Aumenta tus ventas y tu productividad

Cómo pueden ayudarte los informes

Capsule ofrece una serie de funciones de elaboración de informes que facilitan enormemente la obtención de estadísticas sobre tu negocio, y así pueden ayudarte tanto a optimizar tus ventas como a gestionar la productividad. Entre las formas en que puedes utilizar los informes se incluyen:

• Información sobre flujos: los informes de ventas de Capsule te permiten prever con precisión tus próximas ventas, encontrar fugas en tu proceso de ventas y comparar qué usuarios/equipos están convirtiendo más clientes potenciales.
• Gestión del rendimiento: utiliza informes de actividad para obtener estadísticas sobre el rendimiento de los usuarios y las áreas que deben mejorarse, conociendo las actividades completadas por cada usuario en un periodo de tiempo determinado.
• Incorporación de nuevos principiantes: controla el número de actividades que completan los recién llegados e identifica si tienen dificultades en alguna área. Tener visibilidad de las notas de actividad también te da una vista rápida de cómo se están comunicando con los clientes y si su enfoque se ajusta a la marca.

Los informes de actividad y ventas se encuentran en la página dedicada Informes. .

Entender los informes

Los informes de Capsule muestran datos de todos los usuarios de tu cuenta. Puedes filtrar los informes por usuario individual o por equipo utilizando los filtros disponibles en la parte superior de la pantalla.

Todos los informes pueden filtrarse también por fecha. Hay varios filtros de tiempo estándares que puedes elegir, como una semana, un mes o un trimestre. Incluso puedes definir un plazo personalizado. Para filtrar por fecha, haz clic en el selector de fechas situado en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona el intervalo de fechas que prefieras.

Cada uno de los informes de nivel superior puede desglosarse para obtener una vista más profunda del rendimiento de tu empresa. Para ello, solo tienes que hacer clic en las barras del gráfico de barras y podrás ver un desglose del informe. También puedes hacer clic en filas concretas de la tabla de resultados para abrir un desglose del informe.

Al filtrar los desgloses del informe, los filtros aplicados al hacer clic en una barra de los gráficos de barras se aplican automáticamente al desglose del informe. Esto significa que el desglose refleja la barra seleccionada. Si quieres, puedes borrar y ajustar estos filtros utilizando las opciones de filtro de la parte superior de la vista de desglose del informe.

Cómo filtrar los desgloses de los informes por fecha

Cuando visualizas el desglose de un informe, este utiliza el filtro de fecha que se aplicó al informe de nivel superior. Si quieres ajustar el periodo de tiempo al que se aplica el desglose del informe:

1. Cierra la vista de desglose del informe.
2. Ajusta el periodo de tiempo al que se aplica el informe utilizando los filtros de fecha de la esquina superior derecha. Puedes utilizar filtros existentes como Este año y Este trimestre, o puedes aplicar un intervalo de fechas personalizado. Haz clic en “Aplicar”.
3. Vuelve a abrir el desglose del informe y se aplicará el nuevo filtro de fechas.

Los desgloses de los informes basados en el tiempo, como oportunidades ganadas/perdidas a lo largo del tiempo, utilizan una combinación del filtro de fecha de nivel superior y también el mes/trimestre seleccionado. Por ejemplo, cuando el filtro de fecha de nivel superior está establecido en “Este año”, si haces clic en el gráfico de barras de enero solo se mostrarán las oportunidades de enero de este año.

¿Quién puede ver los informes?

Los documentos de la página de Informes para todos los usuarios y todos los usuarios de tu cuenta pueden ver cada informe.

En los planes con controles de acceso del usuario, todos los usuarios siguen teniendo acceso a los informes de nivel superior, pero los usuarios restringidos solo pueden ver los informes relativos a los registros que tienen asignados. Más información sobre cómo controlar el acceso de los usuarios en esos planes.

Comprender los desgloses de los informes y los controles de acceso de los usuarios

Al ver el desglose de un informe, si haces clic en una fila de la vista de desglose del informe, pasarás a la tarea o entrada relacionada con los informes de actividad y a las oportunidades asociadas de los informes de ventas.

• Si no tienes acceso al registro con el que se relaciona directamente la entrada de actividad, no se mostrará ninguna información.
• Si tienes acceso a la persona sobre la que se registra la actividad, pero no a su organización vinculada, la organización se mostrará como “Privada”.
• Si tienes acceso a una oportunidad o proyecto, pero no tienes acceso al contacto vinculado, el contacto se mostrará como “Privado”.

Filtrar listas de oportunidades

Además de los informes de ventas incorporados, Capsule también te permite filtrar listas de oportunidades en función de una serie de filtros para ayudarte a identificar solo las oportunidades que necesitas. Para crear una lista filtrada de oportunidades:

1. Ve al Flujo de ventas.
2. Haz clic en el icono de la lista
3. En la página de la lista, utiliza uno de los filtros estándares o haz clic en Más filtros para filtrar por una de las muchas opciones.
   

Algunos filtros populares son:

• [Cierre previsto el][es en los próximos] [30] días
• [Agregado el][está dentro de los últimos] [7] días
• [Está obsoleto][sí]
• [Valor][es superior a] [10 000]

A continuación repasamos algunos de los informes más populares que puedes ver y crear.

Listas de ventas incorporadas

Capsule tiene una serie de anuncios estándares a los que puedes acceder yendo a Flujo de ventas > Lista guardada:

Tú decides cómo quieres utilizar esta lista. Por ejemplo, puede que quieras exportar la lista o etiquetar todas las oportunidades.

Encontrar oportunidades inactivas

En lugar de una lista estándar, puedes crear tu propia lista agregando filtros. Por ejemplo, crear una lista para el seguimiento de oportunidades que no han tenido ninguna acción en los últimos 30 días:

1. Ve a Flujo de ventasLista

2. Haz clic en Más filtros

3. Filtrar por [Actualizado el] [tiene más de] [30] días.

Guardar una lista filtrada de oportunidades

Para guardar un anuncio para utilizarlo en el futuro:

1. Haz clic en el menú desplegable Listas guardadas.
2. Utilice la opción Guardar lista como...
   
3. Pon un nombre a la lista y luego decide si quieres que la lista guardada se comparta con el resto del equipo o que solo tú puedas verla.
   
4. Haz clic en Guardar y podrás ver la lista guardada en el menú desplegable.
   

Encontrar oportunidades en función de su valor

A veces puede ser útil encontrar todas tus oportunidades que superan un determinado valor. Para utilizarlo:

1. Ve a Flujo de ventasLista
2. Haz clic en Más filtros
3. Filtro para [Valor] [es mayor que] [USD -\$] [10 000].

Esto encontrará todas tus oportunidades en las que el valor total esperado sea superior a 10 000 USD. Eso incluye las oportunidades que se configuran con ingresos recurrentes, por ejemplo, cuando el valor esperado es de 3000 USD/mes durante 4 meses.

Filtrar oportunidades por divisa

Si trabajas con varias divisas, también puede ser útil reducir la lista a solo oportunidades con una divisa específica. Para ello:

1. Ve a Flujo de ventasLista
2. Haz clic en Más filtros
3. El filtro para [Divisa][es] [GBP -£].