Si te estás cambiando a Capsule desde otra herramienta de CRM, la migración de tus datos puede parecer un proceso complejo. Capsule ofrece varias opciones para ayudarte a que este proceso sea lo más sencillo posible. Haz clic en los enlaces de abajo para obtener más información:
Migrar a Capsule usando Import2
Para ayudarte a empezar a usar Capsule rápidamente, puedes importar tus datos existentes de forma gratuita desde más de 25 populares herramientas de CRM utilizando Import2.
Para iniciar una migración de datos desde tu CRM actual a Capsule, haz clic en Añadir + en la barra de navegación > haz clic en Importar > haz clic en Desde otro CRM
Empieza a escribir el nombre de tu CRM actual y selecciónalo de la lista desplegable > haz clic en Iniciar importación.
Esto te llevará a Import2. Si es la primera vez que usas Import2, se te pedirá que te registres con un nombre de usuario y una contraseña. Una vez que hayas iniciado sesión, podrás conectar tu herramienta de CRM actual y luego hacer clic en Continuar.
Si quieres personalizar la migración de prueba, puedes hacerlo en la siguiente pantalla; de lo contrario, haz clic en Iniciar migración de prueba y en 10-15 minutos verás cómo se empiezan a cargar datos en Capsule.
La migración inicial será una muestra de tus datos; esto te dará la oportunidad de revisar la información y reconfigurar los ajustes de migración si es necesario antes de realizar la migración completa.
Una vez que la migración de prueba haya finalizado, podrás revisar los contactos añadidos a tu cuenta de Capsule. Si todo se ve bien, puedes iniciar la migración completa haciendo clic en Añadir + en la barra de navegación de Capsule > Importar > desplázate hacia abajo hasta tu historial de importaciones y haz clic en Iniciar migración completa.
Si estás en una prueba gratuita de Capsule, deberás introducir los datos de tu tarjeta de pago en tu cuenta de Capsule antes de poder continuar con la migración completa. Ten en cuenta que no se te cobrará por la migración. Introducir los datos de tu tarjeta de pago es para garantizar una transición sin problemas a un plan de pago después de tu período de prueba.
Si después de la importación de prueba deseas hacer algunos cambios en la configuración de la importación, haz clic en Añadir + en la barra de navegación en Capsule > Importar > desplázate hacia abajo hasta tu historial de importaciones y haz clic en el ícono para abrir la importación en Import2. En los encabezados de Configuración en el lado izquierdo puedes editar la asignación de campos y controlar qué objetos se importan, etc.
Migrar datos manualmente desde otro CRM
Migrar tus datos desde un CRM diferente es sencillo y directo utilizando nuestro socio de migración Import 2. Si prefieres encargarte tú mismo de la migración de los datos, esto también es posible y a continuación encontrarás consejos y recomendaciones sobre cómo migrar tus datos desde algunas de las herramientas CRM más populares.
La preparación es fundamental a la hora de hacer la transición desde otro CRM a Capsule. Puedes empezar leyendo nuestra entrada de blog:6 pasos para migrar correctamente los datos de tu CRM
Al migrar datos manualmente de un CRM a otro, una vez que hayas completado tu análisis y depuración de datos (pasos 1 y 2 en la anterior entrada de blog), el siguiente paso es exportar los datos de tu sistema actual y luego darles el formato adecuado para importarlos en Capsule. La forma en que quedarán formateados los datos tras la exportación depende de tu CRM actual.
A continuación encontrarás algunos consejos útiles según el CRM del que estés migrando. Si prefieres contar con ayuda personalizada durante este proceso, también hay otros servicios externos de migración disponibles (como MigrateMyCRM). Estos servicios pueden ayudarte a migrar los datos de tu CRM anterior a Capsule. Para más detalles, por favor ponte en contacto con nosotros aquí para comenzar.
HubSpot
La migración de datos desde HubSpot puede gestionarse a través de nuestro socio de migración Import2. Si prefieres migrar los datos por tu cuenta, sigue los pasos que se indican a continuación.
Puedes exportar tus contactos desde HubSpot y luego importarlos directamente en Capsule. En la HubSpot Academy hay un artículo que explica el proceso para exportar tus listas.
Salesforce, Pipedrive, Act! y Zoho
La migración de datos desde Salesforce, Pipedrive, Act! y Zoho puede gestionarse a través de nuestro socio de migración Import2. Si prefieres migrar los datos por tu cuenta, sigue los pasos que se indican a continuación.
Algunos CRM no proporcionan todos tus datos en un solo archivo CSV; por ejemplo, los datos de contacto y las notas pueden quedar separados. Salesforce, Pipedrive, Act! y Zoho son ejemplos de CRM que no exportan tus datos a un único archivo CSV.
La exportación de datos de copia de seguridad de Salesforce te da una lista de diferentes archivos donde los datos están divididos. Act! te da todos los contactos en una sola exportación y una exportación aparte te da el historial. Pipedrive también exporta a archivos separados. De forma similar a los demás, la exportación desde Zoho te da la opción de exportar desde módulos individuales o informes individuales. Los informes de Zoho tienen limitaciones adicionales que reducen su idoneidad para exportaciones a gran escala.
Con Capsule, cuando importas un archivo CSV o de Excel, toda la información del contacto, como el nombre, número de teléfono, notas e historial de correos electrónicos, debe estar en el mismo archivo en el momento de la importación. No puedes complementar un contacto existente con notas e historial de correos electrónicos desde un nuevo archivo CSV. Debido a esto, para una exportación desde Salesforce, Pipedrive, Act! o Zoho, tendrás que combinar los archivos individuales en un solo archivo antes de importarlos.
Importación de datos
El último paso será importar los registros de Contactos y Oportunidades mediante CSV o Excel. Tenemos una guía completa para importar contactos y una guía completa para importar oportunidades para ayudarte con este paso.
No es posible importar Proyectos de la misma manera que se pueden importar Contactos y Oportunidades. En su lugar, lo hacemos mediante un servicio llamado Zapier.
En Zapier creas “zaps” que, cuando se activan en una aplicación, ejecutan una acción en otra. Esto te permite crear un zap con una hoja de cálculo de Google que cree un nuevo proyecto en Capsule cuando se añada una nueva fila a tu hoja de cálculo de Google. Una vez que la plantilla del zap está creada, simplemente se trata de copiar los datos que tienes de tus proyectos en el archivo CSV a la hoja de cálculo de Google, y el zap se encargará del resto.
Hay una plantilla de Zapier para importar proyectos que ayuda con esto.