Intégration de Xero

À quoi sert l'intégration de Xero ?

L'intégration de Xero dans Capsule permet d’ajouter automatiquement tous vos contacts payants de Xero dans votre compte Capsule.

Toutes les informations de facturation dans Xero sont résumées dans Capsule, notamment :

• Les dates d’échéance des paiements,
• Les paiements de factures effectués,
• Les montants en souffrance et devis sur la fiche contact liée dans Capsule.

Une fois l'intégration opérationnelle, Capsule continuera à mettre à jour vos clients Xero en fonction des changements que vous effectuez. En d’autres termes, Capsule est votre point de référence. Donc, par exemple, si vous mettez à jour une adresse dans Capsule, Xero sera automatiquement mis à jour en parallèle.

Enfin, il est facile d’ajouter de nouveaux contacts Capsule dans Xero lorsque vous souhaitez établir une facture.

Configurer une intégration Xero

Étapes de configuration de l'intégration

L'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs est une exigence de l'intégration de Xero. Vous devez activer l'authentification à deux facteurs requise pour votre compte ou utiliser l'authentification unique de Google ou de Microsoft avant de pouvoir configurer l'intégration Xero.

Une fois que l'un des éléments ci-dessus est en place :

1. Dans Capsule, allez dans Paramètres du compteIntégrationsXero et cliquez sur le bouton Configurer Xero.
2. Choisissez l’option Activer l’intégration. Il vous sera demandé comment vous souhaitez traiter les informations relatives aux fournisseurs. Si vous utilisez des équipes dans Capsule pour contrôler l'accès aux informations de contact, vous pouvez sélectionner une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Xero sont ajoutés.
3. Cliquez sur Connect to Xero pour permettre à Capsule d'accéder à votre compte Xero. L’intégration est alors opérationnelle.

Une synchronisation initiale a lieu de Xero vers Capsule, téléchargeant toutes les informations de paiement et de facturation actuelles, ainsi que l'ajout de tous les contacts qui n'existent pas encore dans Capsule ; comme expliqué ici.

Gestion des fournisseurs et des factures de Xero

Les informations sur les fournisseurs stockées dans Xero peuvent être sensibles, par exemple les paiements des directeurs et du personnel ou d'autres fournisseurs inconnus de votre équipe. Lors de la configuration, vous décidez si les informations de paiement de vos fournisseurs doivent être partagées dans Capsule. Dans les Paramètres du compteIntégrationsXero

• Sélectionnez Ne pas importer les fournisseurs de Xero dans Capsule si aucune information sur les fournisseurs ne doit être partagée.
• Sélectionnez Importer le fournisseur de Xero dans Capsule si vous êtes d'accord pour que les informations soient partagées.

Ajouter un lien d'un contact dans Xero vers Capsule

Séparément, vous pouvez créer un lien dans Xero qui vous permet d'ouvrir facilement le contact correspondant à un contact Xero dans Capsule. Il s'agit d'une configuration unique dans Xero qui facilite grandement la navigation entre Xero et Capsule.

1. Dans votre compte Xero, cliquez sur le nom de votre entreprise dans le coin supérieur gauche, puis allez dans la rubrique ParamètresLiens de contact personnalisés
2. Utilisez ensuite le bouton Ajouter un lien personnalisé et entrez « Afficher dans Capsule » comme nom, et https://[votre-sous-domaine].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID} comme définition du lien.
3. Remplacez [votre-sous-domaine] par votre propre sous-domaine de compte Capsule.
4. Cliquez sur Enregistrer, et la procédure est terminée.

Maintenant, vous pouvez aller à un contact dans Xero et vous trouverez un lien vers Capsule dans le panneau des détails du contact sur la droite.

Gestion des fournisseurs et des factures de Xero

Les informations sur les fournisseurs stockées dans Xero peuvent être sensibles, par exemple les paiements des directeurs et du personnel ou d'autres fournisseurs inconnus de votre équipe. Lors de la configuration, vous décidez si les informations de paiement de vos fournisseurs doivent être partagées dans Capsule. Dans les Paramètres du compteIntégrationsXero

• Sélectionnez Ne pas importer les fournisseurs de Xero dans Capsule si aucune information sur les fournisseurs ne doit être partagée.
• Sélectionnez Importer le fournisseur de Xero dans Capsule si vous êtes d'accord pour que les informations soient partagées.

Caractéristiques de l'intégration Capsule - Xero

Que se passe-t-il lors de la synchronisation ?

Régulièrement, des synchronisations d’une durée de 2 heures sont réalisées entre Xero et Capsule. Lorsqu'un contact Xero a au moins une nouvelle facture autorisée (c'est-à-dire que la facture n'est pas en brouillon), ce contact sera téléchargé dans Capsule. Cela signifie qu'un contact peut être dans Xero pendant un certain temps et qu'il ne sera transféré à Capsule que lorsqu'une facture sera autorisée à être payée par le contact. À ce stade :

• Si le contact n’existe pas encore dans Capsule, il est créé.
• Ceux qui peuvent être identifiés par leur nom sont automatiquement liés.

Que se passe-t-il avec les contacts Xero archivés ?

Lors de la synchronisation initiale, si vous avez un contact archivé dans Xero, il ne sera pas ajouté à Capsule. En effet, nous évitons d’extraire des mises à jour pour les contacts archivés.

Si vous avez configuré l'intégration Xero et que vous archivez par la suite un contact Xero lié à un contact Capsule, le lien entre les fiches correspondantes reste en place mais nous ne ferons plus remonter les mises à jour de ce contact dans Capsule.

Comment exporter des contacts de Capsule vers Xero ?

Si un contact dans Capsule n’affiche aucune information Xero et que vous voulez ajouter ce contact dans Xero, cliquez sur « Exporter vers Xero ». Cette opération permet d'éviter d'ajouter manuellement ce contact dans Xero pour la facturation.

Lorsqu’une personne est liée à une entreprise dans Capsule, il est supposé que vous souhaitez facturer l’entreprise et non l’individu. Capsule exporte l'entreprise et la fiche de la personne à exporter sera traitée comme « personne principale » dans Xero. Les champs suivants sont renseignés dans Xero à partir de Capsule :

• Nom de l’entreprise
• Personne principale (lorsque l'exportation se fait à partir de la fiche de la personne dans Capsule)
• Adresse e-mail principale
• Téléphone [Professionnel]
• Téléphone [Mobile]
• Téléphone [Direct]
• Téléphone [Fax]
• Site Web/Social

Vous pouvez avoir enregistré plusieurs adresses pour un contact dans Capsule et il y a des règles sur la façon dont les adresses sont transférées à Xero :

Une adresse postale dans Capsule s'affichera sous la forme d'une « adresse postale » dans Xero. S'il n'y a pas d'adresse postale dans Capsule, c'est la première adresse du contact qui est utilisée dans le champ « Adresse postale » dans Xero.

Une adresse professionnelle dans Capsule sera toujours reprise dans l'adresse (rue) dans Xero. S'il n'y a pas d'adresse professionnelle dans Capsule, l'adresse (rue) dans Xero sera laissée vide.

Supprimer et gérer les doublons avec Xero

Les doublons peuvent se produire à la suite de l’intégration. En présence d’une légère différence dans l'orthographe d'un contact entre Capsule et Xero, la synchronisation considère le client dans Xero comme nouveau et crée un contact en double dans Capsule. Si des doublons sont accidentellement créés, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes décrites ici. Ceux-ci doivent être fusionnés avec le même nom que celui qui est stocké dans Xero, sinon Xero continue d’envoyer le « nouveau » contact à Capsule.

La suppression d'un contact doit se faire d’abord dans Xero puis dans Capsule. Si vous supprimez un contact dans Capsule sans le supprimer dans Xero, le contact sera à nouveau ajouté à Capsule lors de la synchronisation suivante. Pour cette raison, il est important de supprimer le contact dans Xero puis dans Capsule.

Utiliser Xero dans le cadre du B2B ou du B2C

Dans le cadre de l'intégration de Xero, nous avons divisé les contacts en contacts B2C (personnes non associées à une entreprise) et en contacts B2B (personnes associées à une entreprise).

Lorsque vous exportez un contact B2C vers Xero, les informations concernant la personne sont exportées vers le système comptable. Les factures seront alors émises pour cette personne. Lorsque vous exportez un contact B2B, seules les informations concernant l’entreprise sont exportées. Nous procédons ainsi parce que, dans un contexte B2B, les factures sont presque toujours adressées à une entreprise plutôt qu’à une personne.

Lorsque vous utilisez l'option Exporter vers Xero à partir de la fiche de contact d'une personne, le nom et le prénom de la personne concernée sont renseignés dans le champ « Personne de contact » de Xero et toutes les autres informations ajoutées à Xero concerneront l'entreprise.

Comment désactiver l'intégration de Xero

Pour déconnecter l'intégration de Xero :

1. Allez dans Paramètres du compteIntégrationsXero et cliquez sur le bouton Configurer Xero.
2. Cliquez sur Désactiver l'intégration Xero et confirmez.

Une fois l'intégration désactivée, l'historique des factures et les liens vers Xero ne seront plus affichés, mais les contacts créés via l'intégration seront conservés dans Capsule.