A integração com o FreeAgent permite manter seus clientes sincronizados e oferece uma visão geral instantânea de quais faturas se tem para um contato sem sair do registro do contato no Capsule. Isso também simplifica muito a adição de novos contatos do Capsule ao FreeAgent para quando desejar faturá-los.
O que a integração do FreeAgent faz?
A integração do Capsule com o FreeAgent adiciona automaticamente todos os seus contatos do FreeAgent à sua conta do Capsule.
Todas as informações da fatura no FreeAgent são resumidas no Capsule, incluindo:
- Datas de vencimento do pagamento.
- Pagamento ou não de uma fatura.
- Valores e cotações em atraso no registro do contato vinculado no Capsule.
Uma vez que a integração esteja configurada e funcionando, o Capsule continua atualizando o FreeAgent com todas as alterações feitas nos registros de contato, portanto é preciso sempre tratar o Capsule como sua fonte de verdade; por exemplo, caso atualize um endereço no Capsule, o contato correspondente no FreeAgent também será atualizado automaticamente.
Por fim, quando estiver pronto para emitir uma fatura, os novos contatos do Capsule também poderão ser facilmente adicionados ao FreeAgent.
Como configurar a integração com o FreeAgent
Caso ainda não tenha uma conta FreeAgent, inscreva-se agora em freeagent.com.
- No Capsule, acesse Configurações da contaIntegraçõesFreeAgent e clique no botão Configurar para configurar o FreeAgent.
- Selecione a opção Ativar integração. Ser-lhe-á perguntado como gostaria de tratar as informações dos fornecedores. Se utilizar equipas no Capsule para controlar o acesso às informações de contacto, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos do FreeAgent são adicionados.
- Clique em Conectar ao FreeAgent para dar ao Capsule acesso à sua conta do FreeAgent. A integração já está funcionando.
Uma sincronização inicial ocorre do FreeAgent para o Capsule, vinculando os contatos existentes do Capsule com os contatos correspondentes do FreeAgent, bem como adicionando quaisquer contatos ainda não existentes no Capsule, conforme explicado here.
Se estiver num plano com funcionalidades de controlo de acesso - Pode definir uma equipa predefinida à qual todos os contactos do FreeAgent são adicionados durante a configuração da integração. Para alterar a equipa predefinida, terá de desativar e voltar a ativar a integração do Freeagent. Os contactos podem ser movidos para uma equipa diferente por utilizadores com acesso à equipa predefinida. Pode saber mais sobre como atribuir contactos a equipas aqui.
Gerir fornecedores e facturas de fornecedores do FreeAgent
As informações sobre fornecedores armazenadas no FreeAgent podem ser sensíveis, por exemplo, pagamentos de directores e funcionários ou outros fornecedores desconhecidos da(s) sua(s) equipa(s). Durante a configuração, decide se as informações de pagamento do seu fornecedor devem ser partilhadas no Capsule. Em Definições de contaIntegraçõesFreeAgent
- Selecione Não importar fornecedores do FreeAgent para o Capsule se não for necessário compartilhar nenhuma informação de fornecedor.
- Seleccione Importar fornecedor do FreeAgent para o Capsule se pretender que as informações sejam partilhadas.
Se selecionar Importar fornecedores do FreeAgent para o Capsule, será apresentada uma caixa de verificação que lhe permite selecionar se pretende que as facturas dos fornecedores sejam incluídas.
O que acontece durante a sincronização do FreeAgent?
Há sincronizações regulares de 2 horas entre o FreeAgent e o Capsule. Quando houver um novo contato do FreeAgent, ele será carregado no Capsule. Neste ponto:
- Se o contato ainda não existir no Capsule, um novo será criado.
- Aqueles que podem ser combinados por nome serão automaticamente vinculados.
Como exportar contatos do Capsule para o FreeAgent
Caso tenha um contato no Capsule que não exiba nenhuma informação do FreeAgent e deseje que esse contato esteja no FreeAgent, basta clicar em "Exportar para o FreeAgent". Isso evita a necessidade de adicionar manualmente esse contato ao FreeAgent para faturamento.
Quando um indivíduo está vinculado a uma organização no Capsule, espera-se que você esteja querendo faturar a organização, não o indivíduo. O Capsule exporta a organização, e o registro de pessoa do qual está exportando será tratado como o campo "Pessoa de contato" no FreeAgent. Os campos a seguir são preenchidos no FreeAgent com base no Capsule:
- Nome da organização
- Pessoa de contato (onde a exportação ocorre do registro da pessoa no Capsule)
- Endereço de e-mail principal
- Número de telefone principal
- Telefone celular
- Endereço principal
A integração substituirá os endereços do FreeAgent pelos do Capsule. Caso o endereço no FreeAgent esteja correto e o no Capsule esteja incorreto, será importante que o endereço no Capsule seja atualizado antes de ativar a sincronização para evitar a perda das informações corretas.
Como excluir e gerenciar duplicatas com o FreeAgent
A integração pode gerar duplicatas. Caso haja uma pequena diferença na ortografia de um contato entre o Capsule e o FreeAgent, a sincronização tratará o cliente no FreeAgent como novo e criará um contato duplicado no Capsule. Se forem criadas duplicatas acidentalmente, será possível mesclá-las seguindo as etapas here. Elas precisam ser mescladas exatamente com o mesmo nome armazenado no FreeAgent, ou o FreeAgent continuará a enviar o "novo" contato para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ocorrer tanto no FreeAgent quanto no Capsule, nessa ordem. A exclusão de um contato no Capsule primeiro, sem excluir o contato no FreeAgent, significa que o contato será adicionado ao Capsule novamente na próxima vez que a sincronização ocorrer. Por esse motivo, é importante excluir primeiro o contato no FreeAgent e depois no Capsule.
Como utilizar o FreeAgent como uma empresa B2B versus B2C
Ao lidar com pessoas para a integração com o FreeAgent, dividimos os contatos em B2C (pessoas não associadas a uma organização) e contatos B2B (pessoas associadas a uma organização).
Ao exportar um contato B2C para o FreeAgent, os detalhes da pessoa são exportados para o sistema de contabilidade. Esperamos que as faturas sejam emitidas para essa pessoa. Ao exportar um contato B2B, exportamos apenas os detalhes da organização. Isso ocorre porque, em um relacionamento B2B, as faturas quase sempre são emitidas para uma organização, não para uma pessoa.
Ao utilizar a opção Exportar para o FreeAgent do registro de contato de uma pessoa, o nome e o sobrenome dela são usados no campo "Pessoa de contato" no FreeAgent, e todos os outros detalhes adicionados ao FreeAgent são da organização.
Como desativar a integração do FreeAgent
Para desconectar a integração do FreeAgent:
- No Capsule, acesse Configurações da contaIntegraçõesFreeAgent e clique no botão Configurar para configurar o FreeAgent.
- Clique em Desativar integração e confirme.
Quando a integração for desativada, o histórico de faturas e os links para o FreeAgent deixarão de ser exibidos, mas os contatos criados pela integração permanecerão no Capsule.