April O'Leary es la propietaria de O'Leary Publishing, una editorial independiente con sede en Naples, Florida.
Su organización ayuda a emprendedores, oradores públicos y empresarios de alto rendimiento a trazar un camino para plasmar sus pensamientos, ideas e historias escritas y publicadas.
O'Leary comenzó a utilizar Capsule para gestionar actividades comerciales clave en su negocio editorial. Su equipo lo usa para capturar clientes potenciales mediante la integración de Capsule con G-Suite, crear oportunidades en el embudo de ventas y cerrar tratos con autores prospectivos.
A partir de ese momento, su equipo lo utiliza para gestionar de manera integral su proceso de publicación, coordinar con trabajadores contratados e imprentas, y centralizar la comunicación con su equipo.
En este estudio de caso, demostraremos cómo Capsule se ha convertido en una parte indispensable de las ambiciones de crecimiento, operaciones comerciales y prácticas laborales generales de O'Leary Publishing.
Escribiendo su propia historia
Cuando April estableció su negocio en 2019, necesitaba una herramienta que la ayudara a rastrear nuevos clientes potenciales, guardar y gestionar la comunicación con los clientes y crear un sistema de seguimiento para que cada detalle de cualquier proyecto de publicación de libros se manejara con facilidad.
April dice que cuando diriges una editorial, tienes que desempeñar muchos roles. Desde gerente de marketing y ventas hasta gerente de proyectos y representante de servicio al cliente, hay muchos detalles sin importar cómo lo mires.
Usar Capsule como herramienta central para el equipo ha hecho que estos roles se puedan distribuir entre diferentes miembros del equipo.
Ella dice: "Mi trabajo diario siempre es variado. A veces, estaré hablando con autores potenciales y asesorándolos sobre las diversas opciones de publicación disponibles hoy en día, otras veces puedo estar proporcionando una revisión de manuscrito o trabajando con nuestro gerente de proyecto para avanzar cada libro a través del sistema de seguimiento.
"Entonces, estaré en contacto con los editores y diseñadores, o atendiendo las consultas de los propios autores."
Tomar el control de la gestión de contactos fue una prioridad clave para April. Antes de Capsule, era abrumador organizar y consolidar la información a través de diferentes plataformas digitales que no se 'comunicaban' entre sí.
Ella dice: "Tenía algunas tareas en mi aplicación de notas, otras en mi aplicación de correo electrónico y algunas ¡en mi cabeza!"
Era como si mi cerebro siempre estuviera a toda marcha intentando recordar lo que pensaba que había olvidado o verificando dos veces que había hecho algo que ya estaba terminado.
“La forma en que trabajaba era ineficiente y confusa para el pequeño equipo que teníamos en O'Leary Publishing cuando nos lanzamos en 2019. No tardamos en darnos cuenta de que necesitábamos un lugar central para todas nuestras actividades laborales diarias, tareas, clientes, proveedores y más.”
Estaba claro que ella necesitaba una herramienta de CRM y gestión de proyectos para ayudarla a organizar estos procesos fundamentales. April no tuvo que pasar mucho tiempo decidiendo qué CRM elegir, ya que resulta que Capsule es un asunto de familia para los O'Leary!
"Mi esposo tiene su propio bufete de abogados privado y ha estado utilizando Capsule durante los últimos diez años, así que, cuando decidí empezar O'Leary Publishing, él me recomendó que comenzara a usarlo para gestionar las operaciones del día a día."
Poniendo fin al purgatorio de la productividad
Capsule se ha convertido en una parte indispensable de O'Leary Publishing. Su función de Gestión de Contactos es utilizada extensivamente por April y su equipo.
Ella lo utiliza para guardar las comunicaciones con sus clientes en el registro de actividad del proyecto para futuras referencias. Dado que se integra con G-Suite de manera tan fluida, es fácil de hacer. Han podido alejarse de las largas cadenas de correos electrónicos de ‘responder a todos'.
O'Leary y su equipo pueden iniciar sesión en Capsule, buscar una cuenta de cliente y comprender instantáneamente qué oportunidades viables hay en el embudo de ventas o qué tareas son prioritarias para un autor cuyo libro está en producción.
Esta funcionalidad también ha sido útil cuando April asiste a reuniones. Ella dice:
“Poder llevar Capsule a cualquier reunión, en cualquier lugar es extremadamente poderoso. ¡Tengo la aplicación en mi iPhone! Significa que puedo llevar mi negocio a donde lo necesite y acceder a mis contactos y proyectos con facilidad.”
"Nunca me siento desprevenido y mi equipo puede trabajar de manera más autónoma porque todos podemos revisar Capsule y ver qué tareas están asignadas a qué persona, qué se ha completado y en qué punto se encuentra cualquier proyecto en cualquier momento sin necesidad de enviarnos mensajes de texto, llamarnos o enviarnos correos electrónicos unos a otros.
"Dado que somos trabajadores remotos y trabajamos en diversas horas del día en diferentes zonas horarias, es genial poder tener un sistema que nos mantenga a todos en la misma página al mismo tiempo."
Publicar un libro es un proceso complejo y multietápico, con muchas personas diferentes que trabajan en el proyecto en distintas etapas.
Por ejemplo, inicialmente, April solo puede estar tratando con el autor mientras lo integra. Luego, el gerente del proyecto toma el control y asigna un editor.
Pueden agregar fácilmente a cada persona al proyecto como un contacto para que el equipo sepa quién está trabajando en cada libro. A medida que avanzan en la secuencia del proyecto, añaden diseñadores de libros, ilustradores, correctores de pruebas e incluso diseñadores web para ayudar a completar el proyecto.
Esta información siempre está disponible para que en cualquier momento en el futuro puedan revisar el proyecto y ver quién trabajó en él.
Este nivel de complejidad requiere amplias habilidades de gestión de proyectos y una herramienta para manejar el proceso subyacente. Es por esto que Proyectos y Tracks han sido tan útiles para O'Leary. Ella dice:
"Los proyectos nos ayudan a organizar cada título de libro y las Pistas son el conjunto de tareas que son repetibles y predecibles para realizarse en cada producción de libros.
Hemos desarrollado siete pistas que utilizamos en cada proyecto y hemos creado algunas automatizaciones para que el sistema funcione sin problemas.
"Los proyectos y seguimientos realizan el trabajo pesado en el lado administrativo de mi negocio.
"Después de que un nuevo cliente potencial cruza la puerta, se le añade al embudo de ventas. Si lo aceptamos como un autor aspirante, mi gerente de proyecto le envía un contrato y luego convierte la oportunidad de venta en un proyecto y después añade nuestras pistas de proyecto personalizadas para organizar nuestro flujo de trabajo para el cliente."
"Puedo establecer hitos clave, fijar fechas límite y recordatorios para mantenerme a mí y a los demás miembros del equipo en el camino correcto."
Atención personalizada cuando se necesita
Cuando se le preguntó qué hacía destacar a Capsule, la respuesta de April fue enfática, "Es el toque humano que las personas que construyeron Capsule han proporcionado en cada paso del camino. Normalmente me aterra hablar en un ticket de soporte a una empresa tecnológica, pero no con Capsule."
“Cada persona con la que he hablado ha sido realmente amigable, agradable y, lo más importante, ¡muy útil! Incluso me han dado ideas sobre cómo puedo usar Capsule para dirigir mi negocio de maneras más eficientes y efectivas. No sé qué haría sin ello en este momento.”
El final: Capsule proporciona estabilidad y escalabilidad
Al adoptar Capsule, O'Leary Publishing no solo optimizó su proceso de publicación, sino que también sentó las bases para su futura escalabilidad y adaptabilidad.
Ideas clave:
Operaciones centralizadas: Capsule ofrece una solución unificada y única para O'Leary Publishing, permitiendo una gestión eficiente de tareas que van desde la comunicación con clientes hasta el proceso del equipo y los plazos de producción.
Productividad mejorada: Las funciones de Proyectos y Pistas aseguran que cada parte de los proyectos de April esté meticulosamente planificada y ejecutada, garantizando entregas a tiempo y autores satisfechos.
Escalabilidad y evolución: A medida que O'Leary Publishing se expande, el uso del Pipeline de Ventas de Capsule promete mejorar aún más las operaciones comerciales y ayudar al equipo a trazar el crecimiento.
Apoyo sin parangón: El toque humano en la atención al cliente distingue a Capsule de otras soluciones tecnológicas, ofreciendo no solo un producto sino una auténtica asociación.
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