Intégration de KashFlow

L’intégration KashFlow vous permet de synchroniser vos clients et d’obtenir instantanément un aperçu des factures associées à un contact, sans jamais quitter sa fiche dans Capsule. Elle permet également d’ajouter très facilement de nouveaux contacts de Capsule à KashFlow lorsque vous souhaitez commencer à leur envoyer des factures.

À quoi sert l’intégration KashFlow ?

L’intégration de Capsule à KashFlow ajoutera automatiquement tous vos contacts KashFlow à votre compte Capsule.

Toutes les informations relatives aux factures dans KashFlow sont récapitulées dans Capsule, notamment :

• Dates d’échéance des paiements,
• Whether an invoice has been paid
• Montants en souffrance sur la fiche du contact associé dans Capsule.

Une fois l’intégration configurée et opérationnelle, Capsule continuera de répercuter dans KashFlow toutes les modifications apportées à vos fiches de contact. Vous devez donc toujours considérer Capsule comme votre source de référence. Par exemple, si vous modifiez une adresse dans Capsule, le contact correspondant dans KashFlow sera également mis à jour automatiquement.

Enfin, vous pouvez également ajouter facilement de nouveaux contacts Capsule à KashFlow lorsque vous êtes prêt à créer une facture.

How to set up the KashFlow integration

If you don’t already have a KashFlow account then sign up for one now at kashflow.com.

Avant de pouvoir activer l’intégration dans Capsule, vous devez vous assurer que l’accès à l’API est activé dans votre compte KashFlow. Pour ce faire :

Dans la nouvelle interface utilisateur de KashFlow :

1. Connectez-vous à KashFlow et cliquez sur Applications dans la barre latérale
2. Cliquez sur le bouton « Paramètres de l’API » dans le coin supérieur droit
3. Cochez la case « Activé » et cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour enregistrer les modifications.

Dans l’ancienne interface utilisateur de KashFlow :

1. Connectez-vous à KashFlow et accédez à Paramètres > Paramètres de l’API
2. Cochez la case Activer l’API pour mon compte KashFlow et décochez la case Autoriser uniquement certaines adresses IP à accéder à mon compte via l’API.
3. Enregistrer les modifications

Une fois cette étape terminée, il est temps de configurer l’intégration dans Capsule.

1. Accéder à Account SettingsIntegrationsKashFlow
2. Sélectionnez l’option Activer l’intégration. Si vous utilisez des équipes dans Capsule pour contrôler l’accès aux coordonnées des contacts, vous pouvez sélectionner une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Kashflow seront ajoutés.
3. Saisissez vos identifiants KashFlow pour permettre à Capsule d’accéder à votre compte KashFlow, puis cliquez sur Activer l’intégration. L’intégration est désormais opérationnelle.

Une synchronisation initiale est effectuée de KashFlow vers Capsule afin d’associer les contacts existants dans Capsule à leurs contacts correspondants dans KashFlow, ainsi que d’ajouter les contacts qui n’existent pas encore dans Capsule, comme expliqué ici.

À l’exclusion des factures fournisseurs KashFlow

Les fournisseurs peuvent être traités différemment des clients. Si vous préférez ne pas partager les factures des fournisseurs avec vos utilisateurs, vous pouvez choisir de ne pas les afficher dans Capsule.

Accédez à Account SettingsIntegrationsKashFlowSettings, cochez la case pour exclure les factures fournisseurs et cliquez sur Enregistrer. Les contacts fournisseurs apparaîtront toujours dans Capsule, mais pas leurs factures.

Que se passe-t-il pendant la synchronisation avec KashFlow ?

Des synchronisations régulières ont lieu toutes les 2 heures entre KashFlow et Capsule. Lorsqu’un nouveau contact est créé dans KashFlow, il est importé dans Capsule. À ce stade :

• Si le contact n’existe pas déjà dans Capsule, un nouveau contact sera créé
• Ceux qui peuvent être mis en correspondance par leur nom seront automatiquement liés.

Exporter des contacts de Capsule vers KashFlow

Si l’un de vos contacts dans Capsule n’affiche aucune information KashFlow et que vous souhaitez l’ajouter à KashFlow, cliquez simplement sur « Exporter vers KashFlow ». Vous éviterez ainsi d’avoir à ajouter manuellement ce contact à KashFlow pour la facturation.

Lorsqu’une personne est liée à une organisation dans Capsule, il est supposé que vous souhaitez facturer l’organisation et non la personne. Capsule exporte l’organisation, et la fiche de la personne à partir de laquelle vous effectuez l’exportation sera utilisée dans le champ « Personne à contacter » de KashFlow. Les champs suivants de KashFlow sont renseignés à partir de Capsule :

• Nom de l’organisation
• Personne de contact (lorsque l’exportation est effectuée depuis la fiche de la personne dans Capsule)
• Première adresse e-mail
• Téléphone
• Téléphone [Fax]
• Téléphone [portable]
• Site web
• Première adresse

Suppression et gestion des doublons avec KashFlow

Des doublons peuvent apparaître en raison de l’intégration. Si le nom d’un contact diffère légèrement entre Capsule et KashFlow, la synchronisation considérera le client dans KashFlow comme nouveau et créera un doublon dans Capsule. Si des doublons sont créés accidentellement, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes indiquées ici. Ils doivent être fusionnés sous un nom strictement identique à celui enregistré dans KashFlow, faute de quoi KashFlow continuera d’envoyer le « nouveau » contact à Capsule.

La suppression d’un contact doit être effectuée à la fois dans KashFlow et dans Capsule, dans cet ordre. Si vous supprimez d’abord un contact dans Capsule sans le supprimer dans KashFlow, il sera de nouveau ajouté à Capsule lors de la prochaine synchronisation. Il est donc important de supprimer le contact dans KashFlow, puis dans Capsule.

Contacts fournisseurs et clients dans KashFlow peuvent être configurés sous le même nom. Cependant, Capsule exige que chaque fiche d’organisation ait un nom unique. Ainsi, lorsque vous activez l’intégration de KashFlow dans Capsule, un seul des doublons sera créé ou synchronisé avec Capsule. Dans ce cas, nous vous recommandons de renommer l’un des doublons dans KashFlow afin que chacun ait un nom unique et puisse donc être synchronisé correctement.

Utiliser KashFlow pour une entreprise B2B ou B2C

Dans le cadre de l’intégration KashFlow, nous répartissons les contacts en deux catégories : les contacts B2C (personnes non rattachées à une organisation) et les contacts B2B (personnes rattachées à une organisation).

Lors de l’exportation d’un contact B2C vers KashFlow, les coordonnées de la personne sont exportées vers le système comptable. Nous partons du principe que les factures seront établies au nom de cette personne. Lors de l’exportation d’un contact B2B, seules les coordonnées de l’organisation sont exportées. En effet, dans une relation B2B, les factures sont presque toujours établies au nom d’une organisation plutôt que d’une personne.

Lorsque vous utilisez l’option « Exporter vers KashFlow » depuis la fiche de contact d’une personne, le prénom et le nom de cette personne sont renseignés dans le champ « Personne à contacter » de KashFlow, tandis que toutes les autres informations ajoutées à KashFlow proviennent de l’organisation.

Comment désactiver l’intégration Kashflow

Pour déconnecter l’intégration Kashflow :

1. Accédez à Account SettingsIntegrationsKashFlow et cliquez sur le bouton pour gérer Kashflow.
2. Cliquez sur « Désactiver l’intégration », puis confirmez.

Une fois l’intégration désactivée, l’historique des factures et les liens vers Kashflow ne seront plus affichés, mais les contacts créés par l’intégration resteront dans Capsule.