólalo fácilmente.
• Coste total del viaje: Calculado automáticamente para garantizar la precisión.
• Categorías de gastos: Incluya pasajes aéreos, hotel, alquiler de automóviles, gasolina, entretenimiento, regalos, gastos varios y comida.
• Estado del presupuesto: Comprueba de un vistazo si estás por debajo del presupuesto.

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Los viajes de empresa pueden encarecerse rápidamente. La plantilla adecuada te evitará quebraderos de cabeza con el presupuesto más adelante.

#8 Plantilla de hoja de horas del empleado

Registra las horas de trabajo —diarias, semanales, mensuales y anuales— con esta completa tarjeta de control horario para empleados. Empieza por introducir información básica, como el nombre del empleado, el nombre del responsable, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.

Registra tus horas en las tablas mensuales, con columnas separadas para las horas ordinarias y las horas extra de cada día laborable de cada semana. La plantilla calcula automáticamente el total de horas trabajadas, las horas ordinarias y las horas extra.

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Esta hoja de horas anual te ofrece una visión completa de todas tus horas de trabajo y las de tus empleados. ¡Ya no estarás a oscuras con tu horario laboral!

#9 Plantilla de seguimiento de facturas

Esta plantilla de seguimiento de facturas es una forma sencilla de organizar todas tus facturas. Te permite gestionarlas y supervisarlas en un solo lugar para que nunca se te pase ningún pago.

Agiliza tu proceso de facturación, evita los pagos atrasados y mantén un flujo de caja saludable supervisando los detalles de cada factura. Así podrás ver fácilmente qué se ha pagado y qué sigue pendiente.

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Registre el número de factura, la fecha, la fecha de vencimiento del pago, el nombre del cliente, el importe, el recargo por demora, el total pagado, la fecha de pago y el saldo pendiente. Los totales se calcularán automáticamente.

#10 Plantilla de resumen presupuestario

¿Quieres obtener una visión clara de la salud financiera de tu empresa? Esta plantilla de resumen presupuestario ofrece una visión completa de tus pérdidas y ganancias, tu balance general y tus principales métricas operativas. Es perfecta para evaluar rápidamente el rendimiento de tu empresa. La plantilla incluye los siguientes elementos:

Resumen de pérdidas y ganancias

• Ingresos: Haz un seguimiento de los ingresos totales.
• Margen bruto y porcentaje: Véase rentabilidad.
• Ventas de nuevos productos: Mide el impacto de la innovación.
• Desglose de ventas por región: regiones Noreste, Centro y Oeste.

Gastos y margen

• Gastos de venta, generales y administrativos: Supervise los costes operativos.
• Beneficio (pérdida) operativo antes de impuestos: Mide el rendimiento antes de impuestos.
• Margen operativo: Evalúa la rentabilidad.

Resumen del balance general

• Flujo de caja al cierre del período: Controle la liquidez.
• Cuentas por cobrar e inventario: Gestionar activos.
• Activos líquidos totales: Evalúe el efectivo disponible.
• Margen de seguridad de los compromisos de deuda: Garantice el cumplimiento financiero.

Resumen de métricas operativas

• Calidad de producción: Defectos por cada 1.000 unidades.
• Capacidad: Unidades por mes.
• Rendimiento de ventas: nuevos pedidos y días pendientes de cobro.

Resumen competitivo

• Cuota de mercado e ingresos (en lo que va del año): Mide la posición en el mercado.
• Lanzamientos de nuevos productos (en lo que va del año): Monitorea la innovación.
• Vendedores de campo: Estime el tamaño de la fuerza de ventas.

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También obtienes gráficos automatizados de pérdidas y ganancias y resúmenes del balance general, lo que convierte esta plantilla en una herramienta muy potente para el seguimiento financiero.

Extra: 3 plantillas de marketing imprescindibles

El seguimiento de gastos no es lo único que se puede hacer con las hojas de cálculo. También pueden utilizarse para marketing y ventas, y pueden contribuir a una mejor coordinación. Estos son tres ejemplos de este tipo de uso:

Plantilla n.º 1 de planificación de marketing

¿Te gustaría que tus campañas de marketing por correo electrónico fueran más eficaces? Esta plantilla de planificación de marketing es justo lo que necesitas. Está dividida en tres secciones: planificación de correos electrónicos, seguimiento de resultados y planificación y resultados de pruebas A/B.

Cómo usarlo:

• Planificación de correos electrónicos: Planifica cada campaña, incluidos el contenido, el diseño y los plazos.
• Seguimiento de resultados de correo electrónico: Haz un seguimiento de métricas clave como las tasas de entrega, apertura y clics.
• Pruebas A/B: Planifica y haz un seguimiento de tus pruebas A/B para optimizar tus correos electrónicos.

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Te ayuda a organizar, ejecutar y analizar tus campañas de correo electrónico de manera eficiente.

La plantilla incluye columnas para diversos componentes con sus descripciones, celdas que se rellenan automáticamente con métricas y un diseño personalizable que se adapta a tus necesidades. Además, puedes añadir filas fácilmente o duplicar la plantilla para nuevos meses.

#2 Plantilla de resumen de marketing

Si necesitas una visión completa del rendimiento de tu marketing, esta plantilla está diseñada para ti. Puedes acceder a datos de hasta 5 años o 260 semanas, lo que te ofrece una perspectiva integral de tus iniciativas de marketing a lo largo del tiempo.

Al final de cada semana, introduce tus métricas más recientes en las celdas sombreadas de la hoja de datos. Busca en la columna A la fecha de inicio de la semana actual y, a continuación, completa las columnas C-Z. Consulta las notas de la fila 3 para ver las instrucciones específicas de cada columna.

Algunas partes clave de esta plantilla son:

• Gasto en publicidad de Google
• Número de visitantes y visitas de una sola página
• Correos electrónicos enviados y abiertos
• Contactos y suscriptores de correo electrónico
• Gasto publicitario en Facebook, Instagram, Twitter (X), LinkedIn y YouTube
• Seguidores y «me gusta» en redes sociales
• Ventas procedentes de diversos canales

Tu informe podría verse así:

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Las actualizaciones automáticas de los gráficos facilitan el seguimiento de tu rendimiento a lo largo del tiempo. Con el resumen de marketing, puedes obtener información muy valiosa que cambiará tu perspectiva empresarial. 

#3 Plantilla de lista de contactos

Gestionar la información de contacto de manera eficiente puede ser todo un reto. Por suerte, existen muchas soluciones, y las hojas de cálculo son una de ellas. Puedes usar esta plantilla para crear tu propia lista de contactos.

¿Por qué es tan importante? Mantener una lista de contactos organizada ayuda a optimizar tus iniciativas de captación y garantiza que no se pase por alto ningún cliente potencial.

Esto es lo que incluye la plantilla:

• Nombre: Nombre completo para una comunicación personalizada.
• Empresa: afiliación para contextualizar.
• Puesto: Cargo para adaptar tu enfoque.
• Correo electrónico: Principal medio de comunicación.
• Número de teléfono: Para contacto directo.
• Notas: Información adicional o detalles de seguimiento.

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Con esta plantilla, puedes gestionar y crear fácilmente una lista completa de clientes potenciales para optimizar tus iniciativas de marketing y ventas. 

Sin embargo, con el paso del tiempo, descubrirás que este tipo de plantillas podría no ser suficiente.

Cuando llegues a ese punto, considera la posibilidad de cambiar a un CRM, aunque sea uno gratuito. Un CRM ofrece todas las funciones de las hojas de cálculo y muchas más.

Mejores prácticas para el seguimiento de gastos de pequeñas empresas mediante hojas de cálculo

Llevar el control de los gastos de tu pequeña empresa no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Con las estrategias adecuadas para usar hojas de cálculo, puedes convertir el seguimiento de gastos, de una tarea tediosa, en un proceso eficiente. ¿Qué debes hacer?

Elige la plataforma adecuada

A la hora de llevar un control de los gastos, necesitarás la plataforma adecuada. ¿Cómo elegirla? Ten en cuenta tus necesidades y las funciones de cada herramienta.

Google Sheets es una excelente opción si buscas una herramienta gratuita y fácil de usar que permita compartir contenido fácilmente y colaborar en tiempo real. ¿Por qué? Porque puedes acceder a ella desde cualquier lugar y prácticamente todo el mundo sabe cómo usarla.

Por otro lado, Microsoft Excel ofrece funciones más avanzadas y potentes herramientas de análisis de datos, ideales para realizar un seguimiento financiero detallado y cálculos complejos.

Evalúa las necesidades de tu empresa y decide si es más importante la facilidad de uso o disponer de funciones avanzadas. Esta elección puede agilizar el seguimiento de tus gastos y mejorar la gestión financiera.

Establece una estructura clara

Para garantizar un seguimiento eficaz de los gastos, empieza por establecer una estructura clara en tu hoja de cálculo. Un diseño bien organizado facilita la consulta de los datos y permite realizar análisis precisos, lo que reduce los errores y ahorra tiempo.

Crear columnas para:

• Fecha: Cuándo se produjo el gasto.
• Categoría de gasto: Clasifica el tipo de gasto (p. ej., material de oficina, viajes, alojamiento).
• Importe: El coste del gasto.
• Método de pago: Cómo se realizó el pago (p. ej., con tarjeta de crédito, en efectivo o mediante PayPal).
• Notas: Detalles adicionales sobre la transacción.

Cada transacción debe tener su propia fila para garantizar registros detallados y organizados. Con una estructura clara, puedes identificar rápidamente los patrones de gasto, ajustar tu flujo de caja, gestionar presupuestos y tomar decisiones financieras fundamentadas.

Personalizar categorías

Para que el seguimiento de gastos sea más eficaz, personaliza las categorías de gastos según las necesidades específicas de tu empresa. Adaptar las categorías facilita el seguimiento y te proporciona mucha más información sobre tus finanzas.

Empieza con categorías comunes y adáptalas a tu negocio:

• Gastos operativos: alquiler, servicios públicos y material de oficina.
• Gastos de capital: compras de equipos e inversiones inmobiliarias.
• Costo de los bienes vendidos: Materias primas, costos de producción.
• Gastos de marketing: publicidad, materiales promocionales.
• Gastos de personal: salarios, prestaciones y formación.
• Gastos de viaje: vuelos, alojamiento y comidas.
• Gastos varios: Costes imprevistos, artículos diversos.

Las categorías personalizadas te ayudan a ver con mayor claridad cómo gastas tu dinero y a filtrar y ordenar los datos más fácilmente. De este modo, puedes llevar a cabo una planificación estratégica y un análisis financiero más específicos.

Mantén tu información detallada

Es más fácil revisar y administrar su dinero cuando lleva registros precisos y detallados.

Asegúrate de incluir estos elementos en cada uno de tus registros:

• Fecha exacta: Sepa exactamente cuándo se produjo el gasto.
• Importe total de la transacción: Registra el coste exacto.
• Nombre del proveedor: Identifica dónde se gastó el dinero.
• Descripción breve: Indica para qué fue el gasto.

Añadir estos detalles a tu seguimiento financiero lo hace más claro y completo. Puedes detectar rápidamente discrepancias, hacer un seguimiento de los ingresos, agilizar las auditorías y preparar los impuestos con facilidad.

Crear tablas de resumen

Necesitas tener una visión clara de las finanzas de tu empresa. Por suerte, las tablas de resumen están aquí para ayudarte. Te permiten consultar rápidamente tu situación financiera, lo que facilita mucho el seguimiento de los gastos.

Recopila los totales de gastos mensuales y crea una tabla de resumen anual. Desglosa los totales acumulados del año en distintas categorías, como gastos operativos, costes de marketing y gastos de viaje. Incluye lo siguiente:

• Gastos mensuales: Haz un seguimiento de los gastos mes a mes.
• Desglose por categorías: gastos operativos, costes de marketing, gastos de viaje, etc.
• Subcategorías: Desgloses más detallados, como los suministros de oficina dentro de los gastos operativos.
• Totales acumulados del año: Gastos acumulados del año.
• Desviación: Compare los costes reales con los importes presupuestados.
• Porcentaje del total: Proporción de cada categoría respecto de los gastos totales.
• Promedios mensuales: Gastos mensuales promedio de cada categoría.
• Representación gráfica: Gráficos y diagramas para obtener información visual.

Es una forma inteligente de comparar rápidamente los costes mensuales y anuales para que puedas tomar mejores decisiones presupuestarias. Las tablas de resumen simplifican el análisis financiero y te ayudan a mantener bajo control las finanzas de tu empresa.

Realice auditorías periódicamente

Las auditorías periódicas le ayudan a detectar discrepancias y posibles problemas a tiempo. También permiten verificar la exactitud de sus estados financieros y contribuyen al cumplimiento normativo.

¿Qué debe hacer? Revise periódicamente los datos de sus gastos mediante las siguientes acciones:

• Comprobación de inconsistencias: Compare los recibos y las facturas con los gastos registrados.
• Garantizar el cumplimiento de la política: Verifica que todos los gastos se ajusten a la política de gastos de tu empresa.
• Detección de patrones inusuales: Busca irregularidades que puedan indicar errores o fraude.
• Revisión de las categorías de gastos: Confirma que los gastos estén correctamente categorizados.

Con auditorías periódicas, se gana la confianza de las partes interesadas y se garantiza el buen funcionamiento de la empresa.

Considera la automatización

Aunque las hojas de cálculo son útiles, ¿has considerado usar aplicaciones o programas para controlar los gastos? La automatización ofrece funciones avanzadas, como el escaneo de recibos y una integración fluida con los sistemas contables. Además, podrás tenerlo todo en un solo lugar, en vez de tener que alternar constantemente entre distintas hojas de cálculo.

Puedes subir recibos fácilmente, clasificar gastos y sincronizarlos con tu software financiero, lo que significa que ya no tendrás que introducir datos manualmente ni preocuparte por perder recibos. Los sistemas automatizados también pueden generar informes detallados que te ayudarán a tomar decisiones fundamentadas con rapidez.

¿Qué debes buscar en una herramienta de seguimiento de gastos? Ten en cuenta funciones como:

• Escaneo de recibos: Sube y clasifica recibos fácilmente.
• Categorización automática: Ahorra tiempo con una clasificación inteligente de los gastos.
• Integración con software de contabilidad: Asegúrate de que tus datos financieros estén siempre actualizados.
• Actualizaciones en tiempo real: Supervisa los gastos a medida que se producen.
• Accesibilidad de la aplicación móvil: Gestiona tus gastos estés donde estés.
• Compatibilidad con varios usuarios: permite que los miembros del equipo presenten gastos.
• Informes personalizables: Genera informes adaptados a tus necesidades.
• Flujos de trabajo de aprobación de gastos: Unifica los procesos de aprobación.

Por ejemplo, Capsule CRM es una excelente herramienta que se integra perfectamente con Xero, un sistema de contabilidad líder. Gracias a esta integración, tus datos financieros están siempre actualizados y son fácilmente accesibles, para que puedas controlar de cerca las finanzas de tu empresa.

Cuando una hoja de cálculo no es suficiente

Las hojas de cálculo funcionan bien para tareas específicas, como hacer un seguimiento del presupuesto de un proyecto, registrar los gastos mensuales o mantener una lista de contactos cuando estás empezando. Sin embargo, hay señales claras de que una hoja de cálculo se ha convertido en una solución provisional en lugar de una solución definitiva.

Los problemas más comunes son estos: mantienes varias versiones del mismo archivo y no sabes con certeza cuál es la actual; la información de los clientes está dispersa en varias hojas y nadie confía del todo en que los datos sean correctos; has añadido soluciones improvisadas, como códigos de colores o columnas ocultas, para hacer un seguimiento de aspectos que la hoja de cálculo no fue diseñada para gestionar; y se están pasando por alto los seguimientos o las actividades de ventas porque no hay ningún sistema que envíe recordatorios.

Llegados a ese punto, el problema no es la plantilla, sino la herramienta. Una hoja de cálculo no guarda un historial de las conversaciones anteriores con un cliente, no puede recordarte que debes hacer un seguimiento ni ofrece una vista del embudo de ventas que te muestre en qué fase se encuentran tus oportunidades. Un CRM cubre esas carencias sin sustituir las hojas de cálculo que utilizas para el seguimiento financiero o la planificación de proyectos. Ambos pueden coexistir: las hojas de cálculo para el análisis de datos estructurados y el CRM para gestionar las relaciones y la actividad comercial.

Mantén tus gastos bajo control con Capsule CRM

Gestionar los gastos de tu empresa ahora es más fácil gracias a la integración de Capsule CRM con Xero. Esta conexión te permite sincronizar los datos de los clientes, hacer un seguimiento de las facturas y gestionar los pagos, todo desde un mismo lugar.

Para ofrecerte una visión completa de tus finanzas, Capsule CRM y Xero trabajan conjuntamente para coordinar tus clientes potenciales, crear facturas y hacer un seguimiento de los pagos. Capsule CRM también se integra con QuickBooks y FreshBooks.

Puedes consultar las fechas de vencimiento de los pagos, el estado de las facturas y los presupuestos directamente desde Capsule CRM, sin tener que cambiar de plataforma. Con esta integración, los registros de tus clientes y proveedores también se mantienen actualizados automáticamente, lo que reduce los errores y ahorra tiempo.

Capsule CRM ofrece funciones como:

• Acceso instantáneo a resúmenes de facturas e importes vencidos: justo al lado de los registros de tus clientes.
• Actualizaciones automáticas de registros: Capsule se considera la fuente de los datos de contacto.
• Flujo de trabajo optimizado: Añade clientes directamente a Xero desde Capsule.
• Visión financiera integral: Prioriza las cargas de trabajo con una visión financiera completa.

¿Listo para simplificar la gestión de tus gastos y mejorar la precisión financiera? ¡Prueba ahora la integración de Capsule CRM con Xero!