O que faz a integração com o FreshBooks?
A integração do Capsule com o FreshBooks adicionará automaticamente todos os seus contatos do FreshBooks à sua conta do Capsule.
Todas as informações das faturas no FreshBooks são resumidas no Capsule, incluindo:
- Datas de vencimento dos pagamentos,
- Se uma fatura foi paga
- Valores em atraso no registo de contacto associado no Capsule.
Depois que a integração estiver configurada e funcionando, o Capsule continuará atualizando o FreshBooks com todas as alterações feitas nos registros dos seus contatos. Portanto, você deve sempre considerar o Capsule como sua fonte oficial de informações. Por exemplo, se você atualizar um endereço no Capsule, o contato correspondente no FreshBooks também será atualizado automaticamente.
Por fim, também pode adicionar facilmente novos contactos do Capsule ao FreshBooks quando estiver pronto para emitir uma fatura.
Configurar a integração com o FreshBooks
Passos para configurar a integração com o FreshBooks
Se ainda não tem uma conta FreshBooks, crie uma agora em freshbooks.com.
- No Capsule, acesse Account SettingsIntegrationsFreshBooks e clique em FreshBooks.
- Selecione a opção para Ativar a integração. Se utiliza equipas no Capsule para controlar o acesso às informações de contacto, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos do FreshBooks serão adicionados.
- Agora, ser-lhe-á pedido que inicie sessão no FreshBooks para permitir que o Capsule aceda à sua conta do FreshBooks. A integração já está ativa e a funcionar.
É realizada uma sincronização inicial do FreshBooks para o Capsule, associando os contactos existentes no Capsule aos contactos correspondentes no FreshBooks, bem como adicionando quaisquer contactos que ainda não existam no Capsule, conforme explicado aqui.
Se estiver num plano com funcionalidades de controlo de acesso — Pode definir uma equipa predefinida à qual todos os contactos do FreshBooks serão adicionados durante a configuração da integração. Para alterar a equipa predefinida, terá de desativar e voltar a ativar a integração com o FreshBooks. Os contactos podem ser transferidos para outra equipa por utilizadores com acesso à equipa predefinida. Pode saber mais sobre como atribuir contactos a equipas aqui.
O que acontece durante a sincronização com o FreshBooks?
Há sincronizações regulares a cada 2 horas entre o FreshBooks e o Capsule. Quando houver um novo contacto no FreshBooks, este será carregado para o Capsule. Nesse momento:
- Se o contacto ainda não existir no Capsule, será criado um novo contacto
- Os que puderem ser correspondidos pelo nome serão vinculados automaticamente.
Como exportar contatos do Capsule para o FreshBooks
Se tiver um contacto no Capsule que não apresente quaisquer informações do FreshBooks e quiser adicionar esse contacto ao FreshBooks, basta clicar em «Exportar para o FreshBooks». Assim, não terá de adicionar manualmente esse contacto ao FreshBooks para efeitos de faturação.
Quando uma pessoa está associada a uma organização no Capsule, presume-se que você queira faturar a organização, e não a pessoa. O Capsule exporta a organização, e o registro da pessoa a partir do qual você está fazendo a exportação será usado no campo “Pessoa de contato” do FreshBooks. Os seguintes campos do FreshBooks são preenchidos com dados do Capsule:
- Nome da organização
- Pessoa de contacto (quando a exportação é feita a partir do registo da pessoa no Capsule)
- Primeiro endereço de e-mail
- Primeiro número de telefone
- Primeiro endereço
A integração substituirá os endereços no FreshBooks pelos do Capsule. Se o endereço no FreshBooks estiver correto e o endereço no Capsule estiver incorreto, é importante atualizar o endereço no Capsule antes de ativar a sincronização, para evitar a perda das informações corretas.
Eliminar e gerir duplicados com o FreshBooks
Podem ocorrer duplicados devido à integração. Se houver uma pequena diferença na grafia do nome de um contacto entre o Capsule e o FreshBooks, a sincronização tratará o cliente no FreshBooks como novo e criará um contacto duplicado no Capsule. Se forem criados duplicados acidentalmente, pode uni-los seguindo os passos indicados aqui. Estes devem ser unidos usando exatamente o mesmo nome que está guardado no FreshBooks; caso contrário, o FreshBooks continuará a enviar o «novo» contacto para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ser feita tanto no FreshBooks quanto no Capsule, nessa ordem. Se você excluir primeiro um contato no Capsule sem excluí-lo no FreshBooks, ele será adicionado novamente ao Capsule na próxima sincronização. Por isso, é importante excluir o contato no FreshBooks e, em seguida, excluí-lo no Capsule.
Como usar o FreshBooks em uma empresa B2B ou B2C
Ao lidar com pessoas na integração com o FreshBooks, dividimos os contatos em contatos B2C (pessoas não associadas a uma organização) e contatos B2B (pessoas associadas a uma organização).
Ao exportar um contacto B2C para o FreshBooks, os dados da pessoa são exportados para o sistema de contabilidade. Partimos do princípio de que as faturas serão emitidas em nome dessa pessoa. Ao exportar um contacto B2B, exportamos apenas os dados da organização. Fazemo-lo porque, numa relação B2B, as faturas são quase sempre emitidas em nome de uma organização, e não de uma pessoa.
Quando utiliza a opção Exportar para o FreshBooks no registo de contacto de uma Pessoa, o nome e o apelido dessa Pessoa são utilizados no campo «Pessoa de contacto» no FreshBooks, e todos os outros dados adicionados ao FreshBooks serão os da Organização.
Como desativar a integração com o FreshBooks
Para desconectar a integração com o FreshBooks:
- No Capsule, aceda a Account SettingsIntegrationsFreshBooks e clique no botão para gerir o FreshBooks.
- Clique em Desativar integração e confirme.
Assim que a integração for desativada, o histórico de faturas e os links para o FreshBooks deixarão de ser exibidos, mas os contactos criados pela integração permanecerão no Capsule.