Complemento do Outlook

Caso esteja usando o Outlook para Microsoft 365, poderá instalar o Capsule Add-in for Outlook. O complemento facilita muito a adição de contatos, o armazenamento e o acompanhamento de conversas por e-mail e a criação de tarefas, projetos e oportunidades, tudo isso sem sair da sua caixa de entrada.

Ao começar a acompanhar uma conversa de e-mail do Outlook usando o complemento, ele continuará acompanhando todas as mensagens futuras dessa conversa, sem precisar armazenar cada mensagem individual enviada e recebida. É uma grande economia de tempo e ajuda a manter todas as suas comunicações importantes armazenadas no Capsule.

Como instalar o complemento do Capsule para Outlook

Qualquer usuário do Microsoft 365 pode instalar o complemento do Capsule para Outlook a partir do Outlook. Para isso, siga estas etapas:

Como conectar o complemento do Outlook à sua conta do Capsule

Quando o complemento for instalado, o Capsule estará disponível para seleção no menu Mais ações sempre que visualizar um e-mail. Uma vez aberto, utilize o botão marcador para "fixá-lo", de modo que ele permaneça aberto sempre que visualizar um e-mail.

1. Ao visualizar uma conversa de e-mail, use o menu Mais ações para expandir o complemento do Capsule.
2. O complemento o guiará pelo processo de instalação. Primeiro, é preciso conectá-lo à sua conta do Capsule. Para se autenticar em sua conta do Capsule, clique no botão Conectar sua conta do Capsule e siga as etapas.
3. Depois de se conectar à sua conta do Capsule, conceda acesso ao Capsule à sua conta do Microsoft 365. Para aceitar as permissões, clique no botão Conceder acesso ao Microsoft 365 e siga as etapas. Só será preciso fazer isso uma vez. Na próxima vez que acessar o complemento, ele se lembrará das permissões.

Nesse ponto, comece a usar os recursos do complemento. Quando um e-mail chega para um novo contato, é possível adicioná-lo ao Capsule e, em seguida, começar a armazenar o e-mail. Ao começar a armazenar uma conversa, o e-mail, bem como todos os e-mails futuros (enviados e recebidos) nessa mesma conversa, será armazenado em sua conta do Capsule.

Como usar o complemento do Capsule para Outlook

Depois que o complemento do Capsule for instalado no Outlook para Microsoft 365, comece a usá-lo para adicionar contatos, armazenar e-mails e muito mais. Caso esteja utilizando o complemento pela primeira vez, conecte-o à sua conta do Capsule. Em seguida, comece a adicionar e armazenar dados.

Como adicionar o complemento do Capsule à superfície da mensagem

Caso deseje facilitar o acesso ao complemento do Capsule, em vez de ter que pesquisar por ele no menu, adicione-o à superfície da mensagem (ao lado dos ícones de responder, encaminhar etc.). Para fazer isso:

1. No canto superior direito da janela, clique na engrenagem de configurações.
2. O painel de configurações deslizará para a direita (feche todos os complementos que estiverem abertos, pois o painel de configurações não estará visível). Na parte inferior do painel de configurações, clique em Exibir todas as configurações do Outlook.
3. Isso abrirá um modal no meio da tela. No menu, clique em Personalizar ações.
4. Na seção Superfície da mensagem, haverá várias caixas de seleção, sendo Capsule uma delas. Marque a caixa e clique em Salvar. Agora, o complemento do Capsule poderá ser acessado facilmente em todos os e-mails.
   
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Como ver quais contatos estão em uma conversa do Outlook

Ao abrir uma conversa de e-mail, o complemento do Outlook sempre é exibido na barra lateral, à direita da caixa de entrada. Os tópicos de e-mail são chamados de conversas. Uma conversa pode ocorrer entre você e um contato existente que já tenha sido salvo na sua conta do Capsule ou um novo contato que ainda não tenha sido adicionado.

Haverá dois tipos de contatos, novos e existentes:

Como adicionar um novo contato com o complemento do Outlook

Ao clicar em um novo contato, o complemento apresenta três opções:

• Adicionar como pessoa o levará ao formulário "Adicionar como pessoa". Aqui é possível adicionar detalhes de contato, sites e redes sociais ao novo registro de contato. Para que o complemento armazene a nova pessoa no Capsule, clique em Salvar. Como alternativa, para que o complemento armazene o contato no Capsule e, em seguida, armazene a conversa sobre esse contato em uma única etapa, clique em Salvar e armazenar conversa.
  
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• Adicionar como organização o levará ao formulário Adicionar como organização. Aqui é possível inserir detalhes específicos da organização. Para que o complemento armazene a nova organização no Capsule, clique em Salvar. Mais uma vez, para que o complemento armazene o contato no Capsule e, em seguida, armazene a conversa sobre esse contato em uma única etapa, clique em Salvar e armazenar conversa.
• Localizar no Capsule permitirá pesquisar o contato no Capsule. Essa página é útil quando um contato conhecido envia um e-mail de um novo endereço que não o do contato existente no Capsule. No campo Pesquisar por nome, localize o contato conhecido pelo nome e faça uma correspondência. A correspondência com um contato armazenará o novo endereço de e-mail e mostrará seus detalhes de contato existentes.
  
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Como armazenar e-mails com o complemento do Outlook

Ao visualizar a lista de contatos, é possível armazenar uma conversa e, dessa forma, todas as respostas enviadas ou recebidas do seu contato serão automaticamente armazenadas no Capsule.

Armazenamento automático de e-mails usando o complemento do Outlook

Para os usuários dos planos Growth, Advanced e Ultimate, há uma opção adicional no complemento para armazenar automaticamente os e-mails de um contato. Quando ativado, todos os e-mails de e para esse contato serão armazenados sem nenhuma outra ação por parte do usuário.

A opção é ativada por contato. Veja como usá-lo:

1. Ao receber um e-mail de um contato pela primeira vez com o contato armazenado no Capsule, o complemento exibirá uma opção para armazenar e-mails automaticamente para ele.
2. Clique no link para Ativar.
3. Em seguida, use apenas o botão para ativar a opção ou primeiro ative o botão de alternância para também Armazenar e-mails anteriores antes de ativar a opção.
   
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Uma vez ativado, todas as mensagens futuras de e para esse contato serão armazenadas na sua conta do Capsule e caso tenha ativado a opção de armazenar conversas de e-mail anteriores com o contato. O Capsule examinará todos os e-mails anteriores desse contato no Outlook e os armazenará também na sua conta.

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O recurso de armazenamento automático só pode armazenar e-mails em um registro de contato; no entanto, se necessário, você sempre poderá usar o complemento para mover uma conversa do contato para um projeto ou oportunidade relevante se necessário.

Como impedir que o complemento do Outlook armazene e-mails

Caso uma conversa deixe de ser útil para sua atividade no Capsule, utilize o complemento para impedir que mais e-mails da conversa sejam armazenados. Para fazer isso:

1. Clique na linha que exibe o status da loja. Em nosso exemplo, a conversa é armazenada em Jennifer Kim.
   
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2. Para desativar o armazenamento, clique em Desativar armazenamento. Isso impedirá que quaisquer e-mails futuros dessa conversa sejam armazenados nesse contato no Capsule. Para ativar o armazenamento novamente, basta escolher armazenar essa conversa outra vez na página de contato.
   
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Como adicionar projetos, oportunidades e tarefas com o complemento do Outlook

Muitas vezes, um e-mail pode servir como um gatilho para se configurar uma nova oportunidade ou adicionar um novo projeto. Em vez de sair do Outlook e entrar no Capsule, é possível configurar sem sair da mensagem de e-mail. Ao visualizar o contato no complemento:

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Problemas conhecidos com o complemento do Outlook

O complemento do Outlook não está sendo exibido

Caso não esteja vendo o complemento do Capsule, ele poderá não ter sido fixado, e você terá que reabri-lo sempre que visualizar um e-mail. Para impedir que isso aconteça, abra uma mensagem de e-mail e clique em ... Menu Mais ações e, em seguida, selecione Capsule na lista de complementos. Depois de selecionado, clique no ícone de alfinete para "fixar" o complemento na lateral, de modo que ele esteja sempre aberto ao visualizar um e-mail.

A opção de armazenar conversas está esmaecida

Embora qualquer usuário do Outlook possa instalar o complemento do Capsule para Outlook, a capacidade de armazenar e-mails usando o complemento só está disponível para usuários do Outlook cujo e-mail está hospedado no Microsoft 365.

Caso seu e-mail não esteja hospedado no Microsoft 365, a opção de armazenar e-mails estará esmaecida.