La herramienta de importación puede utilizarse para añadir varias Oportunidades a su cuenta de la Cápsula de una sola vez. Puede encontrarlo directamente accediendo a Proceso de ventas y seleccionando el botón Importar oportunidades en la parte superior de la pantalla, que le llevará al centro de importación.
Desde ahí, haz clic en Desde un archivo y elige la opción Oportunidades para empezar.
Cómo importar oportunidades desde un archivo CSV o Excel
Si has utilizado un CRM en el pasado (o tienes tus datos de ventas almacenados en otros sistemas u hojas de cálculo) y tienes la opción de exportarlos a un archivo CSV o Excel, deberías poder importarlos a Capsule. La clave para importar con éxito en Capsule es hacer bien el paso de preparación en su hoja de cálculo y luego asegurarse de que Capsule está configurado para soportar cualquier campo adicional que desee añadir.
Paso 1: Organizar la hoja de cálculo para una importación - Campos obligatorios
Hay algunos campos obligatorios para una importación básica de Oportunidades. A continuación describimos cada una de ellas:
Campo | Detalles |
---|---|
Nombre de la oportunidad | El nombre de su Oportunidad. |
Nombre de contacto / ID | El contacto principal para su Oportunidad. |
Correo electrónico del contacto | El primer correo electrónico de su contacto principal. |
Flujo | Un Administrador puede encontrar los Pipelines disponibles en Configuración de Cuenta > Pipelines de Ventas. El nombre del pipeline debe coincidir exactamente con Capsule. |
Meta parcial | Puede encontrar los hitos disponibles de un pipeline en la pestaña Pipeline de ventas. Un Administrador puede editarlos siguiendo los pasos en este artículo. El nombre del hito en la hoja de cálculo debe coincidir exactamente con el de la cápsula. |
A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurar la hoja de cálculo sólo con los campos obligatorios. Haga clic aquí para descargar la hoja de cálculo de muestra.
Paso 2: Organizar la hoja de cálculo para una importación - Campos opcionales
Además de la información anterior, también hay muchos campos opcionales que puede añadir a sus Oportunidades:
Campo | Detalles |
---|---|
Descripción | Añada cualquier detalle adicional sobre su Oportunidad. |
Etiquetas | Puede añadirlas a sus Oportunidades de dos maneras, obtenga más información en la sección importing Tags. |
Campos personalizados | Dependiendo del tipo que elija, los campos personalizados tendrán un formato diferente y también puede crear la mayoría de los tipos durante la propia importación. Encontrará más información al respecto en la sección importación de campos personalizados. |
Fecha de cierre prevista | Fecha prevista de cierre de la Oportunidad. Elija uno de los formatos de fecha admitidos para todas las fechas de la hoja de cálculo entre dd/mm/aaaa, dd-mm-aaaa, mm/dd/aaaa, mm-dd-aaaa, aaaa/mm/dd o aaaa-mm-dd. |
Valor | El valor esperado de su oportunidad. Deberá ser un único campo numérico, sin comas ni símbolos. |
Divisa | La moneda del campo Valor anterior. Deberá utilizar el código de moneda en este campo, por ejemplo GBP, EUR o CAD. Si no incluye este campo, Capsule importará automáticamente la Oportunidad en su moneda por defecto . |
Condiciones de pago | El campo Condiciones de pago debe ser fijo, hora, día, semana ,mes o trimestre.Si no incluye este campo en su hoja de cálculo, por defecto será fijo. |
Duración del pago | Si decide incluir el campo Condiciones de pago, deberá especificar la Duración del pago en números. Para una Oportunidad con 5 pagos iguales al día, el campo Duración del pago sería: 5 |
Hilo | Puede elegir añadir una única Pista al importar Oportunidades. Más información en la sección Importing Tracks. |
Propietario/Equipo | Puede asignar sus Oportunidades a un Propietario y/o Equipo al importar Oportunidades. Obtenga más información en la sección asignación de usuarios a Oportunidades. |
Probabilidad | Sólo para Oportunidades abiertas. La probabilidad de ganar una Oportunidad está vinculada al Hito, puedes encontrar más información sobre esto en este artículo. |
A continuación encontrará un ejemplo de cómo configurar su hoja de cálculo que incluye también campos opcionales. Haga clic aquí para descargar la hoja de cálculo de muestra.
Paso 3: Organizar la hoja de cálculo para una importación - Oportunidades ganadas frente a oportunidades perdidas
Además de las oportunidades abiertas, también puede importar oportunidades cerradas. Esto significa que la Oportunidad se gana o se pierde. Más información sobre oportunidades cerradas aquí.
La clave para establecer una Oportunidad como Ganada o Perdida es el campo Hito.
- Para oportunidades ganadas: El hito tendrá que ser Won.
- Por las oportunidades perdidas: El hito deberá perderse.
Los siguientes campos opcionales sólo se aplican a las Oportunidades cerradas:
Campo | Detalles |
---|---|
Fecha de cierre real | La fecha en que se ganó o perdió la oportunidad. Elija uno de los formatos de fecha admitidos para todas las fechas de la hoja de cálculo entre dd/mm/aaaa, dd-mm-aaaa, mm/dd/aaaa, mm-dd-aaaa, aaaa/mm/dd o aaaa-mm-dd. |
Razón de pérdida | Para Oportunidades perdidas. Un administrador tendrá que añadirlas primero a la pestaña Configuración de la cuenta > Canalización de ventas > Motivos de pérdida. **El motivo de pérdida de la hoja de cálculo deberá coincidir exactamente con el de Capsule. |
A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurar la hoja de cálculo para las oportunidades ganadas y perdidas. Haga clic aquí para descargar la hoja de cálculo de muestra.
Paso 4: Importar el archivo en Capsule
Una vez que tengas tu archivo listo, puedes seguir los siguientes pasos para importarlo a Capsule:
1. Seleccione Importar oportunidades en la Proceso de ventas pestaña
2. Haga clic en Desde un archivo > Oportunidades* de la pantalla. Haga clic para cargar o arrastre y suelte su archivo en el cuadro y, a continuación, seleccione Siguiente para empezar.
3. Ahora puede hacer coincidir las columnas de su archivo con los campos de la Cápsula. La herramienta de importación intentará detectar automáticamente las columnas correctas, pero vuelva a comprobarlo para asegurarse de que son correctas. La sección "Datos de muestra cargados" muestra qué valores de su archivo se introducirán en cada campo. En este punto, también puede crear sus campos personalizados.
4. Cuando haya terminado con su selección, haga clic en el botón Siguiente.
5. A continuación, se le presentará una opción para elegir cómo tratar los posibles duplicados que Capsule pueda encontrar en su archivo. Puede importarlas todas como nuevas Oportunidades de todos modos, ignorar los duplicados o elegir la opción Importar y actualizar duplicados utilizando los datos de su archivo.
Encontrará más detalles sobre este proceso en nuestra sección dedicada a la actualización de Oportunidades con una importación.
6. A continuación verá una vista previa de las Oportunidades que están a punto de ser importadas. Confirme que todo tiene el aspecto adecuado y compruebe que el número de Oportunidades a punto de crearse se ajusta a sus expectativas.
7. Por último, haga clic en Importar ahora. La importación se iniciará y recibirás una notificación por correo electrónico cuando haya finalizado.
Añadir etiquetas a las oportunidades mediante importación
Añadir etiquetas a las oportunidades durante la importación le ayuda a organizarlas en grupos manejables desde el principio. Hay dos formas de hacerlo:
- La primera consiste en añadir una única columna denominada "Etiquetas" y, a continuación, añadir las etiquetas a cada contacto pertinente en forma de lista separada por comas:
- La segunda opción es añadir una columna separada para cada Etiqueta y simplemente añadir la Etiqueta en cada fila donde desee que se aplique:
Cuando llegue a la fase de asignación en Capsule, seleccione la opción Aplicar como etiqueta.
Añadir campos personalizados a las oportunidades mediante importación
Añadir campos personalizados a sus oportunidades es una forma rápida y sencilla de almacenar información exclusiva desde el principio. Dependiendo del tipo de datos que desee añadir, hay algunos detalles importantes que debe tener en cuenta:
- Texto: Los campos de texto tienen un límite de 250 caracteres.
- Fecha: Elija uno de los formatos de fecha admitidos para todas las fechas de la hoja de cálculo entre dd/mm/aaaa, dd-mm-aaaa, mm/dd/aaaa, mm-dd-aaaa, aaaa/mm/dd o aaaa-mm-dd.
- Marque la casilla: Para comprobar, utilice Y o TRUE. Para no comprobado, utilice N o FALSE.
- Número: Los campos numéricos tienen un límite de 12 caracteres con 3 decimales opcionales.
- Lista: Los campos de lista deberán configurarse primero en Configuración de la cuenta. Es un campo de selección único, por lo que tendrá que añadir un único valor para esa oportunidad en su fila.
Los campos personalizados para oportunidades se añaden en Configuración de la cuentaCampos personalizadospestaña Oportunidades. Si usted es un Usuario Administrador, para hacer el proceso más rápido, puede configurar la mayoría de los Campos Personalizados al importar en su lugar: 1. En la Etapa de campos coincidentes, haga clic en el campo Sin coincidencia 2. Seleccione Añadir nuevo campo personalizado 3. Rellene todos los datos, incluidos el tipo y la descripción. 4. Haz clic en Guardar.
A continuación, se creará el campo y, una vez finalizada la importación, la información de la columna correspondiente a ese campo se almacenará en sus Oportunidades.
Gif que muestra al usuario creando un campo de texto personalizado durante la importación
Añadir una pista a las oportunidades mediante importación
Añadir un Track a tu Oportunidad significa que tendrás el primer grueso de tareas aplicadas y listas para ser trabajadas tan pronto como se realice la importación. Un administrador tendrá que asegurarse de que la Pista está configurada en Configuración de la cuentaSeguimientoOportunidades en primer lugar.
En la hoja de cálculo, debe incluir el nombre o ID de la pista en una columna llamada "Aplicar como pista". A continuación, al importar, puede asignar a los campos correctos. Por ejemplo, para aplicar una Pista llamada 'Pista VIP' a las Oportunidades, usted la asignaría así:
Esto aplicará el Track a cualquier Oportunidad con esa columna rellenada.
Cómo asignar usuarios a Oportunidades mediante importación
Para asignar Oportunidades a un Usuario específico al importar, necesitará conocer primero el nombre para mostrar o nombre de usuario del usuario de la Cápsula. Cualquier administrador de su cuenta puede encontrar el nombre para mostrar de cada usuario yendo a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.
En su hoja de cálculo, deberá añadir una columna con el encabezado "Propietario". A continuación, puede añadir el nombre para mostrar o el nombre de usuario del usuario de la cápsula al que desea asignar cada oportunidad en cada fila correspondiente.
Si estás en los Planes Crecimiento, Avanzado o Ultimate, también puedes asignar una Oportunidad a un Equipo. Para ello, añada una columna independiente denominada "Equipo" y, a continuación, añada el nombre del equipo a las líneas de oportunidad de la derecha. Los equipos también se pueden encontrar en Configuración de la cuenta.
Cómo importar el historial de oportunidades
Al importar sus Oportunidades mediante el proceso de importación CSV o Excel, también puede importar notas y correos electrónicos. Para importar varias notas para la misma Oportunidad y establecer una fecha para su entrada en el historial deberá utilizar este formato:
*** NOTA ***
2024-01-01
Primera nota interesante
*** NOTA ***
2024-03-20
Segunda nota interesante
Los correos electrónicos se pueden importar con un formato similar: solo tienes que sustituir NOTA por CORREO ELECTRÓNICO, así:
*** CORREO ELECTRÓNICO ***
2024-02-28
Primer correo electrónico interesante
- El campo para separar las notas debe tener el mismo formato que en el ejemplo, sin espacios adicionales ni eliminados.
- La fecha es opcional.
- Excel trunca los campos hasta un límite relativamente corto de 32 000 caracteres. Como resultado, Excel no es adecuado si estás generando archivos CSV o Excel con largos historiales de notas.
A continuación, durante la importación, asigna la columna de historial de tu archivo a "Añadir como historial/nota" en Capsule.
Cómo ver las últimas importaciones
Después de cada importación, recibirá un correo electrónico de confirmación con un resumen de la importación y el enlace para ver las Oportunidades importadas en Capsule. Si desea ver una lista reciente de las Oportunidades que ha importado anteriormente, también puede hacerlo desde la Capsule: 1. Ir al Proceso de ventas pestaña 2. Seleccione el botón Importar oportunidades 3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Historial de importación de archivos y haga clic en la importación elegida para obtener más detalles.
Cómo eliminar una lista de Oportunidades añadidas por Importación
Capsule ofrece a los administradores la opción de eliminar oportunidades en bloque. A continuación, irán a la Papelera, donde se conservarán durante 30 días y podrán ser restaurados por su Superadministrador si es necesario. En las secciones siguientes se describen ambas formas de eliminar oportunidades.
Cómo deshacer la última importación de oportunidades
Si desea deshacer la última importación por cualquier motivo, tiene la opción de ver las nuevas oportunidades añadidas en la última importación, que un administrador puede eliminar de forma masiva. Para ello, debes seguir estos pasos:
1. Ir al Proceso de ventas pestaña
2. Seleccione Última importación en las listas guardadas, en la parte superior de la página.
3. Para eliminar algunas oportunidades de los resultados, selecciónelas haciendo clic en la casilla situada junto a sus nombres antes de hacer clic en el icono de la papelera situado en la parte superior derecha de la página. O haga clic directamente en el botón Papelera para seleccionar todas las Oportunidades que desee eliminar.
Cómo deshacer importaciones de oportunidades anteriores
Si desea deshacer cualquier importación anterior, tiene la opción de ver las nuevas oportunidades añadidas a partir de ellas, que un administrador puede eliminar de forma masiva. Para ello, debes seguir estos pasos:
- Ir al Proceso de ventas pestaña
- Seleccione el botón Importar oportunidades
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Historial de importación de archivos y haga clic en la importación elegida
- En la ventana, haga clic en para ver las Oportunidades añadidas en esa importación
- Para eliminar algunas oportunidades de los resultados, selecciónelas haciendo clic en la casilla situada junto a sus nombres antes de hacer clic en el icono de la papelera situado en la parte superior derecha de la página. O haga clic directamente en el botón Papelera para seleccionar todas las Oportunidades que desee eliminar.
Solución de problemas de importación de oportunidades en CSV o Excel
Tanto si se trata de su importación completa como de una fila específica, hay algunas razones que pueden provocar que tengan problemas para importarse en Capsule. Después de cada Importación, Capsule generará un archivo con las filas que hayan fallado o hayan sido ignoradas.
Cómo saber qué filas se han ignorado o han fallado
Para ver el archivo que contiene filas fallidas o ignoradas: 1. Ir al Proceso de ventas pestaña 2. Seleccione el botón Importar oportunidades en la parte superior derecha 3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Historial de importación de archivos y haga clic en la importación elegida 4. En el recuadro amarillo, seleccione el botón para descargar el archivo
En ese archivo, encontrará una columna Razón que ofrece más detalles sobre por qué no se importó. Hemos explicado todas las razones en la sección siguiente.
¿Qué significa cada razón?
Como se mencionó en la sección anterior, una vez que haya descargado el archivo no gestionado, encontrará una columna de motivo para esa fila, que explica por qué falló o se ignoró.
También hay situaciones en las que un Campo Personalizado no coincide con su configuración en Capsule, puede leer más sobre los diferentes tipos en la sección de importación de Campos Personalizados. Las razones son las siguientes:
Razón | Relacionado con (campo de la cápsula) | Detalles |
---|---|---|
Falta nombre de la oportunidad | Nombre de la oportunidad | El Nombre de la oportunidad es un campo obligatorio y debe asignarse para que la importación funcione. Encontrará más información al respecto en la sección Campos obligatorios. |
No se encontraron contactos con la identificación dada | Nombre / DNI y correo electrónico de contacto | El ID en la hoja de cálculo no coincide con un contacto en Capsule. Compruebe que el ID coincide exactamente. |
No se encontraron contactos con el nombre y dirección de correo electrónico dados | Nombre / DNI y correo electrónico de contacto | El Nombre de contacto / ID y el Correo electrónico de contacto de la hoja de cálculo no se encuentran en Capsule. Compruebe que el nombre y el correo electrónico del contacto coinciden exactamente con los de Capsule. |
Se encontraron varios contactos con el mismo nombre y dirección de correo electrónico | Nombre / DNI y correo electrónico de contacto | Capsule no puede añadir la Oportunidad ya que se ha encontrado más de un contacto en Capsule con el mismo nombre y dirección de correo electrónico. |
No se ha facilitado ninguna identificación, nombre o correo electrónico del contacto principal | Nombre / DNI y correo electrónico de contacto | Los campos Nombre / ID de contacto y Correo electrónico de contacto son obligatorios y deben estar asignados para que la importación funcione. Encontrará más información al respecto en la sección Campos obligatorios. |
Flujo requerido | Flujo | El Pipeline es un campo obligatorio y debe estar asignado para que la importación funcione. Encontrará más información al respecto en la sección Campos obligatorios. |
Flujo no encontrado | Flujo | La tubería que se encuentra en la hoja de cálculo no se puede encontrar en Capsule. Compruebe que el nombre de la tubería coincide exactamente con el de la cápsula. |
Flujo archivado | Flujo | La tubería utilizada en la hoja de cálculo ya se ha archivado en . No se pueden importar oportunidades a pipelines archivados. |
Meta parcial de oportunidad requerida | Meta parcial | El Hito es un campo obligatorio y debe estar asignado para que la importación funcione. Encontrará más información al respecto en la sección Campos obligatorios. |
Meta parcial de oportunidad no encontrada | Meta parcial | El Hito de la hoja de cálculo no se encuentra en la Cápsula. Compruebe que el nombre del hito coincide exactamente con el de la cápsula. |
El hito de la oportunidad no está en la tubería | Meta parcial | El hito encontrado no está en la tubería utilizada en la hoja de cálculo. Compruebe los hitos disponibles en el proceso. |
Hito de oportunidad archivado | Meta parcial | El hito utilizado en la hoja de cálculo ya ha sido eliminado. No se pueden importar Oportunidades a Hitos de Archivos. |
Fecha de cierre prevista no válida | Fecha de cierre prevista | El campo Fecha no tiene un formato válido. Asegúrese de haber elegido uno de los formatos de fecha admitidos para todas las fechas de la hoja de cálculo entre: dd/mm/aaaa, dd-mm-aaaa, mm/dd/aaaa, mm-dd-aaaa, aaaa/mm/dd o aaaa-mm-dd. |
Fecha de cierre real no válida | Fecha de cierre real | El campo Fecha no tiene un formato válido. Asegúrese de haber elegido uno de los formatos de fecha admitidos para todas las fechas de la hoja de cálculo entre: dd/mm/aaaa, dd-mm-aaaa, mm/dd/aaaa, mm-dd-aaaa, aaaa/mm/dd o aaaa-mm-dd. |
Buscando fijar la fecha real en la oportunidad abierta | Fecha de cierre real | Intento de fijar fecha real en oportunidad abierta - Cuando se encuentra una fecha de cierre real para una oportunidad abierta. Encontrará más información al respecto en la sección Importación de oportunidades ganadas y perdidas. |
Valor de oportunidad no válido | Valor | El campo Valor deberá ser un campo numérico único, sin comas ni símbolos. |
Moneda no válida | Divisa | El campo de la divisa debe ser sólo el código, sin símbolos, por ejemplo GBP o EUR. |
Valor no válido para las condiciones de pago | Condiciones de pago | El campo Condiciones de pago debe ser fijo, hora, día, semana ,mes o trimestre. |
Número/valor no válido para la duración del pago | Duración del pago | El campo Duración del pago es un valor numérico único, por ejemplo 5 |
Duración de los pagos establecida con plazos fijos | Condiciones y plazos de pago | Cuando el campo Condiciones de pago se ha establecido como fijo, pero hay un campo Duración del pago en la misma fila, por ejemplo, Condiciones de pago = Fijo y Duración del pago = 5. |
Duración del pago no establecida con condiciones de pago no fijas | Condiciones y plazos de pago | Cuando el campo Condiciones de pago se ha establecido en un periodo de tiempo pero no hay ningún campo Duración del pago en esa misma fila, por lo que Capsule no tiene la información completa, por ejemplo, Condiciones de pago = Día y no hay nada en el campo Duración del pago. |
Responsable especificado pero no encontrado | Propietario | Cuando se ha incluido un propietario en la hoja de cálculo pero no se ha encontrado en la Cápsula. Más información sobre la asignación de oportunidades a través de la importación en . |
Se han encontrado varios usuarios con el mismo nombre | Equipo | Cuando se ha incluido un Propietario en la hoja de cálculo pero Capsule ha encontrado más de un usuario con el mismo nombre para mostrar. Más información sobre la asignación de oportunidades a través de la importación en . |
Equipo especificado pero no encontrado | Equipo | Cuando se ha incluido un Equipo en la hoja de cálculo pero no se ha encontrado en la Cápsula. Más información sobre la asignación de oportunidades a través de la importación en . |
Hilo no encontrado | Hilo | No se puede encontrar la pista en la hoja de cálculo. Compruebe que el nombre de la Pista (o ID si se utiliza en su lugar) coincide exactamente con Capsule. |
Se han encontrado varias pistas con el mismo nombre | Hilo | Hay varios Tracks con el mismo nombre en Capsule, por lo que Capsule no puede saber cuál añadir. En este caso, puede utilizar el ID de pista como coincidencia. Más información en la sección Importing Tracks. |
Tipo de hilo incorrecto (no es una oportunidad) | Hilo | El Track de la hoja de cálculo no está configurado para Oportunidades. Compruebe la Configuración de la cuenta > Rastreos > pestaña Oportunidades. |
Probabilidad no válida | Probabilidad | El campo de probabilidad deberá ser un único valor entre 1 - 100. |
Probabilidad no válida (no analizable) | Probabilidad | Se ha encontrado una probabilidad pero Capsule no puede obtener un número a partir del valor dado. |
Moneda no admitida | Divisa | Capsule no admite la moneda de la hoja de cálculo, por lo que deberá utilizar el código de moneda en este campo, por ejemplo, GBP, EUR o CAD. |
Razón de pérdida no encontrada | Razón de pérdida | No se ha encontrado la Razón Perdida en la hoja de cálculo. Compruebe que la Razón Perdida coincide exactamente en la Cápsula. |
Motivo perdido fijado en hito no perdido | Razón e hito perdidos | Hay una Razón Perdida fijada para una Oportunidad abierta. Encontrará más información al respecto en la sección Importación de oportunidades ganadas y perdidas. |
Oportunidad con id no encontrada | ID de oportunidad | Cuando no se puede encontrar el ID de la Oportunidad. Más información en Actualización de oportunidades a través de una importación. |
No se puede especificar la identificación de la oportunidad e importar todo como nuevo | ID de oportunidad | Se ha asignado un campo al ID de oportunidad pero se ha seleccionado la opción importar como nuevo en el paso 3 de la herramienta de importación. Si desea importar la oportunidad como nueva, elimine el campo ID de oportunidad o asígnelo a ignorar al importar. |
Si necesita más ayuda, puede enviar un correo electrónico a support@capsulecrm.com con una copia del archivo para obtener más información.