Comment ajouter une opportunité
Tous les utilisateurs peuvent ajouter des opportunités à Capsule, et il existe plusieurs façons de le faire.
- Le bouton Ajouter + qui se trouve dans la barre de menu supérieure
- Sur la page des opportunités, vous trouverez un bouton dédié à l'ajout d'une opportunité.
- En utilisant le menu ⌵ sur un contact, vous trouverez l'option « Ajouter une opportunité pour ce contact spécifique ».
- Utilisation de la boîte de dépôt d’e-mails pour créer automatiquement une opportunité lors de l'envoi/du transfert d'un e-mail. Pour savoir comment procéder, cliquez ici.
S'il est important d'enregistrer une information dans le cadre des opportunités, mais qu'il n'existe pas de champ personnalisé pour cette information, contactez un administrateur du compte. Il peut ajouter le champ personnalisé à partir des paramètres du compte en suivant les étapes indiquées ici.
Quels sont les champs obligatoires ?
- Nom de l'opportunité. Il représente généralement le produit ou le service que vous vendez. Si vous êtes une agence de branding qui vend un service de rebranding, vous pouvez l'appeler « rebranding d'entreprise » ou si vous êtes un comptable, vous pouvez avoir une opportunité appelée « Services de déclaration d'impôts annuelle ».
- Un contact principal. L'opportunité doit toujours être liée à un contact. Il s'agit de la personne ou de l'entreprise à laquelle vous essayez de vendre. Si vous liez l'opportunité à une personne qui, à son tour, est liée à une entreprise, l’entreprise est automatiquement définie comme contact principal pour l'opportunité et la personne est ajoutée en tant que contact supplémentaire.
- Un pipeline. Sur les forfaits payants, vous pouvez avoir plusieurs pipelines, ce qui vous permet de gérer plusieurs processus de vente simultanément.
- Un jalon. Le jalon représente l'étape à laquelle se trouve l'opportunité. Les jalons sont définis par un administrateur de Capsule à partir des paramètres de votre compte et chaque jalon représente un pourcentage de chance de gagner l'opportunité. Ces données contribuent à leur tour à l'élaboration des prévisions de votre pipeline de vente, qui projette votre revenu potentiel dans le temps sur la base du pourcentage de probabilité du jalon auquel se trouve chaque opportunité.
- Propriétaire. Il s'agit de la personne en charge de l'opportunité. Par défaut, toutes les tâches et pistes créées sur l'opportunité seront assignées au propriétaire de l'opportunité, bien que, si nécessaire, les tâches puissent être réassignées à d'autres utilisateurs. Nous nous pencherons plus en détail sur le champ du propriétaire de l'opportunité ci-dessous.
Quels autres détails puis-je ajouter ?
- Valeur attendue. C'est ce que vaut l'opportunité. Si vous avez fixé un prix pour votre produit ou service, vous pouvez ajouter la valeur ici ou, s'il s'agit d'une valeur récurrente, saisir cette valeur et modifier les « Modalités de paiement » de « Fixe » à « Par jour » ou « Par mois », par exemple. La valeur attendue est essentielle pour que l'opportunité soit incluse dans votre rapport sur le pipeline de vente.
- Date de clôture prévue. Il s'agit de la date à laquelle vous pensez que l'opportunité sera clôturée, c'est-à-dire la date à laquelle elle doit être remportée. Il est également important de remplir ce champ pour que l'opportunité soit incluse dans vos rapports sur le pipeline de vente. Lorsque l'opportunité est finalement remportée ou perdue et donc clôturée, Capsule remplira un autre champ pour la « Date de clôture effective » afin d'indiquer la date de clôture. Vous pourrez ainsi vous faire une idée des écarts éventuels entre la date estimée de clôture de votre opportunité et la date réelle de clôture, ce qui vous aidera à mieux prévoir ces éléments à l'avenir.
En plus de ces champs, vous pouvez donner une description à votre opportunité, vous pouvez l'étiqueter et vous pouvez configurer des champs personnalisés pour enregistrer les détails des ventes qui peuvent être uniques à votre entreprise.
Qui est responsable d'une opportunité ?
Par défaut, lorsque vous ajoutez une nouvelle opportunité, elle vous est attribuée (propriétaire de l'opportunité). Vous pouvez le réattribuer à tout moment à un autre utilisateur. Le propriétaire est responsable de l'opportunité et se voit attribuer par défaut toutes les tâches et tous les suivis créés.
Sur les forfaits avec contrôle d'accès, vous pouvez attribuer la propriété d'une opportunité à :
- Utilisateur uniquement - Toutes les tâches sont attribuées par défaut à cet utilisateur.
- Équipe uniquement - Toutes les tâches sont attribuées par défaut à l'utilisateur qui les a ajoutées.
- Utilisateur au sein d'une équipe - Toutes les tâches sont attribuées par défaut à cet utilisateur.
Lorsque vous utilisez « Assigner à un propriétaire » - Si le propriétaire que vous choisissez appartient à plusieurs équipes, vous pouvez choisir laquelle de ses équipes vous voulez inclure.
Comment attribuer plusieurs opportunités à un utilisateur ou à une équipe ?
Les administrateurs peuvent réaffecter des opportunités à un autre utilisateur/équipe en masse à partir de la vue de la liste des opportunités. Pour ce faire :
- Accédez au pipeline de vente
- Sélectionnez la vue Liste des opportunités
- Filtrez ou utilisez les cases à cocher pour sélectionner les opportunités que vous souhaitez réaffecter
- Lorsque votre sélection vous convient, cliquez sur le bouton « Attribuer ».
- Sélectionnez cette option pour assigner l'opportunité à un autre propriétaire ou à une autre équipe.
Sélection de plusieurs opportunités et attribution d'un propriétaire ou d'une équipe en masse
Il n'existe aucun moyen d'annuler l'attribution d'opportunités en masse. Il est important de vérifier le nombre d'opportunités réaffectées et d'effectuer le changement avec précaution.