Cómo enriquecer y personalizar tus contactos

Cómo registrar la actividad de los contactos

Para toda comunicación que quieras registrar en un contacto, puedes utilizar la opción Registrar actividad. Así podrás anotar los detalles de una reunión o una llamada, por ejemplo, y capturar información importante que podrás consultar en cualquier momento. En todos los planes, hay tres tipos de actividades que puedes agregar:

• Nota
• Reunión
• Llamada

En los planes Growth, Advanced y Ultimate, tienes la capacidad de configurar tu propios tipos de actividad personalizados para categorizar tus actividades.

Estos tipos de actividad, a su vez, se utilizarán en los informes de los tipos de actividades, lo que te ayuda a ver un desglose de las actividades por tipo y por usuario. Tenemos más detalles al respecto en nuestro artículo sobre perspectivas profesionales.

Al registrar una actividad, puedes utilizar la opción de vincular también la nota al proyecto/oportunidad, lo cual mostrará la información tanto del propio contacto como del proyecto u oportunidad seleccionado. Esto es extremadamente útil si trabajas en varios proyectos u oportunidades para un cliente en particular y necesitas que los datos se agrupen en los registros correspondientes.

Cómo enriquecer los contactos

Para sacar el máximo partido de los contactos, puedes agregar información a medida para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. La información puede agregarse utilizando:

• Campos personalizados: son campos predefinidos que solicitan la captura de información.

• Etiquetas: permiten agregar una categoría a un contacto. Pueden predefinirse o agregarse a nivel de contacto cuando sea necesario. Por ejemplo, puedes agregar una etiqueta para proveedores, clientes y clientes potenciales. Se mostrarán en el registro del contacto y podrás utilizarlas para informar sobre los contactos con o sin una etiqueta determinada.

• Etiquetas de datos: tienen la ventaja agregada de categorizar utilizando una etiqueta y complementar la etiqueta con campos personalizados. Por ejemplo, puedes etiquetar un registro de persona con “Cliente”. Al aplicar esta etiqueta, se te pedirá que completes campos personalizados predefinidos, como los campos de casilla de verificación para seleccionar los productos que han comprado.

Si sientas estas bases desde el principio, tendrás toda la información que necesitas cuando la necesites.

Cómo aplicar y eliminar etiquetas en tus contactos

Las etiquetas son palabras clave que puedes utilizar para clasificar tus contactos. Por ejemplo, puedes etiquetar tus contactos en función de las relaciones que tengan con tus usuarios, como cliente potencial, cliente, vendedor, proveedor, socio, etc. También puedes crear etiquetas basadas en el sector empresarial, las áreas de productos, las ubicaciones, etc. Las etiquetas son más versátiles que una simple categoría, ya que se pueden aplicar varias etiquetas a contactos individuales, como Cliente potencial y Principal.

Las etiquetas pueden aplicarse a un único registro de contacto o, con una sola acción, a una lista de contactos. Una etiqueta se puede utilizar para cosas como ver un grupo. Esto puede ayudarte a ver una lista de contactos de un vistazo, o puede utilizarse para enviar un correo electrónico a un grupo específico de contactos.

Agregar etiquetas a un contacto individual

Al agregar la primera etiqueta a un contacto:

1. Selecciona Agregar etiquetas (debajo de la foto de perfil).
2. Introduce el nombre de la etiqueta. Si la etiqueta ya existe, podrás seleccionarla.
3. Haz clic en el botón Agregar para aplicar la etiqueta al contacto.

Si ya hay algunas etiquetas registradas en el contacto, basta con pasar el cursor por encima de las etiquetas actuales. Aquí verás la opción de Editar etiquetas.

Agregar etiquetas a una lista de contactos

Puedes aplicar una etiqueta a varios contactos desde la página Personas y organizaciones. Para ello, filtra los contactos que quieras etiquetar o utiliza las casillas de verificación para seleccionarlos. Cuando la lista sea lo que buscabas, haz clic en el botón Etiquetar para etiquetar a todos los contactos de la lista.

Eliminación de etiquetas aplicadas a los contactos

Hay varias formas de eliminar etiquetas de los contactos.

• Eliminar una sola etiqueta de un registro de contacto: para ello, abre el contacto en cuestión y pasa el cursor sobre las etiquetas existentes. Selecciona Editar etiquetas y, a continuación, haz clic en la x situada junto al nombre de la etiqueta para eliminarla de ese contacto.

• Eliminar una etiqueta de todos los contactos: los administradores pueden hacerlo desde la sección Configuración de la cuenta, Etiquetas y, a continuación, haciendo clic en Eliminar la etiqueta correspondiente. Esta opción eliminará permanentemente la etiqueta de todos los contactos, por lo que es mejor asegurarse de que ya no la necesitas.

• Eliminar una etiqueta de una lista seleccionada de contactos: con Capsule no existe la opción de eliminar una etiqueta en masa de una lista de contactos. Sin embargo, si tienes forma de filtrar una lista de los contactos que quieras des-etiquetar, entonces podrías utilizar este proceso:

Supongamos que quieres eliminar la Etiqueta original de algunos de tus contactos:

1. Filtra los contactos que quieres eliminar. Esta puede ser a veces la parte más difícil. Dependiendo de tu situación, lo que podría funcionar es filtrar de la siguiente manera: [Etiqueta][es] [Etiqueta original] > haz clic en “Más filtros” y filtra por [Actualizado el][es] [fecha de hoy]. Es de esperar que solo contenga los contactos que quieras des-etiquetar.

2. Ponles una nueva etiqueta en masa: Etiqueta X.

3. Cree una nueva lista en la que filtre por [Etiqueta][es] [Etiqueta original] y agregue otra condición para [Etiqueta][no es] [Etiqueta X]. Esto te dará una lista de todos los contactos que quieras que conserven la etiqueta original.

4. Etiquétalos en masa como Etiqueta original 2.

5. Ahora puedes ir a Configuración de la cuentaEtiquetas (para Personas y organizaciones) y hacer clic en el enlace “Eliminar” situado junto a la etiqueta original. Eso lo eliminará de todos los contactos que lo tuvieran previamente. Lo que queda son dos tipos de contactos. Una lista con la etiqueta original 2 y otra con la etiqueta X. Puedes eliminar la etiqueta X de tu configuración de etiquetas de la misma manera, lo que dejará esos contactos sin etiquetar (el objetivo de este proceso).

6. Ahora puedes volver a cambiar el nombre de la Etiqueta original 2 a simplemente Etiqueta original y todo volverá a la normalidad, con la diferencia de que ahora la lista de contactos que querías des-etiquetar estarán sin etiquetar.

Campos personalizados en tus contactos

Los campos personalizados te permiten registrar información sobre tus contactos, proyectos u oportunidades de venta. Los campos personalizados ya los habrán creado tus administradores.

La ventaja de los campos personalizados sobre las etiquetas es cuando se quiere estructurar lo que se recoge, en particular en cosas tales como selecciones de listas. Estos campos también pueden utilizarse para categorizar en los informes.

Es posible que se hayan configurado los siguientes tipos de campos personalizados:

• El texto permite introducir cualquier información en formato libre: palabras o números. Pueden marcarse como que permiten búsquedas para que puedas incluir este campo al buscar un registro.

• Las fechas permiten introducir o seleccionar una fecha y pueden utilizarse para celebrar eventos especiales: cumpleaños, fechas de inicio y similares. Obtén más información sobre el registro de cumpleaños mediante campos personalizados.

• La casilla de verificación permite seleccionar sí/no.

• Lista permite seleccionar entre una lista de valores. Bueno para cuando la entrada se controla para la presentación de informes, en comparación con los campos de texto abierto.

• Número permite introducir un número que, a su vez, puede utilizarse para filtrar listas utilizando condiciones como “es mayor que” o “es menor que”, por ejemplo.

• Enlace generado te permite enlazar a otra URL fuera de tu cuenta de Capsule.

Cómo grabar los cumpleaños

Aunque puedes configurar un campo de fecha personalizado para que tus contactos registren su cumpleaños, no hay forma de que esa fecha aparezca en el calendario. Además, todos los campos de fecha personalizados incluyen un año. Es importante tener esto en cuenta porque si alguna vez quieres filtrar una lista de contactos en función de su cumpleaños, tendrás que especificar también el año. Normalmente no es algo de lo que te preocuparías con los cumpleaños, simplemente querrías saber quién cumple años en julio, por ejemplo, o en la próxima semana, independientemente de la edad que tengan.

Teniendo esto en cuenta, te recomendamos que configures un campo de lista personalizado adicional para “Mes de cumpleaños”, por ejemplo. De este modo, puedes filtrar todos los contactos que cumplen años en un mes concreto y, si es necesario, puedes explorar en el contacto para ver la fecha exacta.

Para configurar tus campos de cumpleaños personalizados, ve a la sección Configuración de la cuentaCampos personalizadosAgregar nuevo. A continuación, crea dos campos: un campo de fecha para la “Fecha de cumpleaños” y un campo de lista para el “Mes de cumpleaños”. Una vez agregado a un contacto, tendrá el siguiente aspecto:

Etiquetas de datos en tus contactos

Las etiquetas de datos son etiquetas que permiten agregar información adicional en los campos personalizados. Se te pedirá que agregues la información adicional del campo personalizado cuando agregues una etiqueta. La etiqueta de datos enlaza toda la información de campos personalizados. Tu administrador agrega estas etiquetas de datos, y una etiqueta puede convertirse en una etiqueta de datos en cualquier momento.

Por ejemplo, tu administrador puede haber configurado una etiqueta de datos para registrar el número de miembro y el nivel de miembro cuando etiquetas a alguien como miembro. Capsule te pedirá que agregues la información adicional cuando aplique la etiqueta a un contacto.

Agrega una etiqueta de datos a un contacto del mismo modo que agregarías una etiqueta. En cuanto se aplica la etiqueta, una ventana emergente muestra los campos personalizados relacionados.

Agregar títulos personalizados a tus contactos

Capsule tiene incorporadas algunas de las fórmulas de tratamiento estándares que utilizarías para tus contactos, pero también puedes agregar tus propias fórmulas de tratamiento. Puedes hacerlo utilizando Tratamientos personalizados.

Cómo ver la información de la factura en tus contactos

Si tu cuenta de Capsule está integrada con tu paquete de contabilidad, la integración mantendrá sincronizados los datos de tus clientes y te ofrecerá una vista general instantánea de tus facturas y presupuestos sin necesidad de salir de Capsule.

Esto te permite identificar fácilmente si la cuenta de un contacto está al día o si se requiere una acción adicional para los pagos pendientes.