A integração com o Crunch permite manter os seus clientes sincronizados e obter uma visão geral imediata das faturas associadas a um contacto, sem nunca sair do respetivo registo no Capsule. Também torna muito simples adicionar novos contactos do Capsule ao Crunch quando quiser começar a faturá-los.
Atualmente, a integração com o Crunch está disponível apenas para utilizadores sediados no Reino Unido.
O que faz a integração com o Crunch?
Ao integrar o Capsule com o Crunch, todos os seus contactos do Crunch serão automaticamente adicionados à sua conta do Capsule.
Todas as informações das faturas no Crunch estão resumidas no Capsule, incluindo:
- Datas de vencimento dos pagamentos,
- Se uma fatura foi paga
- Valores em atraso e orçamentos no registo de contacto associado no Capsule.
Assim que a integração estiver configurada e funcionando, o Capsule continuará atualizando o Crunch com todas as alterações feitas nos registros dos seus contatos. Portanto, você deve sempre considerar o Capsule como sua fonte oficial de informações. Por exemplo, se você atualizar um endereço no Capsule, o contato correspondente no Crunch também será atualizado automaticamente.
Por fim, também pode adicionar facilmente novos contactos do Capsule ao Crunch quando estiver pronto para emitir uma fatura.
Ao clicar em Adicionar fatura a partir de um contacto, será redirecionado para o Crunch. Os dados do contacto não serão preenchidos automaticamente, pelo que terá de procurar e selecionar o cliente manualmente.
Como configurar a integração com o Crunch
Se ainda não tiver uma, crie uma conta Crunch aqui.
- No Capsule, aceda a Configurações da contaIntegraçõesCrocância e clique no botão para Configurar o Crunch.
- Escolha a opção para Ativar a integração. Ser-lhe-á perguntado como pretende gerir as informações dos fornecedores. Se utilizar equipas no Capsule para controlar o acesso às informações de contacto, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos do Crunch serão adicionados.
- Clique em Ligar ao Crunch para dar ao Capsule acesso à sua conta Crunch. A integração está agora operacional.
É realizada uma sincronização inicial do Crunch para o Capsule, associando os contactos existentes no Capsule aos contactos correspondentes no Crunch, bem como adicionando quaisquer contactos que ainda não existam no Capsule.
Se tiver um plano com funcionalidades de controlo de acesso — Pode definir uma equipa predefinida à qual todos os contactos do Crunch serão adicionados durante a configuração da integração. Para alterar a equipa predefinida, terá de desativar e voltar a ativar a integração com o Crunch. Os contactos podem ser transferidos para outra equipa por utilizadores com acesso à equipa predefinida. Pode saber mais sobre como atribuir contactos a equipas aqui.
O que acontece durante a sincronização do Crunch?
Se criar um novo cliente no Crunch sem o adicionar primeiro ao Capsule, este será importado para o Capsule durante a próxima sincronização agendada, que ocorre aproximadamente a cada duas horas. Também pode iniciar uma atualização a qualquer momento selecionando «Sincronizar agora» na página de definições do Crunch (Definições da conta > Integrações).
Exportar contatos do Capsule para o Crunch
Se tiver um contacto no Capsule que não apresente quaisquer informações do Crunch e quiser adicioná-lo ao Crunch, basta clicar em «Exportar para o Crunch». Assim, não terá de adicionar manualmente este contacto ao Crunch para efeitos de faturação.
Quando uma pessoa está associada a uma organização no Capsule, presume-se que pretende faturar a organização, e não a pessoa. Todos os contactos do Capsule (tanto pessoas como organizações) serão exportados para o Crunch como organizações. Os seguintes campos do Crunch são preenchidos a partir do Capsule:
- Nome da organização
- Primeiro endereço de e-mail
- Primeiro endereço
O Crunch exige que todos os clientes tenham os campos linha 1 e linha 2 do endereço preenchidos. Recomendamos adicionar os endereços completos no Capsule ao criar contactos, para manter os dados corretos em ambas as plataformas.
Os números de telefone não são sincronizados entre as plataformas.
Eliminar e gerir duplicados com o Crunch
Podem ocorrer duplicados devido à integração. Se houver uma pequena diferença na grafia do nome de um contacto entre o Capsule e o Crunch, a sincronização tratará o cliente no Crunch como novo e criará um contacto duplicado no Capsule. Se forem criados duplicados acidentalmente, pode uni-los seguindo os passos indicados aqui. Estes contactos têm de ser unidos usando exatamente o mesmo nome que está guardado no Crunch; caso contrário, o Crunch continuará a enviar o «novo» contacto para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ser feita tanto no Crunch quanto no Capsule, nessa ordem. Se você excluir primeiro um contato no Capsule sem excluí-lo no Crunch, ele será adicionado novamente ao Capsule na próxima sincronização. Por isso, é importante excluir o contato primeiro no Crunch e depois no Capsule.
Como usar a Crunch em empresas B2B e B2C
O Crunch só oferece suporte a registos de empresas/organizações; não armazena contactos como pessoas individuais.
Por causa disto:
- Todos os contactos exportados do Capsule para o Crunch serão criados como Organizações.
- Todos os contactos importados do Crunch para o Capsule aparecerão como Organizações.
Isso garante que as faturas no Crunch estejam sempre associadas a uma Organização, independentemente de o contato original no Capsule ser uma empresa (B2B) ou uma pessoa física (B2C).
Como desativar a integração com o Crunch
Para desconectar a integração com o Crunch:
- No Capsule, aceda a Definições da contaIntegraçõesCrocância e clique no botão para Configurar o Crunch.
- Clique em Desativar integração e confirme.
Assim que a integração for desativada, o histórico de faturas e as ligações ao Crunch deixarão de ser apresentados, mas os contactos criados pela integração permanecerão no Capsule.