Introducción a la automatización del flujo de trabajo

Capsule es una herramienta eficaz para la gestión del flujo de ventas, y hace que sea muy fácil administrar las oportunidades de ventas y proyectos y darles seguimiento. Con las automatizaciones del flujo de trabajo hacemos que tus flujos de ventas y proyectos sean más eficientes. Las automatizaciones pueden ayudarte a agregar hilos, a cambiar usuarios y equipos asignados, o incluso a crear proyectos vinculados a tus oportunidades. Con las automatizaciones, tanto tú como tu equipo pueden ahorrar tiempo, optimizar el proceso de ventas y la gestión de proyectos, y ayudar a los usuarios de Capsule a centrarse en las prioridades.

Las automatizaciones del flujo de trabajo están disponibles en los planes Growth, Advanced y Ultimate.

¿Qué son las automatizaciones del flujo de trabajo?

Una automatización del flujo de trabajo te permite configurar diferentes acciones para tus oportunidades de venta o proyectos en función del momento en el que alcanzan una meta parcial o etapa, o de si se establecen como ganadas, perdidas o cerradas. Por ejemplo, si una meta parcial es el momento en el que se redacta un contrato para un cliente potencial, y un miembro del equipo dedicado se encarga de todo lo relacionado con ese proceso, entonces tu automatización del flujo de trabajo puede reasignar la oportunidad a ese usuario y aplicarle un hilo para que complete todas las tareas necesarias.

Si siempre creas un proyecto nuevo cuando se gana una oportunidad, puedes incluir esa acción en tu flujo de trabajo.

Una vez que se crea el proyecto, puedes continuar con una automatización del flujo de trabajo específica para proyectos. Con ella, te aseguras de que se asigna al usuario o equipo adecuado y con el hilo correcto para que el proyecto inicie inmediatamente.

A continuación, verás un ejemplo de una automatización del flujo de trabajo, para que te hagas una mejor idea de lo que se puede hacer.

Cómo crear una automatización del flujo de trabajo

Aunque las automatizaciones del flujo de trabajo se aplican a toda la cuenta, solo un administrador de Capsule puede crearlas y actualizarlas. Pueden configurarse tanto para oportunidades de venta como para proyectos.

Para crear una nueva automatización del flujo de trabajo sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones del flujo de trabajo y, a continuación, a la pestaña “Oportunidades” o “Proyectos”, según lo que quieras hacer.

2. Utiliza el botón Agregar automatización.

3. En este punto tienes de nuevo la opción de crear una automatización para “Oportunidades de venta” o para “Proyectos”. Para este ejemplo nos centraremos en el flujo de ventas. Elige el flujo en el que quieres que se ejecute la automatización.

4. Ahora puedes agregar los desencadenadores. Los desencadenadores se activan cuando una oportunidad alcanza un meta parcial específica o cuando su estado cambia a “Ganada” o “Perdida”.

   

5. Haz clic en el + situado junto al desencadenador que quieras agregar.

   

6. Ahora que tienes un desencadenador, tienes la opción de + Agregar una acción para él. Las acciones disponibles son: “Asignar a un usuario”, “Asignar a un equipo”. Agrega un hilo y crea un proyecto vinculado.

   

7. Si decides agregar un hilo, puedes crear una acción posterior para cuando este se complete. Por ejemplo, se puede cambiar la meta parcial o cerrar la oportunidad.

   

8. Repite las acciones hasta que tengas todo lo que quieres configurado.

9. Continúa agregando desencadenadores para cada meta parcial para la que quieras automatizar acciones y también para cualquier estado.

10. La automatización se guarda automáticamente a medida que la configuras.

11. Si quieres probar la automatización, puedes utilizar el botón Probar esta automatización. Esto creará una oportunidad de prueba que, a su vez, podrás utilizar para moverte entre tus meta parciales y ver cómo se desarrollan las acciones.

12. Cuando hayas realizado todas las pruebas y tengas todo listo para activar la automatización, asígnale un nombre utilizando la opción de la esquina superior izquierda y luego cambia el conmutador de la esquina superior derecha de DESACTIVADA a ACTIVADA.

Ahora, en cuanto se cree una oportunidad o se defina una meta parcial de tu desencadenador, se realizarán las acciones que contiene.

Cómo editar una automatización del flujo de trabajo

Si necesitas actualizar tus automatizaciones del flujo de trabajo, un administrador de Capsule puede hacerlo siguiendo estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones del flujo de trabajo, haz clic en la pestaña de “Oportunidades” o “Proyectos” según lo que estés editando, luego, haz clic en la automatización que quieras editar en la lista.
2. Antes de poder realizar cambios en las acciones, debes desactivar la automatización deslizando el conmutador de la esquina superior derecha de ACTIVADA a DESACTIVADA.
3. Ahora puedes hacer los cambios que necesites.
4. Cuando termines, asegúrate de volver a establecer la automatización en ACTIVADA y listo.

Cómo utilizar hilos en una automatización del flujo de trabajo

Si utilizas la acción Agregar un hilo en tu automatización, tendrás una opción extra para agregar acciones adicionales para cuando ese hilo se complete. Estas acciones pueden usarse para asignar otra meta parcial o etapa, o para cerrar la oportunidad o proyecto. Elijas lo que elijas, es importante que entiendas que esta acción solo se ejecutará si el hilo está completado y sigue asignado a la misma meta parcial o etapa.

Por ejemplo, si en la meta parcial “Negociación” configuraste una acción para agregar un hilo y otra para cerrar la oportunidad cuando se complete el hilo en cuestión, si cambias la meta parcial a “Contrato” antes de que se complete el hilo anterior, esa acción para cerrar la oportunidad nunca se ejecutará.

Cómo enviar un correo electrónico utilizando una automatización de flujo de trabajo

Las automatizaciones del flujo de trabajo son una forma estupenda de garantizar que se envían los correos electrónicos correctos a tus contactos en el momento oportuno.

Una vez que hayas agregado tus desencadenadores, encontrarás la acción Enviar un correo electrónico en la lista de acciones que puedes seleccionar.

La acción “Enviar un correo electrónico” utiliza tu Configuración de la conexión al buzón y Plantillas existentes para enviar los correos electrónicos que ya estás acostumbrado a enviar, pero sin tu intervención manual.

Al configurar la acción, puedes elegir enviar el correo electrónico desde el “Usuario que desencadena la acción” o desde un buzón compartido de tu cuenta.

Una vez que hayas seleccionado qué plantilla utilizar, puedes previsualizar la plantilla haciendo clic en el pequeño icono del “ojo” situado junto a la plantilla seleccionada.

Cómo probar una automatización de flujos de trabajo

Después de crear tu automatización, antes de activarla tienes la posibilidad de probarla.

1. Haz clic en el botón Probar esta automatización situado en la parte superior de la automatización. Se te pedirá para crear una nueva oportunidad o proyecto de prueba en el flujo o tablero en el que está tu automatización.
2. Elige la meta parcial o etapa en la que quieres asignar la oportunidad o proyecto de prueba y luego presiona el botón Crear oportunidad de prueba.
3. Accederás directamente a la oportunidad o proyecto de prueba.
4. Ahora puedes mover la oportunidad o el proyecto a través de las meta parciales o etapas para ver si se producen las acciones de automatización tal y como las definiste.

Cómo desactivar una automatización del flujo de trabajo

Si quieres impedir que se ejecute una automatización del flujo de trabajo, puedes seguir estos sencillos pasos:

1. Ve a Automatizaciones del flujo de trabajo, haz clic en la pestaña “Oportunidades” o “Proyectos”, según con lo que estés trabajando.
2. En la vista de lista, desliza el conmutador azul situado junto al nombre de la automatización de ACTIVADA a DESACTIVADA.

Cómo eliminar una automatización del flujo de trabajo

Si ya no necesitas una automatización del flujo de trabajo, puedes seguir estos pasos para eliminarla:

1. Ve a Automatizaciones del flujo de trabajo, haz clic en la pestaña “Oportunidades” o “Proyectos”, según lo que vayas a eliminar.
2. En la vista de lista, haz clic en el botón de la papelera situado junto al flujo de trabajo para eliminarlo.
3. Confirma la eliminación con el botón rojo Eliminar y listo.