L’intégration à QuickBooks synchronise les données de vos clients et vous offre un aperçu instantané de leurs factures et devis, sans jamais avoir à quitter Capsule.
Cette intégration est disponible pour les clients de QuickBooks Online aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Australie et au Canada.
À quoi sert l’intégration QuickBooks ?
L’intégration de Capsule à votre compte QuickBooks Online synchronisera les données de vos clients et, si vous le souhaitez, celles de vos fournisseurs.
Les informations de facturation de QuickBooks Online sont résumées dans Capsule, notamment :
- Dates d’échéance des paiements
- Conditions de paiement
- Si une facture a été payée
- Montants en souffrance et devis figurant dans la fiche du contact associé dans Capsule.
- Les factures fournisseurs seront également affichées dans la fiche du contact associé dans Capsule.
Toutes les informations ci-dessus sont également affichées sur le contact dans l’application mobile Capsule.
Une fois l’intégration entièrement opérationnelle, Capsule continuera à répercuter auprès de vos clients QuickBooks toutes les modifications que vous apportez. Vous devez donc considérer Capsule comme votre source de référence. Par exemple, si vous mettez à jour une adresse dans Capsule, elle sera également mise à jour automatiquement dans QuickBooks.
Enfin, les nouveaux contacts Capsule peuvent également être facilement transférés vers QuickBooks lorsque vous êtes prêt à créer une facture. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Configuration de l’intégration QuickBooks
Préparation avant la configuration de l’intégration
QuickBooks Online comporte des adresses de facturation et de livraison. Ces libellés doivent être appliqués comme types d’adresse dans Capsule. Lorsqu’un même contact existe déjà à la fois dans Capsule et QuickBooks, vérifiez si possible que les adresses correspondent.
En tant que système de référence, Capsule finira par remplacer les adresses de facturation et de livraison de QuickBooks si elles sont différentes. Lorsque vous mettez à jour une adresse de facturation et/ou de livraison dans Capsule, assurez-vous qu’elle correspond à celle de QuickBooks ou que la modification est bien justifiée.
Étapes pour configurer l’intégration
- Dans Capsule, accédez à Account SettingsIntegrationsQuickBooks Online
- Décidez de la manière de gérer les fournisseurs.
- Choisissez l’option « Activer l’intégration ». Vous serez alors invité à vous connecter à QuickBooks afin d’autoriser Capsule à accéder à votre compte QuickBooks. L’intégration est désormais opérationnelle.
Si vous utilisez des contrôles d’accès - Capsule ne peut pas attribuer automatiquement un utilisateur ou une équipe à une nouvelle fiche de contact créée à partir d’un nouveau contact QuickBooks. Si vous utilisez les fonctionnalités de contrôle d’accès et les rôles pour attribuer vos contacts à différentes équipes dans Capsule, vous devrez veiller à attribuer les nouveaux contacts créés depuis QuickBooks à l’équipe appropriée dans Capsule. En attendant, tous les utilisateurs peuvent consulter ce contact. Pour en savoir plus sur l’attribution de contacts à une équipe, cliquez ici.
Une synchronisation initiale s’effectue de QuickBooks vers Capsule : le « nom d’affichage » de QuickBooks est mis en correspondance avec les contacts dans Capsule, et tous les contacts qui ne figurent pas encore dans Capsule y sont ajoutés.
Gestion des fournisseurs
Les informations sur les fournisseurs enregistrées dans QuickBooks peuvent être sensibles, par exemple les paiements versés aux dirigeants et au personnel, ou les données concernant d’autres fournisseurs que vos équipes ne connaissent pas. Lors de la configuration, vous décidez si les informations relatives aux paiements de vos fournisseurs doivent être partagées dans Capsule. Dans Account SettingsIntegrationsQuickBooks Online
- Sélectionnez Ne pas importer les fournisseurs de QuickBooks dans Capsule si aucune information sur les fournisseurs ne doit être partagée.
- Sélectionnez Importer les fournisseurs de QuickBooks dans Capsule si vous acceptez que les informations soient partagées.
Si vous sélectionnez Importer les fournisseurs de QuickBooks dans Capsule, une case à cocher s’affichera pour vous permettre de choisir si vous souhaitez inclure les factures des fournisseurs.
Synchronisation avec QuickBooks
Que se passe-t-il lors de la première synchronisation ?
Lors de la première synchronisation, Capsule recherche les correspondances potentielles entre les noms d’affichage QuickBooks et les contacts Capsule.
- Si le contact n’existe pas déjà dans Capsule, un nouveau contact sera créé
- Ceux qui correspondent parfaitement seront automatiquement associés.
- Une correspondance partielle créera un lien entre les deux.
Lorsque vous mettrez ultérieurement à jour ce contact dans Capsule, vous serez invité à déterminer s’il s’agit d’une correspondance exacte. Vous pourrez vérifier manuellement les informations avant de confirmer le lien ou de créer deux fiches distinctes.
Pour les nouveaux contacts créés dans Capsule à partir de QuickBooks :
- Lorsqu’une fiche client QuickBooks comporte un nom d’entreprise également renseigné dans le champ « Nom d’affichage », Capsule ajoute le client en tant qu’organisation.
- Lorsqu’un client QuickBooks possède un prénom ou un nom de famille et que ceux-ci figurent dans le champ Nom d’affichage, Capsule ajoutera le client en tant que Personne et renseignera son prénom et son nom de famille.
Synchronisations ultérieures
Capsule et QuickBooks se synchronisent automatiquement toutes les heures.
Lorsqu’un nouveau contact est ajouté dans QuickBooks, les champs suivants sont renseignés dans Capsule :
- Prénom et nom
- Nom de l’entreprise
- Adresse(s) e-mail
- Adresse de facturation et de livraison
- Site web
- Téléphone
- Portable et fax
Les adresses e-mail sont traitées différemment dans Capsule et QuickBooks. QuickBooks stocke plusieurs adresses e-mail dans un même champ, séparées par des virgules. Elles sont toutes transférées vers Capsule et réparties dans des champs distincts afin d’en faciliter le stockage et la gestion. En tant que système principal, Capsule ne renvoie à QuickBooks que la première adresse e-mail enregistrée dans la fiche du contact. Par la suite, le client QuickBooks ne disposera que d’une seule adresse e-mail, tandis que Capsule conservera toutes ses adresses e-mail.
Les adresses physiques sont traitées comme suit :
- Une adresse de facturation dans Capsule renseignera le champ « Adresse de facturation » dans QuickBooks.
- Une adresse de livraison dans Capsule renseignera le champ « Adresse de livraison » dans QuickBooks.
- Si Capsule ne comporte pas de types d’adresse de facturation et de livraison, la première adresse enregistrée pour le contact Capsule sera ajoutée au champ Adresse de facturation dans QuickBooks.
- En cas de correspondance partielle des informations d’adresse, un avertissement vous demandera ce que vous souhaitez faire. Avant de confirmer la correspondance, vérifiez que vous ne remplacez pas dans QuickBooks des informations plus récentes.
Exporter des contacts de Capsule vers QuickBooks
Si l’un de vos contacts dans Capsule n’affiche aucune information QuickBooks et que vous souhaitez l’ajouter à QuickBooks, cliquez simplement sur « Exporter vers QuickBooks ». Vous éviterez ainsi d’avoir à ajouter manuellement ce contact à QuickBooks pour la facturation.
Lorsqu’une personne est liée à une organisation dans Capsule, il est supposé que vous souhaitez facturer l’organisation et non la personne. Capsule exporte l’organisation liée, et la fiche de la personne depuis laquelle vous effectuez l’exportation sera considérée comme le contact dans QuickBooks. Les champs suivants sont renseignés dans QuickBooks :
- Nom de l’organisation (ajouté au « nom d’affichage »)
- Nom de la personne (ajouté dans les champs du prénom et du nom de famille)
- Adresses de facturation et de livraison (ou, si elles n’existent pas, l’adresse principale de Capsule sera exportée vers le champ de facturation dans QuickBooks)
- Adresse e-mail
- Téléphone [professionnel]
Gestion des contacts portant le même nom
QuickBooks exige un « nom d’affichage » unique. Si vous exportez de Capsule vers QuickBooks la fiche d’un contact individuel (c’est-à-dire non lié à une organisation dans Capsule), le nom de la personne renseignera non seulement les champs du prénom et du nom dans QuickBooks, mais générera aussi automatiquement un « nom d’affichage » en combinant ces deux champs.
Capsule détectera les doublons lors de l’exportation d’un contact vers QuickBooks et affichera un message d’avertissement vous invitant à modifier le nom afin de le rendre unique.
Authentification unique (SSO) Intuit
Activation de l’authentification unique (SSO) d’Intuit
Vous pouvez choisir d’utiliser l’authentification unique (SSO) de QuickBooks pour vous connecter à Capsule, à condition qu’une autre option d’authentification unique, telle que Google SSO, ne soit pas déjà utilisée.
Pour le configurer :
- Dans Capsule, accédez à My PreferencesPreferencesConnect to QuickBooks
- Suivez les étapes pour finaliser la connexion dans QuickBooks.
L’option « Se connecter avec Intuit » s’affichera désormais sur les pages de connexion de tous vos utilisateurs. Les autres utilisateurs devront suivre les mêmes étapes pour l’activer.
Connexion avec l’authentification unique (SSO)
Après avoir configuré l’intégration avec l’authentification unique (SSO) d’Intuit, vous pouvez utiliser ce lien pour vous connecter rapidement à Capsule.
Vous pouvez également vous connecter via l’Intuit Marketplace.
Vous pouvez à tout moment désactiver la fonctionnalité d’authentification unique (SSO) d’Intuit depuis Mes préférences. Si vous souhaitez utiliser un autre fournisseur d’authentification unique ou simplement désactiver cette fonctionnalité pour tout le monde, les administrateurs du compte peuvent la désactiver pour chaque utilisateur dans Capsule Account SettingsUtilisateurs et équipesUsers
La dissociation de QuickBooks et de Capsule désactivera également immédiatement l’authentification unique (SSO) Intuit pour tous les utilisateurs du compte.
Supprimer des contacts et gérer les doublons avec QuickBooks
Des doublons peuvent apparaître, même avec les règles de correspondance exacte et partielle mises en place pour limiter ce risque. Si des doublons sont créés, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes indiquées ici. Les contacts doivent être fusionnés de manière à porter le même nom que celui enregistré dans QuickBooks, faute de quoi QuickBooks continuera d’envoyer le « nouveau » contact à Capsule.
La suppression d’un contact doit être effectuée à la fois dans QuickBooks et dans Capsule, dans cet ordre. Si vous supprimez d’abord un contact dans Capsule sans le supprimer dans QuickBooks, il sera de nouveau ajouté à Capsule lors de la prochaine synchronisation.
Utiliser QuickBooks pour une entreprise B2B ou B2C
Dans le cadre de l’intégration à QuickBooks, nous répartissons les contacts en deux catégories : les contacts B2C (personnes non rattachées à une organisation) et les contacts B2B (personnes rattachées à une organisation).
Lors de l’exportation d’un contact B2C vers QuickBooks, les coordonnées de la personne sont exportées vers le système comptable. Nous partons du principe que les factures seront établies au nom de cette personne. Lors de l’exportation d’un contact B2B, seules les coordonnées de l’organisation sont exportées. En effet, dans une relation B2B, les factures sont presque toujours établies au nom d’une organisation plutôt que d’une personne.
Lorsque vous utilisez l’option « Exporter vers QuickBooks » depuis la fiche de contact d’une personne, le prénom et le nom de cette personne sont renseignés dans le champ « Personne à contacter » de QuickBooks, tandis que toutes les autres informations ajoutées à QuickBooks proviennent de l’organisation.
Comment désactiver l’intégration QuickBooks
Pour déconnecter l’intégration QuickBooks :
- Dans Capsule, accédez à Account SettingsIntegrationsQuickBooks Online et cliquez sur le bouton Gérer.
- Cliquez sur « Désactiver l’intégration », puis confirmez.
Une fois l’intégration désactivée, l’historique des factures et les liens vers QuickBooks ne seront plus affichés, mais les contacts créés par l’intégration resteront dans Capsule.